Hente ut hovedbokstransaksjoner med kolonner for hvem som har godkjent fakturaer - for revisorer

[Andersnuven]

Som revisor skulle jeg gjerne hatt muligheten til å kjøre ut hovedbokstransaksjoner i excel med egne kolonner som viser hvem som har godkjent de enkelte fakturaene. Gjerne en kolonne for hver godkjenner (en kolonne for første godkjenner, en kolonne for andre godkjenner etc. ).

Generelt ønsker vi mest mulig informasjon når vi kjører ut hovedbok i excel fra systemet. Så dersom man kunne lagt dette inn sammen med f. eks. rapporten "hovedbokstransaksjoner med mva", eller evt. andre hovedboksrapporter der man får mest mulig informasjon om hver enkelt transaksjon så ville det ha hjulpet mye. 

Grunnen til at vi ønsker dette er fordi det ville medført betydelig mindre arbeid når man skal kontrollere attesteringen av bilag. Vi får da også mulighet til å sjekke attesteringen av alle fakturaer, i stedet for å bare ta noen få stikkprøver. 

Jeg antar at jeg ikke er den eneste revisoren som etterspør dette, så hvis det er noen andre revisorer her inne så stem gjerne dette frem. Det er for øvrig noe Visma også kunne gjort tilgjengelig på Visma sine øvrige regnskapssystemer (hvis det ikke allerede finnes). 

Jeg ser at dette forslaget har blitt foreslått før og ikke blitt stemt fram, men jeg mener det er verdt å kjøre en ny runde på dette.

Anders Nuven

[Helge Bjørneseth]

Hei Anders,

Bare ett lite tips som kanskje vil hjelpe deg.

I vinduet Leverandørreskontro -> Fakturaoversikt (AP40103S) så kan du hente ut noe lignende.

Om du her setter:

Godkjenningsstatus: Godkjent

Dokumentstatus: Vis alle

Og legger til "Godkjenner" i kolonner

Da får du en liste du kan eksportere til Excel med godkjenner.

Usikker hvordan denne blir hvis det er flere godkjennere, men det kan du jo teste.

[Andersnuven]

Takk Helge.

Jeg prøvde denne funksjonen, og den ser ut til å fungere i de tilfellene det er opp til to personer som godkjenner. I mitt tilfelle er det ofte tre personer som godkjenner (Den som har initiert transaksjonen, regnskapsfører og daglig leder) , og det siste leddet (daglig leder) kommer da ikke frem på utskriften.

Så en mulighet er å legge til enda en kolonne til slik at vi kan få med alle som godkjenner transaksjonene. 

Det optimale ville imidlertid ha vært å få dette med når vi henter ut hovedbok i excel - da ville vi fått all informasjonen direkte i hovedboken, og vi slipper da å kryssjekke hovedbok og denne fakturaoversikten.