Nieuw: Inzicht in de (ontvangst)status van de verzonden facturen

[#1]

In Visma.net ERP is het nu mogelijk om inzicht te krijgen in de status van verstuurde e-facturen. 

De facturen zijn verstuurd, maar dan? Zijn de facturen in de eerste plaats wel goed aangekomen bij de ontvanger of zijn ze bijvoorbeeld in de spambox beland? Of misschien is er wel een probleem met de verzonden factuur waardoor de klant deze niet wil betalen.  Afijn, er kunnen allerlei redenen zijn waarom het proces van factuur tot betaling langer duurt en meer communicatie met zich meebrengt dan gewenst. Uiteraard kan dit een hoop tijd en geld kosten.

Door de implementatie van zogenoemde e-retour berichten in Visma.net ERP is het mogelijk om direct inzicht in de status van de factuur te hebben.

Wat is er voor nodig?

Om van e-retour berichten gebruik te kunnen maken kan je simpelweg de optie activeren in het venster Instellingen AutoInvoice. 

1. Kies eerst de betreffende organisatie of vestiging in het venster Instellingen AutoInvoice indien er meerdere organisaties of vestigingen aanwezig zijn. 
2. Vervolgens kies je onder het kopje Meldingen over antwoorden op facturen voor de knop Activeren. De status zal hierna veranderen naar Geactiveerd. 

Om factuurstatus inzichtelijk te krijgen moet de factuur als e-factuur worden verstuurd. Des te meer reden dus om klanten aan te moedigen zich op het Peppol netwerk als ontvanger te laten registreren. Daarnaast moet het boekhoudpakket van de ontvanger in staat zijn om retourberichten te sturen.

Hier kan je nog teruglezen hoe je zelf gemakkelijk vanuit Visma.net ERP een e-factuur kan sturen: E-facturen sturen in twee simpele stappen

Op dit moment is het vanuit Visma.net ERP alleen nog mogelijk om e-retour berichten te ontvangen, het versturen van e-retourberichten voor ontvangen e-facturen komt zeer binnenkort beschikbaar.

Het ontvangen van een factuur status (e-retour)

Op het tabblad Factuuradres in de verzonden verkoopfactuur is te zien of een verkoopfactuur is verstuurd (status AutoInvoice) én of de factuur ontvangen is door de klant (Administratieve status). Er zijn verschillende administratieve statussen mogelijk, waarvan de 3 dikgedrukte statussen het meest gebruikt worden en verplicht zijn. 

De verschillende statussen zijn als volgt:

• Berichtbevestiging
• Wordt verwerkt
• Openstaande vraag aan leverancier
• Factuur wordt geaccepteerd onder voorwaarden
• Geaccepteerd
• Afgewezen

Daarnaast kan er bij afkeuring van de factuur door de afzender een reden en een benodigde actie aan de verzender worden meegegeven. Hiermee kan je dus de communicatie rondom een verzonden factuur enorm beperken.