2018-2019 Veelgestelde vragen Jaarovergang

[#1]

• Hoe sluit ik het jaar 2018 af?
• Hoe kan ik jaaropgaven afroepen?
• Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast?
• Loonkostenvoordeel - Lage Inkomens Voordeel
• Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren?
• Sectorrisicogroep
• Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend?
• Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen?

Hoe sluit ik het jaar 2018 af?

Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra u de eerste verwerking van het nieuwe jaar heeft opgestart.

Let op

Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kunt u geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren.

Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten

Houd bij een aanvullende verwerking rekening met het volgende. Als de laatste periode is afgesloten, is het standaard niet meer mogelijk bepaalde gegevens te wijzigen. Welke gegevens dit zijn, ziet u in het betreffende invoerscherm. Hierin is de inhoud van deze gegevensvelden lichtgrijs. Om deze blokkade op te heffen, voert u een voorlopige aanvullende verwerking uit. Daarna kunt u het betreffende veld muteren. Dit geldt overigens niet voor alle invoervelden.

Let op
Een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking.

Uiterste aangiftedatum
Voor alle periodiciteiten geldt dat de uiterste aangiftedatum 31-01-2019 is. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2018 door de Belastingdienst zijn ontvangen.

Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, is het advies om uiterlijk 25 januari 2019 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2018 uit te voeren. 

Uitleg over de manier waarop u correcties over voorgaande jaren kunt doorvoeren, vindt u verderop in dit document in het onderwerp Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen? 

Let op
Conform de voorschriften van de Belastingdienst moeten bepaalde verrekeningen zoals de Fiscale correctie lease auto en de toepassing van de 30% Regeling, ook daadwerkelijk worden verwerkt in het jaar 2018. Als u na de eerste verwerking van periode 2019-01 constateert dat er nog mutaties over 2018 moeten plaatsvinden, kunt u dit alleen doen door handmatig correcties door te voeren in de loonaangifte.

• Handmatige correcties voor 2018 rechtstreeks in Loonaangifte.
• Handmatig vervaardigen van een gecorrigeerde jaaropgave.

Hoe kan ik jaaropgaven afroepen?

Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra u 2018 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kunt u zelf bepalen wanneer u de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt.

Let op: controleer de instellingen voordat u de jaaropgave opvraagt.           

• Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraagt u de jaaropgaven per bedrijf aan. Zorg ervoor dat u de jaaropgaven pas afroept als u er zeker van bent dat u geen aanvullende verwerking over 2018 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen.
  Let op dat u bij het opvragen het juiste jaar afroept.
• Via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven legt u vast hoe u de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat u de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als u voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen.
  Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven.
• Via het scherm Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) kunt u in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kunt u per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode.
• Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage selecteert u het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren.
  Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteert u ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen.
  Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, ziet u die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, ziet u de default inrichting die u hebt vastgelegd via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven.
  
• Als u alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kunt u het beste het mutatieverslag gebruiken.
• Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2018, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven.

Salarisdossier

Maakt u gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden voor u de volgende aandachtspunten:

1. Controleer eventuele afwijkingen op medewerker niveau. Dit doet u via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage: gegevenselement Jaaropgaven afdrukken.
2. De jaaropgaven worden pas in het Salarisdossier geplaatst nadat u via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven heeft aangevraagd.
3. In uitzonderingsgevallen kunt u er in het Salarisdossier voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In Salarisdossier kunt u op medewerker niveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren.

Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast?

De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Controleoverzichten > Overzicht bedrijfsinrichting > Referentietabellen kunt u de inrichting van de eigen regelingen controleren.

Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen
Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Raet ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Raet verwerkt. Wij informeren u hierover via Youforce.

Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen
Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kunt u zelf uitvoeren via Beheer > Inrichting > Referentietabellen. 

Klik hier om de instructie voor het wijzigen van de referentietabel voor pensioenen te bekijken.

Loonkostenvoordeel - Lage Inkomens Voordeel

Voordat u de eerste verwerking van 2019 laat uitvoeren, moet u eerst de verloonde uren 2018 controleren, zodat de Belastingdienst het loonkostenvoordeel, zoals Lage Inkomens Voordeel (LIV) correct kan vaststellen. 

U kunt de verloonde uren als volgt opvragen:

• Ga naar Rapporten > Controleoverzichten > Payrollelementen.
• Selecteer bij Salarisverwerkingen de periode 2018-12 of 2018-13 en selecteer het element Aantal verloonde uren.
• Klik op Rapport uitvoeren en bekijk het rapport via Mijn rapporten.

In de grondslag Uren loonaangifte kunt u nakijken welke elementen in de grondslag verloonde uren zijn opgenomen.

Meer informatie

Zie ook het document Verloonde uren en LIV op ons portaal bij Publicaties > paneel HR Core Business of paneel Payroll Business > HR Core Business en Payroll Business - Productinformatie onder de kop Algemeen. 

Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren?

De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen:

• Premiedeel WGA
• Premiedeel ZW-flex

De premiepercentages kunt u invoeren in het scherm: Bedrijf > Interfaces > Gegevens UWV.

De premies ontvangt u van de Belastingdienst.

Sectorrisicogroep

De premie voor de sectorrisicogroep wordt door Raet ingericht. Controleer of de juiste sectorrisicogroep wordt toegepast. Als u voor 2018 een onjuiste sectorrisicogroep heeft toegepast, moet u dit nog dit jaar corrigeren.

Als u gebruik maakt van een onjuiste sectorrisicogroep, kunt u een request indienen met opgave van de juiste sectorrisicogroep. De Servicedesk kan de aangegeven sectorrisiocgroep aan u beschikbaar stellen. Ook kan de Servicedesk u informeren over de manier waarop u correcties kunt verwerken.

Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend?

Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast:

• als Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat - scherm Loonheffingen.
• als Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd - scherm Loonheffingen.

Rapport opvragen voor controle

Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage vraagt u gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op.

Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen om zo te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden.

Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen?

• Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kunt u naar vewachting vanaf februari 2019 inzenden naar de Belastingdienst.
• Heeft u de salarisverwerking voor de laatste periode van 2018 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kunt u eventuele correctieberichten komend uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2018 pas vanaf februari 2019 inzenden.
• Als u verwacht dat u aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2018, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2018 totdat u zeker weet dat u het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2019 gaat openen.

Publishing Date : 10/1/2019