Uitbreiding verbijzondering declaraties

[#1]

Om jullie meer mogelijkheden te geven om declaratie-categorieën toe te wijzen aan de juiste medewerkers (dienstverbanden in feite), zijn we van plan om een nieuwe dienstverband rubriek aan Beaufort Online toe te voegen.

Jullie kunnen deze rubriek gebruiken om dienstverbanden te groeperen. De rubriek voorzie je zelf van de juiste referentietabel en je past relevante Self Service workflows aan zodat je op de juiste momenten de waarde van een dienstverband aanpast. (denk aan het voorbeeld van een functiewijziging waarbij een medewerker recht heeft op andere declaratie-categorieën)

Deze nieuwe categorie kun je gebruiken, zoals je nu al de Arbeidsrelatie (P01102) kunt gebruiken. Je maakt dus per categorie een keuze of alle dienstverbanden, of dienstverbanden met bepaalde arbeidsrelaties, of dienstverbanden met bepaalde waarden voor de nieuwe rubriek.

Dit zie ik enerzijds als oplossing voor dit idee op onze community (https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-APP/Declaratie-op-basis-van-organisatorisch-eenheid-i...).

Anderzijds geeft het jullie ook de mogelijkheid om de wijziging die we uit gaan brengen voor de Werkgebonden personenmobiliteit, eenvoudiger te testen. Door tijdelijke een “test CO2” waarde op te nemen in de referentietabel kun je de aanpassingen makkelijk met een beperkt aantal dienstverbanden uitproberen.

Ik wil graag van jullie weten welke en hoeveel opties je (ongeveer) in de referentietabel van deze nieuwe rubriek op gaat nemen. Je mag op dit bericht reageren of mij een e-mail sturen (bastiaan.friederichs@visma.com) 

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Zoals ik het nu voor me zie zouden wij 2 opties gebruiken. 

• Ambtenaar
• Politiek
• Geen recht

Zeker als we deze ook zouden kunnen gebruiken voor Werkgebonden personenmobiliteit(thuis en reisdagen) en de nieuwe module verlof zou dat heel fijn zijn.

[Bastiaan Friederichs]

Bedankt voor snelle reactie @Bas Menken - Gemeente Leiden, en bedoel je (net zoals @Ellie van der Heide) dat jullie een verschillende thuiswerkvergoeding kennen voor deze groepen?

Of is het puur bedoeld om een groep uit te sluit van het registreren van thuiswerken?

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Puur om uit te sluiten. Wij hebben grote groepen medewerkers die in een roosterpakket zitten. Wij krijgen de reis en thuiswerkdagen door via dat roosterpakket. Wij willen niet dat ze het ook nog via Youforce doorgeven.

Datzelfde geldt voor verlof. Zij vragen hun verlof aan in het roosterpakket en dat wordt geexporteerd naar Youforce. Dus zij mogen ook niet zelf verlof aanvragen via Youforce

[Gea Bussink-Veerbeek]

Ik kan er zo al vijf bedenken, maar dan ben ik vast niet compleet. Uit ervaring weet ik, dat als er een nieuwe mogelijkheid komt we ook nieuwe toepassingen verzinnen, dus als we vooreerst al eens 10 opties kunnen gebruiken kunnen we vast een heel eind vooruit.

[Annemarie van der Geest]

@Bastiaan Friederichs 

Begrijp ik het goed dat we met deze nieuwe functionaliteit bijvoorbeeld ook bepaalde declaraties kunnen toewijzen aan medewerkers die de Bijzondere Regeling hebben?

@Gea Bussink-Veerbeek ...beginnen met 10 lijkt me prima! 

[Bastiaan Friederichs]

@Annemarie van der Geest helemaal correct!

In iedere organisatie zijn er groepen medewerkers te bedenken die bepaalde soorten declaraties (categorieeen) wel/niet mogen gebruiken. Bij Visma|Raet bijvoorbeeld collega's met of zonder leaseauto... En bij diverse klanten is een verbijzondering op CEA en/of Instelling-nummer ook een hele goede groepering.

Om te voorkomen dat we (later) allerlei uitzonderingen moeten gaan bouwen (bijv. scripting met If-then-else statements), heeft de klantgroep van de Youforce app de suggestie gegeven om een nieuwe "selectie-rubriek" toe te voegen aan Beaufort.

[Ellie van der Heide]

Mooi! Ik verzin er nu al 13 - zeker als in de toekomst declaraties voor bepaalde gewerkte uren kunnen worden gedaan. En er zijn klanten met meerdere werkgevers dus meerdere soorten werknemers. Dus ik zou hoog inzetten - 20!?!

[Walter Hol]

Als je gaat werken met een referentietabel maakt het dan in de werking van het proces veel uit hoeveel opties je beschikbaar stelt? Met andere woorden, waarom een beperking? Performance?

[Bastiaan Friederichs]

@Walter Hol, nee dat maakt niet uit.

Vanuit de declaratie-module lezen we gegevens via een bepaalde methode uit Beaufort. Deze methode heeft geen ondersteuning om de referentie-tabel op te vragen achter een rubriek.

Er is een nieuwe methode, die zijn we aan het implementeren voor verlof, die wel ondersteuning heeft om de ref.-tabel uit te lezen. 

Het omzetten van de hele interface voor declaraties schiet eigenlijk zijn doel voorbij. Dat gaan we zeker doen, maar het is fijner om dat te doen nadat we de ervaringen van verlof weten.

Een (tijdelijk) alternatief zou kunnen zijn om een x-aantal waarden voor te schrijven zodat je die als klant kan gebruiken. Nadeel is dat dan de codes van de referentie-tabel door ons bepaald zijn en je geen nieuwe waarden kunt toevoegen.
Totdat we over zijn natuurlijk, dan kun je beide wel doen...

[Bastiaan Friederichs]

Bedankt voor de reacties tot dusver!

Hoogstwaarschijnlijk gaan we toch de nieuwe methode gebruiken om de referentietabel van de nieuwe dienstverband-rubriek te lezen. Dat betekent dat je zelf de referentietabel kunt aanpassen naar wens en je de waarden kunt gebruiken in de inrichting van de declaratie-module.

Ik begrijp uit het commentaar ook dat deze "Selectierubriek declaraties" ook bruikbaar is in de module Gewerkte dagen. Dat gaan we proberen direct mee te pakken zodat je ook daar naar hartelust kunt differentieren.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Als jullie toch bezig zijn voeg het dan ook meteen toe in de nieuwe verlofmodule 😀

[Bastiaan Friederichs]

Een beetje off-topic... Bij verlof hebben we gelukkig zoiets als "Verlofregeling". De gedachte tot nu toe is; alleen dienstverbanden met een verlofregeling kunnen de verlofmodule gebruiken. Op die manier heb je als werkgever/beheerder alsnog de mogelijkheid om de verlofmodule te blokkeren voor inhuurkrachten, ZZP-ers, etc. 

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Bastiaan Friederichs dat is niet voldoende. Voor medewerkers die in een roosterplanning werken wordt hun verlof wel berekend in beaufort en dan met de koppeling naar het roosterpakket geexporteerd. Hetzelfde gebeurt met verlofopnames die terugkomen.

Je wilt dat deze mensen in de roostertool hun verlof opnemen en niet met de nieuwe verlofmodule. Je moet ze dus kunnen blokkeren.

Maar anders komt dat idee wel tegen de tijd dat verlof live gaat.

[Schiff01]

@Bastiaan Friederichs Wordt deze optie alleen beschikbaar in de app, of kan dit ook gebruikt worden in HR Self Service via de website?

[Bastiaan Friederichs]

@Schiff01 we voegen de verbijzondering toe aan de Declaratiemodule van de Youforce App en Desktop.
HR Self Service wordt niet aangepast. 

[Jeltje Bakker-Postma]

@Bastiaan FriederichsDag Bastiaan,
We hebben tot nu toe voor de verschillende declaraties en voor de Gewerkte dagen in de configuratie gebruik gemaakt van de selectie dienstverbanden op Arbeidsrelatie (P01102) en alleen voor de medewerkers Gemeente. Nu willen we dat onze klant in het nieuwe jaar hier ook gebruik van gaat maken en omdat zij dezelfde arbeidsrelaties kennen, maar wel uitsluitingen hierin hebben, moeten we gebruik gaan maken van de selectierubriek P05044. Deze rubriek is al aangevuld met een aantal waarden, zichtbaar in de configuratie en toegevoegd in Beaufort bij de medewerkers, maar kunnen we dit nu ongestraft omzetten in bijv. configuratie Gewerkte dagen? Met ongestraft bedoel ik dan het volgende. Werknemers van de Gemeente gebruiken de Gewerkte dagen al het gehele afgelopen jaar en velen hebben de maand december 2023 gedeeltelijk ingevuld en zullen deze ergens in januari 2024 gaan indienen. Stel dat we begin januari 2024 de omzetting doen naar de selectierubriek merken daar de werknemers die nu al mee doen hier iets van? En heel belangrijk is , blijft hetgeen zij al hadden ingevoerd aan gewerkte dagen staan in de app? Degene die nu gewerkte dagen gebruiken op basis van arbeidsrelatie zullen straks ook gewerkte dagen gaan gebruiken op basis van selectierubriek P05044. De groep wordt alleen groter ivm werknemers van de klant.
Bij de onkostendeclaraties en km declaraties speelt dit ook, maar minder spannend omdat deze declaraties, wanneer men ze niet indient en dus verlaat, niet worden opgeslagen.

Alvast bedankt voor je antwoord en groet.

[Bastiaan Friederichs]

@Jeltje Bakker-Postma in principe kun dit ongestraft aanpassen. Maar...

Tijdens het openen van een maand - bijvoorbeeld 2023-12 - controleert het systeem aan de hand van de dienstverband-gegevens (en de inrichting) of de gebruiker voor het betreffende dienstverband nog (steeds) rechten heeft op de categorieeen.

Komt het systeem tot de conclusie dat je nog steeds rechten hebt (aan de hand van de waarde van P05044 in jouw voorbeeld), dan zie je gewoon de reeds geselecteerde dagen en kun je verder waar je gebleven was.

Maar komen we tot de conclusie dat de gebruiker geen rechten meer heeft, dan volgt een melding dat er een wijziging heeft plaatsgevonden en dat je de maand goed moet controleren. Het systeem heeft dan de dagen verwijderd waar je geen rechten meer op hebt.

Ik zal het team eens laten kijken voor hoeveel dienstverbanden, P05044 inmiddels gevuld is (en met welke waarde) en deze apart met jullie delen. Dat geeft een wat beter gevoel op het moment voordat je de wijziging doorvoert.

[Jeltje Bakker-Postma]

@Bastiaan Friederichs goedemorgen Bastiaan,

Allereerst de beste wensen voor het nieuwe jaar 2024!

Ik had ook een ieder die uit dienst is gegaan in december 2023 en die gebruik kan maken van de 'gewerkte dagen' declaratie gemuteerd in Beaufort met de rubriek P05044. Declaraties voor december 2023 konden al niet meer ingediend worden. En dus begrijp ik uit jouw antwoord dat dit dan goed moet gaan.

[Bastiaan Friederichs]

hi @Jeltje Bakker-Postma ik heb je zojuist een mail verstuurd met wat meer informatie. In essentie werkt het inderdaad zoals jij beschrijft (en ik verwacht) maar er is wel een aandachtspunt die ik de e-mail vermeld heb.