Nieuw Gebruikersbeheer vanaf 13 mei

[#1]

In de afgelopen periode hebben we met het team hard gewerkt aan een nieuw Gebruikersbeheer. We hebben al mooie functionaliteiten kunnen releasen en zijn dit nu samen met de pilot klanten aan het testen. Naast goede feedback, hebben we ook al veel complimenten mogen ontvangen. En daarom is dit hét moment om ook jullie een kijkje te geven in het nieuwe Gebruikersbeheer. 13 mei  zorgt het team ervoor dat Gebruikersbeheer voor alle klanten beschikbaar is. 

Waarom is Gebruikersbeheer vernieuwd?

Eén van de doelen van Visma | Raet is het vereenvoudigen van de software en dat willen we met het nieuwe Gebruikersbeheer ook doen. We willen meer overzicht bieden in de lijst met gebruikers, het eenvoudiger maken om gebruikers aan te maken en te wijzigen en we hebben het proces rondom certificaten vervangen, waardoor het kenmerken van een professional ook makkelijker is. 

Meer onderscheid in de rechten

Voor het nieuwe Gebruikersbeheer hebben we in Autorisatiebeheer meerdere rechten beschikbaar. Zo kan je iemand bijvoorbeeld ook alleen leesrechten geven in Gebruikersbeheer. Daarnaast hebben we onderscheid in het aanmaken, wijzigen en verwijderen van de gebruiker. Op deze manier kan je een gebruiker in Autorisatiebeheer specifiek de rechten geven die voor hem of haar relevant zijn. 

Audit log toegevoegd

Wanneer je in Gebruikersbeheer wijzigingen doorvoert, kan je dit ook terugzien in de audit log bij de gebruiker. We tonen hier alle wijzigingen die voor deze gebruiker zijn uitgevoerd in Gebruikersbeheer. Wanneer een gebruiker aangemaakt wordt vanuit Beaufort zal als uitvoerder ‘Systeem’ getoond worden. Let op: de wijzigingen die in Individueel Gebruikersbeheer zijn uitgevoerd worden in deze audit log niet getoond. Zie je geen audit log bij de gebruiker? Dan heb je voor deze gebruiker nog geen wijzigingen doorgevoerd in Gebruikersbeheer. 

De huidige rapportages op basis van Individueel Gebruikersbeheer blijven nog beschikbaar in Mijn Youforce.

Afscheid nemen Individueel Gebruikersbeheer

Met de komst van het nieuwe Gebruikersbeheer gaan we ook afscheid nemen van Individueel Gebruikersbeheer. Op 13 mei voegen we voor alle gebruikers die nu rechten hebben tot Individueel Gebruikersbeheer een nieuwe autorisatie toe, met de rechten tot het nieuwe Gebruikersbeheer. Ook verwijderen we het ‘oude’ recht in Autorisatiebeheer. Daardoor hoef je als beheerder niks aan te passen en zie je wanneer je in Mijn Youforce op Gebruikersbeheer klikt gelijk het nieuwe Gebruikersbeheer. 

Het nieuwe Gebruikersbeheer wordt voor alle klanten uitgerold, ook als je nog gebruikmaakt van HR Core Beaufort on prem en Toegangsbeheer. 

Toegang verloopdatum

Daarnaast gaan we ook afscheid nemen van de Toegang verloopdatum. In de afgelopen periode hebben we hier al verschillende wensen voor binnen gekregen op de community en ook in verschillende gesprekken met klanten kwam deze wens naar voren. Dit houdt in dat je in Gebruikersbeheer niet meer verplicht een verloopdatum hoeft in te vullen en dat gebruikers niet meer automatisch verlopen, en dus niet meer verlengd hoeven te worden. In het nieuwe Gebruikersbeheer kan je heel eenvoudig een gebruiker blokkeren.

De gebruikers waarbij de toegang verloopdatum gevuld is met een datum tot en met 12 mei 2024, zullen in het nieuwe Gebruikersbeheer geblokkeerd worden. Is voor een gebruiker de toegang verloopdatum gevuld met een datum van 13 mei 2024 of later, dan wordt deze datum genegeerd en niet overgenomen naar het nieuwe Gebruikersbeheer. Je kunt de huidige toegang verloopdatum controleren en eventueel aanpassen in Individueel Gebruikersbeheer. 

Uitfaseren certificaten

Tot slot gaan we ook stoppen met de certificaten. Op de oude manier kenmerk je iemand als professional door een certificaat te downloaden, deze hoefde je niet meer te installeren maar downloaden was nog wel een vereiste. Met deze nieuwe functionaliteit hoef je alleen nog maar het schuifje om te zetten om iemand professional te maken. 

In dit geval overschrijft deze functionaliteit het certificaat. Dus zodra je in Gebruikersbeheer het schuifje professional uitzet, behoud je je certificaat, maar ben je geen professional meer. In Gebruikersbeheer tonen we het wel wanneer je een certificaat hebt. Je kunt deze alleen niet meer toevoegen of verwijderen.

In Gebruikersbeheer tonen we het wel wanneer je een certificaat hebt. Je kunt deze alleen niet meer toevoegen of verwijderen. 

Gebruik je nog de Dossier connector? Controleer dan de einddatum van jouw certificaat en vernieuw deze. In dit artikel wordt je geïnformeerd over het uitfaseren van de Dossier Connector.

Wat doen wij? 

• Wij blijven Gebruikersbeheer verder ontwikkelen
• Wij ontwikkelen een handleiding zodat jij precies weet hoe het nieuwe Gebruikersbeheer werkt
• Wij zorgen ervoor dat jij en je mede beheerders toegang krijgen tot het nieuwe Gebruikersbeheer en zetten het huidige ‘Individueel Gebruikersbeheer’ uit

Wat doe jij?

• Gebruik je dossier connector? Controleer de einddatum van het certificaat in Individueel Gebruikersbeheer en download eventueel een nieuw certificaat
• Controleer eventueel de toegang verloopdatum van gebruikers in Gebruikersbeheer
• Houd de community in de gaten voor de nieuwste updates rondom Gebruikersbeheer

Ben je na het zien van het nieuwe Gebruikersbeheer enthousiast geworden en wil je ook als eerste toegang tot de nieuwe functionaliteiten? Stuur dan een mailtje naar sabine.koelewijn@visma.com en ik zal ervoor zorgen dat dit ook voor jouw organisatie geactiveerd wordt. 

[AR0701]

Prima tool het Nieuwe gebruikersbeheer, maar kan het zo ingesteld worden dat we ook kunnen selecteren op status?
Het zou handig zijn als ik de geblokkeerde medewerkers in 1 ook opslag zou zien.
We kunnen op de eerste 5 kolommen sorteren/selecteren maar niet op status helaas.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Ledoux, 

zou je hiervoor een ticket aan willen maken? Graag het proces vermelden van hoe je dit gewoonlijk doet en wat je verwacht en zou je een voorbeeld gebruiker toe willen voegen?

[Sabine Koelewijn]

@Yuk Bij deze de antwoorden:

1. Het schuifje professional is de vervanging van het certificaat. Door deze aan te zetten geef je aan dat deze gebruiker extra aanvullende rechten mag gebruiken, zoals Beaufort, Gemal of Bestanduitwisseling. 

2. Wanneer een gebruiker uit Beaufort komt kan je het e-mailadres niet aanpassen in Gebruikersbeheer. Je kunt het mailadres dan aanpassen in Beaufort. 

3. We hadden vanmiddag kort een bug rondom dit schuifje. Dit was al vrij snel opgelost en ik verwacht dat dit nu wel kan. 

[Sabine Koelewijn]

@AR0701, Bedankt voor het compliment! We hebben de mogelijk wel bekeken, maar dit is technisch vrij ingewikkeld en daarom hebben we dit nu nog niet toegevoegd. Je kunt hiervoor uiteraard wel een idee indienen bij het ideeen portaal en dan zullen we kijken of dit voor meerdere klanten geldt en wat de mogelijkheden zijn. 

Als extra aanvulling. We zijn ook de mogelijkheden aan het bekijken om een export te maken in Gebruikersbeheer. Wellicht dat dit ook al de oplossing zal zijn. 

[Herman Huisman]

@Sabine Koelewijn is het mogelijk dat deze wijziging/omzetting naar het nieuwe Gebruikersbeheer ook heeft geleid tot het opnieuw aanbieden van alle mdw's binnen onze organisatie vanuit BO4 naar Youforce/Self Service om alle rechten opnieuw toe te kennen?

Wij hebben namelijk een koppeling met jullie IAM api om medewerkersgegevens en wijzigingen door te zetten naar een externe applicatie en in de koppeling van afgelopen nacht lijkt het erop dat er een full load van alle medewerkers heeft plaatsgevonden.

Dus dat er gisteren voor alle medewerkers een mutatie is geweest die heeft geleid tot een trigger in de api.

Ben jij hiermee bekend? 

Mvg.

Herman Huisman

[RichardR]

@Sabine Koelewijn 

Beste Sabine,

Vandaag heb ik toch een mail ontvangen met 'Gebruikers waarvan de toegang gaat verlopen'. 

Deze mail had ik niet meer verwacht gezien het nieuwe gebruikersbeheer waar er geen verloopdatum is.

Kennelijk draait er toch nog iets op de achtergrond die met de verloopdatum rekening houdt.

Wat gaat dat betekenen als de datum daadwerkelijk verloopt. Medewerkers kunnen wel inloggen in Mijn Youforce maar komen de modules niet meer in doordat de datum is verlopen?

Met vriendelijke groet,

Richard

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Herman Huisman, 

Dit heeft niks met Gebruikersbeheer te maken, maar ik heb navraag gedaan bij mijn collega en hij geeft aan dat dit te maken heeft met een release van de API's. Er zijn nieuwe velden aan de API's toegevoegd en daardoor is de data opnieuw geladen. 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @RichardR,

Bedankt voor het melden. De toegang verloopdatum wordt nu volledig genegeerd, dus gebruikers kunnen gewoon nog inloggen en bij alle modules nadat de datum verlopen is. Ik ga met het team onderzoeken waarom de e-mail nog verstuurd wordt. Voor nu kun je de mail negeren. 

[Herman Huisman]

Hoi @Sabine Koelewijn,

Bedankt voor je snelle reactie. 

Ik heb nog een paar vragen:

- op welke manier wordt dit dan gecommuniceerd?

- en welke velden zijn er nieuw? 

Ik ben hiervan namelijk niet op de hoogte, echter het is wel van invloed op de werking van onze koppeling.

Mvg.

Herman Huisman

[René Sanders]

Beste @Herman Huisman,

De full load van afgelopen nacht is veroorzaakt doordat wij nieuwe velden op persoons- en dienstverband niveau in ons API model hebben opgenomen. Dit API model is de basis voor alle Domain API's die wij hebben. Om de data consistent te houden met Beaufort wordt er regelmatig automatisch een full load gedraaid. Dit zorgt ervoor dat eventueel fouten in de data worden gecorrigeerd en nieuwe velden wordt geladen. De nieuwe velden die wij hebben toegevoegd zijn nodig voor een nieuw te ontwikkelen API. Door het laden van de nieuwe velden, zijn alle record in het model als gewijzigd gemarkeerd. Helaas kunnen wij dit niet voorkomen. Excuses voor dit ongemak

[FBB Zorgboog]

@Sabine Koelewijn blijven we deze mails toch gewoon ontvangen?

Hoe verleng ik dan een individueel account?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @FBB Zorgboog,

Ja, we merken inderdaad dat de mails nog verstuurd worden. Je mag de mail negeren, want de gebruikers gaan niet verlopen. We gaan onderzoeken hoe we deze mail kunnen verwijderen en tot die tijd kan je de mail negeren. 

[RichardR]

@Sabine Koelewijn 

Beste Sabine,

Heeft de overgang nadelige gevolgen voor toegang tot functionaliteit Ad-hoc rapportages.

Ik begrijp dat bij het inloggen er geen verbinding kan worden verkregen met de rapportserver?

Of zijn er andere problemen

Met vriendelijke groet,

Richard

[Sabine Koelewijn]

Hoi @RichardR, 

Dit zou geen impact mogen hebben op de toegang van de funcitonaliteit. 

[Rosalien Senhorst-1]

Hoi @Sabine Koelewijn 

We vullen van nieuwe medewerkers het emailadres in HRCore vlak voor de salarisbetaling in. We hebben vandaag de emailadressen gevuld van de nieuwe medewerkers. We zien het nog niet terug in gebruikersbeheer en kunnen het ook niet zelf aanpassen.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Rosalien Senhorst-1,

Wat vervelend dat dit nu niet werkt als verwacht. Zou je hiervoor een ticket aan willen maken met daarbij het gebruikersnummer van de gebruiker bij wie het mailadres niet is gevuld, een printscreen uit Beaufort dat daar wel het mailadres is gevuld en een printscreen van Gebruikersbeheer? Dan kunnen wij dit verder onderzoeken. 

[Amy Snijder]

Goedemorgen,

Het zou fijn zijn als we weer de mogelijkheid krijgen om een 'toegang 's einddatum' kunnen invullen bij de gebruikers.

Met vriendelijke groet,

Amy Snijder

[Sabine Koelewijn]

Goedemorgen @Amy Snijder, 

Bedankt voor je feedback. We zullen dit verder onderzoeken. Zou je hiervoor een idee aan kunnen maken in het ideeën portaal? Dan kunnen we ook monitoren voor hoeveel andere klanten die speelt. 

[WL Janneke Slabbers]

Hoi @Sabine Koelewijn 

Ik mis onderscheid in type gebruiker. 

In individueel gebruikersbeheer zorgde ik ervoor dat er in de gebruikersnaam een verwijzing staat naar 'type' gebruiker bij tijdelijke en/of uitzonderlijke gebruikers, zodat in één oogopslag duidelijk is dat dit een "uitzonderlijke" gebruiker betreft.

Bijvoorbeeld de bedrijfsarts krijgt een gebruikersnaam met de voorloop 'Externe_Bedrijfsarts_naam'  

of een account voor een consultant van Visma krijgt een zelfde soort aanduiding, 'Externe_Visma_naam' etc.

In het nieuwe gebruikersbeheer mis ik onderscheid, de bedrijfsarts is bijvoorbeeld niet als zodanig te herkennen....?

Ik mis door de overgang nu mijn oude gebruikersnamen en dus mijn overzicht!? Heeft het verdere consequenties/doorwerking als ik onder 'roepnaam' een aanvulling ervoor zet in gebruikersbeheer? kan dit op enig moment overschreven worden? grt Janneke Slabbers

[Sabine Koelewijn]

Goedemorgen @WL Janneke Slabbers,

Je zou hiervoor inderdaad het veld roepnaam kunnen gebruiken. Als ik het goed begrijp gaat het alleen om gebruikers die aangemaakt zijn in Gebruikersbeheer en dus niet in Beaufort staan, toch? De enige consequentie is dat wanneer de bedrijfsarts inlogt in Mijn Youforce hij of zij wordt begroet met Goedemorgen Bedrijfsarts 'Naam' of Visma Consultant 'Naam', maar dit lijkt mij verder geen probleem. 

[FBB Zorgboog]

@Sabine Koelewijn het zou heel fijn zijn wanneer je ook kunt zoeken op emailadres en verder zou het fijn zijn wanneer je bij het wijzigen het emailadres zou kunnen kopiëren en daarna plakken bij external identity

[Sabine Koelewijn]

Hoi @FBB Zorgboog, bedankt voor de feedback. Het zoeken op e-mailadres heb ik inmiddels inderdaad meerdere keren ontvangen. 

Voor jouw tweede wens heb ik even getest en ik kan in Gebruikersbeheer wel een e-mailadres wijzigen en vervolgens met ctrl C en ctrl V kopiëren en plakken, dus ik vermoed dat dat niet is wat je bedoeld. Zou je voor deze wens een idee aan kunnen maken in het ideeënportaal en dan met een duidelijk beschrijving wat jou precies zou helpen. Dan kunnen we dit wellicht ook verder onderzoeken. 

[brussaard-c]

@Sabine Koelewijn , 

Goede morgen, 

Ik zie nergens in onze testomgeving certificaten terug.

Als ik willekeurig een gebruiker aanklik, dan zie ik nergens onder "Professional" het certificaat. In de live productieomgeving zijn certificaten wel zichtbaar.

Kan het zijn dat jullie nog iets om dienen te zetten? 

[Sabine Koelewijn]

Goedemorgen @brussaard-c, 

Deze certificaten zouden automatisch zichtbaar moeten zijn als de gebruiker actieve certificaten had in Individueel Gebruikersbeheer. Wanneer een gebruiker pas in het nieuwe Gebruikersbeheer professional rechten heeft gekregen, dan krijg je geen certificaat te zien. De certificaten hebben we uitgefaseers en zijn alleen nog zichtbaar als informatief. 

[brussaard-c]

@Sabine Koelewijn , 

Dank je wel!!!

Dan weet ik al wat er aan de hand is.

Self Service rechten lopen achter qua autorisatie. 

De gebruiker is PSA in de testomgeving met alle benodigde gebruikersrollen en activiteitenprofielen. In autorisatiebeheer ook het benodigde gekoppeld.

Ik zal vanmiddag of morgenochtend nog een poging wagen. Hopelijk zijn de rechten dan aangekomen in Self Service.

Groet, 

Christian

[Henk1]

@FBB ZorgboogKopiëren van e-mail lukt bij mij ook niet op de reguliere manier. Wat wel werkt is dubbelklikken op het veld, dan wordt het mailadres wel geselecteerd waarna je het kan kopiëren.

[Sabine Koelewijn]

@brussaard-c , 

Graag gedaan! Het zou inderdaad kunnen dat het wel langer duurt voordat deze rechten overal verwerkt zijn. 

[Sabine Koelewijn]

@Henk1 & @FBB Zorgboog, 

Met welke internet browser werken jullie? Zelf werk ik met Chrome en kan ik zonder problemen kopiëren. Ik ben benieuwd of dit wellicht aan de browser ligt. 

[Henk1]

Dag @Sabine Koelewijn 

Microsoft Edge voor Bedrijven

Versie 125.0.2535.51

[FBB Zorgboog]

@Sabine Koelewijn @Henk1 

Wij werken met edge en wanneer ik naar de detailgegevens ga en kies voor wijzigen, dan is het veld emailadres wel gevuld maar uitgegrijsd en dus niet selecteerbaar.

[Henk1]

@FBB Zorgboog Bij ons is het veld ook gevuld en uitgegrijsd, maar als ik dubbelklik op de inhoud van het veld (waar dus de grijze tekens staan) wordt deze geselecteerd (en blauw). Met CTRL+C kan ik dan het mailadres kopiëren.

@Sabine Koelewijn Wij werken ook met Edge (Versie 125.0.2535.51)

[brussaard-c]

@Sabine Koelewijn , 

Goede morgen Sabine, 

Helaas zie ik nog steeds niet alle processen van Self Service in de testomgeving.

Het betreft een gebruiker met een UA account, geen IC account. 

De gebruiker is aangemerkt als "Professional" in Gebruikersbeheer.

De gebruiker is aangemaakt als PSA in Self Service met als startdatum 22-05-2024.
In autorisatiebeheer aan dit account o.a. Self Service voor anderen en Self Service Professional gekoppeld.

De gebruiker heeft een gebruikersrol met als startdatum 22-05-2024 met de daarbij horende rechten, vergelijkbaar met iemand met een IC account. 

Als ik inlog zie ik niet de Self Service processen als procesweergave, en als ik naar Self Service ga merk ik dat de rol niet is gekoppeld, Self Service is leeg.

[RichardR]

Ligt het aan mij, of is de sessie time-out weer sneller van kracht dan van voor het nieuwe gebruikersbeheer.

Ik heb nog niet mijn timer bijgehouden maar het lijkt erop dat met 30 min inactiviteit weer opnieuw mijn wachtwoord moet opgeven. Anderen dezelfde ervaring?

[Henk1]

Goedemorgen @Sabine Koelewijn 

Als je nu een professional account aanmaakt in het nieuwe gebruikersbeheer wordt het een UA account.

Is zo'n UA account dan voortaan de opvolger van het 'oude' IC account?

[Sabine Koelewijn]

@Henk1 en @FBB Zorgboog, Dankjewel nu snap ik inderdaad wat jullie bedoelen. Als je eenmaal op wijzigen hebt geklikt dan kan je inderdaad kopieëren door er dubbel op te klikken. In mijn eerdere reactie testte ik het in detailscherm zonder op wijzigen te klikken, vandaar de verschillende ervaring. 

[Sabine Koelewijn]

@brussaard-c Dat is vervelend om te horen en ik heb zo ook nog niet de oplossing of de oorzaak. Zou je hiervoor een ticket aan willen maken bij het Service Center? Dan kunnen we dit verder onderzoeken. Zou je dit ticket zo volledig mogelijk willen maken? Denk bijvoorbeeld aan: welke processen mis je precies? Welke rol heeft deze gebruiker en een printscreen van de autorisaties in Autorisatiebeheer. Met de hulp van mijn collega's kunnen we vast achterhalen waar dit door komt. 

[Sabine Koelewijn]

@Henk1 Dat klopt UA is inderdaad de opvolger van de IC accounts.