Is het mogelijk om een signaal te versturen naar een medewerker als de aanvraag in HRSS lang op indienen medewerker blijft staan ?
En dit geldt eveneens voor mutaties die lang op retour medewerker staan in HRSS.
Dit zou heel veel schelen, nu blijven maandenlang verlofaanvragen/declaraties op indienen medewerker staan, dit geldt eveneens voor retour gestuurde declaraties.
Ik zou zelfs een stapje verder willen gaan en formulieren die na 3 maanden nog steeds op indienen staan, of ze nu geretourneerd zijn of niet, gewoon door het systeem automatisch laten verwijderen.
Als aanvulling als men voor het automatisch laten verwijderen wat huiverig is het verwijderen van formulieren op basis van aanmaakdatum uitbreiden met een filter waarbij je de status van de te verwijderen formulier kan aangeven.
Zo'n signaal is ook handig naar overige behandelaren! Nog mooier is het dat als je zelf in kan stellen of het een oranje bolletje moet zijn of dat er tevens na een aantal dagen een reminder wordt verstuurd.
Niet alleen indienen medewerker, maar ook concept of retour. Op een e.o.a. manier "missen" medewerkers de signalen en blijven de mutaties onder te doen zich ophopen. Het zou al heel erg schelen als daar een bolletje met het aantal mutaties zou staan.
Wij hebben bij ons het idee dat medewerkers bijvoorbeeld een declaratie indienen, er achter komen dat ze dingen vergeten zijn en hierop later terugkomen. In plaats van naar te doen te gaan, wordt er een nieuwe mutatie aangemaakt. Een pop-up als je selfservice opstart met de mededeling "Denk er om! Je hebt nog X mutaties onder te doen staan, die moeten worden afgehandeld". Maar inderdaad zelf de periode in kunnen stellen zoals @HansD1 het aangeeft. Automatisch verwijderen is ook een optie, aar wel erg drastisch
Hoeveel kudos moet een bericht krijgen wil er een reactie vanuit Visma op komen, of een "status changed to"?
Het is inderdaad erg vervelend als gebruikers van Youforce workflows laten open staan. In jouw voorbeeld heb je het over medewerkers, maar we kennen dit probleem natuurlijk ook met managers. Vermoedelijk gebeurt dit niet alleen in Self Service, maar bijvoorbeeld ook met taken uit Verzuim Management of met acties die een manager moet ondernemen op basis van een actief signaal.
De aankomende maanden introduceren weMijn Youforce. Daarmee krijgt de inbox (overzicht metalleopenstaande taken uitallemodules) een hele prominente plek. Tevens gaan we in 2023 zorgen dat gebruikers (zoals managers) ook deze taken kunnen zien in de Youforce app op hun smartphone. We hebben goede hoop dat daarmee het voor gebruikers (zoals managers) nóg beter inzichtelijk is dat ze taken moeten uitvoeren.
Ook met de nieuwe Inbox in zowel Mijn Youforce als de Youforce app kunnen we helaas niet voorkomen dat gebruikers totaal niet inloggen. Echter daarvoor geloven we niet in het introduceren van automatische e-mails. Welllicht kunnen de statistieken van Self Service (openstaande workflows) in combinatie met het overzicht van roltoewijzigen helpen om dergelijke afdelingen/managers te identificeren en te bespreken waarom ze taken vanuit het HR-systeem laten liggen.
Om die redenen is het idee 'afgewezen', wetende dat er wordt gewerkt aan verbeteringen om wel meer inzicht te geven voor openstaande taken.
De nieuwe inbox in Mijn Youforce is inmiddels al een tijdje live, maar het issue dat op 6-8-2020 benoemd wordt is nog steeds actueel. Daarom de vraag of dit heroverwogen kan worden. Met name voor medewerkers die niet dagelijks hun Youforce omgeving openen en zich niet bewust zijn dat er nog workflows zoals verlof en declaraties ingediend moeten worden. Voor hen zou het helpen als ze een notificatie per mail krijgen dat er nog taken open staan.
We maken nu gebruik van de statistieken van Self Service, maar ook al geeft dit meer inzicht, het is nog geen middel om je medewerkers te informeren dat ze nog mutaties open hebben staan. Een enorm tijdrovend proces in een organisatie met meer dan 1000 medewerkers in bijna 30 teams en helaas niet eenmalig.
Hartelijk dank voor dit idee. Het is bij ons bekend dat medewerkers niet dagelijks inloggen in de App of op Mijn Youforce. Hierdoor kan het inderdaad zijn dat zij wel eens een taak missen. Om dit op te lossen zijn we aan het onderzoeken of een eventuele e-mail van nieuwe of openstaande taken een oplossing is.
De exacte manier hoe we dit terug zullen laten komen is nog niet bekend maar zoals aangegeven zijn we ondertussen bezig met het onderzoek hiervoor. Zodra de oplossing meer concreet wordt, zal ik dit idee weer updaten.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
Visma Nederland
Visma Finland
Visma Letland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika