Mijn Youforce in combinatie met Single Sign On

[#1]

Begin augustus hebben wij aangekondigd dat wij overgaan naar Mijn Youforce. Met de overgang naar Mijn Youforce hebben we nog maar één URL om in te loggen, namelijk https://mijn.youforce.com/. Daarmee vervallen ook de specifieke SSO urls(https://portal.youforce.com/SSO/ en  https://portal.youforce.com/SSO/<organisatienaam>/).

Waarom vervalt de SSO URL en organisatie specifieke SSO URL?
Met het aanbieden van SSO willen we het leven van onze gebruikers een stukje makkelijker maken. Maar doordat de gebruiker in het verleden met SSO het e-mailadres tweemaal moest vullen, hebben we voor een aantal klanten de organisatie specifieke URL in het leven geroepen. Met deze organisatie specifieke URL hoefde de gebruiker niet meer twee keer het e-mailadres in te vullen. 

Met de komst van https://mijn.youforce.com/ hebben we gelijk een aantal verbeteringen door kunnen voeren. Waaronder dat de gebruiker maar één keer het e-mailadres hoeft in te vullen, ook wel bekend als de “login hint”, voor alle gebruikers. Daardoor is de organisatie specifieke URL overbodig. 

Maar waarom niet alsnog een organisatie specifieke URL creëren voor Mijn Youforce? 

Met de organisatie specifieke URL lopen we nog tegen een aantal moeilijkheden aan, bijvoorbeeld met het inloggen in onze partner producten, zoals Dialog, Plusport en Easycruit. Met https://mijn.youforce.com/ in plaats van de organisatie specifieke URL hebben we deze problemen niet. 

Update 14-11-2023:

Er is een nuancering rondom de ondersteuning van organisatie specifieke URL. Lees daarvoor het nieuwsbericht:  Organisatie specifieke URL voor Mijn Youforce mogelijk, maar niet geadviseerd

Wat gaan we doen?

Per 1 december 2023 worden https://portal.youforce.com/SSO / en https://portal.youforce.com/SSO/<organisatienaam>/  vervangen door https://mijn.youforce.com/. Wanneer gebruikers toch nog via deze URL willen inloggen, krijgen zij een melding dat deze pagina niet meer beschikbaar is. Zij kunnen op deze pagina doorklikken naar https://mijn.youforce.com/.

Jouw actie

• Informeer gebruikers over de de nieuwe URL
• Verwijs op Intranet naar https://mijn.youforce.com/ in plaats van de https://portal.youforce.com/SSO / en https://portal.youforce.com/SSO/<organisatienaam>/
• Pas eventuele snelkoppelingen aan
• Alle gebruikers (zoals medewerkers, managers en alle HR-Professionals) kun je als voorbeeld een volgende instructie verstrekken: QRC Mijn Youforce - Inloggen met SSO 

[Harold Reijnders]

Hallo. 

Wij (Gemeente Sittard-Geleen) werken met een organisatie specifieke URL. Zoals hierboven aangegeven.

Medewerkers klikken binnen ons netwerk op deze unieke URL en komen direct (dus zonder account / wachtwoord) in zijn/haar YF omgeving.

Als ik het goed begrijp komt dit te vervallen. Als ik naar de QRC kijk lijkt het erop dat medewerkers nu (eenmalig?) zijn/haar account (e-mail adres bijv. harold.reijnders@sittard-geleen.nl  )moeten opgeven met daarnaast ook nog het wachtwoord van het werkaccount. Dit lijkt me toch niet de bedoeling?  Als dit klopt, dan vind ik dit een achteruitgang in klantvriendelijkheid.

Gr. Harold Reijnders.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Gaan jullie ook voor 1 december zorgen dat mijn Youforce goed werkt op de mobiele telefoons? 

nu gebruiken we de portal.youforce.com nog als work around voor gebruikers die youforce op hun mobiel willen openen

[Lotte v Dijk]

Hallo @Bas Menken - Gemeente Leiden,

Bedankt voor je bericht en voor het delen van je zorgen over de responsiviteit van onze desktop applicatie Mijn youforce op mobiele apparaten. 

Op dit moment zijn we ons er van bewust dat onze desktop applicatie Mijn Youforce mogelijk niet de optimale ervaring biedt op mobiele telefoons. Hoewel we plannen hebben om de responsiviteit in de toekomst te verbeteren, verwacht ik dit niet al op korte termijn te hebben doorgevoerd. De reden hiervoor is dat we ons voor Mijn Youforce voornamelijk focussen op het dekstop gebruik en ook niet alle andere modules het mobiel gebruik ondersteunen. 

Echter, voor de mobiele gebruikers hebben wij een mooie en gebruiksvriendelijke app ontwikkelt. Hierin geven we medewerkers en managers toegang tot de meest belangrijke taken om uit te voeren via hun mobiel, denk bijvoorbeeld aan het ziekmelden van je medewerker, het wijzigen van je adres gegevens of het indienen van een declaratie.  Ik zou je willen aanraden om een kijkje te nemen op de community van de Youforce App om te zien wat zij allemaal beschikbaar hebben. Tevens kan je contact opnemen met jouw Customer Success Manager voor meer informatie. 

Hopelijk heb ik je hiermee voldoende informatie gegeven en ik hoop dat de Youforce app voor jullie een mooie en passende oplossing is. 

Groeten Lotte 

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Lotte v Dijk 

De app biedt momenteel misschien 5% van de zaken die je kunt regelen in Youforce. Dat is dus geen serieus alternatief.

[Sabine Koelewijn]

Hallo @Harold Reijnders,

Wat je zegt klopt inderdaad. Bij de eerste keer inloggen moet de medewerker zijn/haar mailadres en wachtwoord invullen. Na de eerste keer inloggen is het voor de medewerker slechts een kwestie van het klikken op het e-mailadres wat er al staat en je wordt verder ingelogd. Zie bijvoorbeeld dit voorbeeld van Remco:

Dit heeft als voordeel dat het inloggen in Mijn Youforce en de Youforce App op dezelfde manier werken. 

Het is inderdaad wel net anders dan  https://portal.youforce.com/sso/<organisatienaam>/), maar hopelijk helpt het bovenstaande artikel en QRC om jouw collega's soepel te laten inloggen op Mijn Youforce.

[Ralph]

@Sabine Koelewijn 

Komt er voor professionals ook een nieuwe knop "Inloggen Mijn Youforce"
Inloggen doe ik nu door rechtstreeks de URL te gebruiken (mijn.youforce.com) en dan je professional account xxx@onyouforce.com te gebruiken. 

[Sabine Koelewijn]

@Ralph , dat is een goede vraag. Je kunt als professional inderdaad rechtstreeks de url gebruiken. Maar met de komst van Mijn Youforce is er geen onderscheid meer met de url voor professionals en medewerker/manager. Je zou dus ook op de knop kunnen klikken Inloggen Mijn Youforce onder Medewerker en managers. We zijn nog aan het kijken hoe we dit op de website zo duidelijk mogelijk gaan maken.

Na 1 december hou je alleen een knop over met inloggen Mijn Youforce en voor professionals een knop met Mijn Visma Raet.

[Han Niesten]

Dag @Sabine Koelewijn ; betekent dit dat wij als beheerders voorlopig nog gebruik moeten maken van vismaraet.nl/inloggen om naar visma.home te gaan? Of wordt het binnenkort ook mogelijk om vanaf mijn.youforce.com naar visma.home te gaan?

De tweede vraag die we hebben betreft het item gebruikersbeheer. Waar vinden we straks Individueel Gebruikersbeheer om eventueel het veld identity te vullen?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Han Niesten,

Op dit moment moet je voor visma.home inderdaad nog naar omze website te gaan. We hebben in het ideeën portaal wel al het verzoek voorbij zien komen om dit in Mijn Youforce beschikbaar te maken, maar dit wordt nog onderzocht.

Met betrekking tot jouw tweede vraag. Wanneer je inlogt in Mijn Youforce en naar de tab beheer gaat, kan je zoeken op individueel gebruikersbeheer. Dit proces is beschikbaar in Mijn Youforce. 

[Han Niesten]

Dag @Sabine Koelewijn 

Dit hebben we geprobeerd, maar zonder resultaat

Het item autorisatiebeheer geeft wel toegang tot de individuele gebruikers, maar daar kan je geen identity invullen/wijzigen.

[Han Niesten]

@Sabine Koelewijn Zelfde vraag voor geldt voor 'Youforce Account Beheer' waar je de telefoon kunt unpairen ivm pingID op nieuwe telefoon van (ex)medewerker.

[Frans Bekkers]

Hoi @Sabine Koelewijn en/of @Lotte v Dijk ,

Wij gaan morgen (1 november) live met Mijn Youforce. Ik zie nu dat medewerkers de eerste keer moeten inloggen met emailadres en wachtwoord. 

Ik zie de bui al hangen, we zullen heel veel telefoontjes krijgen van 'ik weet mijn wachtwoord niet'. Wat op zich logisch is omdat iedereen SSO inlogt.

Hoe komen zij of wij achter hun wachtwoord?

Zou ik hier snel een antwoord op kunnen krijgen?

[Remco te Ronde]

Hoi @Frans Bekkers ,

In het artikel Hoe log ik in op Mijn Youforce in combinatie met Single Sign On? staat beschreven hoe jullie medewerkers kunnen inloggen. Ze loggen dus in met hun bekende gegevens die ze waarschijnlijk voor veel werk-gerelateerde systemen gebruiken. Hopelijk voorkomt bovenstaande artikel veel telefoontjes morgen.

[Han Niesten]

Dag @Sabine Koelewijn . Inmiddels staan de gezochte optie/activiteiten wel op het tabblad beheer. Geen idee of er nu iets gewijzigd is in onze instellingen, of dat er een merkwaardige vermenigvuldiging van de mogelijkheden heeft plaats gevonden. In ieder geval kunnen wij verder.

[Jeltje Bakker-Postma]

@Sabine Koelewijn en / of @Remco te Ronde 

We maken gebruik van Single Sign On en in ons startmenu is het nu zodanig ingericht dat bij het kiezen voor Youforce we gelijk, zonder invullen van de identity = zakelijk e-mail adres, terecht komen op het nu nog oude tegeltjes portaal. 

Dit inrichten van SSO configuratie op Microsoft Azure is destijds door onze collega's ICT gedaan samen met consultancy van Raet. In een kennisartikel van jullie #38686 staat dit ook beschreven. Binnen onze organisatie Gemeente Lelystad is het voor veel software op die manier ingeregeld. Nu we willen over gaan op Mijn Youforce met daarbij de nieuwe link geeft onze ICT aan dat ze eigenlijk eerst dan de nieuwe configuratie op Microsoft Azure willen inrichten, omdat achteraf dit lastiger blijkt te zijn. Een technisch verhaal zeg maar. 

In de verschillende verhalen op de community lees ik niets over deze mogelijkheid. Eigenlijk alleen dat de medewerker met, in ons geval zakelijk mailadres, moet inloggen. Ik begrijp onze ICT en zij geven daarbij aan dat ze waarschijnlijk, bij niet inrichten op die manier, veel vragen zullen gaan krijgen. Ook al heb je het nog zo goed beschreven en gemeld op Intranet etc. Maar is het überhaupt dus wel mogelijk om die SSO configuratie in Azure voor Mijn Youforce in te richten?

[Remco te Ronde]

Hoi @Jeltje Bakker-Postma,

We spraken elkaar zojuist tijdens de sessie voor de G-40 Gemeenten op kantoor bij Visma|Raet. Zoals beloofd plannen @Sabine Koelewijn en ik een overleg met jou in om de specifieke inrichting van jullie organisatie stap voor stap te bespreken. 

In zijn algemeenheid kan ik hier wel iets achtergrond informatie geven. In het kennisartikel waar je naar verwijst  staat ook de volgende verwijzing:

''Advies is om geen klantspecifieke-URL aan te maken:*
https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/Het-nieuwe-inloggen-Veel-gestelde-vragen-...''

Mede vanwege die argumentatie en ook de introductie van de zogenaamde “login hint” lijkt de werking van Mijn Youforce met Single Sign On zoals het nu werkt de beste oplossing voor nu en de toekomst. Maar zoals beloofd praten we in ons te plannen overleg hier op inhoud verder over. 

[BasH]

"Met de komst van https://mijn.youforce.com/ hebben we gelijk een aantal verbeteringen door kunnen voeren. Waaronder dat de gebruiker maar één keer het e-mailadres hoeft in te vullen, ook wel bekend als de “login hint”, voor alle gebruikers. Daardoor is de organisatie specifieke URL overbodig."

Hoe is dit makkelijker dan een organisatiespecifieke URL? Gaat dit dan ook betekenen dat dagelijks medewerkers elke keer hun e-mailadres moeten invullen om in YouForce te komen?

/Edit

ik ben blij met de nuance en mogelijkheid om alsnog een organisatiespecifieke URL te kunnen gebruiken.

[Remco te Ronde]

Hoi @BasH,

De  “login hint” en de vernieuwde inlogpagina zorgen ervoor dat zodra je weer naar https://mijn.youforce.com/ direct je e-mailadres ziet en kunt aanklikken. Iedere dag intypen hoeft dus niet. Bij ons intern (als medewerker van Visma|Raet gebruiken we natuurlijk ook Mijn Youforce) ziet dit er als volgt uit:

En het maakt dus niet uit of ik dit doe met mijn werk-laptop. Of 's avonds op de bank met mijn eigen laptop hier heen ga via https://www.vismaraet.nl/inloggen/. Dat consequente gedrag is een van de voordelen in de communicatie naar jouw gebruikers.

Maar fijn om te horen dat jij blij bent met de nuance en nu zelf weloverwogen de keuze kan maken die past bij jouw eigen organisatie.  

[Lorenzo]

@Lotte v Dijk en/of @Remco te Ronde is al bekend of en zo ja wanneer inloggen met SSO voor HR professionals beschikbaar komt in de nieuwe Mijn Youforce omgeving? Indien dit beschikbaar is dan zou ik graag willen weten hoe ik dit zou moeten configureren en activeren dus als daar instructies voor zijn dan ontvang ik deze graag.

Ik heb zelf al even op de community gezocht naar informatie hierover maar ik heb niets kunnen vinden vandaar probeer ik het via deze weg.

B.v.d.

Groet,
Lorenzo

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Lorenzo, 

Dit is inderdaad beschikbaar! In Pas nu zelf de instellingen aan voor SSO voor Professionals leggen we uit hoe je Single Sign On voor jouw professionals kan activeren. 

[Lorenzo]

@Sabine Koelewijn dank voor je antwoord maar ik mis de optie “Configuratie Youforce” in onze omgeving. Ik heb je de details gemeld hopelijk kun je mij via de mail verder helpen.

[Sabine Koelewijn]

@Lorenzo Daar zal in inderdaad even op reageren.