Kennisbank Youforce Dossier

Hier vind je de handleidingen van Personeelsdossier.   In Personeelsdossier kun je de relevante documenten van jouw medewerkers opslaan en raadplegen die gezamenlijk het personeelsdossier vormen. Je kunt Personeelsdossier benaderen met de menu-optie Personeelsdossier in Youforce of YouServe. Raadpleeg voor meer informatie over de werking van Personeelsdossier de handleidingen, die je als .pdf-bestand opvraagt met de volgende hyperlinks:   Beheerhandleiding Gebruikershandleiding Specificaties bulkimport   Bewaartermijnen Binnen Personeelsdossier wordt gebruik gemaakt van bewaartermijnen per documentsoort. Deze zijn gebaseerd op de minimale en/of maximale bewaartermijnen die voor documenten zijn voorgeschreven in verschillende wetsartikelen. In onderstaand document vind je een overzicht van de bewaartermijnen van specifieke gegevens, met verwijzing naar de relevante wetgeving:   Overzicht bewaartermijnen  Opmerking: dit overzicht is slechts een opsomming van een aantal wetsartikelen die relevant zijn voor het bewaren van personeelsdossier. Jouw organisatie is zelf verantwoordelijk voor het bepalen en correct toepassen van de bewaartermijnen voor de verschillende documentsoorten, zodat de personeelsdossier volgens de Algemene Verordening  Gegevensbescherming (AVG) worden beheerd. Het staat een organisatie vrij om af te wijken van deze bewaartermijnen, mits daarvoor een gerechtvaardigd belang is. Organisaties die moeten voldoen aan de Archiefwet zullen hier selectielijsten voor hebben opgesteld die waar relevant voor personeelsdossiers afwijkende bewaartermijnen kunnen bevattten.   API Voor koppelingen tussen externe systemen en Personeeldossier kan gebruik worden gemaakt van de Personeelsdossier API. Met deze API kunnen de binnen Personeelsdossier beschikbare documentsoorten en medewerkers worden uitgevraagd en kunnen (gescande) documenten worden opgeslagen in het dossier van een medewerker. De documentatie over de Personeelsdossier API bestaat uit:   Beheerhandleiding API  Deze handleiding bevat de instructies om de benodigde credentials aan te maken om vanuit de 'client'-software de API aan te kunnen roepen. Technische documentatie Op deze web-pagina staat de documentatie van de API die bedoeld is voor softwareontwikkelaars die de koppeling tussen de 'client'-software en de API tot stand gaat brengen. Personnel File API - Postman Collection Met behulp van dit bestand kan de interface van de API ingeladen worden in Postman. Met Postman kunnen de verschillende endpoints worden aangeroepen ten behoeve van test- en controledoeleinden.

Algemene informatie Je vind de algemene informatie over de AVG hier. Doelbinding Personeelsdossier is een applicatie die ten doel heeft om alle persoonsgebonden documenten op te slaan die noodzakelijk zijn om een arbeidsovereenkomst of een aanstelling uit te voeren. Er zijn verschillende wetten die een organisatie verplichten een administratie te voeren, waaronder het voeren van een personeelsdossier. De Algemene Verordening Gegevensbescherming vereist echter om deze administratie te beperken tot alleen de noodzakelijke informatie. In de applicatie kunnen geen bewerkingen op persoonsgegevens worden uitgevoerd. Gebruikers kunnen afhankelijk van de autorisatie wel documenten raadplegen, toevoegen of verwijderen. Alle beschikbare persoonsgegevens in Personeelsdossier zijn beperkt tot die gegevens die noodzakelijk zijn ter identificatie van een medewerker en dienstverbanden. Aan de hand van deze gegevens als selectiecriteria kan een gebruiker de juiste documenten opvragen. De documenten zelf bevatten over het algemeen wel privacygevoelige gegevens, maar die worden niet gebruikt voor het selecteren van documenten. Het doorzoeken van documenten gebeurd op basis van de daadwerkelijke inhoud van de documenten zelf en niet op bijvoorbeeld samengestelde indexen of andere zoektechnologieën op basis van geïndexeerde informatie. Bewaartermijnen De bewaartermijnen verschillen per documentsoort, afhankelijk van de wetgeving die van toepassing is. De klantorganisatie richt zelf in welke documentsoorten beschikbaar zijn en welke bewaartermijn daaraan is gekoppeld. Een overzicht van de wettelijke bewaartermijn is beschikbaar op de publicatiepagina voor Dossier binnen het Youforce portaal. Raet verwijdert zelf nooit documenten, maar een gebruiker heeft wel de mogelijkheid om met een 'Voorselectie' eenvoudig vast te stellen welke documenten buiten de bewaartermijn vallen. Deze documenten kunnen vervolgens worden verwijderd. Recht op vergetelheid Als een Personeelsdossier correct wordt bijgehouden dan is er geen recht op vergetelheid van toepassing, zolang de organisatie verplicht is om de betreffende documenten te bewaren. Na het verstrijken van de bewaartermijn dient een document verplicht verwijderd te worden (behoudens zeer specifieke situaties). Zodra het laatste document is verwijderd kan een gebruiker met relevante privileges ook het (lege) dossier van de medewerker inclusief de identificerende gegevens worden verwijderd. Vanaf dat moment kunnen er geen nieuwe documenten meer worden toegevoegd voor deze medewerker. De medewerker heeft wel recht om bepaalde documenten te laten verwijderen als deze niet strikt noodzakelijk zijn om een arbeidsovereenkomst of een aanstelling als ambtenaar uit te voeren. De werkgever dient in geval van twijfel aan te tonen dat het betreffende document wel noodzakelijk is. Vaak zijn documenten die communicatie tussen personen bevat niet ter zake doende, terwijl de besluiten, mededelingen en waarschuwingen die daaruit voortvloeien dat wel zijn. Het verdiend daarom de aanbeveling om alleen formele documenten die met de medewerker zijn gedeeld hiervoor op te nemen. Toegang tot gegevens Personeelsdossier is een applicatie waarvan (delen) beschikbaar worden gesteld aan gebruikers die daar uit hoofde van hun functie beschikking over moeten hebben. In principe is het Personeelsdossier nooit in zijn geheel toegankelijk voor een gebruiker, met uitzondering van een applicatiebeheerder. Sommige gebruikers mogen slechts één documentsoort van alle medewerkers zien en andere gebruikers mogen alle documenten van slechts enkele medewerkers zien. De toegang is daarom altijd gebaseerd op een combinatie van functionele autorisatie (wat) en populatieautorisatie (wie). Autorisatie binnen Personeelsdossier is een combinatie van dynamische autorisatie op basis van de organisatiestructuur en roltoewijzingen, en van expliciet toegekende autorisaties. Met name de rol 'Manager' is gebonden aan strikte wetgeving volgens de AVG, waarbij alleen de direct leidinggevende het dossier van een medewerker mag raadplegen. Voor andere rollen is toegang toegestaan uit hoofde van de functie. Via 'Mijn Dossier' kan een medewerker het eigen dossier raadplegen. Dit dient wettelijk volledige toegang te zijn, waarbij er geen documenten mogen worden verborgen. Om te zien wie expliciet toegang heeft tot Personeelsdossier is de Autorisatiemodule van Personeelsdossier te raadplegen. De dynamische autorisatie is echter niet inzichtelijk, omdat die op het moment van gebruik dynamisch wordt vastgesteld. Het is nog niet mogelijk om historie over toegangsautorisatie (logging) op te vragen. Raet werkt aan een oplossing hiervoor, waarbij ook de dynamische autorisaties inzichtelijk kunnen worden gemaakt op het moment dat deze zijn vastgesteld bij het gebruik van Personeelsdossier door de betreffende gebruiker. Aandachtspunt hierbij is dat de historie over de toegangsautorisatie alléén beschikbaar is voor gebruikers die daadwerkelijk Personeelsdossier hebben gebruikt. Via de reguliere release notes wordt u op de hoogte gehouden van de ontwikkeling ervan. Wanneer gebruikers geen toegang meer mogen hebben tot Personeelsdossier dan kan de expliciete autorisatie in de Autorisatiemodule van Personeelsdossier worden verwijderd en/of de toegang tot Personeelsdossier in het algemeen worden geblokkeerd. Waar gaan persoonsgegevens naar toe? Deze applicatie verstrekt geen gegevens aan andere Raet applicaties. Gebruikers kunnen echter wel documenten downloaden of exporteren, mits de gebruiker over deze autorisatie beschikt.   Publishing Date: 2/28/2019