Self Service Beaufort - Inrichting betaald ouderschapsverlof

[#1]

In Self Service hebben we vier nieuwe workflows ingericht waarmee je het proces betaald ouderschapsverlof - van aanvragen door de medewerker tot declaratie bij het UWV - kunt ondersteunen. In onderstaand stappenplan beschrijven we wat je in Self Service moet doen om deze workflows in gebruik te nemen. Voor meer informatie over dit onderwerp, als ook over de samenhang tussen Self Service, HR Core Beaufort en Payroll Gemal verwijzen we je naar de community van Wet- en regelgeving.

Stappenplan 

1. Start Self Service op als beheerder.
2. Onder Formulierdefinitie > Definities importeren kunnen 4 dialogen worden geselecteerd en geïmporteerd vanuit de “Raet Template HRS (9999999)”:
3. GEN_D_BetaaldOuderschapsverlofAanvragen
   - GEN_F_BetaaldOuderschapsverlofAanvragen
   - GEN_F_Betaald-Ouderschapsverlof-Aanvragen_VM
4. GEN_D_BetaaldOuderschapsverlofAanpassen
   - GEN_F_BetaaldOuderschapsverlofAanpassen
   - GEN_F_Betaald-Ouderschapsverlof-Aanpassen_VM
5. GEN_D_BetaaldOuderschapsverlofOpnemen
   - GEN_F_Betaald-Ouderschapsverlof-Verloftijdvak
   - GEN_F_Betaald-Ouderschapsverlof-Per-Dag
6. GEN_D_BetaaldOuderschapsverlofWAZO
   - GEN_F_Ouderschapsverlof-Betaald_WAZO_1-4
   - GEN_F_Ouderschapsverlof-Betaald_WAZO_2-4
   - GEN_F_Ouderschapsverlof-Betaald_WAZO_3-4
   - GEN_F_Ouderschapsverlof-Betaald_WAZO_4-4
7. Gebruik je de verlofmodule in HR Core Beaufort?
8. Nee, dan kunnen de verlofrechtmutaties uit de dialogen voor het aanvragen en aanpassen worden gehaald en hoef je de workflow voor het opnemen van het verlof niet te importeren/autoriseren.
9. Ja, dan kun je in HR Core Beaufort onder de tabellen verlofadministratie een aantal zaken toevoegen:
   - Reden verlofrechtmutatie (eventueel twee, zowel voor aanvragen als aanpassen).
   - Verlofsoort betaald ouderschapsverlof.
   - Let op: Als je wilt gaan testen moet de betreffende medewerker beschikken over deze verlofsoort in zijn verlofregeling.
   - Zorg er eerst voor dat de verlofsoort en reden verlofrechtmutatie bekend worden gemaakt in Self Service (d.m.v. de incidentele export).
   - Ken de verlofsoort toe aan de verlofregeling van de testmedewerker.
   - Let erop, dat wanneer het een verlofregeling is die daadwerkelijk in gebruik is, dan wordt de verlofsoort (na een periodieke verlofrechtberekening) ook bij de andere medewerkers zichtbaar die deze regeling toegekend hebben gekregen.
   - Roep de medewerker (na de verlofrechtberekening) af voor HRSS, zodat je er ook daadwerkelijk mee kunt testen.
   - Voeg vervolgens de gekozen verlofsoort en reden verlofrechtmutatie toe op de verlofrechtmutaties (deze hebben nu, als voorbeeld, een default waarde die gebruikt is in een demo-omgeving).
   - Voeg de verlofsoort ook toe als vaste waarde op het verlofopname formulier.
10. Maak drie of vier workflows (afhankelijk van of je de verlofmodule gebruikt of niet) aan waaraan de dialogen worden gekoppeld en zorg voor de juiste autorisatie.

[cvanstijn]

Wij hadden ook uitval voor formulier GEN_F_Ouderschapsverlof-Betaald_WAZO_2-4 (1e betaalverzoek). Voor rubriekcode P01571 'Code reden aanvraag' staat als defaultwaarde 6 gevuld, dit dient waarde 06 te zijn, anders heb je uitval in Beaufort.

[Jar1k]

@Daniel_van_Bendegem bedankt voor je reactie. Nog een andere vraag: ik zie dat vanwege het UWV betaalverzoek bij het formulier voor de aanvraag betaald ouderschapsverlof de UWV P-rubrieken leeg worden gemaakt. Ik vraag me af of dit nodig is, omdat je bij het betaalverzoek deze rubrieken per definitie overschrijft.

[Daniel_van_Bendegem]

Beste @cvanstijn 

Bedankt voor de reactie en het doorgeven. Ik heb dit ook doorgegeven aan de makers om dit verder op te pakken. 

Beste @Jar1k ,

Ik heb deze vraag aan de makers voorgelegd en heb dit antwoord gekregen. Kort antwoord; Dit is wel nodig, hieronder een verdere uitleg;

De oplossing waar wij voor gekozen hebben biedt niet de mogelijkheid om UWV betaalverzoeken voor betaald ouderschapsverlof van verschillende kinderen door elkaar heen te laten lopen. Om deze reden raden wij aan om het bestaande betaald ouderschapsverlof helemaal te genieten en daarvan de betaalverzoeken af te ronden en daarna een nieuwe betaald ouderschapsverlof aanvraag te doen, waarbij alle gegevens t.b.v. UWV berichten van het vorige betaald ouderschapsverlof worden leeggemaakt.

Door bovenstaande te hanteren sturen wij er dus inderdaad op dat die rubrieken worden leeggemaakt en voorkomen wij dat er meerdere "dezelfde" betalingen naar het UWV worden gestuurd, omdat die sowieso ook afgekeurd zouden worden omdat er eventueel al een 1e / 2e betaalverzoek geregistreerd staan bij het UWV. Als het proces netjes gevolgd wordt worden de gegevens t.b.v. het UWV bericht automatisch in Self Service gevuld op basis van het momenteel lopende betaald ouderschapsverlof en eventueel al verstuurde betaalverzoeken voor dit lopende betaald ouderschapsverlof.

[Jar1k]

@Daniel_van_Bendegem  bedankt voor de toelichting en het navragen.

[cbonnet]

Is er al een controle voor het maximaal aantal uur die een medewerker op kan nemen? 

[Daniel_van_Bendegem]

Beste @cbonnet 

Momenteel hebben wij geen controle voor het maximaal aantal uur. Het Geboorteverlof is max 1x de wekelijkse arbeidsduur. Dit wordt default uitgerekend. Hier zijn verder geen controles voor omdat dit allemaal automatisch berekend wordt.