Mijn Communities
Help

Release notes HR Core Business en Payroll Business 2024-10

24-09-2024 15:35
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 366 Weergaven

 

Nieuw

Nieuwe signaleringen voor de loonaangifte (Payroll)

Waarom

Vanuit de Belastingdienst ontvangen wij als software leverancier elke maand meldingen die in de loonaangiften aangeleverd zijn. De klant ontvangt deze meldingen via een brief met meer details. Deze meldingen moeten in een toekomstige aangifte opgelost worden. Daarnaast ontvangen wij van de Belastingdienst meldingen die mogelijk in te toekomst erbij komen.

Voor bepaalde situaties wordt nu geen signalering gegeven en kon dit niet tijdens de salarisverwerking opgelost worden. 

Hoe

Met ingang van 1-10-2024 hebben wij 3 signaleringen gemaakt:

1823 - WAO/IVA/WGA verzekerd moet Ja zijn

Dit signaal gaat af wanneer WAO/IVA/WGA verzekerd op Nee staat en Soort inkomen is 15 in combinatie met aard arbeidsverhouding 01 of Soort inkomen is 53 en de medewerker is jonger dan de AOW-leeftijd en de invloedverzekeringsplicht 1 is ongelijk aan A (familie eigenaar ) en ongelijk aan B (vorige eigenaar).

1824 - WW verzekerd moet Ja zijn

Dit signaal gaat af wanneer WW verzekerd op Nee staat en Soort inkomen is 15 in combinatie met aard arbeidsverhouding 01 of Soort inkomen is 53 en de medewerker jonger dan de AOW-leeftijd is en de invloedverzekeringsplicht 1 is ongelijk aan A (familie eigenaar ) en ongelijk aan B (vorige eigenaar).

1825 - ZW verzekerd moet Ja zijn

Dit signaal gaat af wanneer ZW verzekerd op Nee staat en Soort inkomen is 15 in combinatie met aard arbeidsverhouding 01 of Soort inkomen is 53 en de invloedverzekeringsplicht 1 is ongelijk aan A (familie eigenaar ) en ongelijk aan B (vorige eigenaar)..

Deze signalen hebben de ernst Fout en zijn onder de categorie Loonaangifte aangemaakt. Wanneer deze fout voorkomt, dan zal er ook bij de salarisverwerking een rood uitroepteken zichtbaar zijn.

Deze 3 signaleren zijn een toevoeging op de bestaande signalen 1823 - Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA onjuist, 1823 - Indicatie verzekerd WW onjuist en 1823 - Indicatie verzekerd ZW onjuist.

Actie

Wanneer deze signalen gegeven worden, dan zal het betreffende verzekeringsveld aangepast moeten worden. Dat kan gedaan worden op het scherm ( Medewerker > Contract > ) Loonheffingen (Contract.

Als zowel signaal 1823 en 1824 gegeven wordt, kan het zijn dat de Aard arbeidsverhouding (zie scherm ( Medewerker > Contract > Arbeidscontract ) verkeerd gevuld is.

Signalen belastingdienst rondom Verzekeringswetten en AOW (Payroll)

Waarom

Binnen Payroll Business komen een groot aantal fouten voor die ontstaan omdat niet op de juiste datum de WW en WAO verzekeringen worden aangepast wanneer iemand de AOW gerechtigde leeftijd bereikt. De indicatoren WW verzekerd en WAO/IVA/WGA verzekerd moeten namelijk op de eerste van de maand waarop de AOW leeftijd wordt bereikt op Nee worden gezet (zie handboek loonheffingen 2024, paragraaf 18.21).

Hoe

Medewerker > Contract >  Loonheffingen (contract).

Met ingang van deze release zal Payroll Business de indicatoren WW verzekerd en WAO/IVA/WGA verzekerd op Nee muteren in de periode dat de medewerker de AOW gerechtigde leeftijd bereikt. Dit gebeurt per de eerste van de betreffende maand; bij 4 wekenverloning zal dit meestal in de loop van de afrekenperiode zijn.

Als je een medewerker die al de AOW leeftijd heeft bereikt in dienst neemt en de indicatoren staan op Ja zal Payroll Business die muteren naar Nee per de datum in dienst. Dit zal met name voorkomen als op hoger niveau de indicatoren op Ja zijn opgevoerd. 

Let wel op, als je de indicatoren zelf op Ja hebt gezet op medewerker niveau op de datum in dienst, dan kan Payroll Business deze niet aanpassen.

Actie

Je hoeft geen actie te ondernemen;  vanaf oktober 2024 zal Payroll Business deze mutaties uitvoeren in de periode waarin de AOW leeftijd wordt bereikt of in de periode dat de medewerker in dienst komt. Bij medewerkers waar deze indicatoren al incorrect zijn gezet vòòr oktober 2024 moet je dit zelf handmatig aanpassen.

Geen contracturen bij kwartaalverloning in loonaangifte (L2202) (Payroll)

Waarom

Bij een kwartaalverloning wordt niet altijd het element Aantal contracturen per week gevuld; dit element wordt maar bij een van de drie aangiftes per kwartaal gevuld en dit resulteert in een brief van de belastingdienst met de foutcode L2202 bij de 2 periodes waarin een NUL aangifte wordt gedaan.

Hoe

Dit is aangepast in de loonaangifte; ook in maanden dat je de nul aangifte doet wordt nu dit element gevuld.

Actie

Je hoeft geen actie te ondernemen. De wijziging gaat in per januari 2024 en Payroll Business zal correcties voor de eerdere perioden opnemen in de nieuwe aangiftes.

Foutcode Belastingdienst veroorzaakt door "No-Show"(L2202) (Payroll)

Waarom


Het komt regelmatig voor dat een werknemer is opgevoerd in het systeem, maar toch niet gaat starten met werken. Dit kun je vooraf al constateren, maar soms gebeurd dit achteraf. In deze gevallen wordt de uitdienst datum gemuteerd met dezelfde datum als dat de persoon in dienst zou komen. Je ziet in dit geval dan ook dat het veld datum in dienst leeg wordt gepoetst.

Hierdoor gebeurd het dat de einddatum IKV niet wordt gemuteerd wat resulteert in dat deze persoon zonder gegevens in de loonaangifte terecht komt. Wanneer je later erachter komt dat de persoon niet is gestart met werken en je hebt deze al eenmaal aangeleverd aan de Loonaangifte moeten de onterecht aangeleverde periodes ingetrokken worden.

Omdat deze acties regelmatig vergeten worden zorgt dit voor het signaal L2202 bij de Belastingdienst.

Hoe

Medewerker/ Contract / Inkomstenverhouding

Met ingang van deze release zal bij nieuwe gevallen de "einddatum IKV" gevuld worden met dezelfde datum als de begindatum IKV en zal het veld "Intrekken IKV" op Ja worden gezet om bovenstaande zaken voor te zijn. Hiermee zullen de signalen L2202 zijn opgelost per deze release.

Actie


Voor nieuwe gevallen hoef je geen actie te ondernemen. Heb je voor deze release nog signalen L2202 die veroorzaakt worden door bovenstaande situatie dien je zelf nog de einddatum IKV te vullen en het veld "Intrekken IKV".

CO2 Grondslag voor reiskosten declaraties

Waarom

Er zijn klanten die de declaratie elementen (1-10) vanuit de reiskosten gebruiken voor andere zaken dan declaraties. Daarom moet het mogelijk zijn om deze te kunnen uitsluiten voor de CO2 registratie en rapportage.

Hoe

Menu : Instellingen > Berekeningen > Grondslag

Standaard zijn de declaratie elementen (1-10) voor de zakelijke kilometers op niveau Nederland toegevoegd. 

Actie

Indien de declaratie elementen voor iets anders worden gebruikt, kunnen ze uit deze Grondslag worden verwijderd zodat deze niet mee worden geteld in de CO2 rapportages.

Nieuwe gegevenselementen Classificatiekenmerk 4 en 5

Waarom

Deze nieuwe gegevenselementen zijn een uitbreiding op de bestaande Classificatiekenmerken (1-3). Deze kunnen worden gebruikt om gegevens te kunnen groeperen en verbijzonderen.

Hoe

Menu : Medewerker > Contract > Arbeidscontract

Met ingang van  zijn de nieuwe gegevenselementen op het scherm Arbeidscontract geplaatst.

Actie

Indien u de nieuwe gegevenselementen wil gaan gebruiken is het mogelijk om hiervoor waardenlijsten aan te maken.

Rapport: E-mail controle YS toegang

Waarom

Voor de nieuwe inlogportal bij YouServe is het essentieel dat minimaal het zakelijke e-mailadres of het privé-e-mailadres is ingevuld. Dit rapport is gemaakt om te controleren of dit het geval is. Het rapport toont alleen die medewerkers die zowel geen zakelijk e-mailadres als geen privé-e-mailadres hebben. Zonder deze informatie kan ook het E-mail (login) niet worden bepaald.

Hoe

Rapporten > Personeelsmanagement > E-mail controle YS toegang

Via de navigatiebalk kies voor "Klant"; in het veld "Opslaan in" kies voor "Mijn rapporten" of "gedeelde rapporten". Standaard staat de keuze op "Mijn rapporten".

Uitvoer:

Bedrijfscode Code van bedrijf waar medewerker in wordt verloond
Bedrijfsnaam Naam van het bedrijf waarin medewerker wordt verloond
Medewerkercode  
Organisatorische eenheid De Organisatorische eenheid waar de werknemer on der valt
Peildatum Toetsingsmoment 
E-mail zakelijk  
E-mail pvive  

De velden voor het zakelijke e-mailadres en privé-e-mailadres zullen in het rapport leeg zijn; een van beide moet een waarde hebben zodat een werknemer ook kan inloggen bij YouServe.

Actie

Ter voorbereiding op de nieuwe login bij YouServe, is het nodig om dit overzicht af te drukken en waar nodig het zakelijke e-mailadres en/of het privé-e-mailadres in te voeren.

E-mailadres (login)

In de release van augustus 2024 is het veld 'E-mailadres (login)' geïntroduceerd; echter, vanwege een fout is deze wijziging teruggedraaid. In deze release is de functionaliteit om het veld weer te vullen geactiveerd.

Dit betekent dat vanaf zaterdag 28 september, bij wijzigingen of invulling van het e-mailadresveld, het veld 'E-mailadres (login)' automatisch wordt ingevuld. De conversie van andere medewerkers zal op een later tijdstip plaatsvinden.

 

Gewijzigd en verbeterd

Verloonde uren Pensioen afkappen bij deeltijdfactor groter dan 1 (Payroll)

Waarom

Wanneer in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemde regeling (vast) of Pensioenen/fondsen eigen regeling (vast) is aangegeven dat de deeltijdfactor moet worden afgetopt (via respectievelijk veld 18 Deeltijdfactor franchise aftoppen of 20 Deeltijdfactor franchise aftoppen), dan verwacht het pensioenfonds dat de uren voor de pensioenregeling ook gemaximeerd aangeleverd worden. Tot deze release werden de volledige verloonde uren voor de pensioenregeling bepaald en doorgegeven in de pensioenaangifte en werden deze niet afgetopt.

Deze situatie kan voorkomen wanneer een medewerker een groter aantal uren per week werkt dan de bedrijfsuren per week die standaard gelden in het bedrijf, of wanneer een parttime medewerker met extra gewerkte uren boven de maximale normuren (bedrijfsuren of CAO uren) van de maand komt. 

Hoe

Met ingang van 1-1-2024 is er een aanpassing gedaan zodat de maximale uren die gebruikt zijn bij de berekening van de pensioenpremie bepaald en doorgegeven wordt.

Deze uren zijn terug te vinden in het payrollelement Uren - (pensioensoort).

Actie

Wanneer in de referentietabel is aangegeven dat het veld 18 Deeltijdfactor franchise aftoppen of 20 Deeltijdfactor franchise aftoppen) de waarde 1 Franchise aftoppen op 1,000000, dan zullen de uren automatisch herberekend worden vanaf 1-1-2024. Indien er sprake is van een pensioeninterface (UPA/APG), dan zullen de uren voor de pensioenregeling gecorrigeerd aangeleverd worden.

Signalen voor de 30% regeling (Payroll)

Waarom

Er bestaan meerdere signalen die informatie en/of waarschuwingen geven over de uitvoering van de 30% regeling. Deze signalen gaan soms af na uitdienst van de medewerker, andere signalen beschreven in de online help konden nooit in het signaleringsverslag voorkomen.

Hoe

Dit is nu aangepast in Payroll Business en in de online help:

W Belastbaar inkomen onder norminkomen 30%-regeling Verwijderd uit online help
W 30 procent rgl: fiscaal loon onder toetsloon Toegevoegd aan online help
I Medewerker 30 jaar, toetsink. van Laag naar Hoog Toelichting gecorrigeerd
I 30% - cumulatieve berekening master loopt door

Toelichting gecorrigeerd

Zal niet meer verschijnen na uitdienst

I 30% - cumulatieve berekening master opnieuw begonn Zal niet meer verschijnen na uitdienst
I 30% - geen keuze gemaakt voor splitsen master  Verwijderd uit online help
F 30% regeling slechts gedeeltelijk toegestaan Verwijderd uit online help

Actie

Deze wijzigingen gaan in vanaf de oktober release; in signaleringsrapporten van perioden voor oktober 2024 kunnen deze signalen nog staan.

Paginering toegevoegd aan de Conversietabel

Waarom

Op de pagina 'Conversietabel' worden alle ingevoerde conversieregels in één lijst weergegeven.
Wanneer deze lijst zeer uitgebreid is, kan dit leiden tot veel scrollen en een minder overzichtelijke weergave van de gegevens. 

Hoe

Menu: Instellingen > Gegevensuitwisseling > Conversietabel 

De lijst met conversieregels is nu verdeeld over meerdere pagina's, waarbij elke pagina 25 regels bevat.
Dit maakt het mogelijk om sneller door de gegevens te navigeren zonder dat je door een lange lijst hoeft te scrollen.

Actie

Als een verwachte conversieregel niet op de eerste pagina zichtbaar is, kun je eenvoudig naar de volgende pagina klikken om verder te zoeken.
Hierdoor wordt het eenvoudiger om specifieke conversieregels te vinden, zelfs als de lijst zeer lang is.

Overzicht HR rapport (Core)

Waarom

Bij rapporten die worden gegenereerd vanuit het Overzicht HR Inrichting wordt de kopregel vastgezet en een filter toegevoegd aan de Excel-uitvoer. Dit zorgt voor een betere leesbaarheid en functionaliteit van de rapporten. In de komende maanden zullen we dit ook voor andere rapportages gaan doen wanneer wij deze gaan verbeteren.

Hoe

Rapporten > Mijn rapporten of Gedeelde rapporten

Bij Mijn rapporten of Gedeelde rapporten kun je de uitvoer van de gekozen rapporten bekijken. Vanaf de septemberrelease zal bij deze rapporten in de Excel-uitvoer de kopregel vastgezet zijn, en zal er standaard een filter actief zijn op de kolommen.

Actie

Je hoeft geen actie te ondernemen.

 

 

Arbeidsrelatie

Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie 

Waarom

Ter voorbereiding op een soepele aanmelding van medewerkers van HR Core naar de Youserve portal worden twee velden aangemaakt en automatisch door HR Core gevuld. De gegevenselementen zijn:

  • Arbeidsrelatie soort
  • Arbeidsrelatie status

Hoe

De vulling van deze elementen wordt uitgevoerd door HR Core op basis van de onderstaande voorwaarden:

Arbeidsrelatie soort

    
Dit veld kent twee mogelijke waarden:

1- Externe
2- Medewerker

Een medewerker wordt aangeduid als extern voor de datum indienstneming. Er zijn extra regels voor het bepalen of het om een medewerker gaat, namelijk:

Het gegevenselement 'Aard arbeidsverhouding' bevat NIET de waarde:

  • 11 - Uitzendkracht
  • 79 - Opting in regeling
  • 82 - Payrolling
  • 99 - Niet van Toepassing


EN

Algehele blokkering is leeg of heeft de waarde 'Nee' 

EN

Interface loonaangifte voor het bedrijf staat aan

EN

Bij de medewerker is de interface loonaangifte niet in geblokkeerd

 

Arbeidsrelatie status

Het gegevenselement 'Arbeidsrelatiestatus' kent 4 mogelijke waarden en wordt automatisch gevuld met de volgende opties:

  • Toekomstig in dienst
  • Actief dienstverband
  • Uit dienst
  • Nooit in dienst geweest.

De voorwaarden zijn als volgt:

Op basis van het gegevenselement 'Dienstverbandindicatie' en de ingangsdatumstatus 'In dienst (1)' ten opzichte van de systeemdatum, kan een van de genoemde waarden worden ingevuld:

1.Toekomstig in dienst

Een medewerker is nu al aangemaakt in HR Core/Payroll business maar is nog niet in dienst; het actieve dienstverband ligt in de toekomst en is al vastgelegd.

2.Actief dienstverband

De medewerker is op de huidige peildatum in dienst (Dienstverbandstatus is 1 - In dienst).

3. Uit dienst

De medewerker is in het verleden in dienst geweest of komt in de toekomst in dienst, maar is dat op de huidige peildatum niet.

4. Nooit in dienst geweest

De medewerker is aangemaakt in HR Core/Payroll business maar heeft nooit een actief dienstverband gehad.

Actie

Als gebruiker hoeft er geen specifieke actie te worden ondernomen. Op basis van de genoemde regels kan worden gecontroleerd of de inhoud van de velden correct is.

Opgeloste meldingen

Eerste verwerking toont in scherm verkeerde periode (6002615) (Payroll)

Melding

Wanneer een eerste salarisverwerking wordt opgestart en je direct het scherm ververst om te zien dat de verwerking is opgestart kan het heel soms voorkomen dat het scherm de verkeerde periode aangeeft (1 periode verder dan je opgestart hebt). Dit is alleen een visueel probleem, omdat de salarisverwerking zelf wel de juiste periode opstart.
Dit is echter wel verwarrend en kan vragen oproepen.


Oplossing

Beheer / Salarisberekening / Salarisberekening
Met ingang van deze release is dit probleem opgelost. Het scherm salarisberekening laat nu altijd in de "geplande verwerkingen "de juiste periode zien waar het systeem mee aan het berekenen is.

Actie

Er is geen actie nodig. Het systeem laat nu altijd de juiste periode zien wat is opgestart.

Eenmalige uitkering (bedrag) niet uitbetaald aan wn ID na periode 1 (6776113) (Payroll)

Melding

De eenmalige uitkering (bedrag) wordt niet uitgekeerd aan medewerkers die na 1/1/2024 in dienst zijn gekomen.

Oplossing

In de arbeidsvoorwaarde Eenmalige uitkering (zowel bij de variant bedrag als bij de variant percentage) zit een conditie dat medewerkers op 1 januari van het jaar in dienst moeten zijn om tot uit betaling te komen. Deze restrictie is niet beschreven in de online help en is overbodig aangezien er ook al gecontroleerd wordt of de medewerker in dienst is op de peildatum in dienst (op het bedrijfsscherm).

Deze restrictie is nu verwijderd; als de medewerker in dienst is op de peildatum in dienst wordt de eenmalige uitkering berekend.

Daarnaast blijkt dat in de online help, bij de variant percentage, niet is beschreven hoe je looncomponenten kunt toevoegen aan de berekening. Dat kan namelijk via de grondslag Loon (eenmalige uitkering). Om duidelijk te maken dat deze grondslag alleen wordt gebruikt bij de berekening van de eenmalige uitkering variant percentage is deze grondslag hernoemt naar: Eenmalige uitkering (perc) - aanvullende grondslag.

Tevens is dit beschreven in de online help.

Actie

De ingangsdatum van de wijziging is 1 januari 2025. Als je in 2024 gebruik maakt van de eenmalige uitkering moet je nog wel rekening houden met de restrictie dat de medewerker op 1 januari 2024 in dienst moet zijn en desgewenst de eenmalige uitkering via een vrije looncomponent uitkeren aan die medewerkers.

De wijziging in de omschrijving van de grondslag is wel vanaf deze release actief.

Berekening 30% bij uitdienst (6337524) (Payroll)

Melding

Bij medewerkers waarbij de 30% regeling, variant excl. extraterritoriale kosten, actief is en in de periode na uitdienst een nabetaling ontvangen, wordt soms wel een bruto inhouding gedaan, maar geen netto vergoeding uitgekeerd.

Oplossing

Dit kan voorkomen bij medewerkers waarbij sprake is van een verlaagd percentage voor de 30% regeling. Omdat in de periode na uitdienst het cumulatieve loon is gewijzigd, is er ruimte om de nabetaling in zijn geheel als netto vergoeding uit te keren. Maar het resultaat van het bruto en de bruto inhouding is nul, waardoor de verdere verwerking van de looncomponent(en) in de salarisverwerking stopt.

Dit is nu aangepast; als na de bruto inhouding het resultaat nul is wordt de berekening wel verder uitgevoerd en wordt de netto vergoeding wel uitgekeerd.

Een nadeel van de oplossing is dat als er sprake is van meerdere looncomponenten die worden betaald in de periode na uitdienst de bruto inhouding wel per looncomponent wordt getoond, maar dat de volledige netto vergoeding bij slechts één looncomponent op de strook staat. Ook kan er 1 cent verschil zijn tussen de netto vergoeding en het netto op de strook.

Actie

Deze wijziging is actief per 1 oktober 2024. Als je dit probleem voor 1 oktober hebt gezien en gecorrigeerd hoef je niets te doen; heb je het nog niet opgelost dan adviseren wij je de nabetalingen in de laatste periode van in dienst te boeken, dan treedt dit probleem niet op.

Na 1 oktober zal het niet meer optreden.

Jaarloon bijzonder tarief niet herrekend bij correcties vorig jaar (6749200) (Payroll)

Melding

Het Jaarloon bijzonder tarief wordt vastgesteld aan de hand van het fiscale loon van het voorgaande jaar. In geval er in het huidige jaar nog correcties worden gedaan over het voorgaande jaar, moeten deze correcties ook worden meegerekend voor de berekening van het nieuwe jaarloon BT.  Dit geldt alleen wanneer er sprake is als er nog gebruik wordt gemaakt van de correctiemodus.

Oplossing

Wanneer een Bedrijf nog in correctiemodus is, dat geldt wanneer het gegevenselement "nabetalingen vanaf periode" kleiner is dan de salaris periode, dan worden met ingangsdatum 01-01-2025 eventuele correcties over voorgaand jaar ( in dit voorbeeld 2024) meegeteld in de berekening van het Jaarloon BT. In geval van meerdere correcties in verschillende perioden zal het Jaarloon BT steeds opnieuw berekend worden. Dit kan gevolgen hebben voor de uitbetalingen tegen bijzonder tarief in het huidige jaar. Zodra het Bedrijf overgaat na de nabetaalmodus zal het Jaarloon BT niet meer herrekend worden.

Actie

Er is geen actie nodig.

Verschil in Fiscaal Jaarloon Rapport Werkkosten en Verzamelloonstaat (6593337) (Payroll)

Melding


Wanneer er voor een medewerker op meerdere IKV's uitbetalingen zijn gedaan dan kan het fiscaal  jaarloon op de werkkosten rapportage de verkeerde waarde geven. 
Wanneer er reeds een uitbetaling Transitievergoeding had plaatsgevonden, en daarna vond er nog een uitbetaling plaats op het gewone contract dan werden niet het juiste cumulatieve Fiscaal Jaarloon opgehaald van deze medewerker.


Oplossing


We hebben dit opgelost door de telling van het Fiscaal Jaarloon op alle rapportages gelijk te trekken. Hierdoor kunnen er geen verschillen meer ontstaan in de uitkomst van de diverse rapportages.

Actie


Er is geen actie nodig. Bij het draaien van het werkkosten rapport zal deze automatisch de juiste jaarlonen tonen.

Foutmelding salaristrede Proforma berekening (6749320) (payroll)

Melding

Bij wijzigiging van een Salaristrede voor de proforma berekening kon het voorkomen dat de nieuwe trede niet goed werd meegenomen.

Oplossing

Vanaf nu worden wijzigingen van Salaristredes goed meegenomen in de Pro-forma berekening.

Actie

Er is geen actie nodig.

Medewerkers
Actieve onderwerpen