Algemene update productontwikkeling Self Service

[#1]

Middels deze algemene update wil ik je graag meenemen in de onderwerpen die spelen bij de ontwikkeling van Self Service.

• Releases / performance
• Aanpassing URL
• Email instellingen
• Inbox Mijn Youforce
• Nieuw type notificaties
• Gender
• Ondersteuning nieuwe ontwikkelingen
• Support
• Inzet

Releases / performance

Wij voeren regelmatig releases uit. Zo ontwikkelen wij continu kleine stapjes en zien wij of alles werkt naar behoren. Dit kan zijn op de backend systemen zonder dat iemand hier iets van merkt, bijvoorbeeld op import en export. Daarnaast doen wij ook releases op frontend en de database. Deze kunnen een beperkte impact hebben op de gebruikers. Daarom doen wij deze releases buiten kantooruren of in de lunchpauze, omdat wij zien dat het gebruik dan daalt.

Op het moment dat de release in productie komt gaat automatisch ‘de schakelaar’ om, waarmee de transacties voortaan binnenkomen op de warmgedraaide nieuwe frontend. Door deze omschakeling kan een reeds verzonden request iets langer duren. Dan hebben wij het niet meer over de reguliere 100-200ms maar 1-2 seconden. Daarna werkt alles weer naar behoren. Het kan zijn dat jouw huidige actie/pagina eigenlijk uit meerdere transacties bestaat, waardoor het totaal op bijvoorbeeld 6 seconden uitkomt.

Ook al is de impact meestal gering, willen we vanuit transparantie dit wel melden. Zo weten jullie dat het gaat om een release en niet een storing, en is er soms ook een communicatie van de wijziging aan verbonden.

Aanpassing URL

Op korte termijn zullen wij de URL van Self Service aanpassen. Dit voeren wij door in de Inbox taken, de applicatielinks en ook de proceslinks van Mijn Youforce. In de overgangsfase werken zowel portal.youforce.com als selfservice.youforce.com naast elkaar, maar uiteindelijk zullen wij de laatstgenoemde hanteren. Dit heeft een technische reden en helpt in de innovatie. Voor je gebruikers is hier geen actie aan verbonden. Voor jou als beheerder willen we wel controleren of, conform onze A-matrix, in jullie organisatie *.youforce.com is gewhitelist.

Email instellingen

Zoals eerder geschreven voeren wij aanpassingen door in de emailinstellingen. Lees voor de volledige context dit artikel. Voor nu is belangrijk dat jij het e-mailadres afzender aanpast om te voldoen aan het @youforce.com domein. Op 1 april voeren wij een aanpassing door voor de afzenderadressen die hier niet aan voldoen.

Inbox Mijn Youforce

Wij zien dat de Inbox van Mijn Youforce goed wordt gebruikt. Misschien is het de oplettende beheerder al opgevallen dat deze vanuit verschillende bronnen wordt gevuld en ook op verschillende wijzen. Vanuit Self Service zijn wij al geruime tijd hard bezig om ook op een nieuwe manier de Taken te sturen. Wij verwachten dit in de eerste helft van april te kunnen activeren ter vervanging van de huidige methode. Hiermee brengen wij de stijl van de taken in lijn met die van Beaufort en Verzuim Management. Ook gebruiken wij hiermee de nieuwe methode voor naamnotatie van roepnaam + achternaam.

Onderstaand een overzicht van het verschil:

Oud                                                                         Nieuw

                  

Deze wijziging komt alleen beschikbaar voor Beaufort Online klanten. Organisaties die nog bezig zijn met de migratie zullen bij afronding ook worden geactiveerd.

Nieuw type notificaties

Naast dat wij hard werken aan de notificaties van het type Taak (openstaande mutatie), hebben wij ook een nieuw type Update toegevoegd.

Dit type notificatie dient ter kennisgeving van een afgeronde mutatie/aanvraag. Hiermee krijg je een notificatie in Inbox (ook op app) als je de mutatie een eindstatus heeft bereikt. Omdat dit lijkt op de bestaande (email) notificatie duid ik onderstaand de verschillen:

Eigenschap	Email notificatie	Inbox notificatie
Inhoud van het bericht	Standaard uitgebreide tekst OF eigen gekoppelde template	Standaard, consistente tekst: Aanvraag is [eindstatus] Jouw aanvraag [workflownaam is [eindstatus]
Medium voor ontvangst	E-mail	Inbox (Desktop & App)
Ontvanger	Gebruiker die in een aangemerkte activiteit een actie heeft gedaan in die mutatie	Gebruiker die in een aangemerkte activiteit een actie heeft gedaan in die mutatie
Te configureren in	Workflowactiviteit + workflowknop(pen)	Workflow activiteit
Voorwaarden	E-mailadres bekend Instelling for notificatie ontvangen op accountniveau aan OF geforceerd per gebruikersgroep	Youforce account
Moment van verzending	Afhankelijk van configuratie bij workflowknop(pen)	Bij het bereiken van een eindstatus

Wij adviseren dit in te richten met name voor activiteiten waar de medewerker indient of eventueel waar de manager een mutatie start. Voor professional gebruikers zal dit veelal minder relevant zijn, maar uiteindelijk is het aan jou als beheerder om hierin de juiste afweging te maken.

Voor deze melding hebben wij de tekst zoveel mogelijk gestandaardiseerd. In de nabije toekomst willen wij hier een kleine verbetering op doorvoeren, namelijk dat als de eindstatus begint met een *, wij deze weghalen. De eindstatus is zelf in te stellen onder Beheer > Workflowdefinitie > Eindstatus.

Deze wijziging komt alleen beschikbaar voor Beaufort Online klanten. Organisaties die nog bezig zijn met de migratie zullen bij afronding ook worden geactiveerd.

Gender

Met de komende release van Beaufort worden de keuzeopties voor gender uitgebreid. Naast de waardes M (man) en V (vrouw) worden nu ook O (onbekend) en N (niet gespecificeerd) toegevoegd. Binnen Self Service zijn technisch geen aanpassingen vereist. Wij adviseren wel om de eigen inrichting te controleren. Zo wordt er op de rubriek P00330 Geslacht vaak een bewerking toegevoegd om de waardes M of V te forceren, soms middels een hulprubriek. Ook bij formulieren voor Verzuim bestaan er controles zodat een man geen zwangerschap kan aanvragen of ziekte wegens zwangerschap kan registreren.

Wat doen wij

Wij hebben in onze Template omgeving (9999999) alle controles hieromtrent aangepast en eventuele prompts in formulieren aangepast.

Wat doe je zelf

Download het Inrichtingsrapport onder Beheer > Statistieken > Inrichtingsrapport en klik op Download. Controleer vervolgens waar de rubrieken P00330, P01033 en P01086 voor komen. Onderstaande situaties zijn voorbeelden waar dit mogelijk aangepast moet worden:

• Formulieren: Filter op de 3 rubrieken en controleer de kolommen Prompt (F), Defaultwaarde (K) en Bewerking (N)
• Formulieren: Filter op kolom Bewerking (N) op deze 3 rubrieken
• Controles: Filter op kolom Script (F) of Focusveld (H) op deze 3 rubrieken

Pas vervolgens aan waar nodig of verwijder de controles indien gewenst. Het is ook mogelijk dat je gebruikmaakt van hulp rubrieken. Bijvoorbeeld door een A00001 keuzelijst of radiobutton. Dit zou dan naar voren komen vanuit de eerste controle bij de kolom Bewerking. Pas zo nodig gerelateerde velden ook aan.

Voor de volledigheid adviseren wij ook om bij Beheer > Formulierdefinitie > Rubrieken te controleren op de 3 rubrieken of dit goed staat bij Prompt, Omschrijving, Formaat en eventueel zelf toegevoegde referentiewaarden.

Templates

Het is momenteel niet ongebruikelijk dat de waarde van Geslacht wordt gebruikt voor de aanhef in templates. Bijvoorbeeld met een {IF} statement waarbij als geslacht = M, er “De heer” getoond wordt en anders “Mevrouw”. Om de nieuwe waarden te ondersteunen raden wij aan om dit te vervangen door een algemene aanhef zonder {IF}.

Ondersteuning nieuwe ontwikkelingen

Ook intern ondersteunen wij nieuwe ontwikkelingen. Binnenkort horen jullie meer over het proces voor Uploaden en declareren VOG wat in samenwerking met klanten wordt ontwikkeld. 

Support

Naast dat wij doorlopend aandacht besteden aan openstaande requests, zullen wij in april en mei extra aandacht besteden aan deze meldingen. Hiermee proberen wij beter bij te komen in de backlog en op die manier ook sneller inkomende verzoeken te behandelen.

Inzet

Afgelopen periode hebben wij gesproken met enkele partners en klanten over de functionaliteit Inzet. Hierbij is de gebruiksvriendelijkheid, de weergave en de functionaliteit besproken. In de komende maanden (voor de zomer) gaan wij hier op ontwikkelen om meer overzicht en gemak te creëren en functionele verbeteringen doorvoeren.

[Han Niesten]

Dag @Christiaan Sluis (en @Angela Heins1 ),

Ondanks het feit dat ik de uitbreiding gender-opties waardeer, waardeer ik niet de termijn waarop dit actief gaat worden na de berichtgeving. Ik heb hierover ook al gemopperd bij de release van HR Core a.s. zaterdag.

Omdat wij voor allerlei projecten nieuwe (eigen) rubrieken én nieuwe waardes nodig hebben, gebruiken we de optie 'incidentele export' momenteel veelvuldig (en zit deze ook in een wekelijkse batch).

De nieuwe gender-waardes zullen dus snel zichtbaar zijn in de selfservice-formulieren. Dat lijkt mooi en onschuldig, maar dat is het niet. Als de keuze-mogelijkheid er is, zal deze ook gebruikt worden. En terecht.

Deze nieuwe waardes zullen dan vanuit HR Core ook doorgegeven worden aan allerlei andere systemen die informatie ontvangen; bijvoorbeeld ons roosterpakket OWS. Deze kan de nieuwe waarde helemaal niet ontvangen, wat waarschijnlijk foutmeldingen bij het importeren van medewerkergegevens zal opleveren.

Is de uitbreiding gender-opties ook met andere leveranciers doorgenomen? Ik heb de vraag bij de leverancier van OWS (Ortec) neergelegd en daar gaat men nu intern overleggen.

Binnen Arkin zullen wij ons ook moeten beraden; hoe gaan we als organisatie om met deze nieuwe opties. Eerlijk gezegd vind ik het redelijk kort dag als het aanstaande zaterdag al actief wordt. Misschien hebben wij eerdere aankondigingen gemist, maar daar staat mij niets van bij.

Natuurlijk zal het niet gelijk storm lopen met deze nieuwe keuze-opties, maar er is nu toch wel erg weinig tijd tussen mededeling en invoering. Indien er templates of andere zaken aangepast moeten worden, is daar echt heel weinig tijd voor.

Dit kan (juist bij een dergelijke precaire keuze) voor ongemak zorgen.

Het is mooi, maar erg kort dag!

[marjavanderkolk]

@Christiaan Sluis kan het zijn dat de aangepaste formulieren nog niet klaar staan om te importeren onder Raet Template omgeving (9999999)? Of ben ik te vroeg en wordt dit ook allemaal van het weekend aangepast? Handiger zou zijn geweest om te melden dat dit dan vanaf volgende week pas te downloaden is. 

[Christiaan Sluis]

Dag @Han Niesten,

Dankjewel voor de feedback en wij zullen dit meenemen. Er volgt morgen ook nog een begeleidend artikel op het portaal waarin de gehele keten wordt toegelicht en waar voor inhoudelijke acties naar iedere module verwezen wordt.

Of er impact is binnen Self Service is afhankelijk van in hoeverre je dit ook daadwerkelijk wilt ondersteunen aan de voorkant. Als je dit plant om later te doen en je hebt er nu nog keuzelijsten tussen zitten, verandert er nog niets. Of als je geen workflows hebt waarin medewerkers zelf geslacht kunnen registreren.

@marjavanderkolk De aanpassingen zijn al gedaan in de bestaande standaarden. De standaard is echter niet wat er op dit moment bij veel organisaties staat. De benodigde acties staan onder Wat doe je zelf beschreven.

[marjavanderkolk]

@Christiaan Sluis het zou handig zijn als er scripts getoond worden waarin alle opties worden meegenomen aangezien niet iedereen goed is in scripts. Als het standaard in HR Core wordt aangepast wordt het lastig als je het in HRSS niet wijzigt in de formulieren de kans op foutmeldingen in de formulieren is dan groot.

maar mogelijk is het een optie om overal de rubriek geslacht te verwijderen in formulieren dan ben je het probleem ook kwijt.

Voor zwangerschap is natuurlijk wel een vereiste dat geslacht genoteerd is want de 1e man die zwanger is moet nog geboren worden. 😉 Maar het werkt ook in templates kortom links om of rechtsom is hier een hoop te doen voor de functioneel beheerders.

Samenvattend wacht ik het bericht in het portaal af.

[Han Niesten]

Dag @Christiaan Sluis 

Op onze self-service-formulieren wordt de rubriek P00330 rechtstreeks gevuld door de gebruiker. De keuzelijst kan dus niet door ons beperk worden.

We hebben hier snel overlegd en we gaan vrijdag een aanpassing doen, door een eigen rubriek met slechts twee opties te gaan gebruiken. Deze waarde op de eigen rubriek zal dan in P00330 overgenomen gaan worden. Dat is geen ingewikkelde aanpassing, maar wel één die weer tijd kost. Een fenomeen waar we echt niet ruim in rond zwemmen, momenteel.

Een volgende keer mag een dergelijke wijziging als deze echt eerder aangekondigd worden.

Groet, Han

[Lucie Appel]

Wij hebben een controle op de formulieren waar geslacht ingevuld kan worden dat alleen M of V ingevuld mag worden. Niet helemaal fraai dat het lijkt of je iets kunt selecteren (de N en de O), maar dat je dat vervolgens niet mag, maar dat is dan maar even zo.

[Christiaan Sluis]

@Han Niesten begrijpelijk en dat is dan inderdaad de kortste slag, of het juist toevoegen van een controle dat de waarde M of V moet zijn. Al is op de lange termijn natuurlijk juist de bedoeling dat deze controles er af gaan.

@marjavanderkolk Ik begrijp wat je zegt, maar iedere organisatie heeft haar eigen bewerkingen, controles, keuzelijsten en templates. Ook zou het voor partner (P01033) en kinderen (P01086) eigenlijk al niet meer vastgelegd moeten worden (AVG), maar kunnen wij als productontwikkeling niet beoordelen waar de data voor wordt gebruikt en of er toch een gegronde reden is om dit op te slaan. Daarom proberen wij handvatten te bieden om zelf de inrichting na te lopen.
En je casus van een zwangere man is een vrij reële, maar niet gebruikelijke situatie. Een persoon kan zwanger zijn en zich toch als man identificeren. Als het dan niet is toegestaan om zwangerschapsverlof aan te vragen op basis hiervan, is dat niet erg inclusief.

[Han Niesten]

Helder @Christiaan Sluis en @Lucie Appel !

Controle is inderdaad ook een optie, zelfs nog eenvoudiger in te richten. Maar, zoals al geschetst, het is niet echt fraai om een keuze te bieden die vervolgens verboden blijkt. Voorlopig gaan we toch voor de optie van een hulprubriek, met in ons achterhoofd de controle-mogelijkheid.

Dank voor jullie reacties.

Ik hoop echter wel @Christiaan Sluis dat jullie het tijdbestek een volgende keer meenemen in dergelijke releases.

[Tracy Postma]

@Christiaan Sluis Zeer vervelend dat dit zo kort van te voren wordt aangegeven. Wij hebben als organisatie meer tijd nodig om te inventariseren wat dit qua connectiviteit met onze andere pakketten betekent en ook nog tijd om alle aanpassingen in de workflows te realiseren. Wij redden dit niet voor 30 maart. 

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Christiaan Sluis Helemaal eens met @Tracy Postma . Nu moet ik noodgedwongen in de invoerformulieren voor nieuwe medewerkers met een hulprubriek de invoer van gender beperken tot M-V. De Active Directory wordt vanuit een Youforce API gevuld. Andere applicaties halen hieruit hun data en eerst moeten we in beeld hebben wat de consequenties zijn. Ook is er veel tijd nodig om alle templates langs te lopen, want onze {if} benoemd iedereen die niet M is tot vrouw. Dit had of minstens twee maanden eerder aangekondigd moeten worden of het moet nu op zijn minst twee maanden uitgesteld worden. Dit reikt verder dan alleen het applicatiebeheer van de Youforce applicaties. Over deze change wordt te lichtzinnig gedacht door Visma.

[Christiaan Sluis]

Binnen Visma | Raet conformeren wij ons aan de wet & regelgeving en de daaruit volgende standaarden. Dit proberen we altijd zo goed en zo snel mogelijk te ondersteunen. 

Vanuit de community en de regelgeving is de vraag om gender registratie te gaan ondersteunen steeds luider geworden. In de Youforce roadmap najaar 2023 hebben we gedeeld dat we er mee bezig waren. Nu realiseren wij dat middels de twee nieuwe standaardwaarden vanuit de UPA en de Loonaangifte. 

Hierbij hebben we goed gekeken naar de impact op de software. En waar mogelijk ook naar de impact op aanverwante systemen zoals roosterpakketten of IAM.

Ons uitgangspunt hierbij is dat als er niet gebruik wordt gemaakt van de twee nieuwe waarden O en N, er ook geen verandering in die systemen aan de orde is. 

We waarderen jullie feedback en erkennen dat het wenselijk is om een dergelijke wijziging te voorzien van een vooraankondiging zodat er meer tijd is om acties te ondernemen. Hier gaan we in de toekomst rekening mee houden.

[Michiel_Kootker]

Beste Christiaan, 

Je uitgangspunt klopt  niet. Als er een O of N wordt aangeboden aan een extern systeem, kan daar een foutmelding uit volgen en de import niet of niet volledig gedaan worden.

Mocht het wel goed gaan dan staat een medewerker op output van VismaRaet als O of N met bijbehorende aanhef, maar hoe staat deze dan in de overige systemen?

Het aangeven van O of N kan voor een medewerker van groot belang zijn om zo ook door de werkgever gezien te worden. Dan is het extra van belang om daarmee zorgvuldig te zijn en er voor te zorgen dat de aanspreking ook consistent is. Een gemiddelde medewerker heeft geen weet van de verschillende leveranciers. De medewerker heeft enkel te maken met de werkgever, die nu op verschillende manieren de medewerker aanspreekt.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Christiaan Sluis, ik heb geen bezwaar tegen de uitbreiding, ik juich het zelfs toe. Maar we worden voor het blok gezet. Deze wijziging had moeten worden opgeschort na de reacties hierop (zie voor reacties ook HR Core Beaufort 2024-04 (Upgrade 3545) - Visma Community). Visma denkt echt te lichtvaardig over deze wijziging. Via de AD die gevoed wordt vanuit HR Core Beaufort wordt gender doorgegeven aan oneindig veel applicaties. Als die applicaties O of N niet kunnen verwerken ontstaan er foutmeldingen en kan de hele ICT structuur worden verstoord. Aan onze kant vergt het tijd om de impact van deze wijziging te onderzoeken. Dat kan Visma niet aan de voorkant, dat moet elke organisatie doen met zijn eigen ICT-afdeling. 

[PJ Leenes]

@Gea Bussink-Veerbeek @Christiaan Sluis 

Ik sluit me volledig aan bij jouw reactie Gea. Ik kan nu niet voorzien welke impact dit allemaal kan gaan hebben.

Visma gaat hier véél te kort door de bocht!

[FBB Zorgboog]

@Christiaan Sluis ook ik sluit me volledig aan bij voorgaande opmerkingen over een te lichtzinnige houding van Visma mbt de impact van deze aanpassingen.

Door omstandigheden zie ik deze PD vandaag pas en dus loop ik hoe dan ook achter de feiten aan. Ook bij ons vraagt het tijd om een goede analyse te krijgen van de mogelijke impact in verschillende applicaties van deze gender-aanpassing. Heb het gevoel dat jullie je onvoldoende realiseren hoe vaak Beaufort het bronbestand is voor andere applicaties en processen.

[GAM Rademakers]

@Christiaan Sluis 

Goedemorgen Christiaan, 

Kun je aangeven vanaf wanneer het nieuwe type notificaties (via inbox) kan worden gebruikt? 
Ik zie deze mogelijkheid op dit moment nog niet bij de workflowactiviteit, hier zie ik enkel de emailnotificatie staan.

Heeft deze ontwikkeling overigens nog invloed op de huidige emailnotificaties die wij hebben ingericht? Of kunnen deze naast elkaar bestaan? 

[Christiaan Sluis]

Hoi @GAM Rademakers,

Deze functionaliteit zal tegelijk worden uitgerold met de nieuwe notificaties voor Inbox. Vanaf dat moment zal je dit vinden onder Workflowactiviteit.

Deze ontwikkeling staat los van de emailnotificaties omdat wij erkennen dat deze verschillend kunnen worden gebruikt. Uiteindelijk hopen wij wel dat de meest notificaties zullen worden gedaan via de Inbox omdat dit beter aansluit bij de Youforce beleving dan een losse e-mail. Ook is het inrichten simpeler en zijn er veel minder condities waar aan moet worden voldaan voordat het bericht wordt verstuurd.