Kennisbank Youforce API & bestandsuitwisseling

Status  De Bestandsuitwisseling module is nu “Algemeen Beschikbaar” voor VIPS Disbursements gebruikers. Dit betekent dat je zelf de autorisatie kunt toekennen in Autorisatiebeheer. Bestandsuitwisseling is de vervanger van handmatig Zenden/Ontvangen met IBU. Vanaf vandaag zal de applicatie Bestandsuitwisseling standaard beschikbaar zijn in Autorisatiebeheer. In Autorisatiebeheer kan de beheerder rechten geven voor de verschillende bestandstypes aan de desbetreffende gebruikers.  Heb je nog geen toegang tot Autorisatiebeheer? Dien een ticket in bij Jira Support en vermeld daarin de gebruikers die toegang moeten krijgen tot Autorisatiebeheer. Wij zullen er dan voor zorgen dat deze gebruikers worden toegevoegd.    Wat je moet doen Ken in Autorisatiebeheer de juiste (onderstaande) rechten toe aan je gebruikers aan de hand van de volgende stappen.    NOOT: Indien je nog niet bekend bent met Autorisatiebeheer kun je hier lezen hoe je Autorisatiebeheer kunt gebruiken.     Stap 1: Maak een nieuwe Autorisatie aan, door in het startscherm van Autorisatiebeheer op ‘Autorisatie toevoegen’ te klikken. Vul de naam in voor de nieuwe Autorisatie en ken vervolgens de nieuwe Autorisatie toe aan ‘Alle gebruikers’ of ‘Specifieke gebruikers’. Voeg de applicatie Bestandsuitwisseling toe aan de  nieuwe Autorisatie met de volgende rechten: Toegang tot Bestandsuitwisseling Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling Met deze rechten hebben de gebruikers, aan wie de nieuwe Autorisatie is toegekend, toegang tot Bestandsuitwisseling, maar alleen voor de  testbestanden en nog geen rechten voor applicatie specifieke bestanden. Stap 2: Voeg alle gewenste applicaties en hun specifieke rechten toe aan de juiste autorisatiegroepen. Hierbij is het mogelijk om aan één Autorisatie meerdere applicaties inclusief bijbehorende rechten te koppelen:   Betaalmanager Betaalbestanden aangemaakt vanuit P&B Core: Ontvang opdrachten van Betaalmanager VIPS Disbursements Ontvang downloads van Betaalmanager VIPS Disbursements Betaalbestanden aangemaakt vanuit Payroll Gemal: Ontvang downloads van Betaalmanager Gemal Ontvang opdrachten van Betaalmanager Gemal   VIPS Disbursements (P&B Core) Zend bestanden naar VIPS Disbursements Ontvang bestanden van VIPS Disbursements   Payroll Gemal Direct Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct   Payroll Gemal Direct Zenden Zend EHRM bestanden naar Payroll Gemal Direct Zend WIG Integratiebestanden naar Payroll Gemal Direct   Salarisdossier Gemal Ontvang bestanden van Salarisdossier Gemal Stap 3. Autoriseer ook je gebruikers die reeds gebruik maken van Bestandsuitwisseling Stap 4. Aanvullend dient in de applicaties ‘Betaalmanager’ en ‘Payroll Gemal’ te worden ingesteld dat de bestanden verstuurd worden naar BestandsuitwisselingI in plaats van naar Zenden & Ontvangen. Een overzicht van de acties per applicatie staan op deze community pagina.   Stap 5. De laatste stap is het toekennen van de ‘Bestandsuitwisseling’ -tegel aan de geautoriseerde gebruikers via Toegangsbeheer. Hiermee wordt de tegel ‘Bestandsuitwisseling’ op de Youforce Desktop zichtbaar.     Extra informatie Gebruikers moeten zich aanmelden via het nieuwe inloggen om gebruik te kunnen maken van Bestandsuitwisseling. Bestanden kunnen gedurende 1 maand worden opgehaald/ontvangen. Bestanden kunnen gedurende 1 maand zo nodig meerdere malen worden ontvangen. 1 maand na inzenden worden bestanden verplaatst naar een archief en zijn dan niet meer zichtbaar in Bestandsuitwisseling. Tot 90 dagen na inzenden van een bestand kan het bestand nog door het indienen van een 4Me aanvraag beschikbaar worden gesteld in Bestandsuitwisseling. Bij verzenden van bestanden wordt er een kopie van de te verzenden bestanden verstuurd. Het verzonden bestand blijft lokaal beschikbaar. Ontvangen bestanden worden opgeslagen in de Download directory die in je browser is geconfigureerd. De Nederlandse taal wordt ondersteund. De gebruikte taal volgt de keuze die je bij de persoonlijke instellingen in Mijn Youforce hebt gemaakt. Het is mogelijk om tegelijkertijd meerdere bestanden te ontvangen. Zie Release-opmerkingen Bestandsuitwisseling update 16-10-2023.   Aan de volgende onderwerpen wordt op dit moment gewerkt. We zullen je hier op de community op de hoogte houden van de voortgang: Op dit moment wordt nog niet geregistreerd wie een bestand heeft ingezonden of ontvangen. Deze informatie is dus nog niet terug te zien in de betreffende schermen

Status  De Bestandsuitwisseling module is nu “Algemeen Beschikbaar” voor HR Core Education gebruikers. Dit betekent dat je zelf de autorisatie kunt toekennen in Autorisatiebeheer. Bestandsuitwisseling is de vervanger van handmatig Zenden/Ontvangen met IBU.   Vanaf vandaag zal de applicatie Bestandsuitwisseling standaard beschikbaar zijn in Autorisatiebeheer. In Autorisatiebeheer kan de beheerder rechten geven voor de verschillende bestandstypes aan de desbetreffende gebruikers.    Heb je nog geen toegang tot Autorisatiebeheer? Dien een ticket in bij 4Me en vermeld daarin de gebruikers die toegang moeten krijgen tot Autorisatiebeheer. Wij zullen er dan voor zorgen dat deze gebruikers worden toegevoegd.    Wat je moet doen Ken in Autorisatiebeheer de juiste (onderstaande) rechten toe aan je gebruikers aan de hand van de volgende stappen.    NOOT: Indien je nog niet bekend bent met Autorisatiebeheer kun je hier lezen hoe je Autorisatiebeheer kunt gebruiken. Stap 1: Maak een nieuwe Autorisatie aan, door in het startscherm van Autorisatiebeheer op ‘Autorisatie toevoegen’ te klikken. Vul de naam in voor de nieuwe Autorisatie en ken vervolgens de nieuwe Autorisatie toe aan ‘Alle gebruikers’ of ‘Specifieke gebruikers’. Voeg de applicatie Bestandsuitwisseling toe aan de  nieuwe Autorisatie met de volgende rechten: Toegang tot Bestandsuitwisseling Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling Met deze rechten hebben de gebruikers, aan wie de nieuwe Autorisatie is toegekend, toegang tot Bestandsuitwisseling, maar alleen voor de  testbestanden en nog geen rechten voor applicatie specifieke bestanden.   Stap 2: Voeg alle gewenste applicaties en hun specifieke rechten toe aan de juiste autorisatiegroepen. Hierbij is het mogelijk om aan één Autorisatie meerdere applicaties inclusief bijbehorende rechten te koppelen: HR Core Education   Zend aktes naar MI Education Zend bulk bestanden naar HR Core Education Ontvang declaratiebestanden van HR Core Education Ontvang aktes van MI Education Ontvang datafeed bestanden van MI Education   Betaalmanager Ontvang downloads van Betaalmanager Gemal Ontvang opdrachten van Betaalmanager Gemal   Payroll Gemal Direct Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct   Payroll Gemal Direct Zenden   Zend WIG Integratiebestanden naar Payroll Gemal Direct   Personeelsdossier Zend bestanden naar Personeelsdossier Ontvang bestanden van Personeelsdossier Salarisdossier Gemal Ontvang bestanden van Salarisdossier Gemal Youforce Account Beheer  Zend XSSO bestanden naar Gebruikersbeheer Stap 3. Controleer of alle gebruikers, die toegang moeten hebben tot Bestandsuitwisseling, toegevoegd zijn aan deze autorisatie. Dit kan per gebruiker of via het rapport.  Stap 4. Aanvullend dient in de applicaties ‘Betaalmanager’ en ‘Payroll Gemal Direct’ te worden ingesteld dat de bestanden verstuurd worden naar Bestandsuitwisseling in plaats van naar Zenden en Ontvangen. Een overzicht van de acties per applicatie staan op deze community pagina . Stap 5. Bestandsuitwisseling is op dit moment beschikbaar in Mijn Youforce, maar kan ook worden bereikt via de "Bestandsuitwisseling" -tegel op de Youforce Desktop. In dat laatste geval moet de tegel wel worden geautoriseerd via Toegangsbeheer.    Extra informatie   Gebruikers moeten zich aanmelden via het nieuwe inloggen om gebruik te kunnen maken van Bestandsuitwisseling. Bestanden kunnen gedurende 1 maand worden opgehaald/ontvangen. Bestanden kunnen gedurende 1 maand zo nodig meerdere malen worden ontvangen. 1 maand na inzenden worden bestanden verplaatst naar een archief en zijn dan niet meer zichtbaar in Bestandsuitwisseling. Tot 90 dagen na inzenden van een bestand kan het bestand nog door het indienen van een 4Me aanvraag beschikbaar worden gesteld in Bestandsuitwisseling. Bij verzenden van bestanden wordt er een kopie van de te verzenden bestanden verstuurd. Het verzonden bestand blijft lokaal beschikbaar. Ontvangen bestanden worden opgeslagen in de Download directory die in je browser is geconfigureerd. De Nederlandse taal wordt ondersteund. De gebruikte taal volgt de keuze die je bij de persoonlijke instellingen in Mijn Youforce hebt gemaakt. Het is mogelijk om tegelijkertijd meerdere bestanden te ontvangen. Zie Release-opmerkingen Bestandsuitwisseling update 16-10-2023.   Aan de volgende onderwerpen wordt op dit moment gewerkt. We zullen je hier op de community op de hoogte houden van de voortgang: Op dit moment wordt nog niet geregistreerd wie een bestand heeft ingezonden of ontvangen. Deze informatie is dus nog niet terug te zien in de betreffende schermen Kennisartikelen Zenden en Ontvangen met de IBU stopt Youforce-bestanden koppelen aan Bestandsuitwisseling.   Hoe Bestandsuitwisseling testen met dummy-bestanden Releases voor bestandsuitwisseling

Status  De Bestandsuitwisseling module is nu “Algemeen Beschikbaar” voor Payroll Only gebruikers. Dit betekent dat je zelf de autorisatie kunt toekennen in Autorisatiebeheer. Bestandsuitwisseling is de vervanger van handmatig Zenden/Ontvangen met IBU.   Vanaf vandaag zal de applicatie Bestandsuitwisseling standaard beschikbaar zijn in Autorisatiebeheer. In Autorisatiebeheer kan de beheerder rechten geven voor de verschillende bestandstypes aan de desbetreffende gebruikers.    Heb je nog geen toegang tot Autorisatiebeheer? Dien een ticket in bij 4Me en vermeld daarin de gebruikers die toegang moeten krijgen tot Autorisatiebeheer. Wij zullen er dan voor zorgen dat deze gebruikers worden toegevoegd.    Wat je moet doen Ken in Autorisatiebeheer de juiste (onderstaande) rechten toe aan je gebruikers aan de hand van de volgende stappen.    NOOT: Indien je nog niet bekend bent met Autorisatiebeheer kun je hier lezen hoe je Autorisatiebeheer kunt gebruiken.   Stap 1: Maak een nieuwe Autorisatie aan, door in het startscherm van Autorisatiebeheer op ‘Autorisatie toevoegen’ te klikken. Vul de naam in voor de nieuwe Autorisatie en ken vervolgens de nieuwe Autorisatie toe aan ‘Alle gebruikers’ of ‘Specifieke gebruikers’. Voeg de applicatie Bestandsuitwisseling toe aan de  nieuwe Autorisatie met de volgende rechten: Toegang tot Bestandsuitwisseling Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling Met deze rechten hebben de gebruikers, aan wie de nieuwe Autorisatie is toegekend, toegang tot Bestandsuitwisseling, maar alleen voor de  testbestanden en nog geen rechten voor applicatie specifieke bestanden.   Stap 2: Voeg alle gewenste applicaties en hun specifieke rechten toe aan de juiste autorisatiegroepen. Hierbij is het mogelijk om aan één Autorisatie meerdere applicaties inclusief bijbehorende rechten te koppelen:   Betaalmanager Ontvang downloads van Betaalmanager Gemal Ontvang opdrachten van Betaalmanager Gemal   Payroll Gemal Direct Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct Payroll Gemal Direct Zenden   Zend PSG Integratiebestanden naar Payroll Gemal Direct Zend SPG Integratiebestanden naar Payroll Gemal Direct   Salarisdossier Gemal Ontvang bestanden van Salarisdossier Gemal Personeelsdossier Ontvang bestanden van Personeelsdossier Zend bestanden naar Personeelsdossier Youforce Account Beheer Zend XSSO bestanden naar Gebruikersbeheer Zend Dienstverbanden CSV bestand naar Gebruikersbeheer Zend Organisatie bestanden naar Gebruikersbeheer Zend Roltoewijzing bestanden naar Gebruikersbeheer Flex Benefit Ontvang TE bestanden van Flex Benefits Zend RBP Werknemers bestanden naar Flex Benefits     Stap 3. Controleer of alle gebruikers, die toegang moeten hebben tot Bestandsuitwisseling, toegevoegd zijn aan deze autorisatie. Dit kan per gebruiker of via het rapport.  Stap 4. Aanvullend dient in de applicaties ‘Betaalmanager’ en ‘Payroll Gemal Direct’ te worden ingesteld dat de bestanden verstuurd worden naar Bestandsuitwisseling in plaats van naar Zenden & Ontvangen. Een overzicht van de acties per applicatie staan op deze community pagina. Stap 5. Bestandsuitwisseling is op dit moment beschikbaar in Mijn Youforce, maar kan ook worden bereikt via de "Bestandsuitwisseling" -tegel op de Youforce Desktop. In dat laatste geval moet de tegel wel worden geautoriseerd via Toegangsbeheer. Extra informatie Gebruikers moeten zich aanmelden via het nieuwe inloggen om gebruik te kunnen maken van Bestandsuitwisseling. Bestanden kunnen gedurende 1 maand worden opgehaald/ontvangen. Bestanden kunnen gedurende 1 maand zo nodig meerdere malen worden ontvangen. 1 maand na inzenden worden bestanden verplaatst naar een archief en zijn dan niet meer zichtbaar in Bestandsuitwisseling. Tot 90 dagen na inzenden van een bestand kan het bestand nog door het indienen van een 4Me aanvraag beschikbaar worden gesteld in Bestandsuitwisseling. Bij verzenden van bestanden wordt er een kopie van de te verzenden bestanden verstuurd. Het verzonden bestand blijft lokaal beschikbaar. Ontvangen bestanden worden opgeslagen in de Download directory die in je browser is geconfigureerd. De Nederlandse taal wordt ondersteund. De gebruikte taal volgt de keuze die je bij de persoonlijke instellingen in Mijn Youforce hebt gemaakt. Het is mogelijk om tegelijkertijd meerdere bestanden te ontvangen. Zie Release-opmerkingen Bestandsuitwisseling update 16-10-2023.   Aan de volgende onderwerpen wordt op dit moment gewerkt. We zullen je hier op de community op de hoogte houden van de voortgang: Op dit moment wordt nog niet geregistreerd wie een bestand heeft ingezonden of ontvangen. Deze informatie is dus nog niet terug te zien in de betreffende schermen Kennisartikelen Zenden en Ontvangen met de IBU stopt Youforce-bestanden koppelen aan Bestandsuitwisseling.   Hoe Bestandsuitwisseling testen met dummy-bestanden Releases voor bestandsuitwisseling

Status  De Bestandsuitwisseling module is nu “Algemeen Beschikbaar” voor HR Core OnPremise gebruikers. Dit betekent dat je zelf de autorisatie kunt toekennen in Autorisatiebeheer. Bestandsuitwisseling is de vervanger van handmatig Zenden/Ontvangen met IBU.   De applicatie Bestandsuitwisseling is standaard beschikbaar in Autorisatiebeheer. In Autorisatiebeheer kan de beheerder rechten geven voor de verschillende filetypes aan de desbetreffende gebruikers.    Heb je nog geen toegang tot Autorisatiebeheer? Dien een ticket in bij 4Me en vermeld daarin de gebruikers die toegang moeten krijgen tot Autorisatiebeheer. Wij zullen er dan voor zorgen dat deze gebruikers worden toegevoegd.    Wat je moet doen Ken in Autorisatiebeheer de juiste (onderstaande) rechten toe aan je gebruikers aan de hand van de volgende stappen.    NOOT: Indien je nog niet bekend bent met Autorisatiebeheer kun je hier lezen hoe je Autorisatiebeheer kunt gebruiken.   Stap 1: Maak een nieuwe Autorisatie aan, door in het startscherm van Autorisatiebeheer op ‘Autorisatie toevoegen’ te klikken. Vul de naam in voor de nieuwe Autorisatie en ken vervolgens de nieuwe Autorisatie toe aan ‘Alle gebruikers’ of ‘Specifieke gebruikers’. Voeg de applicatie Bestandsuitwisseling toe aan de  nieuwe Autorisatie met de volgende rechten: Toegang tot Bestandsuitwisseling Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling Met deze rechten hebben de gebruikers, aan wie de nieuwe Autorisatie is toegekend, toegang tot Bestandsuitwisseling, maar alleen voor de  testbestanden en nog geen rechten voor applicatie specifieke bestanden. Lees dit kennis artikel  hoe je kunt testen met Bestandsuitwisseling.   Stap 2: Voeg alle gewenste applicaties en hun specifieke rechten toe aan de juiste autorisatiegroepen. Hierbij is het mogelijk om aan één Autorisatie meerdere applicaties inclusief bijbehorende rechten te koppelen:   HR Core OnPremise Zend EDI INH bestanden naar EDI module Zend UWV Digi-ZSM bestanden naar UWV Zend SBFT bestanden naar Payroll Gemal Ontvang Gemal Salarisregelingen Ontvang HR Core Upgrades Betaalmanager Ontvang downloads van Betaalmanager Gemal Ontvang opdrachten van Betaalmanager Gemal Payroll Gemal Direct Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct Salarisdossier Gemal Ontvang bestanden van Salarisdossier Gemal Personeelsdossier Ontvang bestanden van Personeelsdossier Zend bestanden naar Personeelsdossier Youforce Account Beheer Zend XSSO bestanden naar Gebruikersbeheer Zend Dienstverbanden CSV bestand naar Gebruikersbeheer Zend Organisatie bestanden naar Gebruikersbeheer Zend Roltoewijzing bestanden naar Gebruikersbeheer Flex Benefit Ontvang TE bestanden van Flex Benefits Self Service Zend HI CSV bestand naar Self Service Zend HI XML bestand naar Self Service   Stap 3. Controleer of alle gebruikers, die toegang moeten hebben tot Bestandsuitwisseling, toegevoegd zijn aan deze autorisatie. Dit kan per gebruiker of via het rapport.  Stap 4. Aanvullend dient in de applicaties ‘Betaalmanager’ en ‘Payroll Gemal Direct’ te worden ingesteld dat de bestanden verstuurd worden naar Bestandsuitwisseling in plaats van naar Zenden & Ontvangen. Een overzicht van de acties per applicatie staan op deze community pagina . Stap 5. Bestandsuitwisseling is op dit moment beschikbaar in Mijn Youforce, maar kan ook worden bereikt via de "Bestandsuitwisseling" -tegel op de Youforce Desktop. In dat laatste geval moet de tegel wel worden geautoriseerd via Toegangsbeheer. Extra informatie Gebruikers moeten zich aanmelden via het nieuwe inloggen om gebruik te kunnen maken van Bestandsuitwisseling. Bestanden kunnen gedurende 1 maand worden opgehaald/ontvangen. Bestanden kunnen gedurende 1 maand zo nodig meerdere malen worden ontvangen. 1 maand na inzenden worden bestanden verplaatst naar een archief en zijn dan niet meer zichtbaar in Bestandsuitwisseling. Tot 90 dagen na inzenden van een bestand kan het bestand nog door het indienen van een 4Me aanvraag beschikbaar worden gesteld in Bestandsuitwisseling. Bij verzenden van bestanden wordt er een kopie van de te verzenden bestanden verstuurd. Het verzonden bestand blijft lokaal beschikbaar. Ontvangen bestanden worden opgeslagen in de Download directory die in je browser is geconfigureerd. Wil je bestanden in verschillende directories ontvangen dan kan dat door je browser zo te configureren dat hij bij elke download vraagt om een directory waar de bestanden gedownload moeten worden. De Nederlandse en Engelse taal worden ondersteund. De gebruikte taal volgt de keuze die je bij de persoonlijke instellingen in Mijn Youforce hebt gemaakt. Het is mogelijk om tegelijkertijd meerdere bestanden te ontvangen. Zie Release-opmerkingen Bestandsuitwisseling update 16-10-2023.   Kennisartikelen Zenden en Ontvangen met de IBU stopt Youforce-bestanden koppelen aan Bestandsuitwisseling.   Hoe Bestandsuitwisseling testen met dummy-bestanden Releases voor bestandsuitwisseling      

Status  De Bestandsuitwisseling module is nu “Algemeen Beschikbaar” voor HR Core Online gebruikers. Dit betekent dat je geen 4Me-ticket meer hoeft in te vullen om Bestandsuitwisseling voor jouw gebruikers te activeren, maar dat je zelf de autorisatie kunt toekennen in Autorisatiebeheer. Bestandsuitwisseling is de vervanger van handmatig Zenden/Ontvangen met IBU.   Enkele voordelen: Intuïtief en gebruiksvriendelijk Geen lokale installatie of configuratie nodig Betrouwbaar, veilig en automatisch opschalen tijdens piek uren Vanaf heden zal de applicatie Bestandsuitwisseling standaard beschikbaar in Autorisatiebeheer. De autorisatie van elke gebruiker voor de verschillende file types kan door de Autorisatiebeheer administrator worden gedaan door het toekennen van de juiste rechten.   Wat je moet doen Als je al de juiste rollen hebt gedefinieerd in Autorisatiebeheer, volg dan onderstaande stappen. Zo niet, volg dan eerst de stappen zoals beschreven in dit artikel en daarna de stappen zoals hieronder beschreven.   Stap 1: Voeg de applicatie Bestandsuitwisseling toe aan de gewenste rol(len) met de volgende rechten: Toegang tot Bestandsuitwisseling Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling Op dit punt hebben de gebruikers toegang tot Bestandsuitwisseling, maar alleen toegang tot testbestanden en nog geen toegang tot applicatie specifieke bestanden.   Stap 2: Voeg alle gewenste applicaties en hun specifieke rechten toe aan de juiste rollen: Betaalmanager Ontvang opdrachten van Betaalmanager Gemal Ontvang downloads van Betaalmanager Gemal HR Core Zend bestanden naar HR Core Online Ontvang bestanden van HR Core Online Oude Zend-Ontvang naam was Zenden naar Hosted BO4  / Ontvangen van Hosted BO4 Payroll Gemal Direct Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct Personeelsdossier Zend bestanden naar Personeelsdossier Ontvang bestanden van Personeelsdossier Salarisdossier Gemal Ontvang bestanden van Salarisdossier Gemal Youforce Account Beheer  Zend XSSO bestanden naar Gebruikersbeheer Self Service  Zend HI CSV bestand naar Self Service Zend HI XML bestand naar Self Service Managementinformatie Ontvang HR datafeed bestanden van Managementinformatie Stap 3. Controleer of je gebruikers die Bestandsuitwisseling al gebruiken ook de juiste rollen hebben toegewezen gekregen. Indien nodig kun je rechten toekennen aan individuele gebruikers.   Stap 4. Koppel de Youforce bestanden aan de Bestandsuitwisseling. Zie instructies.     Stap 5. Bestandsuitwisseling is op dit moment beschikbaar in Mijn Youforce, maar kan ook worden bereikt via de "Bestandsuitwisseling" -tegel op de Youforce Desktop. In dat laatste geval moet de tegel wel worden geautoriseerd via Toegangsbeheer.  Extra informatie Gebruikers moeten zich aanmelden via de nieuwe login om gebruik te kunnen maken van de Bestandsuitwisseling applicatie. Bestanden kunnen gedurende 1 maand worden opgehaald/ontvangen. Bestanden kunnen gedurende 1 maand zo nodig meerdere malen worden ontvangen. 1 maand na inzenden worden bestanden verplaatst naar een archief en zijn dan niet meer zichtbaar in Bestandsuitwisseling. Tot 90 dagen na inzenden van een bestand kan het bestand nog door het indienen van een 4Me aanvraag beschikbaar worden gesteld in Bestandsuitwisseling. Ontvangen bestanden worden opgeslagen in de Download directory die in je browser is geconfigureerd. Wil je bestanden in verschillende directories ontvangen dan kan dat door je browser zo te configureren dat hij bij elke download vraagt om een directory waar de bestanden gedownload moeten worden. De Nederlandse taal wordt ondersteund. De gebruikte taal volgt de keuze die je bij de persoonlijke instellingen in Mijn Youforce hebt gemaakt. Het is al mogelijk om tegelijkertijd meerdere bestanden te ontvangen. Zie Release-opmerkingen Bestandsuitwisseling update 16-10-2023 De Gemal Salaris tabellen die je gebruikt worden bij elke vernieuwing automatisch op de J-schijf geplaatst in de nieuwe Payroll-Tables directory. Bestandsuitwisseling toont gebruiker informatie van degene(n) die een bestand hebben ontvangen of verzonden. Zie dit artikel voor meer informatie. Kennisartikelen Zenden en Ontvangen met de IBU stopt Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'? Youforce-bestanden koppelen aan Bestandsuitwisseling.   Hoe Bestandsuitwisseling testen met dummy-bestanden Releases voor bestandsuitwisseling  

Voor HR Core OnPremise en Payroll Only klanten is het vanaf 30/04/2024 mogelijk om met Bestandsuitwisseling Organisatie en Roltoewijzing bestanden in te zenden naar Gebruikersbeheer Hiervoor moet je nog wel in Autorisatiebeheer de juiste rechten toekennen.   Volg hier voor de volgende stappen: 1. Ga naar Autorisatiebeheer en zoek de groep waaraan je de rechten wilt toekennen.   2. Klik op de 'Bekijk details'-knop om de bijhorende applicaties in te zien     3. Klik op de knop 'Bewerken'   4. Klik op de knop 'Rechten bewerken' naast de applicatie Youforce Account Beheer en zet in de popup het vinkje AAN bij de rechten  'Zend Organisatie bestanden naar Gebruikersbeheer' en 'Zend Roltoewijzing bestanden naar Gebruikersbeheer', en klik vervolgens op de knop 'Bewerken'.   6. Druk op knop 'Opslaan' rechtsonder in het scherm om de wijziging op te slaan. 7. Als de wijziging is opgeslagen kan het enkele minuten duren voordat de autorisatie in Bestandsuitwisseling is bijgewerkt.     

Het was al mogelijk om de HR Datafeed bestanden met de File API powershell scripts op te halen maar vanaf 19/02/2024 is het ook mogelijk om HR Datafeed bestanden via Bestandsuitwisseling te ontvangen. Hiervoor moet je nog wel in Autorisatiebeheer het juiste recht toekennen.   Volg hier voor de volgende stappen: 1. Ga naar Autorisatiebeheer en zoek de groep waaraan je het Ontvangen HR Datafeed recht wilt toekennen. 2. Klik op de 'Bekijk details'-knop om de bijhorende applicaties in te zien     3. Klik op de knop 'Bewerken'   4a. Als de applicatie Managementinformatie nog niet in de lijst van applicaties voorkomt voeg deze dan toe door op de knop 'Applicatie toevoegen' te klikken.   4b. Selecteer in de popup de applicatie Managementinformatie en zet het vinkje AAN bij het recht 'Ontvang HR Datafeed bestanden van Managementinformatie', en klik vervolgens op de knop 'Toevoegen'. Ga verder met stap 6.   5. Als de applicatie Managementinformatie al wel in de applicatielijst (stap 3) staat klik dan op de knop 'Rechten bewerken' naast de applicatie Managementinformatie en zet in de popup het vinkje AAN bij het recht 'Ontvang HR Datafeed bestanden van Managementinformatie', en klik vervolgens op de knop 'Toevoegen'.   6. Druk op knop 'Opslaan' rechtsonder in het scherm om de wijziging op te slaan.      

Zenden en Ontvangen, waarbij IBU wordt gebruikt, en Bestandsuitwisseling, die gebruik maakt van de File API, zijn 2 verschillende Youforce modules. Ze hebben elk hun eigen bestanden. Standaard worden Youforce bestanden voor jou naar Zenden en Ontvangen gestuurd. Om de bestanden ook beschikbaar te krijgen voor Bestandsuitwisseling moet je sommige Youforce modules die je gebruikt vertellen dat ze de bestanden naar Bestandsuitwisseling sturen.   Deze pagina beschrijft voor elke module waar een aanpassing voor nodig is, de benodigde stappen om een Youforce-bestand te koppelen aan Bestandsuitwisseling.  Omdat  Bestandsuitwisseling ook gebruik maakt van de File API wordt in de beschrijvingen vaak alleen gerefereerd aan de File API. Hier mag je dus ook Bestandsuitwisseling voor lezen. Gebruik je straks zowel Bestandsuitwisseling (interactief) als File API (automatische koppeling) voor dezelfde Youforce module dan hoef je de stappen voor die module slechts 1x uit te voeren.   Voor de volgende Youforce-modules zijn aanpassingen nodig:     Payroll Gemal Direct Payroll Gemal - Ontvang Bestandsuitwisseling biedt de mogelijkheid om de bestanden die in een Payroll Gemal-productie zijn afgeroepen, te downloaden naar je lokale omgeving. Het gaat om het ophalen van data bestanden zoals bijv. de journaalposten, flexbestanden, loonstaten in csv; zoals deze in bestandsvorm bij Zenden en Ontvangen gedownload kunnen worden.   Onderstaande werkgevercode is voor alle klanten die met losse Gemal output (zie bestandsnamen verderop) werken in Zenden en Ontvangen en zij kunnen dit onderdeel via Bestandsuitwisseling laten verlopen zodra deze stap is uitgevoerd.   Hoe Werkgeverscode 30050 is vanaf 2022-10 beschikbaar in Gemal Direct Inrichting om de ontvangen bestanden naar beiden (IBU en File API) of alleen naar Bestandsuitwisseling (File API) te sturen. Deze werkgevercode vind je in Gemal Direct Inrichting via Selecteren werkgever-productie / werkgevergegevens / overzicht en bestanden / algemeen   Werkgeverscode 30050 File-API 0 = Bestanden via 'Zenden&Ontvangen' 1 = Bestanden via 'Zenden&Ontvangen' en via de File API  / Bestandsuitwisseling 2 = Bestanden via File API / Bestandsuitwisseling - (werkt voorlopig nog gelijk aan waarde 1, maar ben je over op Bestandsuitwisseling (File API), leg deze waarde dan vast)         Als de waarde 0 is, worden de bestanden op de oude/huidige manier verzonden. Een waarde van 1 maakt de bestanden ook beschikbaar in Bestandsuitwisseling. Waarde 2 heeft nu nog hetzelfde effect als 1, maar door dit vast te leggen als je over bent, krijgen we inzicht in de mate waarin klanten deze stap hebben gezet. Op termijn zal waarde 2 conform de beschrijving alleen via Bestandsuitwisseling worden verwerkt. Gewijzigde bestandsnamen LET OP! Daarnaast zijn de bestandsnamen als deze via Bestandsuitwisseling worden aangeboden, aangepast. Hierdoor wordt het meer helder welk bestand je daar ziet staan. In 'Zenden en Ontvangen' blijven de huidige benamingen van toepassing. Zie onderstaande figuur voor een weergave van de nieuwe namen.   Werkgeverscode 30050 hoeft alleen geregistreerd te worden bij instelling nummer 1.   Tenslotte: De Salaristabellen zijn voor HR Core On Premise klanten beschikbaar via  Bestandsuitwisseling. Na elke nieuwe publicatie van de Salaristabellen worden de Salaristabellen die je gebruikt automatisch beschikbaar gesteld in Bestandsuitwisseling. Voor HR Core Online klanten worden nieuwe versies van de Salaristabellen automatisch geplaatst op de J-Drive in de nieuwe Payroll-Tables directory. HR Core online HR Core Online Hosted - Ontvang   De bestanden moeten worden geplaatst in de nieuwe map 'Hosted-Klant-Files'. Vanuit deze map worden de bestanden gekoppeld aan Bestandsuitwisseling.  HR Core Online Hosted - Zend De ingestuurde bestanden worden op de J-schijf geplaatst in de map J:\Raet\Klant-Hosted net zoals je gewend was met IBU Zenden. Betaalmanager  Betaalmanager Gemal Downloads Betaalmanager Gemal Opdrachten Betaalmanager VIPS Disbursements Downloads Betaalmanager VIPS Disbursements Opdrachten   Betaalmanager biedt de mogelijkheid automatisch betaal- en downloadbestanden te ontvangen in de klantomgeving met behulp van Bestandsuitwisseling.  Op het scherm Beheer > Instellingen is het veld Zenden naar gesplitst in drie velden SEPA-betalingen zenden naar, Downloads zenden naar en non-SEPA zenden naar. Om instellingen aan te passen is rechts een knop Aanpassen toegevoegd:   Indien je op de knop Aanpassen klikt, dan wordt een apart scherm Instellingen rekening aanpassen getoond waarin je eventuele rekeninginstellingen kunt wijzigen:   Als je een nieuw IBAN van afschrijving gaat gebruiken, dan blijft de initiële inrichting: SEPA betalingen zenden naar EQUENS-CPS, Download zenden naar Zenden Ontvangen en Non-SEPA betalingen zenden naar Zenden Ontvangen.  Het is niet mogelijk om achteraf nog bestanden te achterhalen. Mocht je gebruik willen maken van de Bestandsuitwisseling/File Api, adviseren wij om de Online Help van de Betaalmanager door te lezen, waarin onder andere het volgende is opgenomen:   Als bij Beheer > Instellingen >  Aanpassen > SEPA betalingen zenden naar gekozen is voor verzenden naar File Api dan maakt de Betaal Manager het SEPA-betaalbestand aan en biedt dit aan aan de File Api. De betaalbestanden worden dan beschikbaar gesteld in Bestandsuitwisseling. De status van een verzonden betaalopdracht ziet u bij de details van de betaalopdracht bij Betaalopdrachten bekijken.  

Om de veiligheid van jouw en onze systemen en gegevens beter te kunnen waarborgen zijn wij genoodzaakt enige beperkingen te stellen aan de naamgevingsconventie voor bestanden die worden ingezonden naar Youforce m.b.v. IBU, Bestandsuitwisseling en File API (bv Powershell scripts). Vanaf heden zijn bij de naamgeving van in te zenden bestanden alleen de volgende karakters toegestaan: Alle alfanumerieke karakters: Letters (klein en hoofd) en Cijfers underscore (_), min-teken (-), punt (.), komma (,), dollar-teken ($) en ronde haakjes ( en ). Spatie Tevens zijn de volgende bestand-extensies NIET meer toegestaan: action,apk,app,asa,asax,asp,axd,bat,bin,cer,cfc, cfm,cgi,cmd,com,command,cpl,csh,css,dbm,dll,do, exe,gadget,htm,html,inc,inf,ins,inx,ipa,isu,jar, job,js,jse,jsp,jsv,jsw,jsx,ksh,lnk,msc,msi,msp, mst,osx,out,paf,phar,php,php2,php3,php4,php5,php6, php7,phps,pht,phtm,phtml,pif,pl,prg,ps1,rem,reg, rgs,run,scr,sct,shb,shs,shtml,swf,u3p,vb,vbe,vbs, vbscript,workflow,ws,wsf,wsg,wss,xap   LET OP! Bij inzenden met Bestandsuitwisseling en File API (powershell scripts) krijg je direct een foutmelding als je het bestand probeert in te zenden. Bij IBU lijkt het bestand echter normaal ingezonden, echter wordt het bestand verderop in onze systemen afgekeurd. We kunnen voor deze afkeuring helaas geen terugkoppeling geven, maar het bestand wordt niet afgeleverd op de gewenste bestemming.

Bestandsuitwisseling Test file type is gedefinieerd in Bestandsuitwisseling voor test doeleinden. Het bestandstype kan worden gebruikt om de upload en download van dummy-bestanden te testen. Dit file type kan al geautoriseerd worden via Autorisatiebeheer.   Doorloop de volgende stappen om dit file type te gebruiken:   1 - Voeg het rechten “Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling” en “Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling” toe in Autorisatiebeheer, onder de Applicatie “Bestandsuitwisseling”.   2 - Ga naar de Bestandsuitwisseling applicatie en klik op “Send Files”. 3 - Selecteer het nieuwe bestandstype uit de keuzelijst, selecteer een dummybestand door op "Select Files" te klikken en activeer vervolgens het verzenden door op de "Upload" knop te klikken. 4 - Als het bestand succesvol is ingestuurd verschijnt het in de “Sent Files” lijst.   5 - Een paar seconden later zal het bestand ook verschijnen in de "Receive Files" sectie.  6 - klik op het download-icoon om het te downloaden.