UPDATE: Verzuim Management zal vanaf nu notificaties versturen via de ‘nieuwe’ Mijn Youforce inbox

[#1]

Update 07-05-2024:
Zoals hieronder in het bericht aangegeven hadden we gepland om alle klanten in week 15/16 over te zetten op de nieuwe inbox. We hebben tijdens het gefaseerd uitrollen gemerkt dat de performance nog niet voldeed aan de eisen. Om die reden hebben we de uitrol moeten pauzeren. Inmiddels is de performance op het vereiste niveau en zullen alle klanten morgen einde van de dag alsnog worden geactiveerd.  Hieronder vind je nogmaals wat dit voor jouw organisatie betekent.

In dit artikel hebben we jullie op de hoogte gesteld van de vorderingen rondom de nieuwe inbox. Alle modules zijn druk bezig met het onboarden en we zullen de komende weken ook  de verschillende modules (Self Service, Performance management en Learning management) naar jullie uitrollen. 

Activering in week 15/16

Op dit moment is Verzuim Management helemaal klaar met de inrichting van de taken. We zullen dit nu ook stapsgewijs voor jullie gaan activeren.
Vanaf eind week 15 zullen wij starten met het activeren van de omgevingen. Dit zullen wij stapsgewijs doen tot en met week 16. Dit betekent dat Verzuim Management alle openstaande taken naar de nieuwe inbox gaat versturen.

Wat verandert er voor jou?

De wijziging van Verzuim Management betekent het volgende voor jou: 

• Een verbeterde performance
• Gebruik je de nieuwe functionaliteit ‘Toegewezen taken uitvoeren’? Dan word je bij het klikken op de notificatie doorgestuurd naar Verzuimtaken. 
• Gebruik je ‘Toegewezen taken uitvoeren’ nog niet, dan word je bij het klikken op de notificatie doorgestuurd naar Verzuim Management. 
• Is het een taak die nog niet afgerond kan worden in Verzuimtaken, dan word je ook doorgestuurd naar Verzuim Management. Dit betreffen taken waarvoor in de inrichting van de taak een template/sjabloon is gekoppeld en de taak als doel heeft een document op te stellen zoals de taak voor het opstellen van het plan van aanpak.
• De notificaties van verzuim zullen nu niet meer vast bovenaan blijven staan. 
• Taken worden 2 weken voor het uit te voeren moment naar de nieuwe inbox verstuurd of indien bij het genereren van de taak de plandatum binnen nu en 2 weken of in het verleden ligt. Dit geldt voor alle taken. Op dit moment wordt van een taak alleen de taak met de oudste plandatum per medewerker / ziektedossier getoond. Straks kan het dus zo zijn, bijvoorbeeld bij een wekelijks contactmoment taak dat er twee taken voor één ziektedossier naar de nieuwe inbox worden gestuurd. 
  

Wat verandert er in de toekomst?

Deze verandering is nodig om te kunnen werken aan toekomstige ontwikkelingen van de inbox. Zo zullen deze notificaties binnenkort ook zichtbaar zijn in de Youforce App. Daarnaast maakt deze wijziging het in de toekomst mogelijk om de scheiding tussen HR voor anderen en persoonlijk te realiseren. 

De wijziging geldt alleen voor klanten met HR Core Beaufort Online. 

[karl Wegner]

Graag willen we weten wanneer dit precies in werking wordt gesteld ivm communicatie binnen onze instelling.

Dit bericht is wat betreft de invoering een beetje wazig.

[Marc Draaijers]

@karl Wegner , Excuus voor de late reactie. Het bericht heeft zojuist een update gekregen en het moment van activeren is nu op hetzelfde moment voor alle klanten. Dat moment is morgen 08-05-2024 einde werkdag.

[Lieke Sterk Huis]

@Marc Draaijers, in de Inbox van de Youforce App is dit toch alleen te zien als je 'toegewezen taken uitvoeren' hebt aangezet in de autorisatie? Hoe kan iemand anders vanaf zijn mobiel doorverwezen worden naar Verzuimmanagement? Onze leidinggevende voeren in Mijn Youforce alleen via SSO hun taken uit. 

[Evelien]

Staat het afhandelen van verzuimtaken misschien ook ergens in een handleiding/filmpje voor eindgebruikers?

[Savas Yildiz]

@Marc Draaijers De leidinggevenden krijgen vanuit de verzuimmanager allerlei meldingen in de inbox.

De medewerker is net 2 dagen ziek en er staan nu al meldingen met contactmoment week 2, contactmoment week 3, verzuimprotocol sturen.

Als dit zo oploopt, dan loopt heel de inbox vol en heeft de leidinggevende geen overzicht meer. 

Kunnen wij de signaleringen uitzetten of later kunnen laten oppoppen?

[Marc Draaijers]

@Lieke Sterk Huis , De taken worden op dit moment nog niet getoond in de inbox van de Youforce app. Op het moment dat we de taken gaan aanzetten voor tonen in de inbox van de Youforce App, wat voorlopig nog niet het geval zal zijn, dan zal de gebruiker alleen een notificatie in de inbox van de Youforce app krijgen. Afhankelijk van of 'Toegewezen taken uitvoeren'  aan staat en of voor de taak het aanmaken van een document vereist is zal de notificatie dan direct uitvoerbaar zijn in de Youforce app of zal er bij de notificatie worden aangegeven dat de taak moet worden uitgevoerd door in te loggen op Mijn Youforce.

[Marc Draaijers]

@Savas Yildiz , Op dit moment krijgen de gebruikers de taken te zien die een uitvoerdatum hebben binnen twee weken en alle taken die een uitvoerdatum hebben in het verleden. We hebben voor de periode van 2 weken gekozen omdat die periode overeenkomt met de takenlijst zoals je als gebruiker ook in de 'toegewezen taken uitvoeren' functionaliteit ziet. Voor wat betreft het uitzetten van een signalering vraag ik me wel af waarom je dat zou willen? Als de protocoltaak geen toegevoegde waarde heeft kan je hem natuurlijk altijd deactiveren. In de toekomst is het wel de bedoeling dat je per protocoltaak aan kan geven wanneer daar de notificatie van op Mijn Youforce verschijnt. Zo zou je een wekelijks contactmoment een dag van te voren kunnen laten verschijnen en het opstellen van het plan van aanpak bijvoorbeeld 2 weken van te voren. Ik ben benieuwd hoe onze andere klanten daarover denken. Als dit voor jullie een belangrijke uitbreiding zou zijn, zou je hiervoor dan een idee aan kunnen maken zodat ook andere klanten daar op kunnen stemmen?

[Savas Yildiz]

@Marc Draaijers Graag zou ik nog willen weten wanneer de meldingen uit de inbox verwijderen. Op de 1e ziektedag krijgen teammanagers allerlei meldingen in de inbox. Nadat ze de medewerker hersteld hebben gemeld, blijven de meldingen nog eventjes staan en daarna worden ze vanzelf verwijderd. 

Zou jij concreet aan kunnen geven na hoeveel dagen de meldingen vanzelf worden verwijderd?