Zenden en Ontvangen met de IBU stopt (artikel is geupdate)

[#1]

UPDATE 01.11.2023: Video over Bestandsuitwisseling toegevoegd waarin het gebruik en autorisatie  van Bestandsuitwisseling wordt uitgelegd.

UPDATE 20.10.2023: we hebben dit artikel geupdate met de laatste informatie omdat Bestandsuitwisseling (het handmatig zenden / ontvangen van bestanden) nu ook algemeen beschikbaar is voor HR Core Education, VIPS DIsbursements en Payroll Only klanten.

UPDATE 29.08.2023: we hebben dit artikel geupdate met de laatste informatie omdat Bestandsuitwisseling (het handmatig zenden / ontvangen van bestanden) nu algemeen beschikbaar is voor HR Core Online klanten.

Momenteel verzend en ontvang je bestanden van en naar Youforce via de ‘Zenden en Ontvangen’ functionaliteit middels de zogenoemde ‘IBU’ (Intracom Bestands Uitwisseling). De nieuwe manier van verzenden en ontvangen via File API en Bestandsuitwisseling is reeds beschikbaar voor HR Core Online en P&B Core klanten. Wij lichten deze toe in dit artikel.

Aan klanten die gebruik maken van andere HR Cores zullen wij op korte termijn ook informatie verstrekken.

Wat is Zenden en Ontvangen en wat doet de IBU?

Via ‘Zenden en Ontvangen’ ontvang (download) je bestanden vanuit Youforce, bijvoorbeeld als er een salarisrun is gemaakt. Via ‘Zenden en Ontvangen’ staat het bestand voor de loonjournaalpost klaar zodat je het kan downloaden. Je gebruikt dan de functionaliteit ‘handmatig’, jij bepaalt immers het moment. Handmatig verzenden (uploaden) naar Youforce doe je bijvoorbeeld met een mutatie-bestand (DPIA100).

De IBU is een Visma | Raet-applicatie die de daadwerkelijke down- en/of upload van bestanden naar en van Youforce bewerkstelligt. De IBU wordt door Youforce opgestart op het moment dat je het bestand ontvangt en/of verstuurt. IBU zorgt voor het verkeer tussen jouw computer en Youforce, zie de afbeelding hieronder waarin de download met de IBU plaatsvindt.

Naast de handmatige versie wordt ‘Zenden & Ontvangen’ met behulp van IBU ook geautomatiseerd ingezet. Bijvoorbeeld bij de bestanden van de BINT-koppeling of de Datafeed. Jij hoeft dan geen handeling te verrichten om een bestand te down- of uploaden naar Youforce.

Je hebt in het verleden hiervoor een Youforce-gebruiker aangemaakt en deze via ‘Zenden en Ontvangen’ gekoppeld om dit mogelijk te maken. Jouw IT-afdeling, eventueel met de hulp van een Visma | Raet-consultant, heeft dit verder geautomatiseerd.

Het onderscheid tussen ‘handmatig’ en ‘automatisch’ is belangrijk omdat het huidige ‘Zenden en Ontvangen’ met de IBU wordt vervangen door twee verschillende oplossingen. Iedere oplossing is geoptimaliseerd voor het specifieke doel.

• Het handmatig verzenden en ontvangen van bestanden op basis van de IBU wordt vervangen door de nieuwe Bestandsuitwisseling-functionaliteit. Voor down- en of uploaden van bestanden via Bestandsuitwisseling heb je geen IBU meer nodig.
• Het geautomatiseerd ontvangen en/of verzenden van bestanden zal in de nieuwe situatie op basis van een File API gebeuren.

Waarom over en wat te doen?

Waarom stoppen we met ‘Zenden en Ontvangen’ met behulp van IBU? Hiervoor hebben wij een aantal redenen: 

1. Zero footprint. Voor de nieuwe Bestandsuitwisseling hoef je geen applicatie meer lokaal op je computer te installeren, wat in geval van de IBU wel nodig was. Het lokaal installeren van software past niet meer bij onze, maar vaak ook niet bij jullie IT-strategie.
2. Voor de automatische up- en download: een API is een moderne en duurzame techniek die nog beter voldoet aan de huidige eisen met betrekking tot AVG en Security. 
3. Omdat voor de File API geen Youforce-certificaat meer nodig is, is het beheer eenvoudiger en minder foutgevoelig.
4. En tenslotte is de File API volledig gebouwd voor de cloud en wordt daardoor automatisch geschaald zodra er meer of minder capaciteit nodig is. Dit komt de prestaties ten goede.

Wanneer uitfaseren?

We gaan de IBU eind 2023 geleidelijk uitfaseren. Vanzelfsprekend nemen wij jullie stap voor stap mee in deze uitfasering. 

Wie doet wat?

De activering voor de handmatige Bestandsuitwisseling kan gedaan worden door jullie applicatie/functioneel beheerder. Voor de automatische download (File API) is kennis van scripting nodig. Deze expertise is waarschijnlijk bij jullie IT-afdeling belegd.

Wat concreet te doen?

• Informeer intern de mensen die actie moeten ondernemen (denk aan diegene die de applicatie- of functioneel beheerdersrol op zich neemt en iemand van ICT die verstand heeft van scripten en schedulen)
• Zet de omzetting van IBU naar File API en/of Bestandstuitwisseling op je interne roadmap/agenda
• Vraag consultancy aan (zie volgende hoofdstuk) als je zelf niet in staat bent de migratie uit te voeren. Wij kunnen dit snel en efficiënt regelen zonder dat jij er geen omkijken naar hebt.

Hulp nodig?

Wanneer je liever ontzorgd wilt worden, is het mogelijk om consultancy in te zetten. We bieden de volgende opties:

• een intake-gesprek met één van onze consultants. Tijdens deze intake (maximaal 1 uur, kosten € 157,50, excl btw) spreekt de consultant alle gepubliceerde informatie met je door. Tevens wordt samen met de consultant bepaald wat de impact is voor jouw organisatie, welke acties moeten worden ondernomen en wat de verwachte doorlooptijd daarvan is.

• Een consultancyafname van 4 uur waarin alle stappen die nodig zijn voor de geautomatiseerde download via de File API worden uitgevoerd. 

Deze service kan ook afgenomen worden middels de creditbundel.

Een intake aanvragen doe je eenvoudig hier. 

De stappen die benodigd zijn voor de overgang naar de vervanging van handmatig zenden/ontvangen en de geautomatiseerde variant vind je hieronder.

Bestandsuitwisseling voor de handmatige download en upload

‘Bestandsuitwisseling’ is ontwikkeld om handmatig bestanden uit te wisselen met Youforce.

Zie hier enkele screenshots van de nieuwe Bestandsuitwisseling.

Bekijk ook onze video waarin de nieuwe Bestandsuitwisseling wordt getoond en wordt uitgelegd hoe je deze voor je gebruikers kunt autoriseren.

De verschillende stappen voor het autoriseren van Bestandsuitwisseling zoals getoond in de video, vind je terug in het volgende hoofdstuk.

Stappenplan voor de Youforce HR-professional 

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van HR Core Online.

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van HR Core Education.

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van VIPS Disbursements.

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van Payroll Only.

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van P&B Core.

Wij zullen op korte termijn ook de gebruikers van andere HR Cores informeren over de te nemen stappen.

File API voor de automatische download

De nieuwe wijze voor de automatische bestandsuitwisseling gaat via de File API. 

De File API downloadt een bestand vanuit Youforce, vergelijkbaar zoals nu ‘Zenden en Ontvangen’ in combinatie met de IBU nu werkt.

Het opstarten van de File API doe je net als bij de IBU met een ‘script’ dat je ‘scheduled’ (automatiseert op vaste tijden). 

Stappenplan voor de Youforce HR-professional en IT

Voor de activering van de File API is het raadzaam een collega van de IT-afdeling te betrekken die scripts kan schrijven en kan schedulen.

We hebben een stappenplan gemaakt waarin wordt uitgelegd hoe je kan achterhalen welke bestandstypen je nu automatisch download en upload, waar en hoe je de File API aanmaakt en wat je moet doen in HR Core Online om de bestanden via de File API beschikbaar te stellen.

Het automatiseren van de File API is werk voor je IT-afdeling. Meer details hierover vind je in het stappenplan, zie ‘checklist File API’.

[RobZuethof]

Eerst staat er dat het nieuwe verzenden per direct ingaat en later staat dat het per eind 2023 uitgefaseerd wordt. Wat is nu de bedoeling??

[Carola de Vries1]

Daar was ik ook even door op het verkeerde been gezet. Eind 2023 maar nu staat bovenaan per direct.  

[Nico vander Bent]

in de tekst staat : 

Wanneer uitfaseren?

We gaan de IBU eind 2023 geleidelijk uitfaseren. Vanzelfsprekend nemen wij jullie stap voor stap mee in deze uitfasering. 

[Carola de Vries1]

In de tekst staat ook dit (zie hierboven)  daarom is het verwarrend. 

[RobZuethof]

@Nico vander Bent   

Wat tegenstrijdig met wat later staat en wat ik ook gelezen heb.

[FBB Zorgboog]

@Cristo Amezcua gelet op de vele terechte vragen en opmerkingen het verzoek even duidelijk het tijdspad te communiceren en de verwarrende tekst in de inleiding aan te passen (per direct lijkt mij niet eind 2023 geleidelijk....).

Dank.

[John Rikmanspoel - Hengelo]

@Cristo Amezcua en als de applicatie 'Bestandsuitwisseling' niet beschikbaar is autorisatiebeheer?

[Jos Ruitenbeek]

Dag allen, we hebben de tekst in de eerste alinea inmiddels aangepast om verwarring te voorkomen. De nieuwe oplossing Bestandsuitwisseling is dus vandaag de dag beschikbaar en jullie kunnen erop overstappen voordat wij IBU gaan uitfaseren richting einde van dit jaar.

[Jos Ruitenbeek]

@John Rikmanspoel - Hengelo wanneer je de stappen hebt gevolgd die hierboven beschreven staan onder het kopje 'Stappenplan voor de Youforce HR-professional' en je ziet de applicatie 'Bestandsuitwisseling' niet in Autorisatiebeheer bij het aanmaken of wijzigen van een autorisatie, zou je dan een call via ons Service Management Systeem 4ME aan willen maken?

[FBB Zorgboog]

@Jos Ruitenbeek eerlijk gezegd ben ik inmiddels de weg m.b.t. de File API door de verschillende berichten in de Visma Community volledig kwijt. Ik heb eerlijk gezegd geen idee meer waar nu welk bericht over gaat, wat van ons (gebruiker; niet IT-er) wordt verwacht, wat optioneel is, wat verplicht is en wanneer e.e.a. dan afgerond moet zijn.

Onderstaand een kleine mogelijk onvolledige opsomming van berichten m.b.t. File API....

• 17-1-2022 File API Overview - Visma Community
• 04-10-2022 Youforce-bestanden koppelen aan de File API - Visma Community
• 12-10-2022 Van IBU naar File API - HR Core Online - Aan de Sl... - Visma Community
• 17-4-2023 Bestandsuitwisseling - HR Core Online Gebruikers -... - Visma Community

• 10-5-2023 Het nieuwe Visma Developer Portal - File API - Visma Community

• 4-8-2023 Zenden en Ontvangen met de IBU stopt - Visma Community
• 8-8-2023 Bestandsuitwisseling update 08-08-2023 - Visma Community

Voor jullie wellicht gesneden koek maar voor mij meer een black box waarvan ik het idee heb dat ik er iets mee moet, maar geen idee wat.

N.a.v. een bericht van 3-3-2023 [De nieuwe Visma Developer Portal - Visma Community ] ben ik al eens voortvarend aan de slag gegaan omdat wij de IAM API gebruiken. Dat leidde destijds tot veel ellende, onduidelijkheden en verwarring. Uiteindelijk bleek dat bericht onduidelijk en niet voor iedereen bedoeld te zijn. 

Kortom: kom a.u.b. met een overzichtelijk en begrijpelijk bericht waarmee voor iedereen duidelijk is of men iets moet doen, wanneer men dat moet doen en of Visma dat doet of dat men dat zelf moet doen en of daar dan een IT-specialist dan wel consultant voor nodig is.

Alvast bedankt!

[Jos Ruitenbeek]

@FBB Zorgboog  Naar aanleiding van jouw reactie heeft de Service Manager persoonlijk contact met je opgenomen om de situatie zoals die voor jullie organisatie van toepassing is te bespreken. 

Zoals ook aangegeven in het artikel over Mijn Youforce realiseren we ons dat er een hoop op jullie afkomt als functioneel beheerders, zowel vanuit Visma | Raet als vanuit wetgeving en CAO's.  In het geval van het vervangen IBU komt daar bij dat er vaak ook een beroep op andere IT disciplines gedaan moet worden in de organisatie om de automatische koppelingen te vervangen.

Dank voor je feedback, wij zullen kijken hoe we de stappen en samenhang overzichtelijker kunnen maken voor jullie.

[Jos Ruitenbeek]

@John Rikmanspoel - Hengelo We hebben inmiddels de beschrijving in het artikel aangepast / verduidelijkt, je kunt deze stap uitvoeren nadat je de call hebt aangemaakt om over te stappen. Zie hier het aangepaste stappenplan.

[Paul Wevers PZC]

Ik vind het maar onduidelijk wat er allemaal moet gebeuren en hoe. Ook kloppen de instructies niet altijd.

[Jos Ruitenbeek]

@Paul Wevers PZC  Ik vraag of je CSMer even contact met je op kan nemen om zaken te (laten) verhelderen waar nodig.

[Paul Wevers PZC]

@Jos Ruitenbeek:

Jeroen Ruigrok (ondertussen heeft Robin Klop ook al gebeld) heeft mij gebeld en in een paar minuten uitgelegd wat ik moet doen om het handmatig zenden en ontvangen uit te rollen. Mogelijk is het handig om voor alle klanten duidelijk op papier te zetten.

Ik snap dat er voor het automatisch zenden en ontvangen iets meer gedaan moet worden iom jullie technische consultants en onze ict-ers.

Wat mij nu opvalt is dat er geen ideeen ingediend kunnen worden. Daarom hierbij mijn wens:

Kan files.youforce.com ook met Nederlandse termen uitgewerkt worden?

[Raymond_de_Rozario]

@Jos Ruitenbeek 

Volgens dit artikel zou ik eerst via een 4Me template Zenden & Ontvangen naar Bestandsuitwisseling de activatie moeten regelen. Deze kan ik niet vinden binnen 4Me. Het meest vreemde is de optie bestandsuitwisseling al wel te selecteren is binnen autorisatiebeheer, zonder dat ik of @RobertBijlholt deze hebben aangevraagd. Wanneer ik deze applicatie aan mijn professional account toevoeg dan mag ik wel bestanden verzenden, maar niet ontvangen.

Graag je advies hulp of gaat dit via onze CSM-er @Edwin Blok ?

[Nico marinus]

Beste Jose,

Wij werken nog met HR CORE EDUCATION, wanneer moeten wij zaken gaan omzetten ?.

In je berichtgeving (07-08-2023)vnoem je namelijk dat andere HR CORES op korte termijn worden geïnformeerd ?

met vriendelijke groet 

Nico Marinus

[Jos Ruitenbeek]

@Raymond_de_Rozario het is sinds vanmorgen mogelijk om zelf de autorisaties in te richten, het is dus niet meer nodig om een call in te dienen. 

[Jos Ruitenbeek]

@Nico marinus je hebt inmiddels ook via jullie CSM antwoord gekregen. Einde van deze maand loopt de pilot af met een onderwijsklant en op basis van de resultaten zullen de vervolgstappen / communicatie naar de overige HR Core Education klanten worden uitgezet.

[Raymond_de_Rozario]

@Jos Ruitenbeek Dank jullie wel voor het toevoegen van deze optie. Ik heb heb nu geactiveerd 👍

[Maurice van de Pol]

Op welke wijze kan ik word-pad (txt)-bestanden die Beaufort Online genereert ontvangen?

Op dit moment gebruik ik als ik onze ziekteverzuimcijfers genereer in Beaufort Online de volgende werkwijze: Save as, achtereenvolgens klikken op “6478779”, “RAET”, “hosted-klant” en daar op “Save” klikken. Daarna Ontvangen van Hosted BO4 onder Zenden/Ontvangen. Rechts bovenin verschijnt “Downloads”: klik op bestand openen (van IBUstart). 

[Ronald Kramers]

@Maurice van de Pol Om de bestanden te kunnen ontvangen via Bestandsuitwisseling moet je ze plaatsen in de directory "hosted-klant-files". Dus acties: Save as, achtereenvolgens klikken op “6478779”, “RAET”, “hosted-klant-files” en daar op “Save” klikken. De bestanden worden nu automatisch naar Bestandsuitwisseling gestuurd. Als je de bestanden niet ziet in Bestandsuitwisseling, of als je Bestandsuitwisseling nog niet gebruikt, lees dan dit artikel waarin wordt uitgelegd hoe je Bestandsuitwisseling activeert via Autorisatiebeheer. Mocht je Bestandsuitwisseling nog moeten activeren, dan moet je na activatie de bestanden nogmaals opsturen. 

[Maurice van de Pol]

@Ronald Kramers Hartelijk dank voor de info. Zojuist getest en het werkt!

[Marie-Louise de Regt]

@Ronald Kramers mij is niet duidelijk of dit ook geldt voor Beaufort in huis klanten. Ik zie in de documentatie steeds Beaufort online staan. Geldt dit nu wel of niet voor ons als in huis klant?

[Ronald Kramers]

@Marie-Louise de Regt Jullie als in huis klant zullen ook over moeten gaan op File API en/of Bestandsuitwisseling omdat jullie nu voor het uitwisselen van bestanden ook de IBU gebruiken, en die gaat stoppen. Het is wel zo dat jullie NIET de instructies voor Beaufort online moeten volgen. Voor Beaufort in huis gelden andere instructies.

Een aantal dagen terug zijn de instructies voor Beaufort OnPremise klanten voor Bestandsuitwisseling, de interactieve uitwisseling, gepubliceerd. Bestandsuitwisseling kun je zelf helemaal inrichten/autoriseren via Autorisatiebeheer.

Voor de vervanging van de automatische (StandAlone) IBU vind je alle informatie hier. Je vind een omschrijving van de beschikbare bestanden en ook voorbeeld Powershell scripts waarmee je bestanden kunt inzenden en ontvangen.

Voor de inrichting van de File API ter vervanging van de automatische (Standalone) IBU wordt binnenkort nog een bericht op de community geplaatst.

In een tweetal Youforce modules, Payroll Gemal Direct en Betaalmanager, moet je iets aanpassen om de bestanden naar Bestandsuitwisseling of File Api te krijgen. Zie hiervoor deze pagina. De instructies voor HR Core Online op die pagina hoef je dus NIET te volgen.

[Raymond_de_Rozario]

Morgen 21-03-24 worden wij overgezet. Kunnen jullie aangeven hoelang de historie van "zenden en ontvangen" inzichtelijk blijft?

[Ronald Kramers]

@Raymond_de_Rozario  Historie van "zenden en ontvangen" is beschikbaar tot 2 april 2024 18:00u.
Nadat op 2 april 18:00 de autorisaties van de verschillende IBU modules zijn verwijderd heb je geen toegang meer tot de Zend/Ontvang pagina's waar de Logboek knop zijn plaats heeft.

[Raymond_de_Rozario]

@Ronald Kramers Ik zou dan heel graag de mogelijkheid hebben om een export te maken, of dit door jullie te laten doen. Hoe kan ik dit regelen? Dit i.v.m. een eventuele (externe) audit.

[Raymond_de_Rozario]

Het identity veld wordt binnenkort automatisch gevuld d.m.v. robotics door @MarcoV . Waar ik nog benieuwd naar ben, waar kan ik binnen bestandsuitwisseling terugvinden hoeveel imports zijn gedaan en aan welk account dit is gekoppeld? Dat is nu onder logboek groepsgewijs gebruikersbeheer. Blijft deze of komt dit ook ergens anders?

[Ronald Kramers]

@Raymond_de_Rozario Als je graag de historie van Zend/Ontvang als export wilt ontvangen dan kun je een 4Me aanvraag indienen waarin je vraagt om een export van Zend/Ontvang logging. Geef daarbij wel even aan tot hoever terug je de logging wilt ontvangen.

[Ronald Kramers]

@Raymond_de_Rozario Het logboek groepsgewijs gebruikersbeheer blijft gewoon bestaan.