Vervanging in te stellen door alle rollen

[#1]

Nu de vakantieperiode start wordt het nóg belangrijker dat managers en alle andere rollen een vervanger kunnen instellen. Zo kan een collega het goedkeuren van declaraties overnemen of de ziekmeldingen invoeren tijdens de vakantie.

Vanaf vandaag is het mogelijk om ‘’vervanging’’ te activeren in de Youforce app.

Activeer functionaliteit via Beheer autorisaties / Policy Management

In Policy Management kan de applicatie ‘’Vervanging en delegatie’’ en het recht ‘’Vervanging instellen’’ toegevoegd worden aan de juiste groep. Heb je al een groep met de rechten voor (back-up) managers dan voeg je de applicatie "Vervanging en delegatie" toe.

Meer tips over het inrichten van autorisaties vind je in de kennisbank.

Werking ‘’vervanging’’ voor managers en alle andere rollen

Nadat via Beheer autorisaties/Policy Management vervanging is vrijgegeven vinden de geautoriseerde gebruikers de module "Vervanging" in het menu "Instellingen" van de Youforce app.

In ‘’Mijn vervanging’’ kan je actuele en toekomstige vervangingen zien. 

In ‘’Ik vervang’’ kan je zien welke collega’s jou hebben ingesteld als vervanger. 

Via ‘’Nieuwe vervanging’’ kan je een nieuwe vervanger instellen. Dit doe je door:

• Bij Vervanger te zoeken naar de juiste collega
• Bij Vervangt van de eerste dag dat de vervanging ingaat te selecteren
• Bij Vervangt tot en met een eventuele einddatum op te geven. Zonder einddatum blijft de vervanging actief totdat de gebruiker het zelf beëindigt. 

Wat ziet de vervanger in ‘’declaraties’’

Via een speciaal icoontje ziet de manager (of andere rol) dat een te controleren declaratie van een medewerker is waarvan hij is ingesteld als vervanger.

Hetzelfde icoon is zichtbaar voor de beheerder van declaraties via de tegel ‘’Configuratie declaraties’’. Ook nadat een declaratie is goedgekeurd

Note: nadat een medewerker een declaratie heeft ingediend wordt deze direct toegewezen aan zijn/haar manager. Is er vervanging actief? Dan wordt de declaratie ook direct toegewezen aan de ‘vervanger’. Gaat de ‘originele’ manager op vakantie terwijl er nog openstaande declaraties waren uit zijn afdeling? Dan gaat na enkele dagen de automatische nachtverwerking die declaraties óók toewijzen aan de ingestelde vervanger. 

Wat ziet de vervanger in ‘’ziekteverzuim’’

Nadat een manager (of andere rol) een collega heeft ingesteld als vervanger kan deze vervanger direct het  onderdeel ‘ziekteverzuim’ waarnemen. Zo ziet de vervanger direct de openstaande ziekmeldingen van de afdeling van zijn collega. En kan de vervanger dus ziek- en herstelmeldingen uitvoeren.

Wie kun je als vervanger selecteren?

Aan de hand van bijgaand 3 voorbeelden leggen maken we inzichtelijk welke vervanger er te selecteren is door de gebruiker.

Voorbeeld met één rol

In de basis kan een gebruiker iemand instellen die exact dezelfde rol heeft. Bijvoorbeeld een ‘manager’ kan een andere ‘manager’ instellen.

Voorbeeld met twee rollen

Een gebruiker heeft twee rollen. Bijvoorbeeld ‘manager’ & ‘back-up manager’. Deze gebruiker kan een collega instellen als vervanger die exact dezelfde rollen heeft.

Voorbeeld waarbij de vervanger minimaal dezelfde rol heeft

Een gebruiker heeft alleen de rol ‘manager’. Deze gebruiker kan een collega instellen als vervanger die minimaal dezelfde rol heeft. Hij kan dus ook een vervanger kiezen die zowel ‘manager’, ‘back-up manager’ als ‘hr coordinator’ is. 

Vanzelfsprekend worden alleen de ‘manager’ rechten toegekend aan de ingestelde vervanger. 

Toelichting in de handleiding Youforce app

Ook is de handleiding van de Youforce app en de kennisbank geüpdatet met alle relevante informatie over deze nieuwe functionaliteit

Inrichtingstip

Zoals beschreven is ondersteunen we vervanging voor all rollen. Dit gaat over de ‘verantwoordelijkheden’ die een vervanger krijgt. Simpel gezegd van welke medewerkers kan je tijdelijk een declaratie goedkeuren en welke medewerkers kan je tijdelijk ziek- en herstel melden.

De toegang tot de onderdelen ‘declaraties’ en ‘ziekteverzuim’ regel je via Policy Management/Beheer autorisatie. De best practise van Visma|Raet is daarom dat je deze rechten toekent op basis van een rol en niet aan specifieke individuele gebruikers.

Ideeën 

De aankomende periode verwachten wij te gaan werken aan de volgende uitbreidingen:

• Alle rollen kunnen óók vervanging instellen via Youforce op de desktop
  • --> We kiezen voor deze aanpak omdat het beschikbaar maken van de functionaliteit op desktop op lange termijn past bij de ambitie om te komen tot één gezamenlijke functionaliteit 'vervanging' die werkt voor zowel de Youforce app als Self Service 
• Beheerders kunnen in Youforce Reporting alle actieve en toekomstige ingestelde vervangingen zien

Daarnaast staan wij via ons Ideeën forum open voor andere verbeteringen of uitbreidingen.

[Gea Bussink-Veerbeek]

Behalve dat wij als beheerders in Youforce Reporting alle actieve en toekomstige ingestelde vervangingen willen kunnen inzien, vind ik het minstens zo belangrijk dat wij als beheerder ook vervanging voor managers kunnen inregelen.

[Raymond_de_Rozario]

Hier heb ik het vanochtend nog met een van de managers over gehad. Soms wordt een manager onverwacht ziek en is niet meer in staat om vervanging zelf in te stellen. In die gevallen wil je dat een beheerder, of in ons geval P&O Servicedesk, dit op verzoek van een juiste persoon zelf kunnen instellen. 

[Anneke Petersen]

Ik test deze functionaliteit met een andere manager.

We zien elkaars zieke medewerkers niet. Ingesteld de vervanging voor 1 dag en ook nog een keer zonder einddatum.

[Anneke Petersen]

12-7 ingang tm 12-7 einddatum, dan zie je niemand.

12-7 tm 13-7 dan komen de medewerkers wel in beeld

Klopt het dat je niet voor 1 dag kan autoriseren?

[Maarten VB]

@Anneke Petersen Het lijkt erop dat dit een foutje is. Normaal gesproken zou het vervanging "van X tot en met Y" moeten zijn, maar het lijkt er inderdaad op dat het zich nu gedraagd als "van X tot Y". We gaan dit bekijken en zullen jullie informeren als het opgelost is.

[Maarten VB]

@Anneke Petersen 

Het was inderdaad een kleine "bugje" dat als het goed is nu opgelost is en beschikbaar op productie. Probleem was exact zoals ik hierboven beschreef. Als je nu een delegatie instelt bijvoorbeeld van 14-juli t/m 14-juli dan werkt het alleen vandaag en morgen niet meer zoals je ook zou verwachten. 

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Maarten VB , wat grappig dat je het hier hebt over een "foutje" en "kleine bugje". In Self Service werkt het al jaren zo en daar hebben ze dit foutje "opgelost" door het kopje boven de einddatum te wijzigen:

[Remco te Ronde]

Hoi @Gea Bussink-Veerbeek en @Anneke Petersen, 

In mijn afwezigheid heeft @Maarten VB  inderdaad samen met mijn collega's het "foutje" en "kleine bugje" opgelost. In de ontwikkeling van deze nieuwe functionaliteit rondom 'vervanging' hebben we veel gekeken naar de huidige werking in Self Service. Zo hebben we ook meerdere test/interviews gedaan met managers.

Deze managers zijn altijd gewend om te werken met een 'tot-en-met datum'. Ook bijvoorbeeld in de einddatum van een contract van een medewerker werken ze met een 'tot-en-met datum'. Daarom hebben we gekozen om te werken met een 'tot-en-met datum' in de nieuwe vervangingsfunctionaliteit.

De oplossing die Self Service heeft toegepast is inhoudelijk correct, maar is niet de mooiste oplossing. Zoals eerder aangegeven gaan we de aankomende periode nader onderzoeken wat de voor- en nadelen zijn voor één geïntegreerde oplossing die ook doorwerkt in Self Service. Zoals we al vermoedde is er tot nu toe veel animo voor (zie idee). Daar zullen we dit verschil ook meenemen. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Raymond_de_Rozario en @Gea Bussink-Veerbeek,

Beide geven jullie aan dat het belangrijk is dat beheerder / P&O Servicedesk ook de vervanging kan instellen. Een begrijpelijke wens, alhoewel de managers die we hebben geïnterviewd hebben aangaven het instellen van een 'vervanging' via de app eenvoudiger te vinden en daarom minder snel te vergeten of zelfs te kunnen doen als ze ziek zijn. Maar of we ze kunnen houden aan de belofte of dat de praktijk anders uitwijst gaan we zien😉.

Wat in ieder geval handig zou zijn is als één van jullie het idee aanmaakt onder ideeën zodat anderen ook feedback kunnen geven of kunnen stemmen. Daarnaast zullen we op 6 september in het overleg met de circa 25 organisaties die vanaf begin af aan betrokken zijn bij de Youforce app (de beta-klanten) de verbeteringen/uitbreidingen van de Youforce app laten bespreken en laten stemmen op de prioriteit.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Remco te Ronde , het gaat er niet alleen om dat een leidinggevende dat vaak vergeet, maar een leidinggevende kan ook zo ziek worden dat hij niet in staat is zelf zijn vervanging in te stellen. Ook gebruiken wij de vervanging om een tweede manager in te regelen, omdat we niet meer dan 1 MGR op een OE willen hebben. Dat is een taak van applicatiebeheer, waarmee een manager niets van doen heeft. Kortom, een beheerder moet altijd kunnen ingrijpen op de rolvervanging.

Het is wat mij betreft te kort door de bocht om deze inrichting op te hangen aan het interview met de managers. Die hebben geen idee wat wij als beheerders nog moeten bijsturen in de vervanging. Ik zal zeker een idee aanmaken.