Kennisbank Youforce Reporting & Analytics

Hoe kun je op een goede manier rekenen met datumvelden in Reporting Pro? Waar moet je op letten en welke functies kun je gebruiken? Al deze vragen behandel ik in bovenstaande tutorial. In deze tutorial leg ik de volgende situaties uit die ik ook verder toelicht in dit artikel. Ook de gebruikte expressies kun je per situatie terugvinden en eventueel hergebruiken in je eigen rapportages: Rekenen met dagen/weken Rekenen met maanden Rekenen met jaren Rekenen met 2 datumvelden Opmaak van datumvelden   1. Rekenen met dagen/weken De volgende expressie is een voorbeeld van hoe je x aantal dagen kunt optellen bij een datumveld. Hier kun je uiteraard ook dagen van aftrekken door het '+' te vervangen met '-'   'Sickness case'[Date begin] + 294   2. Rekenen met maanden Het tellen met maanden werkt anders dan met dagen. Hiervoor bestaat een specifieke functi genaamd EDATE. Zie hieronder de expressie die wordt gebruikt in de tutorial:   EDATE('Sickness case'[Date begin],10)   3. Rekenen met jaren Voor het rekenen met jaren moeten we een andere aanpak kiezen. Hiervoor gebruiken we de DATE functie. Met deze functie kun je een datumwaarde samenstellen door het jaar, maand en de dag te definieren. Door te verwijzen naar een bestaande kolom met de functies YEAR, MONTH en DAY kun je hier makkelijk mee rekenen. Zie onderstaande expressie die ook in de tutorial wordt gebruikt:   DATE( YEAR('Sickness case'[Date begin])+2, MONTH('Sickness case'[Date begin]), DAY('Sickness case'[Date begin]) )   4. Rekenen met 2 datumvelden Hoe bereken je de periode tussen twee datumvelden? Daar gebruik je de functie DATEDIFF voor. In deze functie kun je naar twee datumvelden verwijzen en aangeven in welke eenheid je het verschil wil aangeven. In onderstaande voorbeeld tellen we het aantal dagen van een verzuimgeval. DATEDIFF( 'Sickness case'[Date begin], 'Sickness case'[Date end], DAY )   Bovenstaande expressie zorgt er alleen wel voor dat de rijen zonder einddatum (omdat het verzuimgeval nog actief is) geen waarde laten zien. Hij kan het verschillen niet berekenen. Om dit op te lossen kunnen we gebruik maken van de datum van vandaag. Dat zou je als volgt kunnen doen:   DATEDIFF( 'Sickness case'[Date begin], IF( ISBLANK('Sickness case'[Date end]), TODAY(), 'Sickness case'[Date end] ) DAY )   5. Opmaak van datumvelden In sommige gevallen wil je het resultaat van je berekening ook op een juiste manier weergeven in je rapportage. Daarvoor moet je een extra stap toevoegen aan de expressie. Dat kun je het best doen met de functie FORMAT. Met deze functie kun je datumvelden (ook text en andere type velden) formatteren zoals je dat wil. Zie hieronder een voorbeeld:   FORMAT( DATE( YEAR('Sickness case'[Date begin])+2, MONTH('Sickness case'[Date begin]), DAY('Sickness case'[Date begin]) ), "dd-mm-yyy" )  

Filteren in Youforce Reporting is een toegankelijke manier om data te verfijnen zodat je verschillende doelgroepen in je organisatie specifieke en relevante informatie kan tonen. In Reporting Pro gaan we hier nog een stapje verder in met ‘OF Filters’. In sommige gevallen wil je namelijk kunnen filteren op meerdere kolommen als OF Filter. Denk bijvoorbeeld aan de situatie als je wil controleren welke medewerkers (g)een waarde hebben voor een groep vrije velden. Dan wil je de medewerkers zien als ze geen waarde hebben voor Rubriek 1 of Rubriek 2 of rubriek 3.. enzovoort. Met deze functie kun je filteren op de waarde in de ene of de waarde in een andere kolom. Met de standaard functionaliteit kun je niet op die manier een filtering toepassen. Je kunt daar niet aangeven welke relatie de onderlinge filters met elkaar moeten hebben. Standaard wordt er gebruik gemaakt van een EN  relatie. In bovenstaande tutorial leg ik precies uit hoe je met Reporting PRO alsnog een OF Filter kunt maken. In deze video maak ik gebruik van onderstaande expressies: OF Filter 1 OF Filter 1 = IF ( OR ( Contract[ContractType] = 1, Contract[Parttime_percentage] > 0.7 ), 1, 0 ) OF Filter 2 OF Filter 2 = IF ( 'SicknessCase'[SicknessStatus] = "Actief" || RELATED ( Contract[Contractstatus] ) = "Inactief", 1, 0 )

Verzuimduurklassen In dit artikel geven we je meer inzicht in de wijze waarop de verzuimduurklassen tot stand komen. Dit artikel helpt je om de volgende metingen in het model beter te begrijpen: Verzuim % Kort Verzuim % Middellang Verzuim % Lang Verzuim % Extra Lang Verzuimduurklasse (uit entiteit verzuimgeval) Verzuimdagen Kort Verzuimdagen Middellang Verzuimdagen Lang Verzuimdagen Extra Lang In de entiteit Verzuimgeval is ook een kolom beschikbaar die de duurklassen kan weergeven. Dit veld kun je gebruiken in combinatie met Verzuim %.    De indeling van de verzuimduur klassen is gebaseerd op verzuimstandaard van het CBS. Het datamodel hanteert dan ook dezelfde definities: Duurklassen Aantal dagen (tot en met) Kort 1 - 7 Middellang 8 - 42 Lang 43 - 365 Extra Lang 366+   De verzuimduurklassen gaan uit van hele ziektedagen. Een halve ziektedag of een parttime-ziektedag telt dus als een hele ziektedag.   Bepaling duurklassen Het bepalen van de duurklasse van een verzuimgeval gebeurt op basis van het aantal kalenderdagen vanaf de eerste dag van de verzuim melding tot de hersteldatum(of de einddatum van de verslagperiode indien het een lopend ziektegeval is). Het gaat dus niet alleen om de dagen binnen de verslagperiode. Een verzuimgeval valt altijd maar in één verzuimduur klasse!  Het is dus niet zo dat de eerste zeven dagen van een verzuimgeval altijd in de klasse Kort verzuim vallen.    Openstaande ziektegevallen Verzuimstatistieken worden berekend over volledige maanden. Ook de maand waarin het rapport gedraaid wordt meegerekend, ook al is de maand nog niet voorbij. Houd hier rekening mee wanneer het je het rapport draait en de maand nog niet voorbij is. De uiteindelijke verzuimcijfers zijn pas bekend wanneer de maand voorbij is en alle gegevens compleet. Indien er sprake is van een openstaand verzuimgeval op het moment dat het rapport gedraaid wordt is er geen hersteldatum bekend. In dit geval houden we de einddatum van de openstaande maand aan in de berekeningen.    Tip: er is een veld beschikbaar in de tabel Periode Velden ‘Huidige maand’. Dit veld geeft een ‘1’ bij de huidige maand en een ‘0’ bij de overige maanden. Als je niet de huidige maand wil zien in je rapportage dan kun je deze eruit filteren met behulp van dit veld.   Het verschil tussen duurklassen en jaren Je kunt verzuimcijfers die gesplitst zijn op basis van de duurklasse niet vergelijken met verzuimcijfers die verdeeld zijn over jaren. Dit komt doordat bij verdeling op basis van duurklasse,  alle verzuimdagen in één specifieke duurklasse geplaatst worden, terwijl bij verdeling over jaren verzuimdagen zowel in het eerste als tweede jaar vallen. Bijvoorbeeld, als een werknemer 465 dagen ziek is geweest, worden deze dagen bij verdeling op basis van duurklasse  in de categorie 366 tot 730 dagen geplaatst, maar bij verdeling over ziektejaren vallen de eerste 365 dagen in het eerste ziektejaar en de resterende 100 dagen in het tweede ziektejaar.   Hieronder nog een paar voorbeelden die het verschil tussen duurklassen en verzuim jaren goed weer geven:   Verzuimgeval Totaal Verzuimdagen 1e Jaar Verzuimdagen 2e Jaar Verzuimdagen 3e Jaar Verzuimdagen Duurklassen 1 6 6 0 0 Kort 2 40 40 0 0 Midden 3 180 180 0 0 Lang 4 400 365 35 0 Extra Lang 5 800 365 365 70 Extra Lang   Verschil met Report Builder Er zijn een aantal verschillen in de berekening van de duurklassen ten opzichte van de berekeningen in Report Builder. In Report Builder werd er anders omgegaan met de duurklassen Lang en Extra Lang, namelijk: Extra lang: verzuimgevallen die langer dan 365 dagen duren worden hierin meegeteld, alleen worden de dagen van het eerste verzuim jaar niet meegerekend. De dagen die meegenomen worden zijn de dagen vanaf het tweede verzuim jaar (vanaf 365 dagen). In essentie kun je dit te vergelijken met de metingen Verzuim % 2e jaar en Verzuim % 3e jaar bij elkaar opgeteld. Lang: de verzuimgevallen die langer dan 42 dagen duren worden hierin meegeteld. Alle verzuimdagen tussen de 43 en 365 worden hierin meegeteld, ook van de verzuimgevallen die langer dan 365 dagen duren en eigenlijk in de duurklasse Extra lang vallen zoals dat in Youforce Reporting wordt gedaan. In essentie kun je dit vergelijken met de meting Verzuim % 1e jaar als je de de verzuimgevallen die korter dan 43 dagen duren niet mee zou tellen. Deze twee belangrijke verschillen zorgen ervoor dat het totaal van de duurklassen Kort, Midden, Lang en Extra Lang bij elkaar opgeteld wel overeenkomen met het totaal in Youforce Reporting, maar dat onderlinge verdeling bij de duurklasse andere resultaten geeft bij de duurklassen Lang en Extra Lang. Kijkend naar de vorige paragraaf waarin het verschil tussen verzuimjaren en duurklassen wordt toegelicht, lijkt het erop dat in het verleden deze twee elkaar zijn gaan overlappen in Report Builder. Bij het ontwerpen van de berekeningen binnen Youforce Reporting hebben we dit soort keuzes opnieuw gemaakt om nog meer aan de CBS definitie te voldoen. Hoe kun je bovenstaande verschillen herkennen als je resultaten tussen Report builder en Youforce Reporting met elkaar vergelijkt? In de meeste gevallen betekent dit dat de cijfers voor Lang in Report builder hoger zullen uitvallen en de cijfers voor Extra Lang in Youforce Reporting hoger uit zullen vallen. 

In het datamodel hebben we verschillende peildata filters beschikbaar, maar hoe maak je nou zelf zo'n peildatum? En hoe kun je er 1 maken die naar meerdere velden kijkt uit het datamodel? Onderstaande toelichting helpt je hiermee verder. Template Expressie BELANGRIJK dat je het uiteindelijke resultaat als een Meting toevoegt en niet als berekende kolom!     Voorbeeld Peildatum = MINX( 'Contract Custom Fields', Switch(TRUE(), AND([Kolom 01]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 01]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, AND([Kolom 02]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 02]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, AND([Kolom 03]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 03]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, AND([Kolom 04]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 04]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, AND([Kolom 05]<=MAX('Reference date filters'[Date]), [Kolom 05]>=MIN('Reference date filters'[Date])), 1, 0 ) ) // ----------------------------------------------------------------------// // Wil je op meer velden filteren? Voeg dan onderstaande expressie toe // na de laatste komma in bovenstaande expressie. // AND([Kolom 00]<=MAX('Reference date filters'[Date]), // [Kolom 00]>=MIN('Reference date filters'[Date])), // 1, // ----------------------------------------------------------------------//         Pas de template expressie als volgt aan: Voeg een nieuwe Meting toe in Power BI Desktop Plak de template expressie in de formule balk Vervang Kolom 01 t/mt 05 met eigen velden uit je datamodel: Voeg velden toe of haal velden weg uit de template expressie: Pas de tabel aan en test het resultaat        

Inleiding Dit is de plek waar je alle informatie kunt vinden over verzuimstatistieken. Een belangrijk onderdeel van Youforce Analytics, maar ook een onderwerp die toelichting vereist vanwege de complexere berekeningen. We leggen per berekening uit wat er precies gebeurd, waar je rekening mee moet houden en hoe je het zelf na kunt rekenen met behulp van voorbeelden.    In Youforce Analytics  zijn de volgende velden beschikbaar:   Algemene Opmerkingen   Kalenderdagen De basis voor de berekeningen van de  verzuimstatistieken is de kalenderdagmethode. Hierbij worden alle kalenderdagen in de berekening opgenomen, dus ook feestdagen, weekenden, vaste vrije dagen van parttimers, enzovoorts. De belangrijkste argumenten hiervoor zijn eenvoud en aansluiting bij de CBS-methodiek. Voor verdere argumentatie, zie: “NVS Standaard voor verzuimregistratie: Nationale Verzuimstatistiek”, CBS, 31 oktober 2005.   Zwangerschap Zwangerschap wordt niet als ziekteverzuim gezien. Hiertoe worden ziektegevallen met Code Ziek = ‘ZW’ én de indicatie ‘Zwangerschapsverlof’ uitgesloten.   Cijfers per maand Het kleinste tijdvak waarover gerapporteerd kan worden is een maand.   Stuurgegeven Beaufort Met het  stuurgegeven MI_VZAR in Beaufort is het mogelijk om de arbeidsrelaties te specificeren die WEL meegenomen moeten worden in de berekening. Als er niets wordt aangegeven dan worden alle arbeidsrelaties meegenomen. Standaard Dashboards houden rekening met dit stuurgegeven, deze is opgenomen als filter in de dashboards.   LET OP: In de berekeningen en velden in het model wordt dit filter  niet standaard meegenomen. Deze filter moet je toepassen in het rapport/dashboard.  Als je zelf rapporten maakt dan kun je dit toepassen door onderstaande stappen te volgen: Ga naar de entiteit Soort Arbeidsrelatie Sleep het veld  Indicatie Verzuimstatistieken naar het filterpaneel Stel filter in op “Waar” Wanneer berekend?  Iedere nacht worden de statistieken berekend. In voorgaande oplossingen zoals Report Builder berekenen we de percentages minder vaak. Daarnaast werd een nieuwe maand pas meegerekend op de eerste dag dat een nieuwe maand was aangebroken.    In de onderstaande artikelen gaan we dieper in op de verschillende berekeningen: Verzuim %  Verzuimduurklassen  Verzuimcijfers: verschillen met verzuimmanager  Meldingsfrequentie    Binnenkort beschikbaar Gemiddelde verzuim duur

Meldingsfrequentie   Voor de meldingsfrequentie hebben we  twee varianten: meldingsfrequentie en meldingsfrequentie (jaarbasis). Deze twee varianten vind je terug in de folder verzuim en in de folder voortschrijdend verzuim. Uiteindelijk hebben we dus 4 verschillende meetwaarden voor meldingsfrequentie.   Berekening Meldingsfrequentie Deze meetwaarde kijkt naar het aantal nieuwe verzuimgevallen en deelt dit door het aantal gewerkte dagen wat weer gedeeld is door het totaal aantal dagen in de periode:     Bij de verzuimmeldingen wordt er geen onderscheid gemaakt tussen verschillende percentages van verzuim. Iedere melding telt gewoon mee. Onder de streep wordt er eigenlijk gekeken naar het aantal dienstverbanden, maar hierin wordt er rekening gehouden met hoe lang een dienstverband actief was in die periode. Als een dienstverband halverwege de maand is geëindigd dan wordt dit dienstverband ook voor de helft meegerekend. In de meeste gevallen zal dit niet zo zijn en zal het aantal gewerkte dagen en het aantal dagen in periode per dienstverband gelijk zijn.   Berekening Meldingsfrequentie (jaarbasis) Bij deze variant wordt de eerder beschreven meetwaarde op jaarbasis berekend. Bovenstaande berekening is in dit geval uitgebreid met het volgende:     Op deze manier  ontstaat er een geëxtrapoleerd gemiddeld aantal meldingen per medewerker per jaar.   Verschil met report builder In report builder werd de meldingsfrequentie net iets anders berekend, namelijk op basis van FTE. Als een dienstverband minder dan 1 FTE heeft dan wordt dit dienstverband ook minder dan 1 meegeteld in de telling onder de streep. Dit kan er dus voor zorgen dat de meldingsfrequentie in Report Builder wat hoger uit kan vallen.     ------------------ LET OP: De beschrijving van bovenstaande meetwaarden zijn pas van toepassing vanaf de release die is gedaan op 7 december 2023. Vóór 7 december waren er andere meldingsfrequentie velden aanwezig in het datamodel, genaamd Ziekmeldingsfrequentie en Ziekmeldingsfrequentie (gewogen). Deze velden waren nog niet correct en zijn in deze release vervangen.    

Bij het valideren van de verzuimcijfers in rapportages wordt er door sommige organisaties vergelijkingen gedaan met de rapporten die Verzuimmanager zelf beschikbaar stelt. In de praktijk kom je dan verschillen tegen tussen Verzuimmanager en Youforce Reporting. Deze verschillen zijn niet per definitie ‘fout’, maar hebben te maken met een verschillende manier van berekenen en het hanteren van andere definities. In dit artikel leggen we uit wat de verschillen zijn tussen deze rapporten in Verzuimmanager en Youforce Reporting.   Voor meer informatie over de berekeningen van verzuimpercentages in Youforce Reporting worden gebruikt Toelichting Verzuimstatistieken    Algemene opmerkingen De centrale plek voor alle verzuimrapportages is Youforce Reporting. Dit wordt ook door het verzuimmanagement team zo benadrukt. Hier hebben we meerdere redenen voor, maar het belangrijkste is dat er binnen Youforce Reporting meer mogelijkheden zijn. Youforce Reporting is een veel krachtigere oplossing voor het bieden van moderne en flexibele rapporten.  Ons advies is dan ook om deze rapporten binnen Youforce Reporting te gebruiken in plaats van de rapporten van Verzuimmanager.   Parameters bij Verzuimmanager Bij het draaien van rapporten binnen Verzuimmanager moet je eerst bepaalde keuzes maken. Zorg dat je goed oplet en dezelfde keuzes op de juiste manier toepast binnen de rapportages van Youforce Reporting. Denk hierbij aan arbeidsrelaties, periode en vangnetgevallen.  In Youforce Reporting wordt automatisch rekening gehouden met een specifieke set aan arbeidsrelaties die in een stuurgegeven in HR Core Online zijn vastgelegd. Voor meer informatie hierover zie Toelichting Verzuimstatistieken  Dit gebeurt niet vanzelf in Verzuimmanager, dus let hierin ook goed op dat je de juiste arbeidsrelaties selecteert. Berekeningsverschillen Vangnetgevallen Binnen Youforce Reporting worden alle vangnetgevallen meegenomen behalve het vangnetgeval Zwangerschap/bevalling indien er geen sprake is van zwangerschapsverlof. Zie ook onderstaande tabel, waarbij dus alleen de onderste regel wordt uitgesloten in de verzuim berekeningen. Belangrijk om dit goed mee te nemen in de keuzes die je maakt bij het genereren van een rapport in verzuimmanager Binnen Verzuimmanager kun je ‘Inclusief’ of ‘Exclusief’ kiezen, oftewel alles of niet. Dat geeft verschillen in de berekeningen. Gemiddelde FTE/medewerkers In de basis bereken je het verzuimpercentage door het aantal verzuimdagen te delen door het aantal beschikbare dagen in een periode. Een verschil in het verzuimpercentage hoeft dus niet alleen een afwijking te betekenen in de verzuimgevallen die wel of niet worden meegerekend, maar kan ook te maken hebben met het aantal beschikbare dagen.  Het aantal beschikbare dagen is gebaseerd op de dienstverbanden die in de geselecteerde periode actief waren. In Youforce Reporting worden deze dagen precies berekend en gebruikt in de berekening van het percentage In Verzuimmanager wordt er iets minder nauwkeurig gerekend met deze beschikbare dagen. Hier wordt een gemiddelde gepakt van de maand, namelijk stand van begin en einde van de maand, gedeeld door 2. Dit levert kleine afwijkingen op in de percentages ten opzichte van Youforce Reporting. Verzuimgevallen langer dan 2 jaar In Youforce Reporting worden de verzuimgevallen die langer duren dan 2 jaar ook meegenomen in de verschillende meetwaarden (verzuim %, Verzuim % Extra lang ect.) In Verzuimmanager worden de verzuimgevallen vanaf de 1e dag van het derde jaar niet meer meegerekend in de maand dat het derde jaar begint. In alle maanden daarvoor zie je dit verzuimgeval wel gewoon in de percentages terug, maar vanaf het derde jaar niet meer.   

In het datamodel vind je nu een nieuwe entiteit, bovenaan “Peildata filters”:       In onderstaande tutorial wordt precies uitgelegd hoe je dit in je rapporten toe kunt passen:     In deze entiteit vind je 5 nieuwe velden die je kunt gebruiken om je rapportage te filteren op basis van een specifiek peilmoment: 6 filter velden In dienst (filter) : filteren van actieve dienstverbanden  In dienst historie (filter) : filteren van actieve dienstverbanden uit de dienstverband historie entiteit Inzet (filter): filteren van inzetregels  Dienstverband historie (filter): filteren op de historie van dienstverbanden (start en einddatum van historie) Roltoewijzing (filter): filteren van de roltoewijzing Verzuim (filter): filteren op verzuimgevallen op geselecteerde datum Peildatum (slicer)   Hoe werkt het? We hebben onderstaand rapport gemaakt waarin we op een specifiek moment willen zien welke medewerkers in dienst waren. In twee stappen kunnen we deze tabel filteren op peildatum.   STAP 1 Voeg de 'peildatum (slicer)'toe aan het rapport als Slicer. In dit geval maken we drie kleine slicers voor dag, maand en jaar:     Update Februari 2023: het is niet meer nodig om een specifieke datum te selecteren. Je kunt nu ook perioden selecteren  in de slicers, bijvoorbeeld een maand of een jaar. Ook is het mogelijk om onderstaande slicer variant te gebruiken. Alle actieve regels in de geselecteerde periode worden dan getoont.   STAP 2: Alleen het toevoegen van deze slicers is niet genoeg. We moeten de gemaakte tabel een signaal geven dat deze moet kijken naar de ingestelde slicers. Dat doen door 1 van de filter velden toe te voegen. In dit geval willen we weten of medewerkers in dienst waren op een bepaald moment, daarvoor hebben we het veld ‘In dienst (filter)’ nodig.   Deze voegen we alleen toe als filter aan de tabel en stellen we de filter in op ‘is 1’ zoals in het screenshot hieronder:     De tabel wordt nu gefilterd op basis van de gekozen peildatum.   LET OP: je kunt maar 1 datum selecteren. Als er meerdere data geselecteerd zijn werkt het niet.   Je kunt dit ook toepassen op andere gegevens, bijvoorbeeld verzuim of dienstverband historie. Dan heb je de andere filter velden nodig.

Op deze pagina vind je alle gestelde vragen terug die gesteld zijn in de webinar in november 2022. We hebben de vragen zoveel mogelijk proberen te groeperen per onderwerp:     Autorisaties Wordt het mogelijk om de 'Gebruikersgroepen' in autorisatiebeheer te hernoemen? Als dit groepen met nummers blijven, moeten we een schaduwadministratie bijhouden en dat is niet wenselijk. Dit is op dit moment niet mogelijk inderdaad. Deze wens is bekend bij het ontwikkelteam van autorisatiebeheer en de verwachting is dat dit in de toekomst wel mogelijk zal zijn. Wanneer dat precies zal zijn is niet bekend.   Kan de beheerder binnen één organisatie, per medewerker de rechten beheren? Dus ik kan bijvoorbeeld alles bewerken en kopiëren etc., mijn collega alleen bekijken en een andere collega heeft weer andere rechten? Ja dat kan. In autorisatiebeheer kun je autorisaties op medewerkerniveau maken. Je zou dus jezelf die rechten kunnen toekennen en bijv. gebruikersgroep 1, en jouw collega minder rechten en bijv. gebruikersgroep 2. In youforce reporting kun je aangeven voor welke rapporten jullie geautoriseerd zijn. Dit zou dezelfde lijst kunnen zijn.   Kijkt de Managers gebruikersgroep in Autorisatiebeheer uitsluitend naar de MGR-rol? Deze gebruikersgroep is net zoals de genummerde gebruikersgroepen een autorisatiegroep binnen Autorisatiebeheer, maar dan met een vooraf gedefinieerde naam. Deze hebben we wel een naam gegeven, omdat deze naam vaak voorkomt. Als je wil dat deze groep uitsluitend naar de MGR rol kijkt dan heb je de mogelijkheid deze rol aan de gebruikersgroep toe te kennen.  Je kan dus zelf controleren via de autorisatiegroep(en) binnen Autorisatiebeheer wie allemaal onder de manager gebruikersgroep vallen.   Wat moet ik doen als ik de tegel van Youforce Reporting niet aan kan zetten? Dan kun je het best een ticket inschieten bij de Service Desk. Dit zou wel mogelijk moeten zijn.   Klopt het dat ik onder instellingen alleen labels kan zien ? In dat geval ben je niet gemachtigd om instellingen te beheren (opties Standaard Rapporten en Groepen) en staat Youforce Report Pro (opties Berekende Velden en Licenties) niet aan. Het eerste kun je aanpassen binnen Autorisatiebeheer. Het tweede kun je bespreken met je CSM'er.   De omgeving opent telkens bij opnieuw inloggen automatisch met de 'Tegels'. Kan dit niet omgezet naar de 'Lijst' weergave? Past ook beter bij het nieuwe 'Mijn Youforce'. Youforce Reporting onthoudt de instellingen van de weergave. Als je dit eenmaal aanpast als gebruiker dan hoef je dat niet opnieuw te doen bij een volgende keer.   Rapporten Kopieren Op dit moment kan je in Report Builder de standaard rapporten niet kopiëren en bewerken, wordt dit mogelijk in de toekomst? Sommige standaardrapporten in Report Builder kun je inderdaad niet kopiëren en bewerken. In Youforce Reporting kun je alle Standaardrapporten kopiëren. De gemaakte kopieën kun je bewerken en promoveren (beschikbaar stellen aan anderen). Het direct bewerken van standaardrapporten staat uit, omdat visma deze in beheer hebben. Daarmee voorkomen we dat een eventuele update vanuit ons jouw bewerkingen overschrijft.   Kan iedereen een rapport kopiëren? Dit is alleen mogelijk als je de rechten hebt om rapporten te kunnen bouwen.   Niet alle rapporten hebben de mogelijkheid om te kopiëren. Klopt dit? Dit klopt. Klassieke Report Builder rapporten kun je niet kopiëren. Report Builder-rapporten worden alleen getoond binnen Youforce Reporting. Je hebt geen verdere functionaliteit voor deze rapporten. Aanpassingen hierop gebeuren nog steeds via de Managementinformatie-tegel.   Rapporten bouwen Hoe krijg ik die filters bovenaan mijn rapport bij het bouwen van een eigen rapport? Om deze filters te maken, moet je werken met Slicers. Deze staat in de lijst met visualisaties naast de tabel. Zie ook het artikel op de community: Slicer instellen    Als je nu sorteert op oplopende of aflopende data, gaat dit dan goed? Bij mij sorteert hij niet altijd lekker op deze kolommen. Dit hoort goed te gaan. Indien het niet goed gaat heeft dat vaak te maken met een bovenliggende groepering. In dat geval is de groepering leidend ongeacht de sortering.    Hoe kan ik met peildata werken in Youforce Reporting? Voor een uitgebreid antwoord kun je het best het volgende artikel op de community raadplegen:   Peildatum beschikbaar in Youforce Reporting    Als ik het filter peildatum toevoeg dan krijg ik de melding dat het visuele element niet geopend kan worden, hoe zit dit? Op onderstaand artikel vind je alle informatie die je helpt bij het gebruik van peildata. Kom je er niet uit? Maak dan een ticket aan bij de service desk. Zij kunnen je verder helpen.   Hoe kan je filteren op een periode als peildatum? (bv de maanden oktober en november) Dit kan met het gebruik van een berekend veld en de huidige peildatum velden. Voor een meer uitgebreid antwoord en hoe een dergelijk berekend veld eruit zou kunnen zien kun je het best een topic starten op het forum van deze community.    Moet je opnieuw een kolom toevoegen of is er ook een herstel functie (stap terug) Je kunt de bekende sneltoetsen gebruiken die je ook in andere applicaties gewend bent.  Ctrl C - kopiëren van visualisatie Ctrl V - plakken van visualisatie Ctrl X - knippen van visualisatie Ctrl Z - ongedaan maken van laatste handeling Is het mogelijk om data zowel als tabel en als grafiek te presenteren? Ja dit is mogelijk. In een rapport kun je meerdere visualisaties toevoegen, zo ook de combinatie van een tabel en een grafiek.   Standaard Rapporten Ik zie het rapport medewerkerslijst niet. Indien dit rapport niet zichtbaar is moet er goed gekeken worden naar de rechtengroep waar jij in zit en de rechten die voor dit rapport gelden. Voor meer informatie over het instellen van rechten voor rapporten kun je het volgende artikel op de community raadplegen:De applicatie configureren (beheerder)    Heeft Youforce Reporting alle standaard rapporten die we in report builder hebben? Op basis van het gebruik van de standaardrapporten in report builder, is de huidige set met rapporten in youforce reporting gemaakt. Hier zit wel een selectie in. Mocht je nu een rapport gebruiken dat er niet in staat, dan kun je via de community het verzoek indienen om deze toe te voegen. Daarnaast hebben we ook nieuwe rapporten gemaakt, zoals Standenregister, Roltoewijzingen en Journaalpost werknemer.   Exporteren Kun je ok nog steeds exporteren naar de verschillende csv-bestanden, dus bijv naar komma separated etc? Op dit moment is dat niet mogelijk. Wij zijn gebonden aan CSV op basis van een comma. Hierbij zijn wij afhankelijk van de mogelijkheden die Microsoft ons biedt.   Datamodel Hoe vaak wordt de data ververst? De data wordt binnen het uur ververst. Dit is deels afhankelijk van de hoeveelheid data en klanten dat verwerkt moet worden. Heb je geen nieuwe mutaties en wijzigingen in HR Core dan wordt de data ook niet ververst.  Het moment dat de data voor het laatst ververst is vind je ook terug in de nieuwe standaard rapporten, rechtsonder in.   Onze clustermanagers zijn in Self Service niet geautoriseerd voor de onderliggende afdelingen, hiervoor zijn de betreffende afdelingshoofden geautoriseerd. Toch willen clustermanager wel bepaalde gegevens zien van de medewerkers binnen de onderliggende afdelingen. Zijn er mogelijkheden om de gegevens binnen de afdelingen zichtbaar te krijgen voor de clustermanagers? Dit kan alleen door deze clustermanager rechten te geven op de betreffende afdelingen binnen Self Service. Hiervoor kan een activiteitenprofiel met Managementinformatie worden aangemaakt. Dan hebben zij binnen Self Service geen workflows voor deze werknemers maar is het alleen om data te kunnen zien binnen de rapportages.   Als ik de rapporten in Youforce Reporting beschikbaar stel, ga ik er wel vanuit dat de autorisatie op medewerkerniveau wel door werkt. Klopt dat? Ja, dit werkt op dezelfde manier als in Report Builder. Deze autorisatie op data werkt via Self Service.   Bij mij is het standaard rapport betaald ouderschapsverlof leeg, hoe kan ik deze gevuld krijgen? Als deze leeg is maar de rest van de rapporten niet dan zullen de juiste velden in beaufort gevuld moeten worden. Indien deze ook met zekerheid gevuld zijn graag een ticket aanmaken bij de Service Desk   Zie je binnen Org. Eenheid ook alle inactieve eenheden? Dit is binnen Report Builder wel en daarom is dit in het gebruik voor professionals en managers niet echt heel prettig. Deze kun je eruit filteren als je dat wilt. Er is wel veld 'Blokkeren org.eenheid', waar je op kunt filteren. Zo krijgt de gebruiker van het rapport alleen een lijst met actieve afdelingen te zien. Ook op de beschikbare filters in de rapportages zelf kun je de beschikbare waarden aanpassen en bijvoorbeeld de inactieve eenheden eruit halen.   Waarom komt de unknown medewerker voor in de medewerkerslijst? (regel -1) Deze regel is toegevoegd om ‘foutieve’ data weer te kunnen geven, zoals dienstverbanden zonder persoon informatie. Er wordt echter gekeken naar een andere oplossing. Voor nu kun je deze eruit filteren in het filterscherm, indien de regel niet door andere filters al eruit gefilterd wordt. Deze regel wordt nu altijd getoond en dat wordt nog aangepast, zodat deze regel alleen zichtbaar wordt als het echt noodzakelijk is.   Kun je ook 'eigen' data toevoegen aan het datamodel? Je hebt de mogelijkheid om berekende velden toe te voegen aan je model met Youforce Reporting Pro. Dit zijn berekeningen op basis van de velden die al beschikbaar zijn. Het is niet mogelijk om andere bronnen of tabellen toe te voegen aan het datamodel.   Als ik velden mis worden deze dan toegevoegd? We zijn steeds bezig om het model verder te verrijken met velden en tabellen. Als er specifieke wensen zijn dan kun je deze opgeven op de Ideeën pagina. Hier wordt regelmatig naar gekeken, op gereageerd en als input gebruikt om nieuwe data toe te voegen.   Kun je bij Youforce Reporting ook bij de indirecte mutaties die nog niet zijn verwerkt? Deze entiteit is recentelijk toegevoegd en kun je nu ook gebruiken in rapportages.   Hoe lang duurt het voordat een gevulde nieuwe rubriek (vrije velden)  zichtbaar is in Reporting? Iedere nacht kijken we in de verwerking van de data of er nieuwe vrije velden zijn die toegevoegd moeten worden aan het model. Kortom, de volgende dag kun je het nieuwe veld terugvinden in het datamodel.   Als je functie kiest hoe weet de welke rubriekcode die heeft? Meer informatie over de specifieke rubrieken kun je vinden in onderstaand artikel. Daar geven we per entiteit aan waar we die gegevens uit Beaufort hebben gehaald. Datamodel Informatie    Uitrollen van Youforce Reporting Worden maatwerk rapporten in Report Builder opnieuw gemaakt in Youforce Reporting door Visma | Raet? Dit gebeurd niet standaard en verschilt ook per organisatie. Dit kun je het best bespreken met je Customer Success Manager, zodat er gekeken kan worden welke ondersteuning geboden kan worden.   Hoe lang blijft Report Builder bestaan? Op dit moment is er geen einddatum bekend. Ons voornemen is om deze datum een jaar van te voren te communiceren.   Youforce Reporting Pro Hoe kan ik gebruik maken van Youforce Report Pro (opties Berekende Velden en Licenties)? Als je gebruik wil gaan maken van Youforce Report Pro, kan je dit bespreken met je CSM'er.   Hoe kun je berekende velden toevoegen? Dit leggen we uitgebreid uit in onderstaand artikel op de community. Een leerpad speciaal voor Youforce Reporting Pro: Leerpad: Starten met Youforce Reporting Pro    Klassieke Rapporten (Report Builder) Hoe zorg je ervoor dat je de rapporten van Report Builder ook kunt inzien? Staan bij ons niet in de lijst met standaardrapporten. Dan kun je het best een ticket inschieten bij de Service Desk. Deze rapporten, indien je die hebt en daar toegang tot hebt, zou je wel moeten kunnen inzien in Youforce Reporting.   In dit scherm bijvoorbeeld, zie je rapport 0005 Pensioenlijst, deze heeft alleen de optie 'Bekijken', niet kopiëren. Kan je deze ook kopiëren? Report Builder-rapporten kun je wel zien/raadplegen binnen Youforce Reporting, maar niet aanpassen. Dit dient nog via de al bestaande manier, via MI-tegel gedaan te worden.   Verdwijnt het klassieke rapport uit Youforce Reporting als je deze uit Report Builder hebt verwijderd? Ja. Klassieke rapporten worden niet meer zichtbaar als je ze ook niet meer kan zien via de MI tegel. Dus als je geen rechten hebt op het rapport of het rapport is verwijderd, in beide gevallen is deze niet meer zichtbaar in Youforce Reporting.    Wij hebben, buiten de rapportages die worden gedeeld met onze managers, ook rapporten die voor eigen gebruik zijn, en deze staan op onze eigen directory’s. Kunnen wij deze ook inlezen in de tool, en zo ja, hoe? Report Builder rapporten (.RDL) kunnen alleen zichtbaar worden binnen Youforce Reporting door deze bestanden op te slaan binnen de oude reporting omgeving. Je zou dan een Nieuwe map binnen de oude rapportage tool kunnen maken waarop alleen jij toegang hebt. Zodat ook alleen jij deze rapporten krijgt te zien in Youforce Reporting.   Kan je als beheerder ook instellen om de Klassieke rapporten te verbergen voor alle gebruikers? Het is mogelijk om de toegang tot Report Builder rapporten uit te zetten. Maar dat geldt dan voor alle gebruikers, ook de beheerders. We kunnen geen onderscheid maken tussen gebruikers. Hiervoor dien je contact op te nemen met de Service Desk.   Wij hebben een heleboel Maatwerk  rapporten. Is er een manier om deze rapporten ook te bewerken in Youforce Reporting? Nee, dit is alleen mogelijk met Report Builder zelf. Deze rapporten kun je bewerken via de managementinformatie-tegel (keuze ad-hoc rapportages).   Youforce Analytics Wordt people analytics vervangen door Youforce analytics? Ja, verwachting is dat halverwege 2023 People Analytics volledig is vervangen door Youforce Analytics.   Hoe kun je Youforce analytics vervroegd aanvragen? Ja dat kan! Hiervoor kun je contact opnemen bij je Customer Success Manager.

  Wat is de deadline voor de overige rapporten en het gebruik van Report Builder? De deadline voor verlof en verzuim is bekend. Voor de overige rapporten nog niet, deze tijdslijn zullen we nog gaan opstellen.   Is de in- en uitstroom op basis van dienstverband of persoon? Zie het volgende artikel op de community voor een toelichting van de in- en uitstroom velden Datamodel - Youforce Analytics    Wat is de defintie van instroom en uistroom? Zie het volgende artikel op de community voor een toelichting van de in- en uitstroom velden Datamodel - Youforce Analytics    Waarom is er in de filtering bovenin niet de OE te selecteren? Deze filtering wordt meegenomen als optie in de update van de dashboards   Wij maken minder gebruik van de namen van de OE's maar meer van de nummering van de OE's, is deze ook te tonen? Er is een veld beschikbaar 'Niveau Org. Eenheid' die de het nummer aangeeft per OE.   Wanneer komen de updates van de dashboards beschikbaar? In juni zullen de updates beschikbaar zijn   Waar kan ik de rekenregels voor Verzuim vinden? Zie het volgende artikel voor de rekenregels van verzuim Toelichting Verzuimstatistieken    Waar kan ik de definities vinden achter de velden zoals het veld 'FTE categorie'? Zie het volgende artikel op de community voor een toelichting van de in- en uitstroom velden Datamodel - Youforce Analytics    Wanneer komen de vrije velden in Dienstverband historie beschikbaar? Dat is nog onbekend. Voor het gewone reporting datamodel is deze al wel beschikbaar, maar voor analytics nog niet   Kan ik ook meerdere soorten lijnen gebruiken in 1 grafiek om bijv jaren te onderscheiden als de data dicht bij elkaar liggen? Ja dat kan zeker. Dit heb ik live in de webinar toegelicht vanaf minuut 1:09.10. Zie Overzicht Webinars Youforce Reporting  voor een link naar de opname.   Je had het eerder over canvas, zodat je het dashboard groter kan maken/scrollen. Kan je dit nog laten zien? Live in de webinar beantwoord vanaf minuut 1:26.45

Work in progress   Wanneer stopt report builder? In Youforce Reporting geen mogelijkheid om query aan te passen bij de klassieke rapporten. Report Builder wordt in stappen uitgefaseerd. Bij iedere stap worden er 1 of meerdere report builder modellen niet meer beschikbaar, waardoor de rapporten die deze modellen gebruiken niet meer werken. De rapporten blijven bestaan, maar ze zullen dan niet meer werken. Alle andere rapporten die nog wel werkende modellen hebben, blijven werkend en voorlopig heb je ook nog de mogelijkheid om deze rapporten aan te passen. Verlof stop als eerst, eind september, verzuim eind januari 2024 en andere modellen later in 2024. De klassieke rapporten zijn zichtbaar in youforce reporting op basis van de autorisaties binnen de Managementinformatie-tegel, maar het aanpassen ervan gebeurd nog steeds via 'Ad-hoc rapportages' op de MI-tegel.   Kun je dan ook in Verzuimmanagement geen rapporten meer draaien in januari 2024? Dus alleen in Youforce Reporting? Verzuimmanagement is een aparte applicatie. De rapporten hierbinnen staan los van youforce reporting. Je kunt deze dus blijven draaien.   Vervallen de rapporten met label 'standaard' en 'klassiek' ook of alleen met label 'klassiek'? Het gaat om rapporten met het label 'klassiek'. Sommige rapporten hebben twee labels inderdaad, 'klassiek' en 'standaard', deze komen dus ook te vervallen.   Wat als je geen Mijn Youforce hebt of snel gaat krijgen, blijft dan wel Youforce Report Builder actief? Nee, het maakt niet uit of je wel of geen gebruik maakt van Mijn Youforce, het gaat om Report Builder zelf.   Worden de rapporten die ooit door Raet zijn gemaakt als standaard rapport wel omgezet naar Reporting? of moet je die ook zelf aanpassen? Raet heeft een nieuwe set aan standaardrapporten en dashboards in Youforce Reporting gemaakt. Daarin is op basis van het gebruik van de rapporten de keuze gemaakt om een reporting-variant te maken. Je zult dus niet een-op-een de lijst met standaardrapporten zien.   Kun je in Report builder nog wel de "bouw" benaderen als de data niet meer beschikbaar is? Je kunt via de managementinformatie-tegel nog wel report builder openen en de rapporten, maar er zullen wel beperkingen zijn in wat je kunt zien binnen het rapport. Je kunt bijvoorbeeld niet in de query (gegevensset), maar je kunt wel de bewerkingen buiten de query zien.   Een rapport kan je opslaan, maar kan een collega's er dan ook bij? Als je een rapport in Youforce Reporting maakt, dan is deze alleen nog maar zichtbaar voor jou. Je kunt dit rapport promoveren (let op: promoveren is een apart recht dat in Autorisatiebeheer aangezet moet zijn). Daarmee stel je het beschikbaar aan andere (groepen) gebruikers.   Kan er inzichtelijk worden gemaakt hoe een Klassiek rapport is opgebouwd, zodat dit kun (na)bouwen in Youforce reporting? Veel rapporten heb ik niet gebouwd, dus moet ik eerst weten hoe het klassieke gebouwd is. Je kunt via 'Ad-hoc rapportages' op de managementinformatie-tegel Report Builder opstarten. Daarin kun je de klassieke rapporten openen om te zien welke velden gebruikt zijn,welke berekende velden gemaakt zijn, welke filters zijn toegepast etc.   (vervolg) Maar er is niet een totaaloverzicht of iets dergelijks van ee rapport? Nee, je zal per rapport moeten kijken wat er precies nodig is. Ons advies is om rapporten niet letterlijk na te bouwen op basis van de opbouw van een report builder rapport. Soms zijn er omwegen of work arounds in report builder gebruikt, vanwege de beperkingen in die applicatie. Dit hoeft niet het geval te zijn in Youforce Reporting. Begin met het gewenste eindresultaat voor ogen.   Er is nu een rapport verlofsaldo, bestaat een dergelijk rapport straks ook in Youforce Reporting? Of moeten we dat zelf ombouwen? Er bestaat ook in Youforce Reporting een standaard rapport verlofsaldo. Dit toont op medewerkerniveau het verlofsaldo.   Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van reporting pro? Hiervoor kan je het beste contact opnemen met Customer Success Manager, zij kunnen dit met je bespreken   Ik heb alleen licenties staan. Wat nu? Dan heb je geen beheerrechten. In Autorisatiebeheer kun je 'Instellingen beheren' (laten) aanzetten.   Kan je een berekeningen opslaan en een collega deze laten gebruiken? Als je een berekening toevoegt aan het model, dan kan iedereen die rapporten mag bouwen deze berekening gebruiken.   Ik heb hier de melding dat er geen gebruikerslicentie is. Wat nu? Waarschijnlijk staat Youforce Reporting Pro niet aan. Als het niet aan staat, dan kun je contact opnemen met je Customer Succes Manager om dit te bespreken en aan te zetten.     Is Power BI alleen om berekende velden te maken, of kun je hier ook de rapporten in (om)bouwen? In PowerBI zou je ook het rapport kunnen maken. Als je dit opslaat, dan kun je dit in youforce reporting importeren (knop links naast de groene knop om rapporten te maken). Het is alleen wel iets foutgevoeliger als je ook berekende velden gebruikt, omdat je namen hiervan wel moet beginnen met een '@' teken. Zo worden ze namelijk in het model opgeslagen als je ze toevoegt (dit moet je nog steeds doen in youforce reporting). Dit komt later in het webinar nog voorbij.   Op dit moment wordt berekend veld gebruikt op tabel personen. Stel dat je een berekend veld hebt met gegevens uit 2 verschillende tabellen. Waar zet je het berekend veld dan neer? En kan dit dit uberhaubt want soms heb je natuurlijk 1 : N relaties. Als je te maken hebt met een 1:N relatie, dan maak je de kolom in de 'N'-tabel. Zo krijg je een waarde voor iedere N. Als je in de kolom niet kunt verwijzen naar de andere tabel, dan kun je gebruik maken van de related functie om dat veld op te halen (staat niet op de planning vandaag). Als dat ook niet kan, dan ga je richting de measures.   Moet je steeds spaties geven als je if formule gebruikt (dus bv tussen de = "V"of kan je de gegevens ook gewoon achter elkaar typen? Je kunt ook Person[Gender]="V" typen   Als het uitkomst 0 is, hoe kan je dan zorgen dat deze regel uit de tabel blijft? Je kunt in het rapport filterenop dit veld en de waarden eruit filteren die je niet wilt zien.   Waarom geef je in de kolom toevoegen 1 aan en een @? Als je een veld toevoegt aan het model, wordt het met een '@' voor de opgegeven naam toegevoegd. Dus als je in reporting het veld 'Test' aanmaakt, dan heet dit in het model '@Test'. Dan is het handig als je in powerbi desktop al het veld met @ in de naam zet. Dan kun je het rapport makkelijk importeren in youforce reporting.   Uitvoercodes in de regel in combinatie met maand en jaar als parameter, dit mis ik hier? Als je in het rapport slicers opneemt voor jaar en maand, of daarop filtert in het filterscherm, dan krijg je de waarde van die periode te zien. Dat hoeft je dus niet in het berekende veld op te nemen.   Staat er straks een lijst op de community welke tekens je waarvoor gebruikt, zoals nu || voor OF? Ja deze komt er nog. Op dit moment staat dit nog niet op de community. Voor nu deel ik wel de volgende pagina van microsoft: https://learn.microsoft.com/en-us/dax/dax-operator-reference   Kun je vanuit report builder inzichtelijk maken welke eigen / berekende velden op dit moment gebruikt worden in de huidige rapporten binnen reportbuilder? Als je een rapport in report builder geopen hebt, kun je op drie plekken te maken hebben met berekende velden. In de tabel zelf, daarin zie je dan een tekstvak met de tekst "expr". In de eigenschappen van de gegevensset, daarin zie je bij de velden dan een veld met in het waardetekstvak "expr", of in de query zelf. Deze laatste is wat minder overzichtelijk, omdat je in feite iedere tabel waaruit je gegevens hebt gebruikt, afmoet om te kijken of er berekende velden zijn aangemaakt in de tabel. Deze herken je aan het feit dat in het scherm linksonder ('Velden') je er met je rechtermuisknop op kunt klikken en de opties kunt selecteren (bij de standaardvelden heb je dit niet).   Groepering OE codes is wel bewerkelijk. Bij nieuwe OE codes moet je deze berekende kolom aanpassen. Je zou het wellicht kunnen versimpelen door bijvoorbeeld formules te clusteren. Switch(left([veld], 2), "01", "Cluster SA", etc.). Met het veld left kijk je dus naar de eerste X tekens, waarbij je zelf aangeeft wat X is. Zo zou je in plaats van specifieke OE's ook kunnen kijken naar bijv. het veld 'Autorisatie niveau nieuw'.  

  Autorisaties Kunnen we de wizard verbergen? Deze neemt erg veel ruimte in op het scherm. Op dit moment kan de wizard niet verborgen worden. Zoals Chris aangeeft, zal de wizard de komende tijd verbeterd worden. Dit punt zullen we meenemen in de verdere ontwikkeling.   Kunnen we ook de standaard Raet rapporten en dashboards uitzetten? Ja, dit kan op de configuratiepagina binnen Youforce Reporting. Bij Standaard Rapporten kun je bij een rapport op het oogje klikken. Dan wordt het rapport uitgezet/aangezet. Datamodel Waar komen de waarden en de rekenregels voor verzuim vandaan? De verzuimwaarden zijn gebaseerd op data uit HR Core Online en de rekenregels van de CBS Verzuimstandaard worden gehanteerd. Specifieke informatie over de berekeningen van verzuim vind je op hetvolgende artikel: Toelichting Verzuimstatistieken    Ik zie Unknown bovenaan staan in rapport. Dat is bij mij ook zo? Dat is bij jou ook zo. Deze regel staat in de database om om te kunnen gaan met eventuele medewerkers zonder dienstverbanden, of andersom. De meeste van deze waarden zijn alleen zichtbaar voor de gebruikers die toegang hebben tot alle data. Managers die alleen specifieke afdelingen mogen zien krijgen deze data niet te zien, omdat ze hier geen toegang voor hebben.   Ik kan niet zo snel een persoonsnummer vinden. Dit veld komt in een aantal tabellen terug, maar in het voorbeeld is deze gekozen uit de tabel 'Persoon'.   Hoe snel is een wijziging in BOL te zien in Youforce Reporting? Op dit moment wordt de data eens per uur ververst (m.u.v. Gemal-data. Deze wordt eens per dag ververst). Gezien de toevoegingen die nog gepland staan, wordt dit voor nu aangehouden. Daarna zal gekeken worden hoe we de actualiteit van de gegevens kunnen verhogen.   Wat betekent het FTE met lege OE? Ik heb dat vaak ook met een medewerker die ik niet kan plaatsen. FTE is gerelateerd aan een dienstverband en een dienstverband weer aan een OE. Als er FTE op een lege OE staat dan betekent dat de bijbehorende dienstverbanden niet op een OE zitten (op dat moment in de tijd).   Waarom komt in veel rapporten persoon unknown met personeelsnummer -1 in beeld? Deze regel staat in de database om om te kunnen gaan met eventuele medewerkers zonder dienstverbanden, of andersom. De meeste van deze waarden zijn alleen zichtbaar voor de gebruikers die toegang hebben tot alle data. Managers die alleen specifieke afdelingen mogen zien krijgen deze data niet te zien, omdat ze hier geen toegang voor hebben.   Is het mogelijk om van een (gebruikte) rubriek ook de rubriekcode op te zoeken zodat je zeker weet dat je de juiste rubriek gebruikt? Voor alle vrije velden is dit mogelijk. Hier kun je op zoeken. Op alle andere rubrieken niet. Wellicht is het nog een optie om een overzicht per rubriek beschikbaar te stellen.   De roltoewijzingen gelden alleen voor niveau 7, wat als ik voor niveau 6 of 5 de roltoewijzigen wil tonen? Recent hebben we een extra entiteit toegevoegd genaamd 'Roltoewijzingen Org. Eenheid' . Hiermee kun je OE's inzichtelijk brengen zonder Roltoewijzingen en de Hierarchye van de OE's zit hierin ook terug. Als het goed is zou je dit moeten kunnen zien. Anders moeten we specifiek naar jou situatie kijken.   Welk gegeven gebruik je om te filteren op alleen de actieve dienstverbanden? Dienstverband Status uit de tabel Dienstverband   Op welke manier voeg ik een leidinggevende vanuit usermanagement toe aan het bezettingsoverzicht, zodat we weten welke persoon (bijv. rolcode SLG) bij welk OE hoort? In het model is een tabel 'Roltoewijzing' beschikbaar. Hieruit kun je bijv. de naam van degene toevoegen aan je tabel. Denk er hierbij wel aan om te filteren op Roltoewijzing Code om de juiste roltoewijzing te tonen en op Roltoewijzing Status om alleen actieve rollen te tonen.   Wij werken met meerdere ceanummers in 1 database. In de ReportBuilder kunnen in de rapporten van F&O zien gebruikers van 1 ceanummer alle modellen en OE s van de database. Dat is niet wenselijk. Hoe werkt dit in Youforce Reporting? Zelfde geldt voor de salaris gegevens? F&O kent op dit moment nog geen extra autorisaties en werkt op dezelfde manier als in Report Builder. We zijn dit nog wel aan het onderzoeken, maar dit is niet eenvoudig op te lossen. De Organisatiemodellen komen niet perse overeen met de dienstverband informatie en de bijbehorende OE's. Dat geeft discrepanties. Er zit wel autorisatie op de salarisresultaten, dit is dus een verbetering ten opzichte van Report Builder.   Kan ik de P08259 ook toevoegen? Dit is zeker mogelijk. Wensen en ideeën kun je toevoegen op de ideeën pagina.   Wat als een eigen rubriek, die wel bij minimaal 1 persoon is gevuld, toch niet zichtbaar is in Youforce Reporting? In dit geval is de vraag: om welk soort gegeven gaat het? Op dit moment zitten alleen eigen rubrieken van het type DV (Dienstverband) en PS (persoon) in youforce reporting. Mocht de rubriek wel tot een van deze soorten behoren, dan kun je het beste een call aanmaken met de service center. Export/Import Is het mogelijk om een rapport dat ik maak onder een Klantnummer te exporteren naar een ander Klantnummer. Ja dit is mogelijk. Rapporten die je maakt, kun je exporteren (is een van de opties in de keuzelijst). Naast de groene knop om een rapport te maken, vind je een knop om een rapport te importeren. Denk er wel aan dat als je een berekend veld in het rapport hebt gebruikt, je deze ook in de andere omgeving opvoert.   Hoe krijg je al je data in beeld bij export naar Excel. Bij rapportages waar je kunt downdrillen op bv oe, kun je mbt '+' teken verder de diepte in. Bij export naar Excel, lukt me dat niet in Excel. De drilldown functionaliteit is niet terug te zien in de export naar excel. Met de knopjes rechtsboven, op de matrix/tabel kun je alles uitklappen en alsnog alles exporteren naar excel. Dan zie je alle data terug in de export.   Kan je de gemaakte rapporten naar Google Drive uploaden/importeren? Je kunt een rapport exporteren (of de data in het rapport), maar je kunt hierbij geen opslaglocatie aangeven. Deze komt dus eerst lokaal terecht op jouw computer. Daarna kun je dit bestand overzetten naar Google Drive   Kun je rapporten ook schedulen zodat ze automatisch worden aangemaakt en geexporteerd en op een bepaalde lokatie worden neergezet? Deze functionaliteit is helas niet beschikbaar.   Kan je ook afdrukken naar bv A4? Nee dit is helaas niet mogelijk.     Klassieke Rapporten (Report Builder) Ik kan nog steeds alleen bekijken en niet aanpassen, klassiek rapport. Klassieke rapporten zijn rapporten die met Report Builder gemaakt zijn. Deze kun je in youforce reporting alleen bekijken. Om ze aan te passen, dien je via de 'Managementinformatie-tegel - ad-hoc rapportages' Report Builder op te starten.   Migreren naar Youforce Reporting Wij hebben al people analytics, wordt dit automatisch overgezet naar youforce analytics? Als je people analytics design afneemt, dan wordt dit automatisch omgezet naar youforce analytics. In dit community bericht kan je daar meer over lezen: Ze zijn er, nieuwe dashboards!   Het is wel belangrijk dat je de dashboards zelf nog nabouwt in Youforce Analytics.   De klassieke rapporten zijn dus niet meer te benaderen via "standaard rapporten" volgende maand? Dit zal inderdaad in Q2 niet meer te benaderen zijn via de oude weg. Je kunt ze wel nog aanpassen en bewerken in Report Builder. Alleen het weergeven kan dan allen nog via Youforce Reporting. Rapporten Bouwen Als je wisselt van taal Engels Nederlands dan wordt het scherm weer leeggemaakt en ben je je al gemaakte wijzigingen kwijt. Is hier iets aan te doen? Voor nu is hier nog niet iets aan te doen. We nemen het mee voor verdere analyse.   Ik zou graag willen zien hoe ik een "kaart" kan maken, waarop het aantal actieve of inactieve personen staat. Dit afhankelijk van de slicer Als je de kaart-visualisatie selecteert en de velden Persoon status en Persoonsnummer aanklikt, dan is het zaak om Persoonsnummer op te nemen als waarde (velden kun je verslepen in het visualisatie-scherm). Als je bij het veld (in het visualisatiescherm) vervolgens op het pijltje omlaag klikt, kun je de juiste aggregatie kiezen (som/aantal/etc.).   Ik kan bij de kaart visualisatie maar 1 waarde selecteren. het plaatsen van dienstverbandstatus in het analyse veld, werkt het ook niet. ik blijf het totaal aantal persoonsnummers zien wat totaal in Beaufort staat Je dient Persoon status te gebruiken in plaats van dienstverbandstatus. Dit veld kijkt of een persoon ten minste 1 actief dienstverband heeft. In dat geval is de waarde van het veld 'Actief'. De reden dat het niet werkt met Dienstverband Status is dat door de aggregatie van Persoonsnummer er geen relatie wordt "gezien" tussen de twee tabellen. Hierdoor werkt de slicer niet. Voor de beste ondersteuning verwijzen we je graag naar het forum.   Hoe kan je gebruik maken van de som? Sommige velden zitten zo in het model, dat er meteen gesommeerd wordt. FTE is daar een van. Hier hoef je dus niets aan te doen. Mocht je willen sommeren op een veld waarbij dit niet automatisch gebeurt (je ziet dan dus niet Som van [veld] staan in je tabel, dan kun je via het deelscherm Visualisatie bij het betreffende veld op het pijltje omlaag klikken en een aggregatie-optie kiezen. Zie deze pagina op de community voor meer informatie: Tabellen aanpassen    Waar kan ik de organisatie keuze maken? In het model zit een entiteit genaamd Organisatorische Eenheid, in combinatie met de visualisatie 'Slicer' kun je een organisatie keuze toevoegen.   Kan ik de naam van mijn test rapport later aanpassen in een definitieve titel? Je kunt altijd de titel van het rapport wijzigen. Klil bij een rapport naast de knop 'Bekijken' op het pijltje omlaag. Vervolgens kies je de optie 'Naam bewerken'.   Hoe krijg je die kolom som FTE? In dit artikel op de community leggen we dit uit: Tabellen aanpassen    Kan je ook subtotalen maken? Subtotalen worden automatisch ingesteld wanneer je voor de matrix-weergave kiest. Je kunt dan eventueel in het visualisatiescherm bij de subtotalen instellen voor welke groepen je subtotalen toont. Zie dit artikel op de community voor meer informatie over de matrix: Matrix visualisatie instellen    Is het ook mogelijk om totalen te zien van de verschillende afdelingen en vervolgens het totaal van alle afdelingen die behoren tot 1 directeur? Ja dit kan met behulp de matrix visualisatie. Door gebruik te maken van totalen en subtotalen. Zie dit artikel op de community voor meer informatie: Matrix visualisatie instellen . We zullen nog een specifiek artikel wijden aan het maken van totalen en subtotalen!   Komt de mogelijkheid om een bewerkt rapport meteen op te slaan als nog wel in de toekomst ipv een kopie maken en hernoemen? Dit is een beetje omslachtig. Wij hopen van wel, maar dit is een aanpassing die Microsoft zal moeten doen aan Microsoft.   Is het mogelijk om de titel van de gegevens aan te passen in het rapport? (Voorbeeld is geboortedatum-maand vervangen door Geb.maand)" Ja dit is mogelijk. In het deelscherm 'Visualisaties' kun je bij kolommen (hier staan de velden die je hebt gebruikt) dubbelklikken om de naam aan te passen.   Kan je ook een kolomkop toevoegen en samenvoegen zodat deze boven meerdere kolommen komt te staan? Deze optie is alleen mogelijk als je met kolomgroepen werkt, zoals in de webinar is toegelicht. Een mooi voorbeeld hiervan is het Standaard Rapport 'Standenregister'. Hier wordt dit toegepast.   Hoe creer je een veld voor een eigen rubriek (E-rubrieken)? en hoe plaats je die in het rapport? Of heb je hier de PRO-versie voor nodig? Alle eigen rubrieken (persoon en dienstverband) zijn beschikbaar in het datamodel. We noemen dit 'vrije velden'. Hiervoor hebben we twee entiteiten: 'Persoon vrije velden' en 'Dienstverband vrije velden'. Hier vind je de velden in terug die worden gebruikt in HR Core Online. Als je de rubriekcode weet kun je hier ook op zoeken in de zoekbalk, vlak boven het datamodel.   Kan er ook een peildatum toegevoegd worden? In het volgende artikel leggen we uit hoe je een peildatum kunt gebruiken in een rapport: Peildatum beschikbaar in Youforce Reporting    Ik ben ook benieuwd hoe ik de peildatum in het rapport krijg die je zelf kunt typen of via een soort van kalender kunt kiezen. Voorbeeld peildatum dient of 1-1-2023 te zijn of 31-1-2023. Dus eerste of laatste dag van een maand. Ik krijg dat niet voor elkaar om dat als slicer te gebruiken. En deze peildatum gebruiken we voor bijna alle rapporten. In het volgende artikel leggen we uit hoe je een peildatum kunt gebruiken in een rapport: Peildatum beschikbaar in Youforce Reporting   Wanneer gebruik je filter peildatum dienstverband en dienstverband historie? Er zijn twee tabellen in het datamodel die dienstverband informatie laten zien, namelijk 'Dienstverband' en 'Dienstverband Historie'. In deze beide entiteiten vind je de Datum in dienst en Datum uit dienst terug. Afhankelijk vanuit welke entiteit je werkt heb je de 'In dienst (filter)' of 'In dienst historie (filter)' nodig. Die eerste heb je nodig als je met velden uit de dienstverband entiteit werkt, die tweede als je met velden uit de Dienstverband HIstorie entiteit werkt. De derde optie is 'Dienstverband historie (filter)', deze gebruik je als je een peildatum wil gebruiken die kijkt naar Startdatum en Einddatum van de Dienstverband Historie. Zie voor meer informatie het volgende artikel: Peildatum beschikbaar in Youforce Reporting    Is er ook een peildatum voor F&O? Deze vindt je in de tabel Formatie & Organisatie Peildatum   Ik zie jullie steeds, als jullie de eerste keer een gegeven willen toevoegen, het velden gegevens breder maken omdat de gegevens niet allemaal zichtbaar zijn. Is hier nog iets aan te doen? Hier is helaas niet iets aan te doen.   Kun je ook een dropdown tonen en lege kostenplaatsen/kostensoorten niet laten zien? De gegevens in een slicer kun je filteren door op de slicer te klikken en in het filterscherm 'Filters voor deze visual' te filteren op het veld. Daar kun je de gewenste kostenplaatsen wegfilteren. Zie het volgende artikel voor meer informatie over filteren: Filter instellen    Zou hier inzet ook kunnen worden toegevoegd om FTE's verdeling gelijk te krijgen met Loonverdeling? Het is mogelijk om inzet toe te voegen aan tabellen waar dienstverband kolommen zijn toegevoegd. Op het volgende artikel vind je meer informatie over Inzet en in welke situaties je deze tabel wel of niet kunt gebruiken: Inzet    En inzet waarin functie gelijk bij de bijbehorende kostensoort wordt geplaatst Voor specifieke rapportvragen verwijzen we je naar het forum. Daar kunnen we je beter helpen met concrete rapportage vragen.   Kan je geselecteerde kolommen ook niet zichtbaar maken op je rapport? Bv bij meerdere instellingen, dan filter je op een instelling maar die kolom wil je niet zien Het is mogelijk om te filteren of een slicer te gebruiken, zonder dat die kolom in de tabel wordt gebruikt. Je kunt hiervoor gewoon een slicer maken zoals je dat normaal ook doet. Als het gaat om filteren dan moet je het veld waarop je wil filteren vanuit het model rechtstreeks naar het filter paneel slepen. Dan wordt deze niet zichtbaar als kolom in de tabel.   Is het mogelijk om bij geslachtskeuze het veld 'unknown' te veranderen in 'other (anders)'? Je zou met een berekend veld waarden kunnen aanpassen in de gewenste weergave. De unknown is waarschijnlijk afkomstig van de medewerker -1. Je kunt in Beaufort namelijk alleen nog M of V kiezen. Dit wodt in de toekomst wel ondersteund, meerdere opties worden hier dan beschikbaar om in te voeren. Dit wordt dan ook zichtbaar in Youforce Reporting.   Komt groeperen zo ook aan bod, om bijv een medewerkers telling te kunnen maken? Groeperen is aanbod gekomen in de webinar en zal later ook in een artikel worden toegelicht op de community.   Kun je ook een eigen stijl definiëren? Nee dit is helaas niet mogelijk   Als ik een overzicht maak met daarin de OE (niet vanuit de inzet) en ik filter op dienstverband = actief, dan krijg ik per medewerker nog steeds meerdere (incl. oude) OE's te zien. Welk filter kan ik gebruiken om alleen de actieve OE (uit het in- en uit dienst scherm) per dienstverband te zien? We hebben meer informatie nodig om je vraag goed te kunnen beantwoorden. Kan het zijn dat je de kolommen uit de entiteit Dienstverband Historie haalt? Dan heb je ook het veld 'Actueel' nodig. Dat veld geeft aan of deze waarde van het dienstverband vandaag actief is of niet.   Hoe kun je inrichten dat je rapport peildatum 'now/vandaag' krijgt. filteren op? We werken aan een toegankelijke oplossing hiervoor, zodat je als peildatum vandaag en andere opties makkelijk kunt gebruiken. Houdt de community in de gaten voor de ontwikkelingen hiervan.   Geldt die control klik ook voor gebruikers? Ja dit geldt voor iedereen die het rapport bekijkt.   Dien je bij alle niveau's de filter toe te voegen "is niet leeg" als je deze niet willen laten zien als slicer? Nee, dit is niet aan te raden. De kans bestaad namelijk dat je bij deze optie ook dienstverbanden wegfilterd. Het advies is om hierin goed te kijken of het mogelijk is. Waarschijnlijk kan het wel op de 1e en 2e Org. Eenheid niveau.   Een vergelijking zoals uren dienstverband is ongelijk aan uren inzet - kan dit in Reporting of kan dit alleen in de Pro versie? Vergelijkingen tussen twee velden kunnen niet binnen de standaardfunctionaliteit van Youforce Reporting. Hiervoor is dus een berekend veld nodig, gemaakt vanuit de Inzet-tabel. Hiervoor is Pro voor nodig.   Kun je ook een rapport maken met alleen gegevens (eigen velden) uit persoonsgegevens. Dus personen die niet in dienst zijn of zijn geweest. Wij zetten daar bv vrijwilligers in. Je kunt rapporten maken met alleen gegevens uit de tabellen Persoon en Persoon Vrije Velden. Het volgende is hierbij wel van belang. De autorisatie van medewerkers die getoond worden in youforce reporting is gebaseerd op dienstverbanden. Personen zonder dienstverband zullen dus niet getoond worden. Oplossing hiervoor is om in Autorisatiebeheer de optie 'Toegang tot alle data (beheerders)' aan te zetten. Daarmee worden ook personen zonder dienstverband zichtbaar.   Moet je evengoed als je slicer dienstverband status ook nog filteren dan? In principe niet. Anders gaan de filters stapelen, dus wie was er indienst op de peildatum en wie daarvan is ook actief vandaag.   Het rapport Betaald ouderschapsverlof blijft leeg. Enig idee waar dat door komt? Het rapport Betaald ouderschapsverlof kijkt naar specifieke rubrieken in beaufort. Als het rapport leeg is, dan zijn deze rubrieken dus niet gevuld. Ik zal vragen aan Chris om het artikel op de community over dit rapport uit te breiden met de rubrieken die gebruikt worden.   Rapporten Weergeven Als ik op standaard rapporten klik zie ik onder in het scherm 40 van 76 staan. Hoe krijg ik de laatste 26 te zien? De overige rapporten worden vanzelf zichtbaar als je naar beneden scrollt.   Ik ga er vanuit dat de drie puntjes bij de slicer voor de gebruiker minder opties bevat dan dat ik net zag zoals bijv het verwijderen. Klopt dit? Ja dit klopt. Dit zou je zelf ook kunnen testen als je een rapport bekijkt. Dezelfde opties zijn beschikbaar voor andere gebruikers.   Je kunt kiezen uit een lijst met rapporten of met icoontjes. Deze iconen zijn vrij groot en bevatten voor eindgebruikers info die niet relevant is. Is het ook mogelijk om met kleine iconen te werken? Hiervoor hebben we speciaal de 'Lijst-weergave' in het leven geroepen. Vooral als je veel rapporten tot je beschikking hebt kan deze weergave handig zijn. Zie het volgende artikel, onder het kopje 'Weergave Aanpassen' hoe je dit kunt doen Rapporten en dashboards raadplegen    Youforce Analytics Overig Is het met Youforce Reporting nog nodig om lijst 1917 af te roepen? Nee dit is niet nodig. Voor Youforce Reporting werken we niet met 1917 bestanden, maar werken we rechtstreeks met GEMAL via een API. Het is alleen nodig als je met PKB werkt, dan moeten deze 1917 bestanden gewoon in BO4 ingelezen worden om de resultaten in Reporting te kunnen zien.   Wat is power BI dan? Youforce Reporting is gebaseerd op PowerBI, moderne data analyse technologie van Microsoft. Vergelijkbaar met applicaties als Report Builder en Excel maar met andere en uitgebreidere mogelijkheden.   Is Power BI online voldoende voor Reporting Pro, of is de desktop functie nodig? Voor Reporting Pro is PowerBI desktop nodig. Deze software is gratis beschikbaar, maar vereist wellicht afstemming met je IT-afdeling.   Waarom wordt er nooit een filter ingebouwd om op arbeidsrelatie te kunnen filteren? Ik mis deze eigenlijk altijd in de Raet rapportages. Ik raad aan om dit op de community te posten als idee, of in het forum. Het product is nog volop in ontwikkeling: als wij weten wat de behoefte is bij onze klanten, dan kunnen we beter afwegen welke aanpassingen/toevoegingen we prioriteit geven.  

In dit artikel kom je alles te weten over het datamodel voor Youforce Analytics

In dit artikel geven we meer inzicht en toelichting over de berekening van het bekende Verzuimpercentage. Dit artikel helpt je om de volgende metingen in het model beter te begrijpen: Verzuim % Verzuim % 1e Jaar  Verzuim % 2e Jaar   Verzuim % 3e Jaar    Het verzuimpercentage geeft een aanwijzing van de omvang van het ziekteverzuim in relatie tot de arbeidscapaciteit. De basisberekening voor het verzuimpercentage is:     Het aantal verzuimdagen is het aantal dagen dat een medewerker ziek was of bijvoorbeeld het totale aantal verzuimdagen op een afdeling. Het aantal beschikbare dagen is het aantal kalenderdagen in de rapportageperiode of het totaal aantal kalenderdagen dat de medewerkers van een afdeling in dienst waren.   Hierbij kun je wel of geen rekening houden met een deeltijdpercentage en/of een percentage ziek. In Youforce Reporting houden we rekening met beide, deeltijdpercentage en percentage ziek.    Als het deeltijdpercentage wordt meegewogen, komt het zowel in de teller als in de noemer van de breuk voor. De berekening voor deze rekenmethodiek (gewogen naar deeltijd en partieel verzuim) ziet er dan als volgt uit:       Voor iedere medewerker worden hierbij de verzuimdagen vermenigvuldigd met de deeltijdfactor en het percentage dat hij ziek is. Het aantal beschikbare dagen wordt ook vermenigvuldigd met de deeltijdfactor.    Voorbeeld:  Een medewerkster werkt vier dagen per week (0,8 FTE). Gedurende de maand januari is zij vijf dagen voor 50% ziek. Haar verzuimpercentage over de maand januari is dan:     Berekening per organisatorische eenheid Voor de berekening van het verzuimpercentage van een afdeling of organisatie telt deze methode eerst de afzonderlijke dagen van alle medewerkers bij elkaar op en voert daarna pas de deling uit. Om een verzuimpercentage volgens deze rekenmethodiek  in zijn geheel met de hand uit te rekenen zijn de volgende stappen nodig: Bepaal voor elke medewerker de som van de verzuimdagen (binnen de verslagperiode en het dienstverband). Gedeeltelijk verzuim wordt meegerekend. Vermenigvuldig voor elke medewerker het aantal dagen uit stap 1 met de deeltijdfactor (=fulltime-equivalent). Voor fulltimers verandert er dus niets. Tel de uitkomsten uit stap 2 van alle medewerkers bij elkaar op. Bereken van elke medewerker het aantal kalenderdagen dat hij/zij in de verslagperiode in dienst was. Vermenigvuldig het aantal kalenderdagen uit stap 4 met de deeltijdfactor; Tel de uitkomsten uit stap 5 van alle medewerkers op Deel de uitkomst uit stap 3 door de uitkomst van stap 6 Vermenigvuldig de uitkomst van stap 7 met 100%.   Verzuim jaren De verzuimstandaard van het CBS maakt onderscheid tussen het eerste en het tweede jaar van het verzuim. Daarnaast hebben we vanuit meerdere klanten ook de behoefte gehoord om het 3e verzuimjaar in kaart te kunnen brengen. Ook deze is nu beschikbaar in het datamodel. Dit betekent dat de verschillende verzuimpercentages zijn gebaseerd op het volgende:   Verzuim %: totaal van verzuimdagen Verzuim % 1e jaar:  tot maximaal de eerste 365 verzuimdagen Verzuim % 2e Jaar: tussen de 365 en de 730 verzuimdagen Verzuim % 3e Jaar: vanaf 730 verzuimdagen Hieronder wordt het wat beter zichtbaar met een aantal voorbeelden van verschillende afgesloten verzuimgevallen:   Verzuimgeval Totaal verzuimdagen 1e Jaar (dagen)  2e Jaar (dagen) 3e Jaar (dagen) 1 6 6 0 0 2 40 40 0 0 3 180 180 0 0 4 400 365 35 0 5 800 365 365 70  

Aantal Medewerkers en Dienstverbanden Iedere medewerker dat een actief dienstverband heeft gehad in de betreffende maand wordt meegeteld in deze meting. Ook al gaat het om 1 dag, dan wordt de medewerker en het dienstverband meegeteld.  Een medewerker kan uiteraard meerdere actieve dienstverbanden hebben. Deze worden dan ook meegeteld bij de meting aantal dienstverbanden.   FTE (Gewogen gemiddelde) De bron voor dit veld is gebaseerd op het veld ‘Percentage Deelbetrekking’ uit Beaufort.  Zoals eerder beschreven berekenen we deze metingen niet specifieker dan per maand. De vraag is hoe bereken je FTE per maand? Je kunt ze namelijk niet allemaal bij elkaar optellen en wat gebeurd er als het Percentage Deelbetrekking verandert gedurende de maand? We kunnen de volgende situaties onderscheiden:   Actief dienstverband met ongewijzigd percentage deelbetrekking Actief dienstverband met veranderende percentage deelbetrekking gedurende de maand   Per dienstverband berekenen we het FTE op basis van onderstaande berekening. Al deze FTE’s tellen we bij elkaar op en zo ontstaat het totaal FTE per maand.   (Percentage Deelbetrekking x Aantal dagen) / Totaal aantal dagen in periode   Actief dienstverband met ongewijzigd percentage deelbetrekking In dit geval wordt voor dit dienstverband het percentage deelbetrekking meegenomen wat voor die maand geldt.   Actief dienstverband met veranderende percentage deelbetrekking In dit geval moeten we rekening houden met meerdere percentages deelbetrekking van hetzelfde dienstverband gedurende de maand. Dit doen we als volgt:   Voorbeeld: Percentage deelbetrekking (PD 1) is in de eerste 10 dagen 1.0 Percentage deelbetrekking (PD 2) is in de laatste 21 dagen 0.5   (PD 1 x Aantal dagen 1) + (PD 2  x Aantal dagen 2) / Totaal aantal dagen in periode   (1.0 x 10) + (0.5  x 21) / 31  =  0.661   Verschil met People analytics: daar rekenden we met de beschikbare dagen van het dienstverband. Als een dienstverband halverwege de maand is ingestroomd met 1 FTE, dan telden we daar 0.5 FTE voor die maand.   Dagen in periode Deze meting geeft het aantal beschikbare dagen van de geselecteerde periode weer. Dus als de maand januari van 2022 is geselecteerd zijn er 31 beschikbare dagen. Deze meting wordt gebruikt bij het berekenen van de andere metingen, maar kan ook relevant zijn voor zelf gemaakte rapportages.   Beschikbare dagen Dit is het totaal van het aantal dagen per dienstverband dat beschikbaar is geweest in de geselecteerde periode. Als een dienstverband de hele maand actief is geweest rekenen we voor bijvoorbeeld januari 2022 31 beschikbare dagen voor het actieve dienstverband. Als het dienstverband halverwege de maand is ingestroomd dan geeft deze meting 15 of 16 dagen weer afhankelijk van de maand.   Gewogen beschikbare dagen Deze meting is vergelijkbaar met ‘Beschikbare dagen’ met het verschil dat er rekening wordt gehouden met het FTE van het dienstverband in de geselecteerde periode. Als een dienstverband de gehele maand actief is geweest, maar een FTE heeft van 0.5 dan tellen we voor de maand januari 2022 15.5 gewogen beschikbare dagen.   In- en uitstroom Dit is het totaal van in- en uitstroom van de geselecteerde periode waarbij instroom een positief getal is uitstroom een negatief getal.    Dus als er 3 instromers zijn en er zijn 5 uitstromers, dan tellen we een totaal in- en uitstroom van -2.   Instroom Deze meting telt het aantal medewerkers dat in de geselecteerde periode is ingestroomd. Hierbij kijken we naar het veld ‘Eerste datum in dienst’. Dit veld kijkt of ‘Datum in dienst CAO’ is gevuld in Beaufort Online en als deze leeg is dan wordt er gekeken naar ‘Datum in dienst’.   Instroom % Deze meting geeft de verhouding van instromers weer ten opzichte van het totaal aantal medewerkers in de geselecteerde periode.   Uitstroom Deze meting telt het aantal medewerkers dat in de geselecteerde periode is uitgestroomd. Hierbij kijken we naar het veld ‘Laatste datum in dienst’. Dit veld kijkt naar de laatste datum uit dienst per medewerker.    Uitstroom % Deze meting geeft de verhouding van uitstromers weer ten opzichte van het totaal aantal medewerkers in de geselecteerde periode. 

In dit artikel vind je alle informatie over het datamodel in Youforce Reporting terug.     Bank Info  Dienstverband  Dienstverband Vrije Velden  Formatie en Organisatie  Formatie en Organisatie Peildatum  Functie  Inzet  Opdrachtgever & Instelling  Organisatorische Eenheid  Systeemmutaties 

Inleiding Youforce Reporting ondersteunt het tactische en strategische besluitvormingsproces door inzichten te verschaffen op het gebied van HR en Payroll. Door de beschikbare data te modelleren, samen te vatten, te berekenen en op een moderne manier te visualiseren bieden we een oplossing aan die niet alleen nu maar ook in de toekomst past bij de vraagstukken die beantwoord moeten worden. Rapportage of Dashboard In Youforce Reporting is het mogelijk om rapportages te bouwen voor een meer operationele informatie behoefte zoals het controleren van salarisruns, inzien wie er deze maand jarig is en de laatste stand van de verlofsaldo’s. In tegenstelling tot deze bestaande rapportages geven deze dashboards inzicht in trends en ontwikkelingen in de data. De data wordt samengevat, berekend en gegroepeerd waardoor deze trends en ontwikkelingen zichtbaar worden. Dit wordt meestal gedaan met behulp van andere visualisaties dan tabellen en matrixen. Denk aan lijngrafieken en staafdiagrammen.   In Youforce Reporting bieden we het volgende aan: Set van standaard dashboards Eén centrale plek voor alle Reporting vragen. Gebruikmakend van moderne technologie van Microsoft: Power BI Dagelijkse ververste data   Overzicht Dashboards De volgende thema’s zijn terug te vinden in de set van kant en klare standaard dashboards: Personeel, Verzuim, In- en uitstroom en Payroll. Bij het ontwerpen van deze dashboards hebben we de input gebruikt van verschillende experts en hebben we gekeken naar de dashboards van vergelijkbare oplossingen zoals in People Analytics. Op basis van deze ervaringen hebben we ons onder andere gericht op de volgende aspecten interactie met de data, moderne uitstraling, flexibiliteit en toegankelijkheid.    We vinden het belangrijk dat de dashboards makkelijk te begrijpen zijn en de ruimte bieden om verschillende vragen te beantwoorden. Zo hebben de standaard dashboards enerzijds een onderdeel die de huidige stand laten zien en anderzijds inzicht geven in de ontwikkeling en de trends. Daarnaast kennen deze dashboards een hoge mate van interactie. De grafieken en visualisaties zijn op elkaar afgestemd. Als je iets selecteert op één grafiek dan reageert de rest van het dashboard daar ook op. In het ontwerp van de dashboards hebben we hier rekening mee gehouden. Waar we bij normale rapportages meestal gebruik maken van vele ‘slicers’, is dat in dit geval minder nodig omdat iedere visualisatie de eerder genoemde interactie functionaliteit kent. Zo kunnen grafieken die waarden per arbeidsrelatie de totale waarde laten zien ook als ‘slicer’ functioneren door op een specifieke arbeidsrelatie te klikken.   Personeel Dashboard  In- en uitstroom Dashboard  Verzuim Dashboard  Salaris Dashboard 

Dit dashboard geeft inzicht in de medewerker populatie en hoe deze zich heeft ontwikkelt door de tijd heen.   Selecties op dashboard Ieder beschikbare dashboard geeft de mogelijkheid om verschillende keuzes te maken, zodat dit dashboard op verschillende vragen antwoord kan geven. Hieronder beschrijven we de verschillende keuzes die je kunt maken met behulp van de geleverde ‘slicers’:   Als eerste heb je de mogelijkheid om te kiezen tussen drie metingen: Dienstverbanden, FTE en Medewerkers. Het hele dashboard, met uitzondering van de waarden bij ‘huidige maand’, passen zich aan op basis van de keuze die je hebt gemaakt.  Als tweede kun je kiezen welke jaren je weer wil geven op het dashboard. Alle jaren, 2 of meer jaren of een enkel jaar kun je selecteren. Ook hier geldt dat dit geen invloed heeft op het gedeelte bij ‘huidige waarden’. Als laatste is het mogelijk om Organisatorische eenheden te selecteren. Hier past het gedeelte ‘huidige waarden’ zich wel op aan.     Huidige maand Op dit dashboard kun je zien hoe de huidige stand van zaken is. Rechtsboven in het dashboard zie je de belangrijkste waarden voor de huidige maand. Deze waarden laten altijd de huidige maand zien, ook al verander je in het dashboard het jaar dat je wilt bekijken.     Grafieken Dit dashboard geeft ook inzicht hoe de populatie zich heeft ontwikkelt door de tijd heen. Op basis van je selectie geeft deze grafiek inzicht in FTE’s, aantal dienstverbanden of aantal medewerkers. Per jaar kun je zien hoe de populatie medewerkers zich heeft ontwikkelt. Het is ook mogelijk om alle jaren weer te geven. Dan kun je eventuele trends ontdekken over de verschillende jaren heen.   Op de rest van het dashboard krijg je inzicht in de verdeling van de medewerkers over verschillende dimensies. Hier worden de medewerkers per geslacht, leeftijdscategorie, dienstjaren, type contract en soort arbeidsrelatie weergegeven. Let ook hierbij weer op welke selectie je hebt gemaakt. Welk jaren en welke meting je hebt geselecteerd (FTE, dienstverband of medewerkers).      

Dit dashboard geeft inzicht in het huidige verzuim van de medewerkers en de ontwikkeling van verzuim door de tijd heen.   Selecties op dashboard Ieder beschikbare dashboard geeft de mogelijkheid om verschillende keuzes te maken, zodat dit dashboard op verschillende vragen antwoord kan geven. Hieronder beschrijven we de verschillende keuzes die je kunt maken met behulp van de geleverde ‘slicers’:   Op dit dashboard kun je kiezen om de normale verzuimpercentages of de voortschrijdend gemiddelden weer te geven. Alle grafieken passen zich aan op basis van de gemaakte keuze, behalve het gedeelte ‘vorige maand’. Verder is het ook mogelijk om een keuze te maken tussen één of meerdere jaren. Ook hier passen alle grafieken zich aan naar aanleiding van je gemaakte keuze.   Vorige maand Een belangrijk onderdeel van het verzuim dashboard is inzicht in de stand van zaken. Dit gedeelte geeft hier een antwoord op door de belangrijkste waarden van de vorige maand weer te geven. Andere dashboards laten hier de huidige maand zien, maar voor verzuim is dit niet wenselijk omdat de cijfers gedurende maand nog niet zoveel betekenis hebben. Alleen ‘afgesloten’ maanden zijn waardevol. We laten hier het verzuimpercentage, nieuwe meldingen, herstelmeldingen en de meldingsfrequentie zien van de vorige maand.   Grafieken Naast de stand van zaken geeft dashboard ook inzicht in de ontwikkeling van verzuim door de tijd heen en laat dit dashboard eventuele trends zien. Onderstaande grafiek doet dit met name. Hier wordt het verzuimpercentage voor de geselecteerde jaren weergegeven.     Verder geeft dit dashboard ook inzicht in het verzuim per organisatorische eenheid. Deze grafiek is zo gesorteerd dat de afdelingen met het hoogste verzuim bovenaan staan. Deze grafiek biedt de mogelijkheid om door alle organisatorische eenheden heen te scrollen.   Als laatste geeft dit dashboard ook inzicht in de verzuim duurklassen. Onderstaande grafieken geven het totaal en de ontwikkeling door de tijd heen weer voor de verschillende duurklassen.    Filter In dit dashboard wordt een filter toegepast op het veld Ind. Verzuimstatistieken. Met dit veld kun je aangeven of je de verzuimdata gefilterd wil hebben op specifiek aangeduide arbeidsrelaties in het stuurgegeven in Beaufort (MI_VZAR). Dit dashboard geeft dus alleen de arbeidsrelaties weer die in het stuurgegeven zijn vastgelegd. Indien er geen arbeidsrelaties zijn gespecificeerd worden alle arbeidsrelaties getoond in dit dashboard.