Mijn Communities
Help

Q&A - Webinar #2 Rapporten bouwen in Youforce Reporting

17-03-2023 12:57
  • 1 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 924 Weergaven

 

Autorisaties

Kunnen we de wizard verbergen? Deze neemt erg veel ruimte in op het scherm.

Op dit moment kan de wizard niet verborgen worden. Zoals Chris aangeeft, zal de wizard de komende tijd verbeterd worden. Dit punt zullen we meenemen in de verdere ontwikkeling.

 

Kunnen we ook de standaard Raet rapporten en dashboards uitzetten?

Ja, dit kan op de configuratiepagina binnen Youforce Reporting. Bij Standaard Rapporten kun je bij een rapport op het oogje klikken. Dan wordt het rapport uitgezet/aangezet.

Datamodel

Waar komen de waarden en de rekenregels voor verzuim vandaan?

De verzuimwaarden zijn gebaseerd op data uit HR Core Online en de rekenregels van de CBS Verzuimstandaard worden gehanteerd. Specifieke informatie over de berekeningen van verzuim vind je op hetvolgende artikel: Toelichting Verzuimstatistieken 

 

Ik zie Unknown bovenaan staan in rapport. Dat is bij mij ook zo?

Dat is bij jou ook zo. Deze regel staat in de database om om te kunnen gaan met eventuele medewerkers zonder dienstverbanden, of andersom. De meeste van deze waarden zijn alleen zichtbaar voor de gebruikers die toegang hebben tot alle data. Managers die alleen specifieke afdelingen mogen zien krijgen deze data niet te zien, omdat ze hier geen toegang voor hebben.

 

Ik kan niet zo snel een persoonsnummer vinden.

Dit veld komt in een aantal tabellen terug, maar in het voorbeeld is deze gekozen uit de tabel 'Persoon'.

 

Hoe snel is een wijziging in BOL te zien in Youforce Reporting?

Op dit moment wordt de data eens per uur ververst (m.u.v. Gemal-data. Deze wordt eens per dag ververst). Gezien de toevoegingen die nog gepland staan, wordt dit voor nu aangehouden. Daarna zal gekeken worden hoe we de actualiteit van de gegevens kunnen verhogen.

 

Wat betekent het FTE met lege OE? Ik heb dat vaak ook met een medewerker die ik niet kan plaatsen.

FTE is gerelateerd aan een dienstverband en een dienstverband weer aan een OE. Als er FTE op een lege OE staat dan betekent dat de bijbehorende dienstverbanden niet op een OE zitten (op dat moment in de tijd).

 

Waarom komt in veel rapporten persoon unknown met personeelsnummer -1 in beeld?

Deze regel staat in de database om om te kunnen gaan met eventuele medewerkers zonder dienstverbanden, of andersom. De meeste van deze waarden zijn alleen zichtbaar voor de gebruikers die toegang hebben tot alle data. Managers die alleen specifieke afdelingen mogen zien krijgen deze data niet te zien, omdat ze hier geen toegang voor hebben.

 

Is het mogelijk om van een (gebruikte) rubriek ook de rubriekcode op te zoeken zodat je zeker weet dat je de juiste rubriek gebruikt?

Voor alle vrije velden is dit mogelijk. Hier kun je op zoeken. Op alle andere rubrieken niet. Wellicht is het nog een optie om een overzicht per rubriek beschikbaar te stellen.

 

De roltoewijzingen gelden alleen voor niveau 7, wat als ik voor niveau 6 of 5 de roltoewijzigen wil tonen?

Recent hebben we een extra entiteit toegevoegd genaamd 'Roltoewijzingen Org. Eenheid' . Hiermee kun je OE's inzichtelijk brengen zonder Roltoewijzingen en de Hierarchye van de OE's zit hierin ook terug. Als het goed is zou je dit moeten kunnen zien. Anders moeten we specifiek naar jou situatie kijken.

 

Welk gegeven gebruik je om te filteren op alleen de actieve dienstverbanden?

Dienstverband Status uit de tabel Dienstverband

 

Op welke manier voeg ik een leidinggevende vanuit usermanagement toe aan het bezettingsoverzicht, zodat we weten welke persoon (bijv. rolcode SLG) bij welk OE hoort?

In het model is een tabel 'Roltoewijzing' beschikbaar. Hieruit kun je bijv. de naam van degene toevoegen aan je tabel. Denk er hierbij wel aan om te filteren op Roltoewijzing Code om de juiste roltoewijzing te tonen en op Roltoewijzing Status om alleen actieve rollen te tonen.

 

Wij werken met meerdere ceanummers in 1 database. In de ReportBuilder kunnen in de rapporten van F&O zien gebruikers van 1 ceanummer alle modellen en OE s van de database. Dat is niet wenselijk. Hoe werkt dit in Youforce Reporting? Zelfde geldt voor de salaris gegevens?

F&O kent op dit moment nog geen extra autorisaties en werkt op dezelfde manier als in Report Builder. We zijn dit nog wel aan het onderzoeken, maar dit is niet eenvoudig op te lossen. De Organisatiemodellen komen niet perse overeen met de dienstverband informatie en de bijbehorende OE's. Dat geeft discrepanties. Er zit wel autorisatie op de salarisresultaten, dit is dus een verbetering ten opzichte van Report Builder.

 

Kan ik de P08259 ook toevoegen?

Dit is zeker mogelijk. Wensen en ideeën kun je toevoegen op de ideeën pagina.

 

Wat als een eigen rubriek, die wel bij minimaal 1 persoon is gevuld, toch niet zichtbaar is in Youforce Reporting?

In dit geval is de vraag: om welk soort gegeven gaat het? Op dit moment zitten alleen eigen rubrieken van het type DV (Dienstverband) en PS (persoon) in youforce reporting. Mocht de rubriek wel tot een van deze soorten behoren, dan kun je het beste een call aanmaken met de service center.

Export/Import

Is het mogelijk om een rapport dat ik maak onder een Klantnummer te exporteren naar een ander Klantnummer.

Ja dit is mogelijk. Rapporten die je maakt, kun je exporteren (is een van de opties in de keuzelijst). Naast de groene knop om een rapport te maken, vind je een knop om een rapport te importeren. Denk er wel aan dat als je een berekend veld in het rapport hebt gebruikt, je deze ook in de andere omgeving opvoert.

 

Hoe krijg je al je data in beeld bij export naar Excel. Bij rapportages waar je kunt downdrillen op bv oe, kun je mbt '+' teken verder de diepte in. Bij export naar Excel, lukt me dat niet in Excel.

De drilldown functionaliteit is niet terug te zien in de export naar excel. Met de knopjes rechtsboven, op de matrix/tabel kun je alles uitklappen en alsnog alles exporteren naar excel. Dan zie je alle data terug in de export.

 

Kan je de gemaakte rapporten naar Google Drive uploaden/importeren?

Je kunt een rapport exporteren (of de data in het rapport), maar je kunt hierbij geen opslaglocatie aangeven. Deze komt dus eerst lokaal terecht op jouw computer. Daarna kun je dit bestand overzetten naar Google Drive

 

Kun je rapporten ook schedulen zodat ze automatisch worden aangemaakt en geexporteerd en op een bepaalde lokatie worden neergezet?

Deze functionaliteit is helas niet beschikbaar.

 

Kan je ook afdrukken naar bv A4?

Nee dit is helaas niet mogelijk.

 

 

Klassieke Rapporten (Report Builder)

Ik kan nog steeds alleen bekijken en niet aanpassen, klassiek rapport.

Klassieke rapporten zijn rapporten die met Report Builder gemaakt zijn. Deze kun je in youforce reporting alleen bekijken. Om ze aan te passen, dien je via de 'Managementinformatie-tegel - ad-hoc rapportages' Report Builder op te starten.

 

Migreren naar Youforce Reporting

Wij hebben al people analytics, wordt dit automatisch overgezet naar youforce analytics?

Als je people analytics design afneemt, dan wordt dit automatisch omgezet naar youforce analytics. In dit community bericht kan je daar meer over lezen: Ze zijn er, nieuwe dashboards!   Het is wel belangrijk dat je de dashboards zelf nog nabouwt in Youforce Analytics.

 

De klassieke rapporten zijn dus niet meer te benaderen via "standaard rapporten" volgende maand?

Dit zal inderdaad in Q2 niet meer te benaderen zijn via de oude weg. Je kunt ze wel nog aanpassen en bewerken in Report Builder. Alleen het weergeven kan dan allen nog via Youforce Reporting.

Rapporten Bouwen

Als je wisselt van taal Engels Nederlands dan wordt het scherm weer leeggemaakt en ben je je al gemaakte wijzigingen kwijt. Is hier iets aan te doen?

Voor nu is hier nog niet iets aan te doen. We nemen het mee voor verdere analyse.

 

Ik zou graag willen zien hoe ik een "kaart" kan maken, waarop het aantal actieve of inactieve personen staat. Dit afhankelijk van de slicer

Als je de kaart-visualisatie selecteert en de velden Persoon status en Persoonsnummer aanklikt, dan is het zaak om Persoonsnummer op te nemen als waarde (velden kun je verslepen in het visualisatie-scherm). Als je bij het veld (in het visualisatiescherm) vervolgens op het pijltje omlaag klikt, kun je de juiste aggregatie kiezen (som/aantal/etc.).

 

Ik kan bij de kaart visualisatie maar 1 waarde selecteren. het plaatsen van dienstverbandstatus in het analyse veld, werkt het ook niet. ik blijf het totaal aantal persoonsnummers zien wat totaal in Beaufort staat

Je dient Persoon status te gebruiken in plaats van dienstverbandstatus. Dit veld kijkt of een persoon ten minste 1 actief dienstverband heeft. In dat geval is de waarde van het veld 'Actief'. De reden dat het niet werkt met Dienstverband Status is dat door de aggregatie van Persoonsnummer er geen relatie wordt "gezien" tussen de twee tabellen. Hierdoor werkt de slicer niet. Voor de beste ondersteuning verwijzen we je graag naar het forum.

 

Hoe kan je gebruik maken van de som?

Sommige velden zitten zo in het model, dat er meteen gesommeerd wordt. FTE is daar een van. Hier hoef je dus niets aan te doen. Mocht je willen sommeren op een veld waarbij dit niet automatisch gebeurt (je ziet dan dus niet Som van [veld] staan in je tabel, dan kun je via het deelscherm Visualisatie bij het betreffende veld op het pijltje omlaag klikken en een aggregatie-optie kiezen. Zie deze pagina op de community voor meer informatie: Tabellen aanpassen 

 

Waar kan ik de organisatie keuze maken?

In het model zit een entiteit genaamd Organisatorische Eenheid, in combinatie met de visualisatie 'Slicer' kun je een organisatie keuze toevoegen.

 

Kan ik de naam van mijn test rapport later aanpassen in een definitieve titel?

Je kunt altijd de titel van het rapport wijzigen. Klil bij een rapport naast de knop 'Bekijken' op het pijltje omlaag. Vervolgens kies je de optie 'Naam bewerken'.

 

Hoe krijg je die kolom som FTE?

In dit artikel op de community leggen we dit uit: Tabellen aanpassen 

 

Kan je ook subtotalen maken?

Subtotalen worden automatisch ingesteld wanneer je voor de matrix-weergave kiest. Je kunt dan eventueel in het visualisatiescherm bij de subtotalen instellen voor welke groepen je subtotalen toont. Zie dit artikel op de community voor meer informatie over de matrix: Matrix visualisatie instellen 

 

Is het ook mogelijk om totalen te zien van de verschillende afdelingen en vervolgens het totaal van alle afdelingen die behoren tot 1 directeur?

Ja dit kan met behulp de matrix visualisatie. Door gebruik te maken van totalen en subtotalen. Zie dit artikel op de community voor meer informatie: Matrix visualisatie instellen . We zullen nog een specifiek artikel wijden aan het maken van totalen en subtotalen!

 

Komt de mogelijkheid om een bewerkt rapport meteen op te slaan als nog wel in de toekomst ipv een kopie maken en hernoemen? Dit is een beetje omslachtig.

Wij hopen van wel, maar dit is een aanpassing die Microsoft zal moeten doen aan Microsoft.

 

Is het mogelijk om de titel van de gegevens aan te passen in het rapport? (Voorbeeld is geboortedatum-maand vervangen door Geb.maand)"

Ja dit is mogelijk. In het deelscherm 'Visualisaties' kun je bij kolommen (hier staan de velden die je hebt gebruikt) dubbelklikken om de naam aan te passen.

 

Kan je ook een kolomkop toevoegen en samenvoegen zodat deze boven meerdere kolommen komt te staan?

Deze optie is alleen mogelijk als je met kolomgroepen werkt, zoals in de webinar is toegelicht. Een mooi voorbeeld hiervan is het Standaard Rapport 'Standenregister'. Hier wordt dit toegepast.

 

Hoe creer je een veld voor een eigen rubriek (E-rubrieken)? en hoe plaats je die in het rapport? Of heb je hier de PRO-versie voor nodig?

Alle eigen rubrieken (persoon en dienstverband) zijn beschikbaar in het datamodel. We noemen dit 'vrije velden'. Hiervoor hebben we twee entiteiten: 'Persoon vrije velden' en 'Dienstverband vrije velden'. Hier vind je de velden in terug die worden gebruikt in HR Core Online. Als je de rubriekcode weet kun je hier ook op zoeken in de zoekbalk, vlak boven het datamodel.

 

Kan er ook een peildatum toegevoegd worden?

In het volgende artikel leggen we uit hoe je een peildatum kunt gebruiken in een rapport: Peildatum beschikbaar in Youforce Reporting 

 

Ik ben ook benieuwd hoe ik de peildatum in het rapport krijg die je zelf kunt typen of via een soort van kalender kunt kiezen. Voorbeeld peildatum dient of 1-1-2023 te zijn of 31-1-2023. Dus eerste of laatste dag van een maand. Ik krijg dat niet voor elkaar om dat als slicer te gebruiken. En deze peildatum gebruiken we voor bijna alle rapporten.

In het volgende artikel leggen we uit hoe je een peildatum kunt gebruiken in een rapport: Peildatum beschikbaar in Youforce Reporting

 

Wanneer gebruik je filter peildatum dienstverband en dienstverband historie?

Er zijn twee tabellen in het datamodel die dienstverband informatie laten zien, namelijk 'Dienstverband' en 'Dienstverband Historie'. In deze beide entiteiten vind je de Datum in dienst en Datum uit dienst terug. Afhankelijk vanuit welke entiteit je werkt heb je de 'In dienst (filter)' of 'In dienst historie (filter)' nodig. Die eerste heb je nodig als je met velden uit de dienstverband entiteit werkt, die tweede als je met velden uit de Dienstverband HIstorie entiteit werkt. De derde optie is 'Dienstverband historie (filter)', deze gebruik je als je een peildatum wil gebruiken die kijkt naar Startdatum en Einddatum van de Dienstverband Historie. Zie voor meer informatie het volgende artikel: Peildatum beschikbaar in Youforce Reporting 

 

Is er ook een peildatum voor F&O?

Deze vindt je in de tabel Formatie & Organisatie Peildatum

 

Ik zie jullie steeds, als jullie de eerste keer een gegeven willen toevoegen, het velden gegevens breder maken omdat de gegevens niet allemaal zichtbaar zijn. Is hier nog iets aan te doen?

Hier is helaas niet iets aan te doen.

 

Kun je ook een dropdown tonen en lege kostenplaatsen/kostensoorten niet laten zien?

De gegevens in een slicer kun je filteren door op de slicer te klikken en in het filterscherm 'Filters voor deze visual' te filteren op het veld. Daar kun je de gewenste kostenplaatsen wegfilteren. Zie het volgende artikel voor meer informatie over filteren: Filter instellen 

 

Zou hier inzet ook kunnen worden toegevoegd om FTE's verdeling gelijk te krijgen met Loonverdeling?

Het is mogelijk om inzet toe te voegen aan tabellen waar dienstverband kolommen zijn toegevoegd. Op het volgende artikel vind je meer informatie over Inzet en in welke situaties je deze tabel wel of niet kunt gebruiken: Inzet 

 

En inzet waarin functie gelijk bij de bijbehorende kostensoort wordt geplaatst

Voor specifieke rapportvragen verwijzen we je naar het forum. Daar kunnen we je beter helpen met concrete rapportage vragen.

 

Kan je geselecteerde kolommen ook niet zichtbaar maken op je rapport? Bv bij meerdere instellingen, dan filter je op een instelling maar die kolom wil je niet zien

Het is mogelijk om te filteren of een slicer te gebruiken, zonder dat die kolom in de tabel wordt gebruikt. Je kunt hiervoor gewoon een slicer maken zoals je dat normaal ook doet. Als het gaat om filteren dan moet je het veld waarop je wil filteren vanuit het model rechtstreeks naar het filter paneel slepen. Dan wordt deze niet zichtbaar als kolom in de tabel.

 

Is het mogelijk om bij geslachtskeuze het veld 'unknown' te veranderen in 'other (anders)'?

Je zou met een berekend veld waarden kunnen aanpassen in de gewenste weergave. De unknown is waarschijnlijk afkomstig van de medewerker -1. Je kunt in Beaufort namelijk alleen nog M of V kiezen. Dit wodt in de toekomst wel ondersteund, meerdere opties worden hier dan beschikbaar om in te voeren. Dit wordt dan ook zichtbaar in Youforce Reporting.

 

Komt groeperen zo ook aan bod, om bijv een medewerkers telling te kunnen maken?

Groeperen is aanbod gekomen in de webinar en zal later ook in een artikel worden toegelicht op de community.

 

Kun je ook een eigen stijl definiëren?

Nee dit is helaas niet mogelijk

 

Als ik een overzicht maak met daarin de OE (niet vanuit de inzet) en ik filter op dienstverband = actief, dan krijg ik per medewerker nog steeds meerdere (incl. oude) OE's te zien. Welk filter kan ik gebruiken om alleen de actieve OE (uit het in- en uit dienst scherm) per dienstverband te zien?

We hebben meer informatie nodig om je vraag goed te kunnen beantwoorden. Kan het zijn dat je de kolommen uit de entiteit Dienstverband Historie haalt? Dan heb je ook het veld 'Actueel' nodig. Dat veld geeft aan of deze waarde van het dienstverband vandaag actief is of niet.

 

Hoe kun je inrichten dat je rapport peildatum 'now/vandaag' krijgt. filteren op?

We werken aan een toegankelijke oplossing hiervoor, zodat je als peildatum vandaag en andere opties makkelijk kunt gebruiken. Houdt de community in de gaten voor de ontwikkelingen hiervan.

 

Geldt die control klik ook voor gebruikers?

Ja dit geldt voor iedereen die het rapport bekijkt.

 

Dien je bij alle niveau's de filter toe te voegen "is niet leeg" als je deze niet willen laten zien als slicer?

Nee, dit is niet aan te raden. De kans bestaad namelijk dat je bij deze optie ook dienstverbanden wegfilterd. Het advies is om hierin goed te kijken of het mogelijk is. Waarschijnlijk kan het wel op de 1e en 2e Org. Eenheid niveau.

 

Een vergelijking zoals uren dienstverband is ongelijk aan uren inzet - kan dit in Reporting of kan dit alleen in de Pro versie?

Vergelijkingen tussen twee velden kunnen niet binnen de standaardfunctionaliteit van Youforce Reporting. Hiervoor is dus een berekend veld nodig, gemaakt vanuit de Inzet-tabel. Hiervoor is Pro voor nodig.

 

Kun je ook een rapport maken met alleen gegevens (eigen velden) uit persoonsgegevens. Dus personen die niet in dienst zijn of zijn geweest. Wij zetten daar bv vrijwilligers in.

Je kunt rapporten maken met alleen gegevens uit de tabellen Persoon en Persoon Vrije Velden. Het volgende is hierbij wel van belang. De autorisatie van medewerkers die getoond worden in youforce reporting is gebaseerd op dienstverbanden. Personen zonder dienstverband zullen dus niet getoond worden. Oplossing hiervoor is om in Autorisatiebeheer de optie 'Toegang tot alle data (beheerders)' aan te zetten. Daarmee worden ook personen zonder dienstverband zichtbaar.

 

Moet je evengoed als je slicer dienstverband status ook nog filteren dan?

In principe niet. Anders gaan de filters stapelen, dus wie was er indienst op de peildatum en wie daarvan is ook actief vandaag.

 

Het rapport Betaald ouderschapsverlof blijft leeg. Enig idee waar dat door komt?

Het rapport Betaald ouderschapsverlof kijkt naar specifieke rubrieken in beaufort. Als het rapport leeg is, dan zijn deze rubrieken dus niet gevuld. Ik zal vragen aan Chris om het artikel op de community over dit rapport uit te breiden met de rubrieken die gebruikt worden.

 

Rapporten Weergeven

Als ik op standaard rapporten klik zie ik onder in het scherm 40 van 76 staan. Hoe krijg ik de laatste 26 te zien?

De overige rapporten worden vanzelf zichtbaar als je naar beneden scrollt.

 

Ik ga er vanuit dat de drie puntjes bij de slicer voor de gebruiker minder opties bevat dan dat ik net zag zoals bijv het verwijderen. Klopt dit?

Ja dit klopt. Dit zou je zelf ook kunnen testen als je een rapport bekijkt. Dezelfde opties zijn beschikbaar voor andere gebruikers.

 

Je kunt kiezen uit een lijst met rapporten of met icoontjes. Deze iconen zijn vrij groot en bevatten voor eindgebruikers info die niet relevant is. Is het ook mogelijk om met kleine iconen te werken?

Hiervoor hebben we speciaal de 'Lijst-weergave' in het leven geroepen. Vooral als je veel rapporten tot je beschikking hebt kan deze weergave handig zijn. Zie het volgende artikel, onder het kopje 'Weergave Aanpassen' hoe je dit kunt doen Rapporten en dashboards raadplegen 

 

Youforce Analytics

Overig

Is het met Youforce Reporting nog nodig om lijst 1917 af te roepen?

Nee dit is niet nodig. Voor Youforce Reporting werken we niet met 1917 bestanden, maar werken we rechtstreeks met GEMAL via een API. Het is alleen nodig als je met PKB werkt, dan moeten deze 1917 bestanden gewoon in BO4 ingelezen worden om de resultaten in Reporting te kunnen zien.

 

Wat is power BI dan?

Youforce Reporting is gebaseerd op PowerBI, moderne data analyse technologie van Microsoft. Vergelijkbaar met applicaties als Report Builder en Excel maar met andere en uitgebreidere mogelijkheden.

 

Is Power BI online voldoende voor Reporting Pro, of is de desktop functie nodig?

Voor Reporting Pro is PowerBI desktop nodig. Deze software is gratis beschikbaar, maar vereist wellicht afstemming met je IT-afdeling.

 

Waarom wordt er nooit een filter ingebouwd om op arbeidsrelatie te kunnen filteren? Ik mis deze eigenlijk altijd in de Raet rapportages.

Ik raad aan om dit op de community te posten als idee, of in het forum. Het product is nog volop in ontwikkeling: als wij weten wat de behoefte is bij onze klanten, dan kunnen we beter afwegen welke aanpassingen/toevoegingen we prioriteit geven.

 

Opmerkingen
CJellema
CONTRIBUTOR *
door CJellema

Klopt het dat wanneer je in de peildatum slicer als volgt instelt, filtert op de huidige werknemers of zieken? Afhankelijk van je rapport.

CJellema_0-1711528019947.png

Hoe krijg je dan de relatie met bijvoorbeeld de huidige zieken in de tabel?