Self Service Beaufort - Inrichting betaald ouderschapsverlof

[#1]

In Self Service hebben we vier nieuwe workflows ingericht waarmee je het proces betaald ouderschapsverlof - van aanvragen door de medewerker tot declaratie bij het UWV - kunt ondersteunen. In onderstaand stappenplan beschrijven we wat je in Self Service moet doen om deze workflows in gebruik te nemen. Voor meer informatie over dit onderwerp, als ook over de samenhang tussen Self Service, HR Core Beaufort en Payroll Gemal verwijzen we je naar de community van Wet- en regelgeving.

Stappenplan 

1. Start Self Service op als beheerder.
2. Onder Formulierdefinitie > Definities importeren kunnen 4 dialogen worden geselecteerd en geïmporteerd vanuit de “Raet Template HRS (9999999)”:
3. GEN_D_BetaaldOuderschapsverlofAanvragen
   - GEN_F_BetaaldOuderschapsverlofAanvragen
   - GEN_F_Betaald-Ouderschapsverlof-Aanvragen_VM
4. GEN_D_BetaaldOuderschapsverlofAanpassen
   - GEN_F_BetaaldOuderschapsverlofAanpassen
   - GEN_F_Betaald-Ouderschapsverlof-Aanpassen_VM
5. GEN_D_BetaaldOuderschapsverlofOpnemen
   - GEN_F_Betaald-Ouderschapsverlof-Verloftijdvak
   - GEN_F_Betaald-Ouderschapsverlof-Per-Dag
6. GEN_D_BetaaldOuderschapsverlofWAZO
   - GEN_F_Ouderschapsverlof-Betaald_WAZO_1-4
   - GEN_F_Ouderschapsverlof-Betaald_WAZO_2-4
   - GEN_F_Ouderschapsverlof-Betaald_WAZO_3-4
   - GEN_F_Ouderschapsverlof-Betaald_WAZO_4-4
7. Gebruik je de verlofmodule in HR Core Beaufort?
8. Nee, dan kunnen de verlofrechtmutaties uit de dialogen voor het aanvragen en aanpassen worden gehaald en hoef je de workflow voor het opnemen van het verlof niet te importeren/autoriseren.
9. Ja, dan kun je in HR Core Beaufort onder de tabellen verlofadministratie een aantal zaken toevoegen:
   - Reden verlofrechtmutatie (eventueel twee, zowel voor aanvragen als aanpassen).
   - Verlofsoort betaald ouderschapsverlof.
   - Let op: Als je wilt gaan testen moet de betreffende medewerker beschikken over deze verlofsoort in zijn verlofregeling.
   - Zorg er eerst voor dat de verlofsoort en reden verlofrechtmutatie bekend worden gemaakt in Self Service (d.m.v. de incidentele export).
   - Ken de verlofsoort toe aan de verlofregeling van de testmedewerker.
   - Let erop, dat wanneer het een verlofregeling is die daadwerkelijk in gebruik is, dan wordt de verlofsoort (na een periodieke verlofrechtberekening) ook bij de andere medewerkers zichtbaar die deze regeling toegekend hebben gekregen.
   - Roep de medewerker (na de verlofrechtberekening) af voor HRSS, zodat je er ook daadwerkelijk mee kunt testen.
   - Voeg vervolgens de gekozen verlofsoort en reden verlofrechtmutatie toe op de verlofrechtmutaties (deze hebben nu, als voorbeeld, een default waarde die gebruikt is in een demo-omgeving).
   - Voeg de verlofsoort ook toe als vaste waarde op het verlofopname formulier.
10. Maak drie of vier workflows (afhankelijk van of je de verlofmodule gebruikt of niet) aan waaraan de dialogen worden gekoppeld en zorg voor de juiste autorisatie.

[peterdevette]

Prachtig dat er een oplossing is voor HRCore Beaufort, maar jullie weten dat er ook nog een ander product is (HRCore Education). Wat is de status hiervan?

@peterdevette: Voor HR Core Education is deze publicatie gepost:

https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-HR-Core/Onderhoud-woensdagavond-6-juli-voor-betaald-o...

[Marco van Hasselaar]

is dit stappenplan er ook bij definities uit "YouServe self service standard templates 9999998" of uit "Test Visma Raet Studio Business 4030016" ?

[Marco3]

Na het importeren van het aanvraag formulier zien wij dat er tekst ontbreekt. Kan deze nog aangevuld worden?

[Marco3]

Idem

[Marie-Louise de Regt]

In het aanvraagformulier mist ook nog tekst voor de PSA:

In het formulier aanpassen staat ook niet de volledige tekst bij de informatietekst voor de geboortedatum:

Ook op het formulier voor de aanvraag van de WAZO mist tekst:

[skakiay]

Wij hebben de formulieren ook overgehaald, maar ze zijn niet zoals gepresenteerd in de Webinar vanmorgen. Zinnen worden afgebroken en de rubrieken tbv bosv staan onderaan het formulier ipv ertussen. Dit kun je oplossen door ze zelf te plaatsen, maar dan krijgen we het bericht: dit volgnummer wordt al gebruikt, terwijl dit niet zo is. Kloppen deze formulieren wel?

[Bas van de Ven]

Wij hebben de dialogen met formulieren in een workflow geplaatst en zijn deze aan het testen. D.w.z. de dialoog GEN_D_BetaaldOuderschapsverlofAanvragen

Bij het invullen van het formulier verschijnt de melding Toelichting (Verdeling uren over deze periode) is ongeldig, dit veld is verplicht

Zie afb 1 voor testgegevens

Afbeelding 1

Weet iemand de oorzaak en oplossing van deze melding ?

[Marie-Louise de Regt]

@Bas van de Ven je bent vergeten het verplichte veld toelichting onderin te vullen. Dat staat ook in de foutmelding 😉

[Bas van de Ven]

PS. Ook bij keuze 2 weken en een periode van 18-12-2022 t/m 31-12-2022 (14 dagen dus) verschijnt de melding. Zie afb 2

Afbeelding 2

[Bas van de Ven]

O ja Duhh. 😀

Ik dacht dat een periode niet goed was ingevuld. Bedankt. 

[Marco3]

We missen een controle op het aanvraag formulier:

324 uur opnemen in een maand tijd gaat een beetje moeilijk. Tuurlijk zouden we deze controle ook zelf kunnen bouwen.

[MdeBeer]

Heel fijn dat de workflows en formulieren beschikbaar zijn. Maar we mogen toch wel verwachten dat de teksten in de formulieren compleet zijn. Wordt er niet gecontroleerd wat er naar de klanten wordt uitgeleverd? Zeer slordig allemaal.

[ArianneB]

Naast de onvolledige teksten is het ook heel verwarrend dat er bovenin het formulier andere codes worden genoemd en dat de codes die in eerdere RN zijn vermeld onderin het formulier staan.

Wat is nou precies de bedoeling?

[WSchoo]

Als je de formulieren / dialogen binnenhaalt in de Sandbox ontbreken de regels waarop rubriekcodes staan welke niet bekend zijn in de Sandbox.

Haal je de formulieren binnen in Youforce zelf dan staan de rubriekcodes wel vermeld.

Teksten zijn helaas nog niet volledig.

[Daniel_van_Bendegem]

Beste klanten,

Bedankt voor alle reacties die tot dus ver geplaatst zijn. Wij zien inderdaad veel teksten die onvolledig zijn. Inmiddels hebben wij de teksten aangepast en zullen vandaag nog een update doen om de juiste formulieren met volledige teksten uit te brengen. 

Wanneer dit gedaan is zullen wij nog een aanvullend bericht uitbrengen. De formulieren kunnen dan opnieuw gedownload worden met de volledige teksten. Onze excuses voor dit ongemak!

[skakiay]

@WSchoo bij ons staan de rubrieken tbv BOSV wel op het formulier, maar niet in de juiste volgorde (zoals gepresenteerd in Webinar). Ze staan onderaan het formulier. We kunnen ze vervolgens niet plaatsen, dit is zowel in de Sandbox als in liveomgeving.  We hebben een call aangemaakt, misschien hebben wij ergens iets niet goed staan. Aangezien het bij jullie wel goed werkt.

Formulier:

[Esmiranda Vermeer]

Zit een controle in het formulier GEN_F_BetaaldOuderschapsverlofAanvragen dat de geboortedatum niet voor 01-01-2022 mag liggen (WIBO - Controle < 01-01-2022). 

Ik ben dat nog nergens in instructies tegen gekomen. Alleen dat het kind niet ouder mag zijn dan 1 jaar.

Heb toevallig een vraag hier liggen van een medewerker met een kind dat op 14-08-2021 geboren is.

Deze zou dan nog 2 weken van deze ouderschapsverlofvariant op moeten mogen nemen toch (mits nog geen 26 weken BOV + OOV gehad) ?

[Daniel_van_Bendegem]

Beste @Esmiranda Vermeer,

Bedankt voor de reactie en oplettendheid. Ik heb dit verder laten uitzoeken en u heeft inderdaad gelijk. Mijn collega is dit momenteel in de formulieren aan het aanpassen. Deze veranderingen zullen samen met de nieuwe teksten worden mee genomen. 

@skakiay  Bedankt voor het aanmaken van een request. Wij zullen deze vraag verder in het request behandelen.

[Daniel_van_Bendegem]

Beste klanten,

Wij hebben zojuist de nieuwe formulieren klaar gezet. Deze hebben nu de volledige teksten en de aangepaste controle op het formulier GEN_F_BetaaldOuderschapsverlofAanvragen. U kan nu de formulieren opnieuw downloaden. Onze excuses voor het ongemak.

[Anonymous]

@Daniel_van_Bendegem volgens mij staat op het aanvraagformulier de WIBO 01 controle er nog standaard op. Of ik kijk naar een ander formulier?

[Marco3]

@Daniel_van_Bendegem  de nieuwe dialogen/formulieren geïmporteerd. In het aanvraag formulier ontbreekt er toch nog tekst:

[Esmiranda Vermeer]

@Anonymous - Controle staat er, zoals @Anonymous zegt nog op.

En ook de tekst is niet overal volledig, zoals @Marco3 aangeeft.

Ook in het formulier met de verlofrechtmutatie wordt overigens de tekst afgebroken:

Verder zie ik een tekst over het in HR Core beaufort nakijken van de verlofregeling.

Als ik hier in de community  kijk, dan staat hier onderaan uitgelegd dat dit ook in Self Service zichtbaar kan worden gemaakt.

[Daniel_van_Bendegem]

Hallo iedereen,

Wederom bedankt voor alle reacties. De controle staat inderdaad nog wel op het formulier, maar is aangepast. Het was niet mogelijk de naam van de controle aan te passen. Dat kan helaas alleen op het moment dat het formulier gemaakt wordt. Het script heeft nu wel de juiste datum, ook de melding die wordt getoond is aangepast met de juiste datum;

Betreft de incomplete teksten, ik zal dit doorgeven aan de makers van het formulier. Dan kunnen zij deze teksten nog verder aanpassen. Ik zal laten weten wanneer dit is gebeurd.

[Anonymous]

Ik heb de formulieren vanochtend opnieuw binnengehaald en krijg bij het testen in zowel de Sandbox als in Live dat er rubrieken missen. Hebben meer mensen hier last van?

[skakiay]

@Anonymous wij hebben dit ook.

[Esmiranda Vermeer]

@Anonymous. Dit betekent dat de rubrieken nog niet in YouForce zitten. Zodra dit daar toegevoegd zijn krijg je deze melding niet meer.

[Anonymous]

@Esmiranda Vermeer Bedankt voor je reactie. Betekent dit dat deze rubrieken ingericht moeten worden onder het kopje rubrieken in Youforce of ook in Beaufort?

[Esmiranda Vermeer]

@Anonymous - bij ons stonden ze al wel in Beaufort. Maar moesten ze alleen nog vanuit Beaufort naar de rubrieken in YouForce. 

Toen dat gebeurd was, was de melding meteen opgelost.

[Elfi]

Wij hebben de nieuwe formulieren opnieuw binnengehaald, maar ik krijg nog steeds de melding dat de geboortedatum niet voor 01-01-2022 mag liggen...

[Ella Del Grosso]

Wat @Anonymous hierboven noemt heb ik ook last van.

Hoe krijg ik deze rubrieken in Beaufort/ Youforce? 

[Anonymous]

@Ella Del Grosso Bij ons was de laatste update van Beaufort nog niet binnengehaald. Hierna was het opgelost.

[Eelko Gerritse HAN]

@Daniel_van_Bendegem 

Het punt van de incomplete teksten zitten in de definities van de rubriek A00001, deze mag niet meer dan 240 posities bevatten. deze inrichting zit schijnbaar niet in de ontwikkelomgeving van Visma|Raet. Dus de tekst blokken moeten over meerdere A00001 rubrieken verdeeld gaan worden. Dan is het probleem opgelost. Als dit aangepast kan worden in de best practice dan is het wel werkbaar voor de klanten.

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

We hebben de dialogen en formulieren geïmporteerd in de Sandbox. Op de WAZO formulieren lijkt het er op dat er nog velden missen.

Op WAZO formulier 3-4 en 4-4 voor het tweede en derde betaalverzoek verwacht ik onder de kop 'Gegevens aanvraag' een veld met 'Datum aanvraag'. Zoals ook op WAZO formulier 2-4 voor het eerste betaalverzoek staat.

Daarnaast ontbreken de velden IBAN en BIC op de WAZO formulieren 2-4, 3-4 en 4-4.

[Esmiranda Vermeer]

@Daniel van Bendegem - Is er een indicatie wanneer de correcte formulieren met juiste volledige teksten e.d. beschikbaar komen? 

[Wim van Manen]

Graag ook het formulier beschikbaar stellen voor HR-core.

Met dank

[RobZuethof]

Ik heb net de formulieren en controles opnieuw opgehaald. Controle lijkt nog niet goed te staan.

[ivanderwijst]

Het klopt dus dat de controle (het script op geboortedatum) nog niet goed gaat in het nieuwe formulier? Wij krijgen nog steeds de foutmelding, ondanks het nieuwe importeren. Graag een bevestiging, want anders doe ik iets fout.

Met vriendelijke groet,

Ilse

[FBB Zorgboog]

@Daniel_van_Bendegem heb net in de sandbox de formulieren opnieuw gedownload, maar het probleem met de te lange teksten lijkt nog steeds niet opgelost. Zie ook de eerdere opmerking van Eelko Gerritse HAN: Het punt van de incomplete teksten zitten in de definities van de rubriek A00001, deze mag niet meer dan 240 posities bevatten. deze inrichting zit schijnbaar niet in de ontwikkelomgeving van Visma|Raet. Dus de tekst blokken moeten over meerdere A00001 rubrieken verdeeld gaan worden. Dan is het probleem opgelost. Als dit aangepast kan worden in de best practice dan is het wel werkbaar voor de klanten.

[TvanOudenaarden]

Goedemiddag,

2 vragen:

1. Stel iemand wil het betaalde verlof tussentijds stopzetten, hoe kunnen we dat dan het beste adviseren? 

2. Bij aanpassing kunnen ze alleen de einddatum aanpassen, want die staat op input. Is dat bewust? Of kan die ook opengezet worden voor de medewerker.

[MarvinTergooi]

@Anonymous wanneer komen de foutloze formulieren beschikbaar? Het is al anderhalve week geleden dat er iemand van Visma gereageerd heeft. 

[Anonymous]

Goedemorgen,

Wij hebben het formulier live gezet maar lopen tegen het volgende probleem. De ing datum is niet gelijk aan de datum eerste verlofdag. Is dit een fout op het formulier of die ik hier zelf iets fout? Indient het laatste wat is de oplossing? 

[Daniel_van_Bendegem]

Beste Klanten,

Onze excuses dat we de laatste tijd weinig hebben laten horen. Wij zijn druk bezig geweest om alle meldingen op de formulieren te behandelen. Wij hebben gisteravond de nieuwe versies van de formulieren vrijgegeven. De nieuwe formulieren moet u wel opnieuw downloaden om alle wijzigingen te zien.  

Wij zien dat de formulieren correct werken in onze testomgeving. Mocht u na het downloaden van de aangepaste formulieren nog problemen ondervinden, dan wil ik u vragen een melding aan te maken bij de Service Desk. De wensen en omgeving zijn voor iedere klant net wat anders. Dit kan invloed hebben op deze formulieren. Met een melding bij de Service Desk kunnen wij gerichter kijken naar het probleem dat u heeft.

Sinds mijn laatste bericht zijn er nog veel vragen gesteld. Ik zie dat velen van deze vragen al zijn beantwoord door andere personen. Graag wil ik nog even terug komen op een aantal onderwerpen. 

@Eelko Gerritse HAN  Betreft de teksten die langer zijn dan 240 tekens. Dit is inderdaad een limiet die standaard op de rubrieken staat. Voor deze formulieren hebben wij een uitzondering kunnen maken. Hoewel in Self Service het limiet van 240 tekens nog steeds te zien is staan de teksten wel volledig in 1 rubriek. Helaas is bij het maken van de formulieren iets niet goed gegaan waardoor dit werd afgekapt. Met deze laatste update zijn alle teksten nu volledig.

@Bart Kok - Gemeente Venlo Betreft het ontbreken van rubrieken op de WAZO formulieren. Wij hebben dit gecontroleerd maar zien alle rubrieken wel op de formulieren staan. Graag wil ik u vragen de nieuwe formulieren te downloaden en de rubrieken nogmaals te bekijken. Mochten de rubrieken voor u alsnog niet op het formulier staan wil ik u vragen een melding te maken bij de Service Desk. Dan kunnen wij verder kijken waarom deze rubrieken voor u niet naar voren komen.

@TvanOudenaarden Betreft uw vragen, hierbij het antwoord dat ik heb gekregen vanuit de makers van de formulieren;

Het saldo wordt bijgeboekt op de verlofkaart en het is de medewerker vrij het op te nemen in het eerste levensjaar van het kind wanneer hij dat wil. Stopzetten is dus niet aan de orde.
De datum is in feite informatief voor de manager. De startdatum van het verlof is onderdeel van de aanvraag Wazo en die wordt dus bij de aanvraag vastgesteld.
De einddatum doet verder niets, je zou er op kunnen signaleren.
De "harde" einddatum (de eerste verjaardag van het kind) die wordt onder water gevuld.

Mocht u vragen hebben na aanleiding van dit bericht dan hoor ik dat graag.

[cvanstijn]

Goedemiddag,

De controle van WIBO - Einddatum max is 1 dag te lang. Je kunt zowel de geboortedatum als de laatste verlofdag op dezelfde datum zetten in onderstaand voorbeeld 31-12-2021.

We hebben nu zelf de controle aangepast van 365 naar 364 dagen.

En de automatische berekening van het aantal op te nemen verlofuren is mooi. Echter als je meer dan 1 kind opvoert dan wordt hier geen rekening mee gehouden. Dat was mooi geweest als dat er ook in zat.

[MarvinTergooi]

@cvanstijn ik besefte me pas geleden dat het de bedoeling is dan je dan 18 weken invult bijvoorbeeld bij 2 kinderen. Dan klopt de berekening wel. 

@Daniel_van_Bendegem  het importeren in Beaufort gaat fout bij verlofuren vanaf 1000 of meer. Dit kan voorkomen bij 3 kinderen of meer. Deze melding krijg je dan:

Verwerking van (PS) 274731
(PI_0637) Maximaal 3 tekens voor en 2 tekens na de komma toegestaan.
Rubriek: PI0239 Object: PS 274731;DV 1;

Dit terwijl de rubriekinstellingen wel goed lijken te staan (lengte 6, 2 decimalen).

[MarvinTergooi]

Voor iedereen die struggled met de ingangsdatum van de wetgeving en kinderen die vorig jaar geboren zijn, hier een script voor een controle die dit ondervangt. Deze controle controleert of je verlofperiode wel groot genoeg is voor het aangevraagde aantal weken (afgerond naar beneden = hele weken dus). De al bestaande controles doen de rest. Volgens mij is het dan 100% compleet qua controles op alle mogelijk scenario's en is er geen menselijke controle meer nodig.

[Fvdzanden]

Een lengte van 6 met 2 decimalen betekent een maximale waarde van 999,99. De lengte bij een numeriek veld is altijd inclusief decimalen en decimaalteken vandaar dat een waarde van 1000 of meer afgewezen wordt.

[MarvinTergooi]

Dus de Beaufort rubriek klopt niet? Kan je dit zelf aanpassen (dat kan natuurlijk wel maar is het verstandig?) als klant zijnde of moeten jullie dit doen?

[Fvdzanden]

Je kunt de rubriek niet zelf aanpassen. Dat kunnen alleen de Visma | raet programmeurs doen.

[Jar1k]

Dag @Fvdzanden en @Daniel_van_Bendegem,

Volgens mij heb ik een fout gevonden in formulier GEN_F_Ouderschapsverlof-Betaald_WAZO_4-4.

Dezelfde rubriek wordt zowel bij Naam bank als bij Plaats bank gebruikt, zie schermprint hieronder:

P04851 zou hier volgens mij Plaats bank moeten zijn.

Groet, Jarik

[Daniel_van_Bendegem]

Beste @Jar1k ,

Bedankt voor je reactie. Dit is inderdaad een fout in het formulier. Ik heb dit doorgegeven aan de makers van het formulier. Zij zullen de formulieren aanpassen en de juiste rubriek op het formulier plaatsen. IVM de vakantie periode kan dit helaas langer duren. Wanneer dit gedaan is zullen we een bericht posten, maar dit kan nog even duren. Onze excuses voor de vertraging hierin.