Kennisbank Youforce App

Vanuit de Youforce App & Desktop wordt een Self Service workflow opgestart. Dit proces loopt via een api die ook wordt gebruik in meerdere situaties waarbij een workflow wordt opgestart.    In Self Service wordt veelvuldig gebruik gemaakt van de hulprubriek A00001. Bijvoorbeeld voor een tekstblok, maar ook voor een getal, datum of een label. De diversiteit van deze rubriek is groot. Zo kan een A00001 rubriek misschien wel 2x voorkomen op hetzelfde formulier als tekstblok. Waarbij éénmaal voor de medewerker als input en éénmaal voor de PSA-gebruiker als input.   Om te zorgen dat vanuit de Youforce App & dekstop altijd de toelichting van de medewerker in het juiste veld terecht komt introduceerden wij daarom in november 2023 de reeks FS1700 - FS1799. Al deze rubrieken zullen door Visma|Raet worden beheerd voor specifieke doeleinden waarbij een waarde niet naar HR Core geëxporteerd hoeft te worden.   Daarbij is rubriek FS1700 specifiek aangemaakt voor 'Wensen voor werkgeversverklaring' als tekstblok met 240 karakters. Zo garanderen we de perfecte aansluiting tussen Self Service en de Youforce App.  

Nee, een medewerker onder bewindvoering of met een loonbeslag kan géén bankrekening (IBAN) wijzigen. Ook niet als hij/zij het recht  ‘Bankrekening wijzigen' heeft.   In HR Core Beaufort leg je dit vast via rubriek P05030 Loonbeslag met de waarde ‘Ja’.     We hebben hiervoor gekozen omdat: P05030 Loonbeslag is dé standaard rubriek óp persoonsniveau. Dus als een medewerkers meerdere dienstverbanden heeft (met vastlegging bankrekening per dienstverband) wordt gezorgd dat voor geen enkel dienstverband het rekeningnummer kan worden gewijzigd. Deze rubriek werkt door op andere relevante plekken, zoals in Flex Benefits waarmee de mogelijkheid om keuzes te maken tijdens een loonbeslag worden beperkt.   Hoe werkt het voor een medewerker? Stel de medewerker heeft het recht ‘bankrekening wijzigen’ dan kan de medewerker nog steeds zijn eigen rekeningnummer bekijken. Maar de optie ‘wijzigen’ is niet meer beschikbaar.   Voorbeeld zonder loonbeslag mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Voorbeeld met loonbeslag en mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde <leeg> of Nee Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde Ja            

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart? Dan zijn er zaken belangrijk om te controleren. Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke 2 rubrieken verplicht op het formulier moeten staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Behandelen PA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de VOG hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerder ingediende VOG alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test VOG is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de VOG heeft geupload: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart? Dan zijn er zaken belangrijk om te controleren. Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubriek verplicht op het formulier moet staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Fiatteren SA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de werkgeversverklaring aanvraag hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerdere aanvraag werkgeversverklaring alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test 'werkgeversverklaring hypotheek' is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de aanvraag heeft geprobeerd: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.

Data leert dat de workflow ‘aanvragen werkgeversverklaring hypotheek’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van aanvragen & uploaden. In dit document wordt de werking en inrichting van aanvragen & uploaden beschreven. Dit betreft de functionaliteiten: Uploaden en declareren VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek   Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.  

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die gebruik maken van de Youforce app. Dit document geeft inzicht in welke inrichting noodzakelijk is voordat de Youforce app gebruikt kan worden.

Ga je aan de slag met de Youforce App? Vergeet dan de saaie handleidingen, maar deel gewoon de standaard Visma|Raet instructie video's voor medewerkers. Ze staan gewoon op YouTube en zijn door iedereen te gebruiken.

In deze video leggen we uit hoe je 'Toegewezen verzuimtaken uitvoeren' activeert in de Youforce App.

Net als Mijn Youforce (dekstop) worden de rechten in de Youforce App bepaald door 'autorisatiebeheer'. Voor Mijn Youforce is dit beschreven in: Welke proces/module link in Mijn Youforce is gekoppeld aan welk recht in Autorisatiebeheer?   Voor de Youforce App is de werking als volgt HR voor anderen Functionaliteit Zichtbaar met rechten op Declaraties Declaraties / Declaraties bulk controleren Verzuim Ziekteverzuim / Ziekte registreren Vervanging Vervanging en delegatie / Vervanging instellen     Persoonlijk Functionaliteit Zichtbaar met rechten op Gewerkte dagen Gewerkte dagen / Gewerkte dagen indienen Declaraties Declaraties / Declaraties indienen en controleren Verzuim Ziekteverzuim / Toegang tot eigen verzuim Salaris berekenen Salaris Simulator / Toegang tot Salaris Simulator Aanvragen & uploaden Profiel / Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Mijn dossier Medewerkersdossier / Toegang tot Medewerkerdossier (persooneelsdocumenten) of Toegang tot Medewerkerdossier (salarisdocumenten)    

In het artikel 'Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale VOG (PDF) en de VOG per post?' hebben we toelichting geschreven over de 'digitale VOG'.   Omdat op het moment van het maken van dit kennisbankartikel (april 2024) nog niet alle organisaties bekend zijn met het digitale proces bijgaande enkele voorbeelden hoe de medewerker gaat ervaren. De printscreeens zijn afkomstig vanuit de Berichtenbox vanuit de Overheid en kunnen dus in de loop van tijd veranderen (dit wordt niet beheerd door Visma|Raet). 1. Medewerker krijgt mail & push melding in berichtenbox 2. Medewerker klikt op push melding en logt in op Berichtenbox 3. Medewerker opent bericht van Justis 4. Medewerker opent digitale VOG en kan deze openen met een andere app 5. Vanuit daar kan medewerker VOG downloaden  

Straatnaam Wist je dat er steeds meer lange straatnamen bestaan? Gelukkig is er een vaste norm (NEN 5825) Zo hoort bij de postcode 6922 KZ en huisnummer de volgende straatnaam: Laan van de landinrichtingscommissie Duiven-Westervoort   Conform de norm wordt deze straatnaam ingekort naar de officiele afkorting van maximaal 24 karakters. In de optie 'adresgegevens' (zowel beschikbaar in de App als via Mijn Youforce) zal een medewerker dus automatish zien: Ln vd l D-Westervoort   Postcode In de optie 'adresgegevens' (zowel beschikbaar in de App als via Mijn Youforce) hanteren we voor Nederlandse postcodes het volgende formaat: 1234 AB (= met een spatie tussen de nummers en letters). 

Via autorisatiebeheer bepaal je of 'alle medewerkers' (iedereen met een actief contract) of ''alle gebruikers' (iedereen, ook zonder actief contract) toegang hebben tot 'uploaden en declareren VOG'.   Op die manier zou je medewerkers vóór hun eerste werkdag toegang kunnen geven tot dit proces. In dat geval wil je natuurlijk dat de nieuwe medewerker de kosten betaald krijgt met zijn/haar eigen salarisstrook.    Hiervoor zijn binnen Youforce meerdere oplossing. Een van de oplossingen is het toevoegen van een PY-rubriek in Self Service. Stel je gebruikt P06932 voor de kosten van de VOG. Dan voeg je in het Self Service formulier toe: PY6932  Startdatum P06932 (als variabel) In die rubriek neem je een script op zoals: var A = GF_SysteemDatum() ; var B = v_P00322#; var C = GF_DagenVerschil(GF_SysteemDatum() , v_P00322#); if(C<=0) {X=A} else {X=B}; return(X)   💡 Note: natuurlijk moet je dus ook de  Datum in dienst (P00322) opgenomen hebben op je formulier.  

Alle processen die onderdeel zijn van 'aanvragen en uploaden' ondersteunen de volgende bestandstypen: afbeeldingen (*.png, *,jpg, *.jpeg) PDF De keuze om dit te ondersteunen is: Dit is vergelijkbaar met de mogelijkheden bij 'declaratie onkosten' Bovenstaande bestandsformaten zijn toegestaan in Self Service Zowel afbeeldingen en PDF-bestanden bieden mogelijkheden voor zogenaamde Optical Character Recognition (OCR). Simpel gezegd bijvoorbeeld automatisch herkennen van de 'datum' of 'bedrag' van de bijlage.  

In de handleiding lees je welke 2 rubrieken moet gebruiken.   Gebruik je andere velden gebruiken voor ‘VOG datum uitgifte’ of ‘Kosten VOG in €’? Kijk dan of je kunt overstappen op de standaard rubrieken.   Wil/kan dat niet? Voeg dat toch de hierboven genoemde velden toe, zet exporteren uit en gebruik een javascript om de waarden over te zetten naar je eigen rubrieken.

Medewerkers kunnen via de optie 'salaris berekenen' eenvoudig laten berekenen wat de netto gevolgen zijn van: Wijziging van uren Wijziging van salaris Betaald ouderschapsverlof Onbetaald ouderschapsverlof In deze video leggen we uit hoe je dit eenvoudig activeert.

De datum VOG wordt vastgelegd op PI0379. Dit is een rubriek op dienstverband niveau. Dit is gedaan omdat: Er bij meerdere dienstverbanden sprake kan zijn van verschillende screeningsprofielen Als er bij herindiensttreding na x maanden/jaren op een nieuw dienstverband reden kan zijn om opnieuw een VOG aan te vragen.   Maar je kunt zelf in je Self Service formulier ervoor kiezen om via een java-script de waarde uit PI0379 ook over te nemen in een persoonsrubriek zoals PO0026.

Data leert dat de workflow ‘uploaden en declareren VOG’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.

In dit artikel delen we praktijk ervaringen hoe organisaties omgaan met zowel de digitale VOG (als PDF) als een VOG per post.

In deze video leggen we uit hoe je declaratie onkosten in de Youforce App activeert.