- Mededeling
- Nieuwe functionaliteit
- Uitruil arbeidsvoorwaarden
- Branche Onderwijs - Automatische betaling voor afdrachten
- Wijzigingen in bestaande inrichting
- Opgeloste fouten
- Reiskostenvergoeding o.b.v. KM declaraties soms foutief wanneer de transactie een datum in vorig jaa...
- Het jaarinkomen werd met TWK onverwacht op 0 gezet
- Wijzigingen in cao-inrichting
- Cao VVT
Mededeling
Versie 193 zal op donderdagavond 7 april 2022 worden geïnstalleerd.
Nieuwe functionaliteit
Uitruil arbeidsvoorwaarden
Inleiding
In deze versie hebben we het mogelijk gemaakt om arbeidsvoorwaarden uit te ruilen. Deze functionaliteit is te gebruiken vanaf 1 januari 2022. Hierdoor is het mogelijk geworden diverse "bronnen" en "doelen" met elkaar uit te ruilen.
De onderstaande bronnen en doelen worden ondersteund.
|
xx |
Bron |
yy |
Doel |
|---|---|---|---|
| 01 | Salaris | 01 | Fiets |
| 02 | Vakantiegeld | 02 | Vakbondscontributie |
| 11 | Extra uitkering 1 | 03 | Aanvullende reiskostenvergoeding |
| 12 | Extra uitkering 2 | 04 | Studiekostenvergoeding |
| 13 | Extra uitkering 3 | 05 | Telefoon/internetvergoeding |
| 14 | Extra uitkering 4 | 06 | Bedrijfsfitness |
| 15 | Extra uitkering 5 | 07 | Verlof |
| 16 | Extra uitkering 6 | 91 | Vrij doel 1 (vanaf release 205) |
| 92 | Vrij doel 2 (vanaf release 205) | ||
| 93 | Vrij doel 3 (vanaf release 205) | ||
| 94 | Vrij doel 4 (vanaf release 205) | ||
| 95 | Vrij doel 5 (vanaf release 205) |
In deze beschrijving wordt veelal gesproken over componentnummers of omschrijving met daarin "xx" en "yy". De "xx" staat voor het bron nummer of bron omschrijving en "yy" staat voor het doel nummer of de doel omschrijving.
Bijvoorbeeld component 2xxyy50 Bron xx t.b.v. yy. Hiermee wordt dan bedoeld dat voor elke bron en doel combinatie deze component bestaat. Bijvoorbeeld 2010150 Bron salaris t.b.v. fiets.
De onderstaande functionaliteiten worden ondersteund (en verderop nader toegelicht):
- Gebruik van variabele componenten voor het opgeven van een eenmalige uitruil. Het opvoeren van deze variabele component kan ook gebeuren in een periode waarin de bron nog niet wordt uitbetaald. Bijvoorbeeld in periode oktober wordt de uitruil van de vakbondscontributie ingevoerd, maar deze zal pas in december bij de uitbetaling van de eindejaarsuitkering worden uitgeruild.
- Gebruik van vaste componenten om bijvoorbeeld gedurende drie jaar €500,- per jaar van de eindejaarsuitkering te gebruiken voor de aflossing van een fiets of elke periode €50,- van het salaris hiervoor te gebruiken.
- Uitruil transacties worden op een contract opgegeven maar de uitruilmogelijkheden worden op werknemer niveau bepaald en vervolgens verdeeld over contracten. Zo wordt bijvoorbeeld de aanschaf van een fiets op één contract vastgelegd en op één contract wordt vastgelegd dat €500,- van de eindejaarsuitkering gebruikt moet worden voor de aflossing. Hierbij zal dan naar het totaal van de eindejaarsuitkering van alle contracten gekeken worden.
- Bij einde dienstverband resterende saldo's (van bijvoorbeeld de fiets) netto afrekenen of indien er een uitruil transactie aanwezig is voor een bepaalde bron-doel combinatie deze zoveel mogelijk benutten en de rest netto afrekenen.
- Indien de bron salaris is, zal gecontroleerd worden op het minimumloon (voor zover van toepassing).
- Indien de bron het vakantiegeld is zal gecontroleerd worden op het wettelijk minimum vakantiegeld. Deze controle kan ook uitgezet worden.
- De volgorde waarin de aflossing van doelen moet plaatsvinden is in te stellen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om eerst de bedrijfsfitness te betalen vanuit de eindejaarsuitkering en daarna het restant van de eindejaarsuitkering te gebruiken voor de aflossing van de fiets.
- Per doel is in te richten of zowel de inhouding op de bron als de uitbetaling van het doel wordt vastgelegd (bijvoorbeeld bij de fiets) of dat alleen een inhouding op de bron wordt vastgelegd wat automatisch leidt tot uitbetaling van het doel (bijvoorbeeld een vakbondscontributie) of dat er alleen sprake is van een inhouding op de bron (bijvoorbeeld bij het kopen van verlof).
- Per doel is het mogelijk aan te geven of bij onvoldoende bron het restant van het salaris ingehouden moet worden (of niet) of dat het in een volgende periode opnieuw geprobeerd moet worden (of niet).
- Indien het salaris wordt gebruikt voor de uitruil dan zal dit, afhankelijk van de inrichting, ook van invloed zijn op zaken als het uurloon, vakantiegeld en eindejaarsuitkering.
- Indien er onvoldoende bron aanwezig is voor de uitruil dan wordt een waarschuwingscomponent aangemaakt.
- Indien met TWK een hogere uitruil wordt gedaan wordt een waarschuwingscomponent aangemaakt
- Samenvoegen van meerdere bronnen op één bron. Bijvoorbeeld als er meerdere extra uitkeringen zijn dan kunnen die samengevoegd worden tot één bron. Hierbij moet wel gekeken worden dat alle doelen op eenzelfde manier in de loonaangifte verantwoord worden.
- Aanmaken van diverse componenten t.b.v. de module Flex benefits wanneer deze in de nabije toekomst beschikbaar komt en wordt gebruikt.
Registreren van uitruil arbeidsvoorwaarden
Een uitruil bestaat uit twee delen. Enerzijds de vastlegging van het doel (bijvoorbeeld een gekochte fiets of een vakbondscontributie) en anderzijds het aangeven waarmee dit doel uitgeruild moet worden (bijv. vakantiegeld, extra uitkering etc.)
Onderstaande componenten zijn hiervoor aanwezig:
|
Component |
Toelichting |
|---|---|
| 200yy10 Saldo yy | Te gebruiken om het saldo van dit doel op te voeren/aan te passen, bijvoorbeeld wanneer de werknemer het doel niet zelf heeft aangeschaft, maar de werkgever het doel heeft betaald. |
| 200yy30 Uitbetaling yy |
Te gebruiken voor de netto uitbetaling van het doel wanneer de werknemer het doel zelf heeft aangeschaft. I.g.v. aanvullende reiskostenvergoeding: Te gebruiken voor de netto uitbetaling van de aanvullende reiskostenvergoeding i.v.m. uitruil fiscale ruimte. |
| 2xxyy10 Bron xx t.b.v. yy | Deze variabele component is te gebruiken voor een uitruil tussen bron en doel. O.b.v. eventuele maximering en volgordes waarin doelen verwerkt moeten worden, zal een daadwerkelijke inhouding op de bron plaatsvinden. |
| 2xxyy20 Bron xx t.b.v. yy | Deze vaste component is te gebruiken voor een periodieke uitruil tussen bron en doel. O.b.v. eventuele maximering en volgordes waarin doelen verwerkt moeten worden, zal een daadwerkelijke inhouding op de bron plaatsvinden. |
Het is niet altijd noodzakelijk zowel een "doel" transactie (op component 200yy10 Saldo yy of 200yy30 Uitbetaling yy) als een uitruil transactie (component 2xxyy10 Bron xx t.b.v. yy of 2xxyy20 Bron xx t.b.v. yy) op te geven. Afhankelijk van de inrichting van het doel kan het bijvoorbeeld volstaan om alleen de uitruil transactie op te geven.
De werkwijze is afhankelijk van de inrichting van de kolom Vastlegging in tabel 31010 Uitruil doelen:
De kolommen Prioriteit en Ontoereikend worden verderop toegelicht. Met betrekking tot de kolom Vastlegging zijn er de volgende vier opties:
Variabele of vaste uitruil en een saldo of directe netto betaling (wat ook tot een saldo leidt):
Dit wordt gebruikt voor doelen die niet in één keer uitgeruild worden en waarvan het (afhankelijk van wie het doel betaald heeft) wenselijk is dat er direct een volledige netto uitbetaling van het doel aan de werknemer wordt gedaan waarna vervolgens via de uitruil een terugbetaling plaatsvindt.
Het meest voorkomende voorbeeld hiervoor is de aanschaf van de fiets. Als de werknemer de fiets betaald heeft dan kan via component 2000130 Uitbetaling fiets gezorgd worden dat het bedrag van de fiets aan de werknemer netto wordt uitgekeerd en er tegelijk een saldo ontstaat. Dit saldo wordt verlaagd d.m.v. een uitruil die plaatsvindt door opgave van component 2xx0110 Bron xx t.b.v. fiets of 2xx0120 Bron xx t.b.v. fiets. Hiermee geeft xx aan vanuit welke bron de uitruil moet plaatsvinden. Er kan ook van meerdere bronnen gebruik gemaakt worden. Als de werkgever de fiets betaald heeft kan via component 2000110 Saldo fiets de waarde opgegeven worden waarmee het het saldo gevuld wordt.
Dit is de standaard instelling voor het doel Fiets.
Variabele of vaste uitruil (geen saldo in gebruik), automatische netto betaling wanneer uitruil plaatsvindt:
In dit geval moet alleen de uitruil worden vastgelegd op component 2xxyy10 Bron xx t.b.v. yy. Dit is normaliter altijd een variabele uitruiltransactie (maar mag ook een vaste transactie zijn op component 2xxyy20 Bron xx t.b.v. yy). Het opgeven van deze uitruiltransactie zal ertoe leiden dat zodra de uitruil met de bron plaatsvindt er op dat moment ook een netto uitbetaling wordt gedaan. Er wordt geen saldo bijgehouden.
Een voorbeeld hiervan is een gewenste uitruil van de vakbondscontributie van €100,- met de extra uitkering 1 (bijvoorbeeld eindejaarsuitkering). In september kan bijvoorbeeld een transactie op 2110210 Bron extra uitkering 1 t.b.v. vakbondscontributie worden vastgelegd. In december (wanneer de extra uitkering 1 wordt uitbetaald) zal de bruto uitruiltransactie aangemaakt worden op component 2110250 Bron extra uitkering 1 t.b.v. vakbondscontributie van -/- €100,-, maar ook de netto uitbetaling van €100,- op component 2000230 Uitbetaling vakbondscontributie. Er wordt alleen netto uitbetaald wat ook uitgeruild is, m.a.w. als er onvoldoende bron (in dit geval extra uitkering 1) is, dan zal de netto uitbetaling ook lager zijn. Omdat er geen saldo wordt bijgehouden is er ook geen sprake van een afrekening bij uitdienst (anders dan op dat moment waar mogelijk de uitruil laten plaatsvinden) of een "restschuld" als er onvoldoende bron is voor de uitruil.
Het is mogelijk de hier als voorbeeld beschreven uitruil van de vakbondscontributie als declaratie in de declaratiemodule vast te leggen. Dus de werknemer declareert de vakbondscontributie wanneer de factuur binnenkomt. Vervolgens zal Payroll de uitruil laten plaatsvinden op het moment dat de bron tot uitbetaling komt.
Dit is de standaard inrichting voor alle doelen m.u.v. de Fiets, bedrijfsfitness en Verlof.
Variabele uitruil (saldo automatisch aangemaakt) of vaste uitruil plus een saldo. Geen netto betaling:
In dit geval moet een variabele uitruil worden opgegeven op component 2xxyy10 Bron xx t.b.v. yy waarmee automatisch ook een saldo wordt gecreëerd en/of wordt een vaste uitruil op component 2xxyy20 Bron xx t.b.v. yy opgegeven tezamen met een saldo op component 200yy10 Saldo yy. De vaste transactie op component 2xxyy20 Bron xx t.b.v. yy zal namelijk NIET automatisch leiden tot een verhoging van het saldo. Op het moment van uitruil vindt de inhouding op de bron plaats maar GEEN netto betaling.
Deze inrichting is van toepassing wanneer er bijvoorbeeld via de Verlof module extra verlof gekocht wordt wat uitgeruild moet worden vanuit een bron (hiervoor zal de Verlof module wel ingericht moeten worden om gebruik te maken van de componenten 2xx0710 Bron xx voor verlof). De Verlof module maakt dan, zodra het verlof gekocht wordt, een variabele transactie voor de uitruil aan.
Wil een werknemer echter verlof kopen en dit verspreid over een langere periode uitruilen (bijvoorbeeld vanuit het salaris) dan moeten de verlofrechten in de Verlof module opgehoogd worden (dus NIET via kopen verlof) en moet een saldo transactie op component 2000710 Saldo verlof aangemaakt worden door het opgeven van het totaal aantal gekochte uren verlof (bijvoorbeeld 48 uur) en moet daarnaast de vaste uitruil worden opgegeven, bijvoorbeeld op component 2010720 Bron salaris t.b.v. verlof met een aantal gelijk aan wat per keer dat de uitruil plaatsvindt, uitgeruild moet worden (bijvoorbeeld 4 uur per maand gedurende een jaar). Wordt als bron het vakantiegeld genomen, dan zou de vaste uitruiltransactie een duur kunnen hebben van drie jaar met een aantal van 16 uur, omdat dan elk jaar 16 uur zal worden uitgeruild).
Verderop in deze release note wordt nader ingegaan op de afhandeling bij gebruik van het doel Verlof.
Dit is de standaard instelling voor het doel Verlof.
Variabele of vaste uitruil (saldo automatisch aangemaakt, als vast dan saldo elke periode verhoogd). Geen netto betaling:
In dit geval moet een vaste of variabele uitruil worden opgegeven op component 2xxyy10/20 Bron xx t.b.v. yy, die automatisch zal leiden tot een ophoging van het saldo. Wanneer de vaste uitruil gebruikt wordt (component 2xxyy20 Bron xx t.b.v. yy) zal de opgegeven waarde ELKE periode (voor de duur van de transactie) het saldo ophogen. Dus ook als bijvoorbeeld de bron extra uitkering 1 wordt gebruikt (bij andere Vastlegging methodes wordt de opgegeven waarde op een vaste uitruil transactie alleen geteld in de periode dat er ook sprake is van een uitbetaling). Op het moment van uitruil vindt de inhouding op de bron plaats maar GEEN netto betaling.
Deze inrichting kan bijvoorbeeld van toepassing zijn voor het doel Bedrijfsfitness. Als het gebruik van de bedrijfsfitness bijvoorbeeld €10,- per maand is en de uitruil moet vanuit de extra uitkering 1 plaatsvinden, dan kan een vaste transactie op component 2110620 Bron extra uitkering 1 t.b.v. bedrijfsfitness gedaan worden met een bedrag van €10,-. Elke maand zal het saldo dan met €10,- verhoogd worden en als deze transactie het hele jaar loopt dan zal bij een uitbetaling van de extra uitkering 1 in december een bedrag van €120,- worden uitgeruild.
Component 2xx0620 Bron xx t.b.v. bedrijfsfitness is standaard ingericht als NIET tijdsgevoelig wat inhoudt dat als de transactie hierop halverwege een periode start of stopt dat voor die periode wel het hele bedrag genomen wordt. Mocht dat niet gewenst zijn dan kan deze instelling op de component aangepast worden naar WEL tijdsgevoelig.
Dit is de standaard instelling voor het doel Bedrijfsfitness.
Prioriteitsvolgorde van doelen
In tabel 31010 Uitruil doelen moet in de kolom Prioriteit voor elk gebruikt doel aangegeven worden in welke onderlinge volgorde de uitruil van alle doelen gedaan moet worden. Prioriteit 1 (hoogste prioriteit) geeft aan dat dit doel als eerste uitgeruild zal worden.
Dit kan gebruikt worden als er sprake is van een doel dat door de werkgever is betaald en daarom als eerste uitgeruild moet worden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om eerst de Bedrijfsfitness (Prioriteit 1) te betalen vanuit de opgegeven bron (of bronnen) en daarna het restant van de bron (of bronnen) te gebruiken voor de aflossing van de het doel met Prioriteit 2.
Elk doel moet voor de juiste werking een unieke Prioriteit hebben. Er mogen dus geen twee doelen met een gelijk prioriteitsnummer zijn.
Werkwijze wanneer er onvoldoende bron is voor de opgegeven uitruil
In tabel 31010 Uitruil doelen moet in de kolom Ontoereikend voor elk gebruikt doel aangegeven worden wat er moet gebeuren als de opgegeven uitruil hoger is dan de aanwezige bron. De volgende opties zijn mogelijk:
Gebruik bron salaris: In dit geval zal het deel wat niet vanuit de opgegeven bron uitgeruild kan worden, uitgeruild worden met het salaris. Indien er ook onvoldoende salaris is wordt een rapportagecomponent 2xxyy60 Onvoldoende xx t.b.v. yy aangemaakt met een bedrag gelijk aan datgene wat niet uitgeruild kon worden. Om de uitruil van dit restende bedrag in een latere periode alsnog te doen moet een nieuwe uitruil transactie op component 2xxyy10 Bron xx t.b.v. yy gedaan worden.
Dit is de standaard inrichting voor het doel Verlof en Bedrijfsfitness.
Voorbeeld:
Er is een gewenste uitruil van €1000,- voor de aflossing van de fiets vanuit de extra uitkering 1. De hoogte van de extra uitkering 1 is €700,-. In dit geval zal €700,- uitgeruild worden vanuit de extra uitkering 1 en zal €300,- uitgeruild worden vanuit het salaris. Als er echter maar €200,- salaris beschikbaar is voor de uitruil, dan zal alleen die €200,- uitgeruild worden vanuit het salaris en zal de rapportagecomponent 2110160 Onvoldoende extra uitkering 1 t.b.v. fiets met een bedrag €100,- aangemaakt worden.
Probeer volgende periode: In dit geval zal het deel wat niet vanuit de opgegeven bron uitgeruild kan worden, worden doorgeschoven naar een volgende periode waarin deze bron weer beschikbaar is en zal er ook een rapportagecomponent 2xxyy70 Onvoldoende xx t.b.v. yy, doorgeschoven naar volgende periode aangemaakt worden met het bedrag dat doorgeschoven wordt.
Voorbeeld:
Er is een gewenste uitruil van €1000,- voor de aflossing van de fiets vanuit de extra uitkering 1. De hoogte van de extra uitkering 1 is €700,-. In dit geval zal €700,- uitgeruild worden vanuit de extra uitkering 1 en zal €300,- doorgeschoven worden naar de volgende keer dat er een uitbetaling van de extra uitkering 1 is. Daarnaast zal rapportagecomponent 2110170 Onvoldoende extra uitkering 1 t.b.v. fiets, doorgeschoven naar volgende periode met een bedrag €300,- aangemaakt worden.
Geen uitruil: In dit geval zal het deel wat niet vanuit de opgegeven bron uitgeruild kan worden ook niet uitgeruild worden en wordt een rapportagecomponent 2xxyy60 Onvoldoende xx t.b.v. yy aangemaakt met een bedrag gelijk aan datgene wat niet uitgeruild kon worden.
Dit is de standaard inrichting voor alle doelen m.u.v. Aanvullende reiskostenvergoeding, Verlof en Bedrijfsfitness.
Voorbeeld:
Er is een gewenste uitruil van €1000,- voor de aflossing van de fiets vanuit de extra uitkering 1. De hoogte van de extra uitkering 1 is €700,-. In dit geval zal €700,- uitgeruild worden vanuit de extra uitkering 1. Daarnaast zal rapportagecomponent 2110160 Onvoldoende extra uitkering 1 t.b.v. fiets met een bedrag €300,- aangemaakt worden.
Gebruik tabel 51150: Deze optie is alleen van toepassing voor het doel Aanvullende reiskostenvergoeding. In dit geval zal uit tabel 51150 Reiskosten: Verrekenen met fiscale ruimte gekeken worden naar de inrichting van de parameter Uitruil met vakantie uitkering/extra uitkering x. Deze optie moet alleen gebruikt worden als de aansturing om de uitbetaling van het vakantiegeld/extra uitkering te gebruiken voor een uitruil vanuit Payroll gedaan moet worden (en dus niet vanuit bijvoorbeeld de Flex benefits module). Deze parameter kan de volgende waardes hebben die "vertaald" worden naar één van de bovenstaande opties:
- Uitruilen niet toepassen zorgt ervoor dat er helemaal geen uitruil vanuit Payroll geïnitieerd wordt bij de uitbetaling van het vakantiegeld/extra uitkering.
- Gemaximeerd uitruilen met fiscale ruimte betekent Geen uitruil
- Ongemaximeerd uitruilen met fiscale ruimte betekent Gebruik bron salaris
Als de fiscale ruimte gebruikt moet worden voor een aanvullende reiskostenvergoeding vanuit zowel het vakantiegeld als de extra uitkering, dan is tabel 51150 Reiskosten: Verrekenen met fiscale ruimte vaak zo ingericht dat het vakantiegeld gemaximeerd uitgeruild wordt en de extra uitkering ongemaximeerd uitgeruild wordt (als het de bedoeling is dat het restant aan fiscale ruimte benut wordt vanuit het salaris).
Dit is de standaard inrichting voor het doel Aanvullende reiskostenvergoeding.
Uitruil van bronnen en doelen wordt op werknemer niveau gedaan
De uitruil functionaliteit wordt toegepast op werknemer niveau om het daarmee mogelijk te maken dat op één contract de gewenste uitruil wordt vastgelegd terwijl de totale bron van alle contracten wordt meegenomen in de uitruilberekening.
Het is daarmee ook niet nodig om bijvoorbeeld een aangeschafte fiets die geregistreerd is op contract 1 over te hevelen naar een contract 2 als contract 1 beëindigd is.
Als op contract 1 een gewenste uitruil is vastgelegd en vervolgens de daadwerkelijke uitruil plaatsvindt, dan zal de uitruil naar rato van de hoogte van de bron op elk contract verdeeld worden over de contracten.
Ook voor het doel Aanvullende reiskostenvergoeding vindt de uitruil bepaling plaats op werknemer niveau ongeacht de inrichting van Fiscale ruimte niveau in tabel Reiskosten: Verrekenen met fiscale ruimte. Deze parameter heeft nu alleen nog effect op de uitruil van de fiscale ruimte t.b.v. een bovenmatige reiskostenvergoeding.
Als er sprake is van meerdere contracten en de uitruil is daarom verdeeld over deze contracten dan wordt ook op de loonstrook deze uitruil per contract getoond. Als dit niet gewenst is kan gebruik gemaakt worden van de (al langer bestaande) functionaliteit om in de Salarisstrook configuratie aan te geven dat componenten per werknemer samengevoegd moeten worden (onder Geavanceerde onderdelen)
Op basis van deze setting en de inrichting op de component zal op de loonstrook de component niet per contract maar gesommeerd weergegeven worden (alleen als de eventueel afgedrukte Prijs en Factor niet verschillend zijn).
De indicatie op de component (tabblad Verschijning) staat standaard aan:
Toepassing wettelijk minimumloon en wettelijk minimum vakantiegeld
Als voor een contract het minimumloon van toepassing is dan zal hiermee rekening gehouden worden bij het bepalen van de hoogte van de beschikbare bron salaris. Een uitruil met de bron salaris zal dan dus niet kunnen leiden tot een salaris onder het minimumloon.
Ook bij uitruil met als bron het vakantiegeld wordt rekening gehouden met het wettelijk minimum vakantiegeld (zijnde 8% van het minimumloon) als het minimumloon van toepassing is.
De controle op het wettelijk minimum vakantiegeld kan uitgezet worden in tabel 31000 Uitruil algemene instellingen:
Standaard staat deze instelling op Ja.
Eindafrekening doelen bij uitdienst
Wanneer het dienstverband beëindigd is en er is nog sprake van een restsaldo van bijvoorbeeld de fiets, dan zal dit restsaldo standaard in de laatste periode dat het dienstverband actief is, netto worden ingehouden.
Het is echter ook mogelijk om aan te geven dat eerst de bron vakantiegeld en/of extra uitkering moet(en) worden gebruikt alvorens een eventueel restant netto zal worden verrekend.
Dit kan in tabel 31000 Uitruil algemene instellingen worden ingesteld:
Standaard staat deze instelling uit.
Indien deze instelling aanstaat, dan zal eerst gekeken worden of er nog een vastgelegde toekomstige uitruil is met bron salaris, vakantiegeld of extra uitkering. Wanneer de eindafrekening van het vakantiegeld en/of extra uitkering plaatsvindt, zal ook de resterende uitruil plaatsvinden (rekening houdend met een eventueel minimum wettelijk vakantiegeld).
Het resterende saldo (dus datgene wat niet tegen salaris, vakantiegeld en/of extra uitkering uitgeruild wordt) zal direct netto worden ingehouden in de periode van uitdienst.
Eindafrekening doelen bij einde dienstverband wordt alleen gedaan als er in dezelfde periode geen ander dienstverband actief is.
Met component 3700 Blokkeer afrekening vak.geld en extra uitk. van alle contracten resp. 3710 Afrekenen vak.geld en extra uitk. van alle contracten wordt ook de eindafrekening van de doelen geblokkeerd dan wel afgedwongen. Een eventuele netto eindafrekening wordt gedaan op het laatste actieve contract in de periode.
De afrekening van een resterend saldo verlof wordt overigens niet netto gedaan maar middels de bron salaris.
Voorbeeld:
Voor de fiets is er nog een openstaand saldo van €1000,-. Er is een uitruiltransactie van €500,- vastgelegd in periode 01 om het vakantiegeld te gebruiken voor de aflossing van de fiets (dus €500,- op component 2020110 Bron vakantiegeld t.b.v. fiets). De werknemer gaat in maart uitdienst en ingericht is dat het vakantiegeld in de periode na uit dienst wordt afgerekend (in dit voorbeeld dus in april). Stel dat het uitbetaalde vakantiegeld in april €800,- is en dat het wettelijk minimum vakantiegeld dat uitbetaald zou moeten worden €350,- is.
Dit betekent dat in maart 1000 - (800 - 350) = €550,- netto zal worden ingehouden op component 2000160 Afrekenen fiets. In april zal €450,- worden uitgeruild tegen het vakantiegeld middels component 2020150 Bron vakantiegeld t.b.v. fiets.
Als er een vaste uitruil transactie (component 2xxyy20 Bron xx t.b.v. yy) aanwezig is in de periode van uitdienst dan zal de desbetreffende bron voor zover nodig en mogelijk (rekening houdend met minimum bedragen) gebruikt worden voor de eindafrekening. Dit is ongeacht de hoogte van de vastgelegde vaste uitruil transactie.
Voorbeeld:
Als er een vaste uitruil transactie is van €50,- met bron salaris en doel fiets (component 2010120 Bron salaris t.b.v. fiets) dan zal het resterende saldo van de fiets uitgeruild worden tegen het salaris.
Als er een vaste uitruil transactie is van €300,- met bron extra uitkering 1 en doel fiets (component 2110120 Bron extra uitkering 1 t.b.v. fiets) dan zal de volledige extra uitkering (voor zover nodig) worden aangewend voor de aflossing van de fiets.
Onvoldoende bron zal een netto inhouding in de periode van uit dienst tot gevolg hebben.
Blokkeren / afdwingen afrekening uitruil op alle contracten
Om de afrekening van alle uitruil te blokkeren dan wel af te dwingen zijn twee componenten beschikbaar:
|
Component |
Toelichting |
|---|---|
| 3750 Blokkeer afrekening uitruil van alle contracten | Door opgeven van een transactie op deze component (op een willekeurig contract) zal er geen afrekening van de uitruil plaatsvinden totdat er een transactie is op component 3760 Afrekenen uitruil op alle contracten. |
| 3760 Afrekenen uitruil op alle contracten | Door opgeven van een transactie op deze component (op een willekeurig contract) zal alle uitruil afgerekend worden. |
Gebruik bron Salaris en impact op uurloon, vakantiegeld en extra uitkering
Wanneer de bron salaris wordt gebruikt en de component 201yy50 Bron salaris t.b.v. yy is zodanig ingericht dat het grondslag is voor het uurloon, vakantiegeld en/of extra uitkering dan zal er een numerieke benadering plaatsvinden.
Dit is nodig omdat pas nadat het uurloon, vakantiegeld en extra uitkering bepaald zijn, duidelijk is hoeveel er met het salaris wordt uitgeruild. Maar dat heeft weer effect op de hoogte van het uurloon, vakantiegeld en/of extra uitkering.
Met een numerieke benadering wordt dit probleem opgelost door meerdere keren "te gokken" wat de uitruil met het salaris zal zijn, net zo lang totdat de "gok" overeenkomt met de berekende uitruil.
Gebruik doel Verlof
Wanneer het doel Verlof is, dan moeten de verloonde uren zoals gerapporteerd in de loonaangifte verlaagd worden in de periode dat de bron daadwerkelijk uitgeruild wordt voor verlof. De hoogte van het bedrag dat betaald moet worden voor de gekochte verlofuren wordt bepaald op het moment dat de uitruil ingediend wordt. Als het verlof in januari wordt aangevraagd dan zal het bedrag gebaseerd zijn op het uurloon in januari ook al vindt de uitruil met vakantiegeld in mei plaats.
Niet alleen de verloonde uren zoals gerapporteerd in de loonaangifte maar ook diverse deeltijdfactoren worden aangepast door de gekochte uren.
Deze aanpassingen moeten gedaan worden in de periode dat de uitruil plaatsvindt. De hoogte van de daadwerkelijk uitgeruilde verlofuren is afhankelijk van de hoogte van de bron. Als er niet genoeg bron aanwezig is zal er minder verlof gekocht worden (wat overigens zal leiden tot een rapportagecomponent 2xx0760 Onvoldoende xx t.b.v. verlof of 2xx0770 Onvoldoende xx t.b.v. verlof, doorgeschoven naar volgende periode). Het aantal verkochte uren kan echter de hoogte van de bron beïnvloeden. Met een numerieke benadering wordt dit probleem opgelost door meerdere keren "te gokken" wat de uitgeruilde verlofuren zijn, net zo lang totdat de "gok" overeenkomt met de berekende uitruil.
Zoals hiervoor aangegeven wordt de prijs van een verlofuur bepaald op het moment dat het verlof aangevraagd wordt, niet wanneer de daadwerkelijke uitruil plaatsvindt. Dit geldt ook als m.b.v. component 2000710 Saldo verlof het saldo wordt gecreëerd en met bijvoorbeeld vast component 2010720 Bron salaris t.b.v. verlof periodiek een aantal uur wordt betaald. De prijs bij de uitruil transactie wordt bepaald door het resterende saldo bedrag te delen door het aantal nog uit te ruilen verlofuren. Mocht er dus op verschillende momenten verlof gekocht zijn tegen verschillende tarieven, dan zal de uitruil gedaan worden tegen het gemiddelde tarief van het (resterende) saldo verlof.
Wanneer gekocht verlof uitgeruild wordt tegen het salaris, dan wordt de hoogte van de bron salaris niet beperkt door het wettelijk minimum salaris. Dit komt omdat het kopen van verlofuren ook het minimumloon verlaagt.
De eindafrekening van verlof (voor zover er geen andere bronnen zijn aangegeven) wordt vanuit de bron salaris gedaan en niet als netto inhouding.
Rapportages
Uitruil arbeidsvoorwaarden saldo
Bevat een overzicht van alle openstaande saldo's:
|
Component |
Toelichting |
|---|---|
| 200yy80 Saldo yy | Bevat het restbedrag van het doel. |
In sommige gevallen wordt een bedrag 0 op het rapport getoond (i.p.v. geen bedrag). Dit komt omdat de registratie van het saldo op contract niveau gebeurt en het rapport op werknemer niveau is en er situaties zijn dat het saldo is opgevoerd op contract 1 maar afgelost op contract 2. De som is dan 0.
Er worden alleen saldo's bijgehouden als er ook een daadwerkelijke "schuld" is zoals dat bijvoorbeeld bij de aanschaf van de fiets of aankoop van verlof is. Als een doel is ingericht als Inhouding bron zal leiden tot uitbetaling doel in de kolom Vastlegging in tabel 31010 Uitruil doelen, dan wordt er geen saldo bijgehouden omdat alleen netto uitbetaald zal worden wat ook daadwerkelijk uitgeruild wordt met de bron.
Uitruil arbeidsvoorwaarden waarschuwingen
Onderstaande waarschuwingscomponenten worden aangemaakt en getoond in het overzicht Uitruil arbeidsvoorwaarden waarschuwingen.
|
Component |
Toelichting |
|---|---|
| 200yy90 Resterend saldo yy zonder gedefinieerde uitruil |
Deze rapportage component geeft aan dat er nog saldo resteert terwijl er geen aflossing meer op plaatsvindt. Deze controle vindt alleen plaats wanneer de Flex benefits module niet in gebruik is omdat bij gebruik van de Flex benefits module de uitruil transactie altijd pas gemaakt wordt in de periode dat de uitruil ook daadwerkelijk gedaan wordt en dus in alle andere periodes dit signaal altijd gegeven zou worden. Er wordt niet gecontroleerd of de opgegeven hoogte van de uitruil voldoende is voor de aflossing van de schuld, de component wordt pas aangemaakt zodra er helemaal geen aflossing meer gedefinieerd is. De gerapporteerde waarde bevat de restschuld. |
| 2xxyy60 Onvoldoende xx t.b.v. yy |
Deze rapportage component wordt aangemaakt als er onvoldoende bron aanwezig is t.b.v. het doel. De uitruil wordt niet automatisch verplaatst naar de volgende periode. Zie voor nadere toelichting paragraaf Werkwijze wanneer er onvoldoende bron is voor de opgegeven uitruil. De gerapporteerde waarde bevat het bedrag wat niet uitgeruild is. |
| 2xxyy70 Onvoldoende xx t.b.v. yy, verplaatst naar volgende periode |
Deze rapportage component wordt aangemaakt als er onvoldoende bron aanwezig is t.b.v. het doel. De uitruil wordt automatisch verplaatst naar de volgende periode. Zie voor nadere toelichting paragraaf Werkwijze wanneer er onvoldoende bron is voor de opgegeven uitruil. De gerapporteerde waarde bevat het bedrag dat naar een volgende periode doorgeschoven is. |
| 2xxyy80 Bron xx t.b.v. yy is met TWK verhoogd |
Deze rapportage component wordt aangemaakt als er met TWK een hogere uitruil gedaan wordt. Het is in principe niet toegestaan om met reeds uitbetaald loon een uitruil te doen. Gerapporteerd wordt de nieuw opgegeven waarde. Deze rapportage component wordt alleen aangemaakt als de uitruil verhoogd is zonder dat de bron verhoogd is. |
| 2xx0390 Onvoldoende fiscale ruimte t.b.v. uitruil xx voor aanvullende reiskostenvergoeding |
Deze rapportage component wordt aangemaakt als er onvoldoende fiscale ruimte is om de opgegeven uitruil van de bron voor aanvullende reiskostenvergoeding te doen. Als er bijvoorbeeld aangegeven is om €100,- van de extra uitkering uit te ruilen voor een aanvullende reiskostenvergoeding maar er is maar €60,- aan fiscale ruimte, dan zal deze rapportage component aangemaakt worden met een bedrag van €40,- |
Journalisering
Onderstaande componenten (voor zover de doelen ook gebruikt worden) dienen gejournaliseerd te worden:
|
Component |
Toelichting |
|---|---|
| 200yy30 Uitbetaling yy |
Te gebruiken voor de netto uitbetaling van het doel wanneer de werknemer het doel zelf heeft aangeschaft. Voor aanvullende reiskostenvergoeding: Te gebruiken voor de netto uitbetaling van de aanvullende reiskostenvergoeding i.v.m. uitruil fiscale ruimte. |
| 200yy60 Afrekenen yy | Netto inhouding van het restant saldo wanneer het dienstverband beëindigd is. |
| 2xxyy50 Bron xx t.b.v. yy | De daadwerkelijke inhouding op de bron t.b.v het doel o.b.v. een eventuele maximering en ingerichte volgorde waarin de doelen verwerkt moeten worden. |
Module Flex benefits
De Flex benefits module is nog niet beschikbaar. Zodra die beschikbaar komt en je die ook gaat gebruiken, dan dient dit in tabel 31000 Uitruil algemene instellingen aangegeven te worden.
Dit zorgt ervoor dat onderstaande componenten zullen worden aangemaakt voor alle bronnen die in gebruik zijn. Het geeft de reservering van het vakantiegeld en extra uitkering weer die als bron gebruikt kunnen worden in Flex benefits.
|
Component |
Toelichting |
|---|---|
| 2xx0020 Opbouw bron xx | Bevat het bedrag waarmee deze periode de bron is verhoogd (of verlaagd). |
| 2xx0030 Totaal bron xx | Bevat het totaalbedrag van de bron tot en met deze periode. |
Daarnaast zullen bij gebruik van de Flex benefits module de rapportage componenten 200yy90 Resterend saldo yy zonder gedefinieerde uitruil niet aangemaakt worden omdat deze dan (bijna) altijd aangemaakt zou worden omdat er alleen van variabele uitruiltransacties gebruik gemaakt wordt en die altijd in de periode van uitruil aangemaakt worden (dus er vaak geen aanwezige uitruil transactie is).
Actie
- Alleen als je deze functionaliteit wilt gaan gebruiken dan dient dit conform bovenstaande beschrijving ingericht te worden.
- Maak je gebruik van de reeds bestaande componenten voor het uitruilen van vakbondscontributie of voor het kopen van verlof lees dan in de volgende paragraaf Bestaande componenten vervangen hoe je deze kunt vervangen voor de nieuwe componenten.
Bestaande componenten vervangen
Door de introductie van deze nieuwe uitruil functionaliteit zijn de bestaande uitruil componenten nog wel te gebruiken, maar het is beter deze aan te passen naar de nieuwe component. Systeem technisch is het niet mogelijk deze componenten onder te brengen in de nieuwe functionaliteit.
Het gaat om de componenten:
- 42300 Inhouding vakbondscontributie
- 42310 Uitruil vakbondscontributie
- 84330 Vergoeding vakbondscontributie
- 42950 Verlof kopen (bron salaris)
- 42960 Verlof kopen (bron eindejaarsuitkering)
- 42970 Verlof kopen (bron vakantiegeld)
Vakbondscontributie
In het systeem zijn op dit moment diverse componenten t.b.v. uitruil vakbondscontributie aanwezig. Het is aan te raden in het vervolg gebruik te gaan maken van de nieuwe Bron xx t.b.v. vakbondscontributie componenten.
Ook kan het mogelijk zijn dat je voor de uitruil van de vakbondscontributie eigen componenten hebt aangemaakt. Ook hiervoor raden wij aan deze componenten te vervangen door de nieuwe Bron xx t.b.v. vakbondscontributie componenten.
Het voordeel van de nieuwe componenten is dat je de nieuwe componenten kunt invoeren wanneer je wilt. De uitruil zal vervolgens plaatsvinden op het moment dat de bron tot uitbetaling komt. Daarnaast is het mogelijk een prioritering aan te brengen in de volgorde waarin de uitruilen met de bron zullen plaatsvinden. Tevens zal middels het gebruik van de nieuwe componenten alles op de juiste wijze worden gerapporteerd in de loonaangifte.
Werkwijze
- Stap 1 Voor het in gebruik nemen van de nieuwe functionaliteit moet in tabel 31010 Uitruil doelen in kolom Prioriteit voor het doel Vakbondscontributie de Prioriteit worden ingesteld. Voor meer informatie zie Prioriteitsvolgorde van doelen
- Stap 2 Journaliseer de uitruil componenten 2xx0250 Bron xx t.b.v. vakbondscontributie en 2000230 Uitbetaling vakbondscontributie
- Stap 3 Vervang overal waar nodig de oude component door de nieuwe component. Dit kan bijvoorbeeld in de declaratiemodule zijn. Zie een beschrijving hiervan in paragraaf Aanpassen vakbondscontributie component in de declaratiemodule
Hieronder in de tabel een overzicht van de oude componenten en de daarvoor bestemde nieuwe componenten:
| Oude componenten | Nieuwe componenten | ||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Overzicht met oude vakbondscontributie componenten:
In plaats van één van deze componenten kan het ook een eigen aangemaakt component t.b.v. vakbondscontributie zijn. Ook daarvan is het goed deze aan te passen naar één van de nieuwe componenten. |
Wanneer je één van deze componenten gebruikt dan kun je deze vervangen door één van de volgende vastlegging bron componenten:
Op de hiervoor genoemde componenten wordt de uitruil vastgelegd. De daadwerkelijke uitruil zal dan plaatvinden middels de volgende componenten:
De inhouding op de bron zal plaatsvinden middels component:
Let op: Journaliseer deze componenten
De uitbetaling zal plaatvinden op component:
Let op: Journaliseer dit component |
Aanpassen vakbondscontributie component in de declaratiemodule
Heb je één van deze componenten in de declaratiemodule ingericht staan dan kun je deze op de volgende manier wijzigen:
Ga naar Declaraties → Onderhoud → Items en selecteer daar het declaratie item waarmee de vakbondscontributie kan worden gedeclareerd.
Geef vervolgens bij Versie → Ingangsdatum de datum in waarop het nieuwe component van toepassing is en selecteer vervolgens het van toepassing zijnde Bron xx t.b.v. vakbondscontributie component.
Is het bijvoorbeeld de bedoeling dat de vakbondscontributie wordt uitgeruild met de eindejaarsuitkering en de eindejaarsuitkering is ingericht op Extra uitkering 1 dan selecteer je hier component 2110210 Bron extra uitkering 1 t.b.v. vakbondscontributie.
In de afbeelding moet dus component 84330 Vergoeding vakbondscontributie vervangen worden door 2110210 Bron extra uitkering 1 t.b.v. vakbondscontributie.
Het voordeel van de nieuwe componenten is dat je de nieuwe componenten kunt invoeren wanneer je wilt. De uitruil zal vervolgens plaatsvinden op het moment dat de bron tot uitbetaling komt. Tevens zal middels het gebruik van de nieuwe componenten alles op de juiste wijze worden gerapporteerd in de loonaangifte.
Verlof kopen
In het systeem zijn op dit moment drie componenten t.b.v. kopen verlof aanwezig. Het is aan te raden in het vervolg gebruik te gaan maken van de nieuwe Bron xx t.b.v. verlof componenten.
Ook kan het mogelijk zijn dat je voor het kopen van verlof eigen componenten hebt aangemaakt. Ook hiervoor raden wij aan deze componenten te vervangen door de nieuwe Bron xx t.b.v. verlof componenten.
Het voordeel van de nieuwe componenten is dat je de nieuwe componenten kunt invoeren wanneer je wilt. De uitruil zal vervolgens plaats vinden op het moment dat de bron tot uitbetaling komt. Daarnaast is het mogelijk een prioritering aan te brengen in de volgorde waarin de uitruilen met de bron zullen plaatsvinden. Tevens zal middels het gebruik van de nieuwe componenten alles op de juiste wijze worden gerapporteerd in de loonaangifte.
Werkwijze
- Stap 1 Voor het in gebruik nemen van de nieuwe functionaliteit moet in tabel 31010 Uitruil doelen in kolom Prioriteit voor het doel Verlof de Prioriteit worden ingesteld. Voor meer informatie zie Prioriteitsvolgorde van doelen
- Stap 2 Journaliseer de uitruil componenten 2xx0750 Bron xx t.b.v. verlof
- Stap 3 Vervang overal waar nodig de oude component door de nieuwe component. Dit kan bijvoorbeeld in de declaratiemodule zijn. Zie een beschrijving hiervan bij Aanpassen Verlof kopen component in de verlof module
Hieronder in de tabel een overzicht van de oude componenten en de daarvoor bestemde nieuwe componenten:
| Oude componenten | Nieuwe componenten | ||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Overzicht met oude verlof kopen componenten:
|
Wanneer je één van deze componenten gebruikt dan kun je deze vervangen door één van de volgende vastlegging bron componenten:
Op de hiervoor genoemde componenten wordt de uitruil vastgelegd. De daadwerkelijke uitruil zal dan plaatvinden middels de volgende componenten:
Let op: Journaliseer deze componenten |
Aanpassen Verlof kopen component in de verlof module
Gebruik je nu één van de bestaande Verlof kopen componenten in een omwisselregel in de Verlofmodule dan kun je die als volgt aanpassen:
Ga naar Verlof → Onderhoud → Omwisselregels en selecteer daar de omwisselregel waarmee verlof kan worden gekocht.
Geef vervolgens bij Ingangsdatum de datum in waarop het nieuwe component van toepassing is en selecteer vervolgens het van toepassing zijnde Bron xx t.b.v. verlof component.
In de afbeelding moet dus component 42950 Verlof kopen (bron salaris) vervangen worden door bijvoorbeeld 2020710 Bron vakantiegeld t.b.v. verlof.
Branche Onderwijs - Automatische betaling voor afdrachten
Het is reeds mogelijk om salarissen automatisch (online) te betalen, via een directe bankkoppeling. Wij ondersteunen nu ook de automatische betaling van afdrachten.
Inrichting
Er is geen inrichting specifiek voor de automatische betaling van afdrachten. Gebruik de bestaande inrichtingsmogelijkheden voor afdrachten en automatische betaling van salarissen
- Zie 4.1.1 in Release-notes-tussentijdse-release-Visma-net-Payroll-v188.
- Zie de community.visma.com voor informatie over automatisch betalen vanuit Visma.net Payroll
Beperkingen
- Salarissen en afdrachten kunnen alleen op gelijke wijze betaald worden: of beide via de automatische bankkoppeling of beide handmatig (middels een SEPA-bestand)
- Automatische betaling van afdrachten is voorlopig alleen beschikbaar voor de onderwijsmarkt.
Werkwijze
- Wanneer de loonaangifte en pensioenaangifte geaccepteerd zijn, kun je de afdracht betalingen naar de bank verzenden
- Wanneer de betalingen goedgekeurd zijn in de bankapplicatie, kun je de afdrachten bevestigen. Annuleren is hierna niet meer mogelijk.
Actie
Zie hiervoor bij Werkwijze de stappen die genomen moeten worden om een betaling van afdrachten te verwerken.
Wijzigingen in bestaande inrichting
Niet van toepassing
Opgeloste fouten
Reiskostenvergoeding o.b.v. KM declaraties soms foutief wanneer de transactie een datum in vorig jaar heeft
Per dit jaar (release notes 186 d.d. 2021-12-16) is de functionaliteit m.b.t. KM declaraties gewijzigd. Als er in 2022 KM transacties werden verwerkt met een transactie datum in 2021 dan werden de berekeningen niet altijd correct uitgevoerd (bijvoorbeeld de fiscale ruimte werd incorrect bepaald).
Dit is hersteld per 2022-01 en kan derhalve TWK correcties tot gevolg hebben.
Actie
- Je hoeft zelf geen verdere actie te ondernemen.
Het jaarinkomen werd met TWK onverwacht op 0 gezet
Het jaarinkomen bijzonder tarief werd met TWK onverwacht op 0 gezet. Dit gebeurde na het met TWK toevoegen van een ander contract met een latere einddatum.
Dit is hersteld per 2022-01 en kan derhalve TWK correcties in de eerste periode van het jaar tot gevolg hebben.
Actie
- Je hoeft zelf geen verdere actie te ondernemen.
Wijzigingen in cao-inrichting
Cao VVT
De cao VVT wordt vernieuwd. Als gevolg van de salariswijzigingen per 1 maart 2022 bedraagt het maximum uurloon ORT per 1 maart 2022 € 18,30. Dit is aangepast in tabel 50320 Uurlonen. Deze wijziging kan twk's veroorzaken.
Het uurloon uit tabel 50320 Uurlonen wordt uitsluitend gebruikt wanneer er toevoegingen op het uurloon zijn. In alle andere gevallen zal het gemaximeerde ORT uurloon gebruikt worden zoals dat in Visma.net HRM is ingericht. Vergeet dus niet om ook de uurlonen in Visma.net HRM aan te passen.
Aangezien het onderhandelingsresultaat pas op 4 april 2022 definitief is geworden, hebben we nog niet alle wijzigingen kunnen doorvoeren. In volgende releases kun je dan ook wijzigingen verwachten voor onder andere reiskosten (per 1 januari 2022 en per 1 juli 2022) en bereikbaarheidsdienstvergoeding. Houd hiervoor de releasenotes in de gaten.
Actie
De salarisschalen en uurlonen in Visma.net HRM worden door ons niet onderhouden. Je zult zelf de salarisbedragen en uurlonen in Visma.net aan moeten passen.
Over Visma | Raet
Copyright 2019 Visma Community. All right reserved.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika