Uitnodigingslink formulier voor nieuwe werknemer

4 Kudos · 04-04-2024

Uitnodigings e-mail voor formulier

Vanuit de actie nieuwe werknemer is het mogelijk om een nieuwe werknemer zelf gegevens in te laten vullen.

Dit werkt via een link in een e-mail die verstuurd wordt naar de nieuwe werknemer. Deze link opent een taak in Visma.net HRM met een formulier. De medewerker kan dit formulier direct invullen of later. Zodra deze compleet is en ingediend, wordt de link ongeldig gemaakt. Indien de werknemer op ‘Later doen’ klikt zal er een nieuwe e-mail verstuurd worden met een nieuwe link. De oude wordt dan ongeldig. De werknemer kan in plaats van te kiezen voor de knop ‘Later doen’ de pagina ook sluiten. In dat geval blijft de oude link nog een bepaalde tijd bruikbaar.
Verderop in dit document zijn de verschillende scenario’s meer gedetailleerd uitgeschreven.

Als de medewerker het formulier volledig invult en verstuurd, zal de volgende stap in de actie nieuwe werknemer uitgevoerd worden.

Nadat de nieuwe werknemer volledig is ingevoerd en goedgekeurd, kan er een gebruikersaccount worden gekoppeld. Vanaf dat moment kan de werknemer zelf inloggen in Visma.net HRM.

Link in uitnodigings e-mail

De link in de e-mail blijft niet altijd geldig totdat het formulier is ingediend.

De link is na verzending 30 dagen geldig.

Vanaf het moment dat de link wordt geopend is deze 36 uur geldig. Dit geldt vanaf release 1.142.00 die 6 april beschikbaar is.

Als je op ‘Later doen’ klikt, krijg je een nieuwe link toegestuurd. Deze is vanaf het moment van verzenden weer 30 dagen geldig.

We beschrijven hieronder een aantal scenario’s.

Scenario 1: in 1 keer afronden

In dit scenario opent de nieuwe collega de link, vult het formulier in en klikt op indienen.

Zolang de webpagina open blijft staan is het formulier gewoon beschikbaar.

Scenario 2: openen en later afronden via later doen

In dit scenario opent de nieuwe collega de link, opent het formulier en klikt dan op ‘Later doen’. Eventuele wijzigingen in het formulier worden opgeslagen.

De oorspronkelijke link is niet meer geldig. Er wordt een nieuwe e-mail met link verstuurd. Deze nieuwe link is 30 dagen geldig.

Scenario 3: openen, browser sluiten en later verder

In dit scenario opent de nieuwe collega de link, vult eventueel het formulier deels in en sluit dan de browser. De link is vanaf het moment van openen 36 uur geldig.

Opent de nieuwe collega nogmaals de link binnen de 36 uur, dan kan het formulier alsnog worden afgerond.

Gebeurt dit niet, dan is de link na 36 uur ongeldig. Er moet dan een nieuwe e-mail worden verstuurd.

Via het Actie overzicht - ‘bekijk details' - kan de e-mail opnieuw worden verzonden.

Scenario 4: link wordt gebruikt door bestaande Visma.net HRM gebruiker

Het kan zijn dat de gegevens al bekend zijn van de nieuwe collega. Er hoeft dan geen formulier verzonden te worden. We maken binnenkort een optie beschikbaar op het startscherm van de actie nieuwe werknemer waarmee kan worden aangegeven dat de initiatiefnemer dan het formulier krijgt. Hiermee kan degene die de actie is gestart gelijk door met het invullen van het formulier en is de uitnodigingslink niet nodig. Houdt hiervoor de releasenotes van release updates in de gaten!

Momenteel wordt vaak het emailadres van de initiatiefnemer ingevuld. Als de link wordt geopend door iemand die ook als gebruiker in Visma.net HRM is ingelogd, opent het formulier niet.

Tip: kopieer de link en plak deze in een andere browser, of plak deze in een incognito versie van de browser.