Zoeken
Mijn Communities
Help

Jaarovergang Payroll Gemal 2021-2022

21-12-2021 15:05 (Bijgewerkt op 21-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 643 Weergaven

 

1 - Algemeen

1.1 Inleiding

Dit onderwerp bevat informatie over de gegevensverwerking in het salarissysteem Payroll Gemal bij de jaarovergang.

2 - Jaarovergang

2.1 Algemeen

Van 1 december 2021 t/m 30 januari 2022 (met uitzondering van 3 januari 2022) kun je een ACP 12 (aanvullende correctieproductie periode 12) afroepen, waarmee je het jaarwerk kunt laten vervaardigen. Dit doe je natuurlijk nadat je de decemberproductie hebt laten vervaardigen.

De resultaten uit een ACP 12 (jaarwerkoverzichten en bestanden) kun je hierna het hele jaar afroepen met een speciale productie.

2.2 Afroep ACP 12

Na de salarisproductie van periode 12 is het mogelijk om een ACP 12 af te roepen. Ook als de salarisproductie van periode 01 van het nieuwe jaar al is afgeroepen is het mogelijk om een ACP 12 af te roepen (tot en met 30 januari of de laatste dag van de productiemaand 01 als deze eerder valt).

De hoofdregel is echter dat je het oude jaar hebt afgesloten voordat je de januariproductie laat verwerken.

Let op: als de salarisproductie periode 01 al is afgeroepen, dan moet je bij de ACP 12 in Gemal Direct Inrichting de Productieperiode handmatig op 202112  zetten (202113 bij vierwekenverloning).

Volg de volgende stappen om een ACP 12 af te roepen in Gemal Direct Inrichting. Wij gaan ervan uit dat het eindejaarsbestand vanuit je HR-systeem aan de module Inrichting is aangeleverd. 

  1. Kies in Gemal Direct Inrichting bij Selecteren werkgever / productie voor Correctieproductie.
  2. Vul bij Productieperiode 2021-12 in.
  3. Klik onderaan op Akkoord.
  4. Je kunt nu eventueel nog werkgevergegevens aanpassen. Als dit niet nodig is, ga je naar de volgende stap.
  5. Ga naar het scherm Aanleveren productie > Afroep instellingsnummer 0001.
  6. De Code correctieproductie (werkgevercode 99231) is gevuld met waarde 2 (aanvullende correctieproductie).
  7. De code Autom. herrekening aanv. correctieproductie (werkgevercode 99232) is gevuld met de waarde 1 (automatische herrekening).
  8. De code Speciale verwerking eenmalige mutaties (werkgevercode 99239) is gevuld met de waarde 1 (speciale verwerking eenmalige mutaties).
  9. Bij Betaaldatum (werkgevercode 99211) vul je per instelling waarvoor mutaties zijn aangeleverd, de gewenste betaaldatum in. 
  10. Klik onderaan op Opslaan.
  11. Ga naar het scherm Aanleveren productie > Zenden en vul een Volgnummer zending in.
  12. Klik onderaan op Akkoord.
  13. Vervolgens krijg je de melding dat het zenden goed is gegaan.

Als je nog niet tevreden bent met de berekeningsresultaten uit een ACP 12 of je bent een mutatie vergeten, dan kun je nogmaals deze afroepen met daarin de gewenste mutatie(s). Je kunt een ACP 12 meerdere keren afroepen totdat je van mening bent dat het 'jaarwerk' voltooid is. Je hoeft niet met een code aan te geven dat het 'jaarwerk' nu definitief is.

2.3 Herrekening voorgaande periodes

Ook in een ACP 12 is individuele en collectieve herrekening over de voorgaande periodes 01 t/m 12 (01 t/m 13 bij vierwekenverloning) mogelijk.

Om bijvoorbeeld nagekomen informatie van wet- en regelgeving toe te passen of om een ongewenste situatie te corrigeren, is het mogelijk dat wij een automatische herrekening uitvoeren. Dit wordt aangestuurd met werkgevercode 99232 Automatische herrekening aanvullende correctieproductie, zie bij Aanleveren productie > Afroep instellingsnummer 0001. Deze code is gevuld met de waarde 1 (automatische herrekening) als je uit een ACP 12 een EJP-bestand vanuit de HR Core systemen gebruikt. Je kunt eventueel de automatische herrekening blokkeren door de waarde 0 vast te leggen.

Let op: in de productie voor periode 01 kun je geen herrekening over het jaar heen afroepen. Deze herrekening moet je in een ACP 12 afroepen.

2.4 Opnieuw periode 01 berekenen bij in- of uit-dienst in het vorig jaar

In verband met in-dienst of uit-dienst in het vorig jaar kun je, nadat de januari-productie al is vervaardigd, in een correctieproductie de werknemer opnieuw laten berekenen. Je legt dan invoercode 03030 Opnieuw berekening correctieproductie vast met de waarde 1.

Voorbeeld 1: Na de januari-productie moet er nog een nieuwe werknemer opgevoerd worden in het vorig fiscaal jaar. In een correctieproductie periode 12 leg je de nieuwe werknemer vast en er volgt een berekening en een betaling. Door invoercode 03030 met de waarde 1 op te geven in een correctieproductie wordt alsnog periode 01 berekend en volgt er een betaling.

Voorbeeld 2: Na de januari-productie moet er toch nog een datum uit-dienst opgevoerd worden in het vorig fiscaal jaar. In een correctieproductie periode 12 leg je de datum uit-dienst vast en er volgt een berekening en een vordering. Door invoercode 03030 met de waarde 1 op te geven in een correctieproductie wordt alsnog periode 01 berekend.

3. Gegevens doorkoppelen

3.1  Naar nieuw kalenderjaar

Bij het vervaardigen van periode 01-2022`, gaat Gemal uit van de werkgever- en werknemergegevens van de daarvoor vervaardigde laatste productie van 2021. Hierbij worden de volgende gegevens doorgekoppeld naar het nieuwe kalenderjaar:

  • vaste invoergegevens
  • gegevens van de vorige periode (VP): bijvoorbeeld VP-schaalsalaris en VP-uurloon voor ORT
  • recht vakantietoeslag, saldi en dergelijke
  • eigen cumulaties
  • het nieuw bepaalde jaarloon bijzondere beloningen voor 2021
  • cumulaties variabelen ABP
  • werkkosten

De hoofdregel is dat je het oude jaar hebt afgesloten voordat je de januariproductie laat verwerken. Er kunnen zich situaties voordoen waardoor je toch nog een ACP 12 moet laten verwerken nadat de januariproductie is verwerkt. Hiervoor gelden enkele aandachtspunten die verderop beschreven zijn bij:

  • 3.5 Koppelen meerdere dienstverbanden na vervaardigen periode 01 niet toegestaan.

3.2  Werkkostenregeling

Cum loon loonheffing en werkkosten

Ten behoeve van de voorcalculatie maakt Gemal gebruik van het cumulatieve loon voor de loonheffing van het vorige jaar. Dit loon voor de loonheffing wordt in de salarisproductie van periode 12 vastgesteld en in periode 01 overgeheveld.

In verband met voorziene wijzigingen in het nieuwe jaar (bijvoorbeeld groei of krimp van de organisatie), kan het gewenst zijn om dit cumulatieve loon te wijzigen. Met werkgevercode 03332 Correctie van cumulatief loon loonheffing vorig jaar deze instelling kun je een afwijkend loon loonheffingen opgeven. Dit doe je per instelling in de laatste productie van het jaar.

Het is ook mogelijk om in het volgende jaar het loon voor de loonheffingen nog aan te passen. In dat geval gebruik je werkgevercode 03333 Correctie van cumulatief loon loonheffing vorig jaar dit sofinummer. Hiermee kun je gedurende het hele jaar nog inspelen op actuele wijzigingen in je organisatie. Werkgevercode 03333 moet je bij voorkeur in de januariproductie opgeven en geldt dan alleen voor de betreffende instelling. Het bedrag wat je opgeeft overschrijft het loon loonheffing vorig jaar van de instelling.

3.3 Eindheffing

Het berekenen van de eindheffing en het doorsluizen naar de loonaangifte gebeurt nu met een apart lijstnummer in een speciale productie: lijstnummer 0204 Synchronisatie Loonaangifte inclusief eindheffing werkkosten. Het bedrag eindheffing wordt bepaald en doorgeven aan de loonaangifte.

Ook wordt het controleoverzicht werkkosten aangemaakt. De volgende melding verschijnt dan op dit controleoverzicht: DE EINDHEFFING DEFINITIEF WORDT IN DE LOONAANGIFTE VAN LOONHEFFINGENNUMMER XXXXXXXXX LXX OPGENOMEN.

Als ook lijstnummer 6204 Alleen afdrachtbetalingen synchroniseren Raet Betaalmanager (SEPA betalingen) in een speciale productie is afgeroepen, wordt er ook een afdrachtbetaling aangemaakt voor de Belastingdienst.

3.4 Jaarloon bijzondere beloningen bij meerdere dienstverbanden

In de laatste producties van het jaar, te beginnen in periode 12, berekent Gemal voor de werknemer automatisch het jaarloon bijzondere beloningen voor het volgende jaar. Dit gebeurt op basis van het loon loonheffing, waarbij Gemal rekening houdt met de datums in- en uit-dienst en bij maandloners met geblokkeerde perioden.

Het jaarloon bijzondere beloningen wordt gepresenteerd met uitvoercode 02842 jaarloon bijz.bel.

Je kunt zelf bepalen of je hiervan wilt afwijken en een ander jaarloon wilt vastleggen. Dit doe je met invoercode 02450 Jaarloon bijzondere beloningen.

Het jaarloon bijzondere beloningen bij meerdere dienstverbanden stelt Gemal automatisch vast door het cumulatieve loon loonheffing van alle gekoppelde actieve dienstverbanden uit het voorgaande jaar bij elkaar te tellen. Dit jaarloon wordt automatisch doorgekoppeld vanuit de laatst vervaardigde productie van het jaar.

In deze productie wordt het cumulatieve loon loonheffing van alle gekoppelde dienstverbanden samengeteld en gepresenteerd met uitvoercode 02843 cum.opb.jrln.bb.n.

Let op: als je invoercode 02450 afwijkend vastlegt, moet je het afwijkende bedrag ook vastleggen bij alle te koppelen dienstverbanden. Doe je dit niet, dan keurt Gemal het koppelen af en meldt dit met foutcode 175: KOPPELING NIET TOEGESTAAN: MDV-GEGEVENS NIET GELIJK.

3.5 Koppelen meerdere dienstverbanden na vervaardigen periode 01 niet toegestaan

Als periode 01 van het nieuwe jaar al vervaardigd is, mag je in een ACP 12 geen nieuw dienstverband koppelen (vastleggen van invoercode 02950 Code gekoppeld dienstverband). Als deze situatie zich toch voordoet, meldt Gemal dit op het mutatieverslag met foutcode 093: DIENSTVERBAND NIET OPGENOMEN IN BESTAND.

Een vervallen dienstverband mag je niet meer koppelen aan een bestaand of een nieuw dienstverband. Dit leidt tot problemen in de berekeningen, omdat vervallen dienstverbanden uit de database worden verwijderd. Opgave van deze koppeling, resulteert ook in foutcode 093.

4. Jaarovergang en gegevensuitwisseling aan pensioenfondsen / loonaangifte

Pensioenfonds ABP: In de regel hoor je uren van uurloners vast te leggen op de periode waarop ze betrekking hebben. Voor sommige werkgevers is dit, bijvoorbeeld door hun bedrijfsprocessen, niet mogelijk: zij leggen de uren een maand achteraf vast. Wanneer een dergelijke medewerker uit-dienst gaat, worden zijn uren vastgelegd na de periode uit-dienst niet meer verantwoord aan ABP. Je kunt dan voor deze medewerker de periode van de mutatie voor ABP verruimen door het vastleggen van de afwijkende uittrededatum pensioenfonds (invoercode 02926).

Voorbeeld: een uurloner gaat 31-05-2022 uit-dienst, zijn uren van periode 05 worden vastgelegd in periode 06. Om ervoor te zorgen dat ook deze uren verantwoord worden aan APG, leg je invoercode 02926 vast met datum 30-06-2022.

In verband met de jaarovergang gelden speciale aandachtspunten bij uurloners die per 31-12-2021 uit-dienst gaan en in periode 01 nog hun uren van periode 12 krijgen. Je moet in dit geval invoercode 02926 met waarde 31-01-2022 pas vastleggen in periode 02. Voor een juiste verantwoording aan APG moet je ook in periode 02 een herrekening over het jaar uitvoeren. Hierdoor wordt in de verantwoording de oorspronkelijke datum van 31-12-2021 verwijderd uit het bestand van 2021 en de nieuwe datum van 31-01-2022 opgenomen in het bestand van 2022.

4.1 APG en UPA gegevensuitwisseling en datum uit-dienst 31-12

Je kunt in periode 01 voor een medewerker een datum uit-dienst vastleggen van 31-12 van het vorig jaar. Dit moet in de gegevensverantwoording APG/UPA leiden tot een datum einde inkomstenverhouding 31-12. Deze datum heeft betrekking op het vorig jaar en mag van APG of je UPA pensioenfonds dus ook alleen in een bestand over vorig jaar worden aangeleverd.

Het APG/UPA-bestand over vorig jaar wordt echter in Gemal alleen aangemaakt wanneer je een herrekening over vorig jaar vastlegt. Omdat je in januari niet kunt herrekenen, moet je in periode 02 voor de medewerker invoercode 02475 Beginperiode herrekening vastleggen met waarde 202112 om het bestand APG/UPA VTWK te triggeren.

4.2 Bewaren gegevens ten behoeve van pensioenfonds

Voor deelnemers aan pensioenfonds ABP, PWRI en PFZW worden ook gegevens over het vorig jaar aangeleverd via Gemal en onze APG Pensioenaangifte module en voor PFZW via de Aangifte Monitor (UPA module).

Daarom is het noodzakelijk dat je er ook voor kiest om werknemers die het vorig jaar uit-dienst zijn gegaan, te laten bewaren in Gemal. Doe je dit niet, dan kunnen de gegevens van deze werknemers uiteraard ook niet door ons aan APG en PFZW geleverd worden en leidt dit tot ongewenste intrekkingen van deze medewerkers omdat hun gegevens immers niet meer bewaard zijn.

Wij adviseren je werkgevercode 03051 Bewaren werknemers uit-dienst vastleggen met de waarde 2.

4.3 APG gegevensuitwisseling tijdens jaarovergang

Je dient zoals gebruikelijk uiterlijk de vijfde werkdag van de maand volgend op de productiemaand je gegevens te verzenden naar APG. Je gegevens van de decemberproductie dien je uiterlijk vrijdag 7 januari 2022 te verzenden naar APG.

Voor je ACP 12 geldt dat deze uiterlijk vrijdag 28 januari 2022 verzonden moeten zijn.

Let op: na iedere ACP 12 volgt een ABP-levering. Deze moet je niet inzenden. Je moet pas inzenden als alle correcties van december zijn afgerond.

Met ingang van 31 januari 2022 zal, als je een productie laat vervaardigen, tijdelijk (vanwege onderhoud) de APG-bestanden niet zichtbaar zijn in de module Pensioenaangifte APG.

De bestanden van periode 01 die nog niet verzonden zijn naar APG, kun je dan nog wel verzenden.

4.4 UPA gegevensuitwisseling tijdens jaarovergang

Per 2022 stelt PFZW de UPA deadline gelijk aan die van de loonaangifte.

Je UPA-aangiftebericht over 2021-12 moet je nog zoals gebruikelijk insturen vóór 10 januari 2022. Waarschijnlijk heb je op deze datum in januari nog niet alle producties afgeroepen over het oude jaar. Het is echter voor de facturatie vanuit PFZW belangrijk dat je toch je aangiftebericht voor deze deadline instuurt.

De UPA aangiften die n.a.v. de ACP 12 ontstaan, worden automatisch met de februari levering in 2022 verzonden.

Als je na het verzenden van het aangiftebericht nog producties afroept over het oude jaar, dan wordt er een correctie aangiftebericht aangemaakt over het oude jaar. In dit bericht worden de aanvullende mutaties opgenomen die na je laatste zending zijn toegevoegd. Wij adviseren je dit correctie aangiftebericht vervolgens zo spoedig mogelijk te versturen.

Let op: deze werkwijze is alleen deze jaarovergang nog aanzienlijk anders dan die van de loonaangifte. Omdat bij de loonaangifte de deadline pas aan het eind van de maand januari ligt, kun je eerst alle producties over het oude jaar afroepen voordat je het aangiftebericht verstuurt. De UPA-werkwijze met correctieberichten is daarom in de loonaangifte niet van toepassing.

Per 2022 wordt de aangiftedeadline gelijk geschakeld met de loonaangifte. Dat betekent dat je het aangiftebericht over 2022-01 moet insturen vóór 28 februari 2022. Vanaf 2023 is de werkwijze voor de loonaangifte en UPA gelijk.

4.5 Loonaangifte

Voor de aansluiting in de loonadministratie is het nodig om eerst de aangifte van de lopende maand in te sturen voordat de salarisproductie van de nieuwe maand wordt vervaardigd. Dit geldt voor de maanden januari t/m november. Voor de maand december geldt dit niet, omdat de salarisproductie van januari van het volgende jaar geen invloed heeft op de aangifte van december.

De loonaangifte wordt na iedere ACP 12 bijgewerkt. Wanneer de correcties op december zijn afgerond, kun je deze inzenden. Wij adviseren je daarom om de loonaangifte over december te laten staan tot eind januari.

5. Salarisspecificatie

De salarisspecificatie uit een ACP is altijd een herrekende strook.

6. Correcties na januariproductie

Als je een ACP 12 afroept nadat periode 01 al verwerkt is en je geeft in deze productie nog stammutaties op, houd dan rekening met het volgende:

  • Als er per januari een andere waarde geldt, moet je per januari de juiste waarde vastleggen. Met andere woorden, heb je in de januari-productie een stammutatie aangebracht, dan moet je deze opnieuw vastleggen in een correctieproductie periode 01 of een salarisproductie periode 02, want hij is overschreven door de stammutatie in de ACP 12.
  • Het jaarloon bijzondere beloningen stelt Gemal niet opnieuw vast. Zo nodig moet je dit zelf vastleggen (invoercode 02450). Ook de jaargrondslag ABP (invoercode 02407) wordt niet opnieuw vastgesteld.

7. Loonaangifte/jaaropgaves en afwijkende tenaamstelling

Als je meerdere instellingen in je cea-nummer hebt waarbij het loonheffingsnummer gelijk is, worden op de jaaropgaaf altijd de naam en adresgegevens van de laatste instelling gepresenteerd. Ook bij de loonaangifte worden deze NAW-gegevens gebruikt. Als je hiervan wilt afwijken, dan leg je de onderstaande gegevens vast, zie bij Werkgevergegevens > Naam, adres, woonplaats.

  • Naam instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02101)
  • Adres instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02102)
  • Woonplaats instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02103)
  • Postcode instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02104)

Let op: om verwarring te voorkomen, adviseren wij je om bij alle instellingen binnen hetzelfde loonheffingennummer deze afwijkende gegevens vast te leggen.

8. Vervallen registratienummers niet opnieuw gebruiken

Wij gaan er in principe ervan uit dat de combinatie van opdrachtgever-, instellings- en registratienummer (OIR-nummer) uniek is voor één specifieke werknemer. Stel dat een werknemer uit-dienst gaat en zijn registratienummer opnieuw in gebruik wordt genomen, dan zal de pensioenopbouw plaatsvinden bij het eerste OIR-nummer. Daarom mag je een vervallen registratienummer niet opnieuw in gebruik nemen.

9. Lichten instelling

Als je een bepaald instellingsnummer van je cea-nummer niet meer wilt gebruiken, dan kun je dat instellingsnummer laten vervallen, bijvoorbeeld in de productie van periode 01. Zie de handleiding onderwerp Afroep producties bij 2.9 Lichten instelling. Als de instelling in het voorgaande jaar nog in gebruik was, dan wordt de data nog bewaard ten behoeve van eventuele synchronisaties over vorig jaar. Het daadwerkelijk lichten wordt dan pas in de volgende jaarovergang uitgevoerd.

10. Nulstellen cumulaties alleen na overleg

Je hebt de mogelijkheid in de afroep de cumulatieve gegevens van de personeelsleden te verwijderen. Dit doe je met de Code nulstellen cumulaties (werkgevercode 99242).

Om fouten te voorkomen, verzoeken wij je deze mogelijkheid uitsluitend te gebruiken als je dit hebt besproken met je contactpersoon bij ons. Deze mogelijkheid wordt meestal gebruikt, als in 2021 met een instelling enkele schaduwproducties zijn vervaardigd om met ingang van 1 januari 2022 officieel te starten.

Let op: als je de Code nulstellen cumulaties (werkgevercode 99242) hebt vastgelegd in de afroep van periode 01 en je laat een correctieproductie in periode 01 vervaardigen, dan zal Gemal deze code bij de afroep automatisch overnemen. Dit om te voorkomen dat het nulstellen niet plaatsvindt bij de werknemers voor wie je de correctieproductie afroept. Bovendien zou anders bij een later uitgevoerde (algemene) herrekening met terugwerkende kracht tot 1 januari het op nul stellen van de cumulaties ongedaan worden gemaakt.

11. Verhuizen van een cea-nummer

Bij fusies en reorganisaties kun je gebruik maken van onze dienstverlening. Voor sommige aspecten die daarbij aan de orde kunnen komen, is onze ondersteuning zelfs een vereiste. Dit doet zich bijvoorbeeld voor wanneer daarbij gegevens van meer dan één cea-nummer zijn betrokken, bijvoorbeeld een verhuizing van het ene cea-nummer naar een ander. Voor ondersteuning bij een verhuizing naar een ander cea-nummer kunt je contact opnemen met het Service Center.

11.1 Verhuizen van een registratienummer

Niet in correctieproductie

In een correctieproductie mag je geen registratienummers verhuizen (in HR Core: verhuizen van een dienstverband). Bovendien is een correctieproductie niet mogelijk om mutaties op te geven voor een registratienummer dat in de normale salarisproductie is verhuisd. Correcties verwerk je in dat geval dus in een volgende productieperiode. In de correctieproductie mag je ook geen verhuizingen vastleggen.

Niet meer doorverhuizen in de jaarwerk-periode

In de jaarwerkperiode d.w.z. de termijn waarin je de december-  januari- en februari-producties laat vervaardigen, mag een registratienummer slechts eenmaal worden verhuisd. Bij een tweede verhuizing binnen deze periode keurt Gemal deze mutatie af met vermelding van foutcode 077: VERHUIZING: DOORVERHUIZING TIJDENS JAARWERKPERIODE. Pas met ingang van de maart-productie (periode 03) mag je het registratienummer weer verhuizen.

12. Speciale producties afroepen

Voor het afroepen van speciale producties over het vorige kalenderjaar gelden de volgende regels:

  • Tot en met de laatste productiedag van 2021 (2 januari 2022) is het mogelijk om speciale producties over 2020 af te roepen. Dit is vanaf de eerste productiedag van 2022 niet meer mogelijk.
  • Het gehele jaar 2022 kun je zowel speciale producties over 2021 als 2022 afroepen. Dit mag zelfs tegelijk op één productiedag.
  • Natuurlijk kun je in januari pas een speciale productie over 2022 afroepen nadat je je eerste salarisproductie over 2022 heeft laten vervaardigen.

13. Jaarwerkproducten via speciale productie

Het vervaardigen van de jaarwerkoverzichten en bestanden dien je (per instelling) af te roepen in een speciale productie. Dit heeft als voordeel dat deze het hele jaar af te roepen zijn.

Let op: het betreft een speciale productie over vorig jaar.

In Gemal Direct Inrichting is een apart scherm Jaarwerk gemaakt met alle jaarwerkoverzichten en/of bestanden. Door deze aan te vinken worden er afroepmutaties aangemaakt. Uiteraard blijft het mogelijk om overzichten en/of bestanden ook op de standaard manier af te roepen via Afroep overzichten/bestanden.

Scherm Jaarwerk met (per instelling) af te roepen overzichten en bestanden

 

9906 - Jaaropgave werknemers exclusief tussentijdse

9907 - Jaaropgave werknemers inclusief tussentijdse

4801 - Individuele loonstaat

4802 - Loonstaat in csv-formaat

9904 - Verzamelloonstaat

1501 - Overzicht vaste personeelsgegevens

3902 - Personeel niet in loondienst, IB47 aangiftebestand

3301 - Controle-overzicht loonaangifte

3302 - Controle-overzicht loonaangifte (historisch)

0204 - Synchronisatie Loonaangifte inclusief eindheffing werkkosten

6204 - Synchroniseren RBM afdrachtbetalingen t.b.v. de eindheffing werkkosten

0601 - Resultatenoverzicht 1

0602 - Resultatenoverzicht 1 cumulatief

0603 - Resultatenoverzicht 2

0604 - Resultatenoverzicht 2 cumulatief

0605 - Resultatenoverzicht CSV-bestand

3701 - Journaalpost 1 - Overzicht

4703 - Journaalpost 1 - Via Youforce

4713 - Journaalpost 1 - CSV

3801 - Journaalpost 2 - Overzicht

4704 - Journaalpost 2 - Via Youforce

4714 - Journaalpost 2 - CSV

4705 - Journaalpost FAP

9400 - Matrix werking uitvoercodes

14. HR Core Beaufort upgrades en jaarwerk

Op de community vind je zo nodig de laatste informatie over het jaarwerk. Hierna lees je een aantal aandachtspunten voor HR Core Beaufort en het jaarwerk.

14.1 Ingangsdatum wijziging

In HR Core Beaufort worden wijzigingen in de werknemergegevens voorzien van een (geldige) ingangsdatum. In specifieke gevallen voer je zelf de ingangsdatum in. In alle overige gevallen stelt HR Core Beaufort de ingangsdatum automatisch vast en maakt daarbij onder andere gebruik van de periodekalender. Deze methodiek heeft gevolgen voor de werkwijze tijdens de jaarwerksessies. In de periodekalender zijn immers geen begin- en einddatums aanwezig voor de salarisproducties van de jaarwerksessies. Dit zijn datums die HR Core Beaufort normaliter gebruikt bij het vastleggen van de mutaties.

Een jaarwerksessie is in HR Core Beaufort herkenbaar aan de productiesoort JWP en is in Gemal gekoppeld aan een ACP 12 (ACP 13 bij vierwekenverloning).

Als je tijdens een jaarwerksessie mutaties invoert zonder een ingangsdatum, zal HR Core Beaufort hieraan automatisch de ingangsdatum 01-12-2021 toekennen en de mutaties onder het juiste nummer van de salarisproductie naar het salarissysteem sturen. De combinatie van de ingangsdatum 01-12-2021 en het juiste nummer van de salarisproductie, leidt in Gemal niet tot een herrekening.

14.2 Periodekalender invullen

Omdat HR Core Beaufort automatisch de ingangsdatum vaststelt, als je die niet expliciet heeft vastgelegd, is het daarnaast van groot belang dat je in de periodekalender de juiste begin- en einddatums vastlegt voor de salarisperiodes van het komende productiejaar.

Als je de periodekalender niet vastlegt, schakelt HR Core Beaufort over op de datum die je hebt vastgelegd voor gebruik bij het toekennen van een ingangsdatum aan niet salarisgerelateerde mutaties. Dit leidt tot onbedoelde herrekeningen.

Bij het ophalen van het nieuwe kalenderjaar volgt een melding: Periodekalender is initieel gevuld. Wijzig de data indien nodig. Bevestig de periodekalender met OK en Opslaan (de kalender wordt weggeschreven).

In Gemal hoef je geen rekening houden met een productiekalender. Standaard gaat een mutatie per de eerste dag van de productieperiode in. Alleen als je gebruik maakt van vierwekenverloning moet je bij herrekeningsmutaties een afwijkende ingangsdatum vastleggen die overeenkomt met de eerste dag van de periode van vier weken.

15. HR Core Education en jaarwerk

Op de community van HR Core Education vind je bij Kennisbank een speciale handleiding voor het jaarwerk.

0 Kudos
Medewerkers
Choose your region:
Choose your Region
Go