Viktig information för dig som använder AutoInvoice skanningstjänst – åtgärd krävs

[#1]

Uppdatering 8/2: I denna post samt i mallen har två siffror felaktigt bytt plats i postnumret. Korrekt postnummer är 831 90 och detta är nu uppdaterat i posten. Vi ber om ursäkt för det inträffade

Detta gäller er som har ett skanningskonto hos AutoInvoice e-faktureringstjänst.

Ändringar av skanningstjänsteleverantören och ditt företags skanningadresser

AutoInvoice externa skanningstjänsteleverantör kommer att bytas för kunder i Sverige. Det innebär att ni som använder skanningstjänsten kommer att få nya skanningsadresser som ska användas för att skicka PDF- och pappersfakturor till er. 

Har ni öppnat skanningkonto efter 7/11 2022 berörs ni inte av detta då ni redan använder nya tjänsten (Scancloud).

Vad innebär förändringen?

Alla företag som använder skanningstjänsten får ytterligare ett extra fält (referensnummer/namn) tolkat på sina inkommande fakturor utöver de fält som tolkas idag. Leveranstiden för pappersfakturor är också snabbare än tidigare.

Ändringen kommer inte att medföra några prisförändringar.

Från och med 31 januari 2023 kommer nytt skanningskonto att vara aktiverat och de nya adresserna då vara synliga.

De nya skanningsadresserna bör meddelas fakturaavsändare så snart som möjlig. Det befintliga skanningskontot och adresserna fungerar fortfarande men kommer att stängas ned den 31 juli 2023, varefter fakturor inte längre kan levereras dit.

Hitta din nya skanningsadress

Ert företags specifika adress kommer att visas i Autoinvoice under Inställningar > Fakturainställningar > Inkommande > Skanningstjänst och Visma.net ERP i fönstret Inställningar för Autoinvoice (CS10250S).

PDF-fakturor	SE-orgnumber@pdf.scancloud.se *där orgnummer är organisationsnumret för ditt företag (endast siffror, inget bindestreck)
Pappers- fakturor	AISEXXXX Scancloud,  SE-831 90,  ÖSTERSUND, Sweden *där XXXX är ett kundnummer som tilldelats ditt företag

Vilka åtgärder krävs?

För att börja använda det nya skanningskontot, kontrollera era nya skanningsadresser i Visma.net ERP eller Autoinvoice efter 31 januari 2023 och kommunicera dessa till era leverantörer:

1. Kontrollera era nya skanningskontoadresser den 31 januari.  Skanningsadresserna ska peka mot Scancloud, se exempel ovan
   
   
2. Kontrollera att er skanningsreturadress** är korrekt och uppdatera adressen vid behov

** scanningsreturadress används för att vidarebefordra material som skickas till skanningstjänst som inte är fakturor eller kreditnotor.  (påminnelser och inkasso, mm)

Adressen används också för att vidarebefordra material i 60 dagar om/när skanningskontot stängs

Informera de nya adresserna till leverantörer som skickar fakturor till er - i dokumentbiblioteket finns en kommunikationsmall man kan använda sig av. 

Be leverantörerna att skicka elektroniska fakturor istället för skannade fakturor till er nu när ni ändå ska meddela hur Ni vill ha era fakturor.