Kennisbank Visma.net HRM

Het scherm dat opent wanneer je klikt op de actie Ziek melden kan erg ingewikkeld overkomen.   Het is mogelijk allerlei informatie beschikbaar te stellen en uit te vragen op dit scherm.De vraag is of alle informatie die wordt getoond en uitgevraagd ook daadwerkelijk in deze stap in het verzuimproces van toepassing is. Alle informatie die in deze stap van het proces overbodig is, kan beter worden weggelaten. Het Ziekmelden scherm verbeteren? Wil je het scherm gaan verbeteren? Doorloop dan de volgende stappen.    Stap 1: Open de pagina door te klikken op Verzuim - Acties - Ziek melden.   Stap 2: Bekijk dit scherm en stel jezelf bij elk veld dat getoond wordt de volgende vragen en maak notities.    2a Voor velden die niet wijzigbaar zijn: Is het nuttig dat deze informatie wordt getoond op het moment van ziekmelden? 2b Voor velden die wijzigbaar zijn: Is degene die de ziekmelding doet ook degene die het veld zou moeten aanpassen? Of kan dat beter achteraf worden aangepast, mocht het nodig zijn? Let op: als er direct na het ziekmelden een export plaatsvind naar het UWV of de Arbodienst dan is het natuurlijk wel van belang dat bij die ziekmelding direct de juiste informatie wordt meegegeven.  Is dit een veld dat voor deze verzuim definitie altijd dezelfde waarde heeft? Bijvoorbeeld het veld Verzuimprocedure. Vaak is een verzuimprocedure 1 op 1 gekoppeld aan de verzuim definitie en is het niet nodig dit veld te tonen, met daarbij de optie het ook aan te passen. 2c En tot slot: welke velden mis je wellicht nog? Misschien valt je op dat er nog informatie mist. Noteer dit dan ook.   Herhaal deze stappen per verzuim definitie.  Standaard zijn de volgende verzuim definities actief. Het kan zijn dat er meerdere definities actief zijn: Ziek Ziek arbeidsongeschikte Ziek ten gevolge van zwangerschap Orgaandonatie   Daarnaast is er nog de verzuim definitie zwangerschapsverlof. Ook het scherm zwangerschapsverlof melden kan op dezelfde wijze beoordeeld worden.    Met de gemaakte notities kun je nu aan de slag om het het scherm ‘Ziek melden’ te verbeteren!   Stap 3: Ga hiervoor naar Verzuim - Onderhoud - Definities.  Kies de juiste definitie aan de linkerkant van het scherm.  Klik op het tabblad ‘Velden’.   In de kolom Gebruikt wordt per veld aangegeven of deze in gebruik is. Velden die je niet gebruikt kunnen hier worden uitgezet.   Ziekmelden Vervolgens ga je naar de kolom ziekmelden. Per veld zijn er 4 keuze opties: Optioneel: kies dit als het wel nuttig is het veld te tonen en het handig kan zijn het veld in te vullen, maar niet verplicht. Vereist: gebruik deze optie voor velden die verplicht gevuld moeten worden Weergeven: gebruik deze optie voor velden die nuttig zijn om te tonen. Verbergen: kies deze optie als een veld wel in gebruik is maar niet getoond hoeft te worden in het ziek meldt scherm.    Standaard waarde In de kolom standaard waarde is het mogelijk om standaard waarden in te vullen, zodat de gebruiker dit niet zelf hoeft te vullen. Voor velden waarbij de standaard waarde altijd van toepassing is, kan het veld vervolgens op Verbergen worden gezet.   Klaar? Controleren maar! Als de inrichting geoptimaliseerd is dan kun je het effect hiervan direct terugzien door opnieuw het Ziek melden scherm te openen.  Niet tevreden? Herhaal dan voorgaande stappen totdat het scherm voldoende geoptimaliseerd is!      

Je bent een verzuimmelding aan het invoeren maar je wil je zieke collega nog even bellen om iets te vragen. Maar wat was haar telefoonnummer ook alweer? Je wil graag een mutatie invoeren op het contract en vraagt je af: wat waren ook alweer de contractgegevens van de andere contracten?   Misschien ga je dan uit de actie, klik je naar de betreffende module om de gegevens te bekijken en ga je vervolgens weer terug naar de actie. Maar dat is wellicht helemaal niet nodig!   Wist je dat je door op de naam te klikken van de medewerker een pop up krijgt met daarin persoons- en contactgegevens?   Toegang pop up Kun je niet op de naam klikken? De naam ziet er zo uit: het is dikgedrukt en niet onderstreept. Dan is de pop up voor jou niet beschikbaar. Dat kan meerdere oorzaken hebben. Vraag aan jullie applicatiebeheerder (of controleer dit zelf als je dat kunt) of de volgende gegevens aanstaan:   1. Controleer of de pop up aanstaat bij Applicatiebeheer - Systeeminstellingen - Bedrijf:   2. Het kan zijn dat de autorisatie niet aanstaat.  Dit kan aangezet worden door je de autorisatie PAY.31869 te geven via de functiegroep bij Applicatiebeheer - Autorisaties - Functiegroep:   Welke gegevens zichtbaar zijn in de pop up, wordt ingericht op de pagina Telefoonlijst - Onderhoud. Wanneer het vinkje aanstaat bij het veld in de kolom In pop-up weergeven, is het veld zichtbaar in de pop-up.  

Super handig die knoppen op het startscherm! Maar het zijn er zoveel en ik gebruik eigenlijk maar de helft!   Wanneer je de autorisatie hebt voor bepaalde menu’s verschijnt daarvoor automatisch ook een knop op het startscherm. Denk aan: Declaraties, Ziek melden en Taken.  Daarnaast is het mogelijk om bij processen die gemaakt zijn in Persoonsgegevens en Workflow plus een knop aan te maken. Iedereen die het proces mag starten heeft dan de knop automatisch op het startscherm.    Het aantal knoppen kan dan behoorlijk oplopen. En dan is het maar de vraag of ze nog wel zo handig zijn.    Zelf knoppen selecteren Gelukkig kan door een gebruiker zelf worden aangegeven welke knoppen zichtbaar moeten zijn. Zo kan iedereen zelf kiezen welke actie als snelmenu beschikbaar moet zijn. En minder gebruikte acties kunnen dan gewoon via het menu worden opgestart.   Ga hiervoor in de Blauwe balk bovenin naar Mijn Instellingen.   Daar vind je de optie voor zowel Mijn Talent als Talent om daarvan het startscherm in te richten.  Klik op de knop Opties. Dan opent een pop-up waarin de beschikbare knoppen aan of uitgevinkt kunnen worden.    Let op: Als een applicatiebeheerder een nieuw proces beschikbaar maakt met een knop op het startscherm, is deze niet automatisch beschikbaar voor gebruikers die zelf het menu hebben samengesteld. De gebruiker moet dan zelf het proces hier selecteren voor het ook op het startscherm beschikbaar is als knop.

Komt dit je bekend voor? Je krijgt een taak waarin staat dat je een contract moet aanmaken. In de taak staat de instructie dat je dit vervolgens via Persoonsgegevens - Acties - Nieuw contract het proces moet starten.    Dat kan ook anders!   Er kan nu een taak gemaakt worden waarin direct het proces ‘ Nieuw contract’ gestart kan worden. Je hoeft dan niet zelf de actie op te zoeken via het navigatie menu.  Je krijgt dan een taak te zien waarin de instructie staat en je alleen nog maar op de knop Starten hoeft te klikken.   Klik op ‘Starten’ en dan opent het nieuwe contractscherm:   Vul de gegevens in, klik op ‘Voltooien’, en het contract is aangemaakt!   Wil je weten hoe je dit proces kunt verbeteren? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan, en ga aan de slag! Nieuw type taak: actie nieuw contract Het was in Workflow Plus al mogelijk om een actie in persoonsgegevens te laten starten om gegevens binnen een contract te wijzigen. Het is nu ook mogelijk om een nieuw contract actie te starten vanuit Workflow Plus.   Er is een nieuw Workflow Plus taak type beschikbaar. Binnen de taak is het mogelijk een soort aanstelling te selecteren. Dit wordt dan ingevuld in de nieuwe contract taak. Dit is een voorselectie. De gebruiker kan er nog van afwijken en een andere soort aanstelling kiezen.     De gebruiker die de taak op de lijst krijgt, ziet eerst het startscherm. Dit werkt hetzelfde als bij de taak actie persoonsgegevens wijzigen. Zodra dit is gestart komt het eenvoudige contract scherm naar voren.    De invoer notities die tijdens het voorafgaande Workflow Plus proces zijn ingevuld zijn ook in dit scherm beschikbaar.    Een voorbeeld van hoe je dit kunt gebruiken: Een Workflow Plus proces start 2 maanden voor het einde van een (tijdelijk) contract). Via de Workflow Plus taken wordt besloten wat er moet gebeuren: moet het contract worden verlengd. Of gaat de medewerker uit dienst en moet er een extra contract en ikv worden aangemaakt tbv de transitievergoeding. Als dit via een beslissingstaak is besloten kan de vervolgtaak starten: actie nieuw contract. Zie voor meer informatie over het proces inrichten transitievergoeding de handleiding op de community.

Omdat jullie regelmatig bedrijfskleding aanleveren is het handig om de kledingmaat vast te leggen.  De organisatie heeft 3 locaties en iedereen heeft 1 vaste locatie.  Het kan handig zijn om gegevens vast te leggen die niet standaard wordt ondersteund door Visma.net HRM. Daarom zijn de vrije velden beschikbaar, zodat je deze gegevens wel kunt vastleggen en hier op kunt rapporteren! Vrije velden Per sectie zijn er een x aantal vrije velden beschikbaar. Dit zijn verschillende type velden: alfanumerieke, numerieke en datumvelden.  Bij de alfanumerieke velden is het mogelijk om een keuzelijst toe te voegen.   Bij het inrichten van een nieuw veld bedenk je eerst wat een logische plek zou kunnen zijn om het gegeven te registreren. Kledingmaat zou wellicht bij persoonlijke gegevens kunnen. En de locatie zou je bij positie verwachten.   Vrij veld inrichten Bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Vrije velden kies je eerst de gewenste sectie en vervolgens het type veld. Bedenk of je dit veld op bedrijfsniveau wilt maken of op Alle bedrijven niveau.   Klik op het pennetje bij het type veld dat je wilt gebruiken en vul de veldnamen in.   Wil je een keuzelijst maken? Vink dat het vinkje aan en klik op Onderhoud keuzelijst. Kies voor Nieuw en vul de eerste keuzeoptie in. Klik op Toepassen + nieuw totdat alle opties zijn ingevoerd.   Als alle opties zijn toegevoegd klik je op Sluiten   En vervolgens op Akkoord   Vrij veld beschikbaar maken Nu ga je inrichten bij welke soorten aanstellingen je het veld in gebruik wilt nemen. Dit doe je bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Metadata. Selecteer de sectie waarin het vrije veld is ingericht. Het veld staat nu aan de linkerkant. Klik erop en nu kun je per soort aanstelling aangeven of het in gebruik is voor Talent / Mijn Talent.   Je kunt een veld ook als verplicht instellen. Bedenk goed van tevoren of je dit echt wilt. Dit betekent dat er geen positie wijziging kan worden gedaan zonder ook de locatie in te vullen.  Het is handig om eerst bij alle huidige medewerkers het veld te vullen voordat je het veld op verplicht zet.  Nadat het veld actief is gezet en zichtbaar is het veld is beschikbaar in de betreffende sectie waar het veld is ingericht.    Bij sommige secties is het mogelijk een massamutatie te doen. Dan kun je in een keer het veld bij iedereen vullen. Een massamutatie kun je doen via het menu Persoonsgegevens - Acties - Massamutaties. Kies dan voor de Mutatiewizard, of voor Exporteren - bewerk het exportbestand en vervolgens de actie Importeren.    Rapportages Via het eigen overzicht kan een overzicht worden samengesteld met vrije velden.   Hierdoor kun je snel inzichtelijk krijgen wat bij wie is ingevuld. Ook controleer je zo of het veld al is gevuld bij iedereen.   Documenten en taken Het is mogelijk om vrije velden als samenvoegveld op te nemen in een sjabloon. Ook kunnen tags worden opgenomen in Workflow plus taken. Vanuit het inrichtingsscherm van het sjabloon en van de workflow plus taken kunnen tags worden toegevoegd via het zoekscherm Samenvoegvelden selecteren. Zoek in zoekschem van de samenvoegvelden bij Naam op 'vrij'. De vrije velden komen nu naar voren.       

Wat vervelend, een collega heeft zich ziekgemeld. De ziekmelding moet uiterlijk om 9 uur ‘s ochtends worden doorgegeven aan de manager of HR.  Jullie willen graag bijhouden of dit inderdaad is gedaan.  In de vorige tips & tricks werd beschreven hoe je op werknemer of contractniveau eigen velden kunt configureren en vullen.  Maar wist je dat dit ook mogelijk is in de module Verzuim? Ook bij het registreren van een ziekmelding kan het fijn zijn als je daar extra gegevens kunt uitvragen. Ook hier zijn eigen velden in te richten. Vrije velden in Verzuim Vrij veld inrichten Bij Verzuim - Onderhoud - Vrije velden kun je vrije velden inrichten. Klik rechts op vrije velden en je ziet een aantal beschikbare, vrij in te richten velden. Klik op het pennetje van het type veld dat je wilt gebruiken. Er zijn datumvelden, numerieke velden en alfanumerieke velden. Het veld geef je een naam. Wil je gebruik maken van een keuzelijst? Vink dit dan aan en klik op de knop Onderhoud keuzelijst om de beschikbare opties in te geven. Zet het veld vervolgens op In gebruik. Het veld is nu ingericht. Vrij veld beschikbaar maken Het veld is nu niet automatisch overal zichtbaar. Waar en wanneer het veld tevoorschijn moet komen bepaal je in de verzuimdefinitie. Ga naar Verzuim - Onderhoud - Definities. Kies de definitie waarin je het veld wilt gebruiken. Wil je dit bij meerdere verzuimdefinities? Herhaal dan deze stap later voor de andere verzuimdefinties. Kies het tabblad Velden. Je ziet nu een lange lijst met velden. Het nieuwe veld staat meestal onderaan. Zet het vinkje aan bij ‘Gebruikt’ om het veld actief te maken. Vervolgens kies je per actie (de kolommen) of je het veld verplicht wilt laten vullen, optioneel wilt laten vullen, wilt weergeven of verbergen. Vervolgens zal het veld bij de acties getoond worden waarbij dat is aangegeven. In bovenstaande voorbeeld is het veld verplicht bij de ziekmelding. Dat zie je direct nadat het veld is toegevoegd terug doordat er een sterretje achter het veld staat: Rapportages De inhoud van de vrije velden is terug te vinden bij Verzuim - Overzichten - Verzuimexport.  

De vakantie staat voor de deur! Nog even het verlof inboeken via de mooie nieuwe verlof kalender. Maar wat is dat irritant. Je wilt 2 weken vrij nemen, je hebt nog 20 uur wettelijk verlof over. Nu moet je 2 aparte aanvragen doen: 1 voor de 20 overgebleven wettelijke verlofuren en 1 aanvraag voor de resterende uren op bovenwettelijk verlof. Moet dat echt? Nee, gelukkig hoeft dit niet als de boekingsgroepen zijn ingericht! Boekingsgroepen Om verlof definities in 1 aanvraag te kunnen gebruiken is het mogelijk om een boekingsgroep aan te maken. Deze boekingsgroep wordt vervolgens gekoppeld aan de betreffende verlofdefinities. De medewerker kan dan 1 aanvraag doen. Eerst wordt dan de verlofdefinitie gebruikt met de hoogste prioriteit. Zijn alle uren gebruikt, dan wordt de verlofdefinitie met de 2e prioriteit gebruikt, enzovoort. Aanmaken van een boekingsgroep Stap 1 is het aanmaken van een boekingsgroep. Dit doe je bij Verlof - Onderhoud - Boekingsgroepen. Klik met de rechtermuisknop op ‘Groepen boekbaar verlof’ en kies voor nieuwe boekingsgroep toevoegen. Geef de boekingsgroep een naam en richt de velden in.   Bij Naam kies je een naam die de medewerker in de verlofkalender te zien krijgt.  De ingangsdatum is de datum per wanneer de boekingsgroep beschikbaar dient te zijn. Bij registratie in uren of dagen is het belangrijk dat dit overeenkomt met het type verlofdefinitie wat je wilt koppelen. Als deze in uren is moet ook bij de boekingsgroep uren worden gekozen. Onder het kopje aanvragen geef je aan hoe de goedkeuringsworfklows moeten verlopen. Wanneer het verlof via de boekingsgroep wordt aangevraagd wordt deze goedkeurings workflow gebruikt, niet de goedkeuring die op de verlofdefinitie(s) zelf is vastgelegd.  Een ingerichte boekingsgroep ziet er bijvoorbeeld zo uit: In de afbeelding is te zien dat de hiervoor genoemde velden zijn ingevuld. In de regel hou je bij de inrichting de inrichting van de gekoppelde verlofdefinities aan.  Boekingsgroep koppelen aan verlofdefinitie Stap 2 is het koppelen van de boekingsgroep aan de verlofdefinities. Dit kun je selecteren als de versie van de verlofdefinitie overeenkomt met of valt na de ingangsdatum van de boekingsgroep en waar de volgende velden overeenkomen met de verlofdefinitie:  Standaard aantal uren per dag Verwerkingsprioriteit Afrondingsregels Registratie in uren/dagen Dan kan de boekingsgroep gekozen worden in de verlofdefinitie en de prioriteit worden ingesteld.   Als je vervolgens bij bovenwettelijk verlof dezelfde boekingsgroep selecteert, kan je bijvoorbeeld prioriteit 2 kiezen.   In dit geval zal eerst het wettelijk verlof en vervolgens het bovenwettelijk verlof worden afgeschreven.  Bij de verlofaanvraag wordt eerst gekeken of er in het jaar van de datum van de aanvraag verlof komt te vervallen. Als dit het geval is, wordt dat verlof eerst gebruikt. Daarna wordt er gekeken naar de ingestelde prioriteit van de boekingsgroep op de verlofdefinities. In bovenstaande voorbeeld wordt dan eerst het wettelijk verlof volledig benut en daarna bovenwettelijk verlof De originele verlofdefinities blijven beschikbaar in de kalender. Als dit niet gewenst is en je wilt dus alleen de boekingsgroep tonen dan kan dat bij Verlof - Onderhoud - Instellingen worden ingesteld. Dit kan door het vinkje aan te zetten bij 'Onderdruk verlofdefinities gebruikt in boekingsgroepen'.      

Er is een mutatie in Persoonsgegevens ingevoerd die vervolgens werd afgewezen omdat hier een foutje was gemaakt. Maar de mutatie moet alsnog goed worden doorgevoerd!   Als de goedkeurder tijdens het goedkeuren een foutje ontdekt, dan kan deze actie worden teruggestuurd via de ‘Vraag om correctie’ knop. De taak komt dan weer uit bij de gebruiker die de actie heeft gestart en deze kan hem vervolgens wijzigen en opnieuw indienen.  Daarbij komt ook het commentaar in beeld wat de goedkeurder geeft. De gebruiker die de taak terug krijgt weet dus precies wat er moet gebeuren!   Maar het kan ook zijn dat een actie wordt afgewezen.  Afgewezen actie heropenen Bij Persoonsgegevens - Overzichten - Procesmonitor kun je gemakkelijk filteren op afgewezen acties. Dit doe je door bij Status te kiezen voor 'Afgewezen'. Vervolgens is er de mogelijkheid om de taak te heropenen door de afwijzing ongedaan te maken. De taak kan nu alsnog worden teruggestuurd voor correctie! De goedkeurder kan ook zelf een wijziging doorvoeren en alsnog goedkeuren.   

Er moet een nieuw contract worden aangemaakt. Maar dat lukt niet, omdat er nog een andere ‘nieuwe contract’ actie openstaat. In dat geval komt er een foutmelding in beeld bij het aanmaken van het nieuwe contract:     Standaard is het niet mogelijk om een nieuw contract aan te maken op het moment dat er een andere contract actie openstaat. De reden hiervoor is dat niet alle functionaliteiten dan goed ondersteund kunnen worden met betrekking tot de mogelijkheid tot wijzigen van begin- en einddatum tijdens het uitvoeren van de actie.   In de praktijk kan het voorkomen dat acties langere tijd openstaan in verband met goedkeuring(en) en dan is het vervelend dat er intussen geen nieuw contract kan worden aangemaakt.   Daarom is er een functionaliteit beschikbaar die dit wel mogelijk maakt. Dit is beschikbaar bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Instellingen - Actie instellingen.   Het vinkje kan worden aangezet bij ‘Meerdere openstaande acties nieuw contract’:     Het is dan niet mogelijk om tijdens de uitvoering van het proces de start- of einddatum van het contract te wijzigen. Het wijzigen van de einddatum kan wel na goedkeuring van het contract worden gedaan.      Op het moment dat het weinig voorkomt dat er meerdere contracten tegelijkertijd worden aangemaakt, raden we aan dit vinkje niet aan te zetten. Komt het wel vaak voor, dan raden we aan dit vinkje wel aan te zetten.    

Er zijn 2 adressen ingevoerd en nu moet de afstand ertussen berekend worden. Deze afstand wordt vervolgens geregistreerd. Maar hoe wordt deze berekening nu gedaan? En wat zijn de mogelijkheden?   Voor het berekenen van de afstand voor woon-werkverkeer en voor routes die worden ingevoerd via declaraties kan een routeplanner worden gebruikt. Welke routeplanner beschikbaar is, wordt per bedrijf bepaald. Alle medewerkers in dit bedrijf maken vervolgens gebruik van dezelfde routeplanner.   Er worden in Visma.net HRM 4 opties aangeboden: ANWB Google Bing Geintegreerde Google Maps Hieronder leggen we de overeenkomsten en verschillen uit tussen deze 4 routeplanners. ANWB Met de instelling ANWB wordt bij het berekenen van een route een pagina geopend van de ANWB routeplanner. Voorheen werden de ingevoerde adressen direct overgenomen in de routeplanner. Door een wijziging bij de website van de ANWB is dit helaas niet meer mogelijk. Uiteraard is het wel mogelijk om de van en naar adressen in te voeren. Daarbij kun je ervoor kiezen om actuele verkeersinfo niet mee te nemen. Vervolgens kan er nog gekozen worden uit de snelste, kortste of meest plezierige route. De berekende kilometers worden handmatig door de gebruiker ingevoerd in Visma.net HRM. Google Met de instelling Google wordt bij het berekenen van een route een pagina geopend van de Google maps routeplanner. De in Visma.net HRM ingevoerde adressen worden direct overgenomen in de routeplanner. Er worden verschillende routes weergegeven. De berekende kilometers van de gekozen route worden handmatig door de gebruiker ingevoerd in Visma.net HRM. Bing Met de instelling Bing wordt bij het berekenen van een route een pagina geopend van de Bing routeplanner. De in Visma.net HRM ingevoerde adressen worden direct overgenomen in de routeplanner. Er worden verschillende routes weergegeven. De berekende kilometers van de gekozen route worden handmatig door de gebruiker ingevoerd in Visma.net HRM. Geïntegreerde Google Maps De geïntegreerde Google Maps optie is anders dan de 3 voorgenoemde opties, waarbij de gebruiker zelf een route selecteert en de afstand vervolgens in Visma.net HRM overneemt. De oplossing van geïntegreerde google maps haalt de aanbevolen route* op en neemt het aantal kilometers van die route vervolgens over in Visma.net HRM. Dit is het gemakkelijkst voor de medewerker. Het nadeel kan zijn dat je niet kunt zien welke route is gebruikt voor de berekening.    Bij het gebruik van geïntegreerde Google Maps is een extra optie beschikbaar: ‘Afstand niet te wijzigen bij geïntegreerde Google Maps’.    Als dit vinkje niet aanstaat, kan de berekende afstand door de gebruiker worden aangepast.  Staat het vinkje wel aan dan kan deze afstand niet worden aangepast en zal deze als tekst worden getoond.    *In release 1.145.00 op 7 december 2024 wordt een aanpassing doorgevoerd. De aanbevolen route werd gebaseerd op een gemiddelde reistijd op het moment van invoeren. Daardoor kon de afstand verschillen afhankelijk van het moment van invoeren. De aanbevolen route wordt nu berekend op basis van een vast moment in de verre toekomst. Daardoor moet de berekende reisafstand consistent zijn en niet gevoelig voor afhankelijkheden.  Verschil en overeenkomsten routeplanner opties De voornaamste overeenkomst tussen de routeplanners ANWB, Google en Bing is dat dit als aparte pagina wordt geopend. De gebruiker berekent de route en heeft hierin een keuze. Vervolgens worden de kilometers handmatig in Visma.net gezet. Bij de geïntegreerde google oplossing gebeurt dit automatisch. Het is dan alleen niet duidelijk welke route is gekozen en hierin is ook geen keuze-optie beschikbaar. We hebben een lijst met routes berekend via de ANWB routeplanner, waarbij het vinkje uitstaat bij actuele verkeersinfo. Dezelfde routes zijn ook berekend met de geïntegreerde Google routeplanner (de Visma.net HRM versie van 1.145.00). De resultaten zijn nagenoeg hetzelfde. Verschillen zijn gemiddeld een halve kilometer over de hele route. Alleen bij afstanden van <200 kilometer kwam soms een verschil voor van 2 kilometer. 

Vandaag, 14 november 2024, is het Equal Pay Day in Nederland. Vrouwen die minder betaald krijgen dan hun mannelijke collega’s werken vanaf nu tot het einde van dit kalenderjaar ‘voor niets’. Hoewel het verplicht is om mannen en vrouwen gelijk te belonen, blijkt dat vrouwen voor hetzelfde werk, ook in 2024, vaker lager betaald krijgen dan mannen.    Als medewerker is het lastig om te bepalen of deze loonkloof in jouw organisatie ook geldt. Want als medewerker heb je vaak geen inzicht in het salaris van jouw collega’s. Dit geldt uiteraard voor vrouwen. Maar ook voor mannen die wellicht meer verdienen dan hun vrouwelijke collega's, zij zijn ze zich hier vaak niet van bewust.    De verantwoordelijkheid om iets aan de loonongelijkheid te doen ligt hierin dan ook bij de organisatie zelf. Dat begint bij bewustwording. En als HR afdeling kunnen jullie hierin vandaag een belangrijke stap maken. En die stap kost je maar een paar minuten!   In Visma.net HRM is het overzicht ‘Werknemergegevens’ beschikbaar.   Hierin kun je de aan de linkerkant de bovenste afdeling aanvinken.  In de filteropties zet je ‘Groeperen op’ op functie. Vervolgens zet je de Export optie en de ‘Inclusief onderafdelingen’ aan. Dan komt er een lijst tevoorschijn met alle actieve medewerkers met hun functie, salaris en geslacht.    Je hebt nu het inzicht wat je nodig hebt om die ene vraag te beantwoorden: krijgen vrouwen en mannen in jullie organisatie voor dezelfde functie gelijk betaald?  

Iedere applicatiebeheerder krijgt te maken met het aanpassen van bepaalde rechten in visma.net HRM. Dat kan bijvoorbeeld het wijzigen van een manager op een bepaalde afdeling zijn, of er is een nieuwe functie beschikbaar gekomen in een release van visma.net HRM. Voor de een zal dit vaker voorkomen dan voor een ander, maar beiden hebben wel iets met elkaar gemeen wat we graag nog eens toelichten:   Autorisatie wijziging   Als je een wijziging doet in de autorisatie, heeft het systeem daarna even tijd nodig om de wijziging te verwerken. Dit komt ondermeer voor in de volgende situaties (maar kunnen ook andere zijn):  Er is een manager gewijzigd op 1 of meerdere afdelingen;  Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de functiegroepen binnen je organisatie; Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de gebruikersgroepen; Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de virtuele mappen in het E-dossier; Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de rollen binnen je organisatie.   Het komt voor dat de wijziging niet direct is verwerkt en dat er even gewacht moet worden, het kan hier gaan om enkele minuten veroorzaakt door:   1 - De verwerkingsduur en complexiteit   Afhankelijk van de wijziging die je hebt gedaan, bijvoorbeeld bij een manager toekennen aan een afdeling, gaan een aantal achtergrondprocessen lopen. Deze zorgen ervoor dat een manager de juiste afdeling(en) gaat zien, een eventuele voorganger zal zijn/haar rechten zien verdwijnen. Afhankelijk van hoe groot je organisatie is en afhankelijk van hoe groot de omvang van je wijziging is, is het advies om minimaal 5 minuten in acht te nemen voordat dit volledig is verwerkt door het systeem.    Terwijl deze wijziging wordt verwerkt, kan de medewerker zijn/haar ‘oude’ rechten nog steeds gebruiken. Wanneer de wijziging verwerkt is en de medewerker is opnieuw ingelogd, zullen de gewijzigde rechten effectief worden. Het is tijdens het verwerken niet zo dat de medewerker ineens iets anders kan dan wat in de oude of de nieuwe situatie van de rechten mogelijk was/is.    2 - Gebruik van “tijdelijke” internetbestanden   Om visma.net HRM zo snel mogelijk te houden voor jou als eindgebruiker, maken wij (net als praktisch alle websites) gebruik van het opslaan van tijdelijke internetbestanden op je lokale computer. Deze helpen om bijvoorbeeld het menu sneller te laden als je vaker op een dag visma.net HRM opent. Deze tijdelijke bestanden houden ook een deel van de autorisatie vast op jouw lokale computer, naast dat visma.net HRM dat ook aan onze kant doet. Hierdoor kunnen wijzigingen die gedaan worden in autorisatie, soms ook na 5 minuten nog niet het gewenste resultaat hebben.    Ons advies is dat de gebruikers, waarvoor je de wijziging in de autorisatie hebt gedaan, hun volledige browser afsluiten en deze opnieuw openen. In de meeste gevallen, als de 5 minuten ook in acht zijn genomen, zal dat voor een schone start zorgen.    Samenvatting Kortom, als jij als applicatiebeheerder wijzigingen doorvoert in visma.net HRM, is het handig om een aantal dingen te weten voor een optimaal resultaat: Wacht minimaal 5 minuten voordat de nieuwe wijzigingen worden uitgeprobeerd/getest worden; Adviseer je eindgebruiker om zijn of haar browser te sluiten (volledig) en daarna opnieuw te openen en in te loggen;   Uiteraard kan het ook aan te bevelen zijn om dergelijke wijzigingen waar mogelijk aan het eind van de dag of voor het weekend uit te voeren. In dat geval is het logisch dat de tijd is verstreken voor het systeem om de verwerking te doen en loggen gebruikers in de meeste gevallen opnieuw in nadat hun systeem is afgesloten.

Er is veel informatie te zien op het overzichtsscherm van het E-dossier. Maar wat moet ik hiermee? Wellicht zijn er velden actief in het E-dossier, waar geen van jullie gebruikers iets mee doet. Wist je dat het mogelijk is een aantal velden uit te zetten?   Inrichting overzichtsscherm E-dossier Bij E-dossier - Onderhoud - Instellingen is de optie Velden weergeven in E-dossier beschikbaar. Daar kan aangegeven worden welke velden of indicaties zichtbaar moeten zijn.     

“Er staat een nieuwe loonstrook voor u klaar in het Elektronisch dossier’’ That's it! Dit is de tekst die in de e-mail staat die ter notificatie wordt verstuurd als er een nieuwe loonstrook beschikbaar is. Voor de jaaropgave is de standaard tekst: “Er staat een nieuwe jaaropgave voor u klaar in het Elektronisch dossier”. De tekst dekt de lading, maar er waren verzoeken binnengekomen voor de mogelijkheid om deze tekst aan te passen.   Inrichting tekst E-mail bij loonstrook en jaaropgave Er is sinds december 2023 een nieuw scherm beschikbaar waarin de tekst kan worden aangepast. Dit scherm kun je terugvinden bij E-Dossier - Onderhoud - E-mailtekst loonstrook. Hierin staat de standaard tekst ingevuld. Dit kun je aanpassen naar een eigen gewenste tekst. Ook is het mogelijk via een url een afbeelding toe te voegen, bijvoorbeeld het bedrijfslogo. Het bedrijfslogo zal naar verwachting opgeslagen zijn in een repository en vanuit hier opgeroepen kunnen worden. Vraag jouw systeembeheer en/of marketing collega. Zij zullen zeer waarschijnlijk kunnen helpen met het vinden of creëren van de link.   Het is ook mogelijk om de tekst van de e-mail tijdelijk aan te passen. Bijvoorbeeld in mei bij de uitbetaling van het vakantiegeld zou je dit als melding kunnen toevoegen aan de tekst. De tekst pas je dan aan voor het versturen van de salarisstroken. Nadat de salarisstroken zijn verzonden, moet deze extra tekst wel weer worden weggehaald.

Ik weet niet zeker of ik wel het juiste declaratie-item gekozen heb! Of; Het is mij niet duidelijk wat ik moet kiezen bij het indienen van een declaratie. Dit is feedback die wij regelmatig teruglezen vanuit de CES-en die wij hebben uitgezet bij de module declaraties. Bij de CES (Customer Effort Score) vragen we de gebruikers na het uitvoeren van een actie hoe gemakkelijk het was om die actie uit te voeren. Gebruikers kunnen dan een cijfer geven van 1 - 7 en daarbij een opmerking plaatsen. Regelmatig blijkt dat het niet duidelijk is welk type item gekozen moet worden.   Inrichting declaratie items Bij het inrichten van declaratie-items zijn er verschillende vragen die gesteld worden. Onder andere:  Welk onderscheid wil je kunnen maken in overzichten? Als je verschil wilt kunnen maken in lunch en diner declaraties, dan zal je hier 2 aparte items voor moeten maken.   Op welke salariscomponenten moet er geboekt kunnen worden Per declaratie-item richt je 1 salariscomponent in. Wil je meerdere salariscomponenten gebruiken, dan zal je ook meerdere items aan moeten maken.   Welke restricties zijn er aan bepaalde items verbonden? Als je voor lunch een ander maximaal bedrag wilt kunnen instellen dan voor diner, dan zul je hier 2 aparte items voor moeten maken.   Welke journaalposten wil je kunnen uitsplitsen Welk inzicht wil je uiteindelijk uit de financiële boekhouding kunnen halen? Per declaratie-item kun je 1 salariscomponent en dus ook 1 rekening kiezen. Wil je het kunnen splitsen in de financiële boekhouding, dan zal je hier 2 aparte items voor moeten maken.   Welke informatie moet de gebruiker invullen? Welke velden moeten apart worden ingevuld? Bijvoorbeeld bij een declaratie voor woon-werkkilometers is de vraag of er per regel een item aangemaakt moet worden waarbij steeds het van en naar adres ingevoerd moet worden. Of volstaat het om alleen aan te geven dat je deze maand x dagen naar het werk bent gegaan?    Het moge duidelijk zijn, er komt nogal wat kijken bij het bepalen welke verschillende declaratie items er nodig zijn. Maar dan is daar ook nog jullie collega, de eindgebruiker. Die zal uit de lijst met beschikbare declaratie items de juiste keuze moeten maken. En dat valt niet altijd mee! Want de uitsplitsing die voor iedere doorgewinterde administratieve medewerker heel logisch is, is dat niet per se voor die collega.   Tip 1: Kies een eenvoudige benaming Probeer bij het kiezen van de naam te kiezen voor termen die eenvoudig te begrijpen zijn en de lading zo goed mogelijk dekken van waarvoor het bedoeld is. Is het de bedoeling dat het item uitsluitend gebruikt wordt voor onkosten voor lunch of diner? Geef het item dan de naam 'Lunch/Diner'. En niet bijvoorbeeld ‘Eten’ of ‘Maaltijd’.   Gelukkig is er wel een manier om extra toelichting te geven.    Tip 2: Geef een duidelijke beschrijving voor alle declaratie items mee In de omschrijving van het item kan een extra toelichting gegeven worden. Dit kun je inrichten in het scherm Declaraties - Onderhoud - Items   Deze omschrijving is zichtbaar achter de ‘meer info’ tekst achter het geselecteerde item.     Tip 3: Maak handig gebruik van de mogelijkheid om de volgorde te bepalen De volgorde van de lijst met declaratie-items kan door de applicatiebeheerder worden ingesteld. Hiermee kun je de meest gebruikte items bovenaan zetten. Dat scheelt weer wat zoeken! De volgorde instellen doe je door bij Declaraties - Onderhoud - Items het veld ‘prioriteit lijstvolgorde’ te vullen. Nummer 1 komt bovenaan, daarna nummer 2, etc. Als er meerdere items zijn met hetzelfde nummer wordt de alfabetische volgorde aangehouden.   

In dit kennisartikel gaan we in op een vraag die wij ontvingen over de module Duurzame Inzetbaarheid (DI) van Visma.Net HRM. Het antwoord dat bij die vraag werd gegeven willen wij via dit artikel met jullie delen.   De vraag De Payroll mutaties uit DI kunnen door ons pas worden beoordeeld nadat ze door DI zijn verwerkt. Dat gebeurt nu op de 1 ste dag van de (salaris) maand. Kan dat niet op een eerder moment zodat er al eerder kan worden begonnen met het beoordelen van de payroll mutaties uit DI?  Des te sneller heb je een actueel en correct beeld van de salarisstroken. Het antwoord Dit is zeker mogelijk, maar er zijn wel een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. In de instellingen van een Bestedingsschema kun je opgeven wanneer de verwerking van de mutaties moet plaatsvinden. Doorgaans zal deze ingesteld zijn op de 1ste dag van de maand. Dit betekent bijv. dat de Payroll mutaties voor de maand april op 1 april zullen worden doorgestuurd naar Payroll.  Zie hieronder een voorbeeld van de inrichting van het bestedingsschema “Verlof 57+” dat doorgaans gebruikt wordt voor Senioren/Bapo verlof. De instelling voor “Taak verwerken op” is hier ingesteld op de 1e dag v.d. maand. Via dit scherm kun je inrichten dat het systeem de mutaties eerder moet verwerken, bijv.: Met deze instelling worden de payroll mutaties voor bijv. de maand april al op 20 maart verstuurd naar payroll.   Let op Het wijzigen van deze instelling heeft geen effect op de reeds ingediende aanvragen. Dit komt omdat, wanneer je een nieuwe aanvraag indient, het systeem de maandelijkse mutaties voor die aanvraag direct al klaarzet voor verzending. Het wijzigen van de betreffende instelling heeft dan ook alleen effect op mutaties uit aanvragen die nadien worden ingediend. Advies Het is geen enkel probleem om op elk willekeurige moment de instelling voor “Taak verwerken op” te wijzigen. Alleen heb je vanaf dat moment te maken met een hybride situatie: mutaties uit de al aanwezige aanvragen worden op een ander moment doorgezet naar Payroll dan de mutaties uit aanvragen die daarna worden ingevoerd (en dus de nieuwe instelling meekrijgen). Wil je zo veel mogelijk een hybride situatie voorkomen, dan adviseren we je om de instelling voor “Taak verwerken op” te wijzigen vlak voordat je nieuwe aanvragen voor het volgende budgetjaar gaat opvoeren,  of (als dit eerder gebeurt) vlak voordat je het huidige budgetjaar afsluit (via Duurzame inzetbaarheid > Acties > Jaarafsluiting duurzame inzetbaarheid). Tijdens de jaarafsluiting worden bestaande aanvragen namelijk doorgezet naar het nieuwe budgetjaar (mits ingesteld). De aldus gecreëerde nieuwe aanvragen krijgen dan de instelling voor “Taak verwerken op” mee zoals die op dat moment is ingesteld.

In dit kennisartikel gaan we in op een vraag uit het wensenportaal van Visma.Net HRM. Het antwoord dat bij die vraag werd gegeven willen wij via dit artikel met jullie delen. De vraag Kan aan het elektronisch bericht naar het UWV meegegeven worden dat bij ziekte van een medewerker, die valt onder het vangnet (no risk polis), 100% uitgekeerd moet worden? Dit omdat 100% van het loon wordt doorbetaald (in het eerste ziektejaar). Het antwoord Dit kun je regelen via de instellingen in de verzuimmodule. Configureer voor de gewenste verzuimdefinitie het veld "100% loondoorbetaling tijdens AO", zodat deze op het scherm voor de Ziekmelding verschijnt of onderhuids verborgen aanwezig is. Configureer het zo dat dit gegeven standaard gevuld wordt met Ja.    Stappen (zie ook de schermafdruk hieronder): Open het scherm Verzuim > Onderhoud > Definities en klik op de betreffende Verzuimdefinitie,  bijv. “Ziek(Vangnet)” Klik op de TAB “Velden” en scroll helemaal naar beneden naar het gegeven "100% loondoorbetaling tijdens AO". Wijzig voor dit gegeven (voor de acties Ziekmelden en Mijn Ziekmelding) de keuze naar "VERBERGEN" of "WEERGEVEN". Om het scherm van de ziekmelding overzichtelijk te houden, adviseren we om de optie op Verbergen te zetten. Stel de standaardwaarde in op Ja. Dit zorgt ervoor dat de indicator bij een nieuwe ziekmelding automatisch wordt aangevinkt. Hierdoor zal de waarde 100% loonbetaling toegevoegd worden aan het elektronische bericht naar het UWV.     Let op: er kan alleen worden opgeven dat het percentage 100% is. Dit percentage wordt dan doorgegeven aan het UWV.  Een ander percentage, bijv. 85%, kan niet worden ingesteld of opgegeven. In dat geval zal 0% worden doorgegeven aan het UWV. Het UWV hanteert dan 70% voor de uitkering.   

Ik zoek dat ene salariscomponent voor ouderschapsverlof die ik altijd gebruik. Welke was dat ook alweer? Er moeten overuren worden ingevoerd, maar als ik zoek op ‘uren’ krijg ik bijna 100 resultaten.    Er zijn ontzettend veel salariscomponenten beschikbaar. Maar het aantal salariscomponenten dat je regelmatig invoert zal beperkt zijn.  Wist je dat het mogelijk is een verkorte lijst te maken van salariscomponenten? Verkorte keuzelijst inrichten De verkorte lijst met salariscomponenten kan als volgt worden ingericht. Ga naar Applicatiebeheer - Algemene definities - Keuzelijsten. Hier is een apart kopje beschikbaar: Salaris Componenten. Daaronder staan de verschillende soorten salariscomponenten gegroepeerd. Alleen salariscomponenten die op dit moment of in de toekomst actief zijn worden hier getoond. Vink ‘toon historische salariscomponenten’ aan om ook salariscomponenten te tonen die niet meer actief zijn.   Kies een lijst, bijvoorbeeld vaste salariscomponenten. Dan komt de lijst met beschikbare salariscomponenten naar voren. Ook kan er worden gezocht naar een specifiek salariscomponent. Vink elk component aan die in de verkorte lijst terecht moet komen. Alleen de salariscomponenten die in de verkorte lijst naar voren moeten komen hoeven te worden aangevinkt.   Als er bij geen van de salariscomponenten een vinkje aanstaat is er dus geen inrichting voor de verkorte lijst. De optie wordt dan ook niet getoond in het zoekscherm van het salariscomponent. Verkorte keuzelijst gebruiken Wanneer de optie is aangezet, komt er een nieuwe optie beschikbaar in het zoekscherm van salariscomponenten: Toon alle componenten. Deze staat standaard uitgevinkt. Daarmee zoekt de gebruiker standaard alleen in de voorgeselecteerde salariscomponenten. Een beperkte set aan salariscomponenten is nu zichtbaar.  Door het vinkje aan te zetten bij ‘Toon alle salariscomponenten’ kiest een gebruiker ervoor om wel te zoeken in alle salariscomponenten. Deze instelling wordt voor de gebruiker onthouden. Het is dus niet nodig dit vinkje elke keer aan of uit te zetten bij het opnieuw openen van het zoekscherm.      Voor gebruikers die gewend waren direct het salariscomponent in het veld in te voeren is er niets veranderd. Dit blijft gewoon mogelijk.