Release notes nieuwe Loonaangifte Payroll Business 2023 - Versie 2

[#1]

• Gewijzigd in versie 2
• 1. Functionaliteit Loonaangifte nu onderdeel van Payroll Business
• Meld je aan voor de kennissessie
• Updates via community
• 2. Verbeteringen nieuwe Loonaangifte
• 3. Autorisatie
• Gebruikersgroep Loonaangifte
• 4. Inrichten aangifteproces
• Onderneming
• Aangifte stuurgegevens
• Interfaces
• 5. Periodieke controle en verzending
• Eindheffingen en afdrachtverminderingen
• Aangifteverwerking
• Aangifte
• 6. Rapporten
• Aangifte totalen en afdrachten
• Aangifte detalis
• Automatische rappportage
• 7. Nul- en Nihilaangiftes
• 8. Signaleren aangiftetermijn, automatisch verzenden en collectief inzenden nog niet mogelijk

Gewijzigd in versie 2

In versie 2 zijn in de hoofdstukken 3. Autorisatie en 4. Inrichten aangifteproces alle acties gewijzigd. 

1. Functionaliteit Loonaangifte nu onderdeel van Payroll Business

Zoals je in de release notes Payroll Business 2023-01 kunt lezen, verandert de werking van de loonaangifte. Vanaf januari 2023 verstuur je de loonaangiftebestanden niet meer via de aparte module Loonaangifte die je start via de tegel in het Youforce portaal, maar vanuit Payroll Business (YouPay) zelf. Let op: dit betekent ook dat je in de oude module GEEN nieuwe aangiftes meer zult zien.

De verwachting is dat wij eind januari deze nieuwe manier van loonaangifte voor elke klant vrij kunnen geven. 

Meld je aan voor de kennissessie

In deze extra release notes vind je de nodige uitleg over de werking van de nieuwe Loonaangifte. In onze maandelijkse kennissessie waarin wij uitleg geven over de inhoud van de laatste release, gaan wij deze maand uitgebreid in op de werking van de nieuwe loonaangifte. We laten de nieuwe functionaliteiten zien en je hebt de gelegendheid om vragen te stellen. Je kunt je hiervoor aanmelden via de Eventkalender op de algemene YouServe-community. 

Updates via community

Zodra als we verder zijn in het opleverproces en wij de nieuwe Loonaangifte volledig vrij gaan geven, zullen we regelmatig updates over de nieuwe Loonaangifte op de community publiceren via het nieuwsbericht Status nieuwe loonaangifte. Abonneer je op dit nieuwsbericht, zodat je geen update mist.

2. Verbeteringen nieuwe Loonaangifte

De belangrijkste verbeteringen in de geheel vernieuwde Loonaangifte van Payroll Business (Youpay) zijn:

• Voortaan ga je niet meer via de Youforce portal naar de Loonaangifte-tegel, maar je kiest een gebruikersgroep in YouPay (Payroll Business) zelf
• Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd: daardoor is de aangifte sneller klaar en kunnen we je - als het goed is - ook sneller helpen bij vragen of problemen.
• De rapportagemogelijkheden zijn verbeterd, zo krijg je onder meer de aangifte-details voortaan standaard in Excel.
• Je kunt voortaan zien welke collega de aangifte heeft ingestuurd.
• Je kunt exact zien welke salarisverwerkingen in welke aangifte zijn verwerkt.
• Alle wijzigingen in de instellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Zodoende kun je gemakkelijk zien wanneer er wijzigingen hebben plaatsgevonden, en door wie.
• Het te gebruiken betalingskenmerk wordt bepaald en getoond in het scherm en in het overzicht met afdrachten.

De UPA- en APG-aangiftes gaan we het komende jaar toevoegen aan deze nieuwe gebruikersinterface, zodat je vanaf dat moment voor alle aangiftes dezelfde werkwijze kunt aanhouden. Hieronder is beschreven hoe de nieuwe loonaangifte werkt en wat je moet doen om deze voor een van je klanten in gebruik te nemen.

3. Autorisatie

Gebruikersgroep Loonaangifte

Instellingen > Gebruikersgroepen

Er is een nieuw gebruikersprofiel beschikbaar: Loonaangifte. Dit bevat alle menu-opties die je nodig hebt voor het aanmaken, controleren en verzenden van de aangifte.

Actie

Eind januari zorgen we ervoor dat voor jouw organisatie een Gebruikersgroep klaar staat met de naam Loonaangifte. Alle collega's die tot dan toegang hadden tot de oude oplossing via de tegel op het Youforce Portaal, kunnen dan via deze Gebruikersgroep de nieuwe menu-opties voor de Loonaangifte in Payroll Business benaderen.

4. Inrichten aangifteproces

Onderneming

Instellingen > Onderneming

In dit scherm leg je vast welke loonheffingenummers binnen jouw organisatie in gebruik zijn en welke aangiftefrequentie van toepassing is. 

Actie

Eind januari zorgen wij ervoor dat voor al jouw loonheffingennummers een onderneming wordt klaargezet. Op dat moment kun je controleren of de getoonde gegevens correct zijn: het loonheffingennummer en de aangiftefrequentie. Als je veel loonheffingennummers in gebruik hebt, kun je daarvoor eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies in dat geval bij de beschikbare niveaus, het niveau Onderneming.

Aangifte stuurgegevens

Instellingen > Aangifte stuurgegevens

Hier leg je per onderneming vast welke aangiftes er aangemaakt moeten worden, voor welke instantie, en wie de contactpersoon is. Voorlopig is dit alleen de loonaangifte en is de instantie per definitie de Belastingdienst, later komen hier de pensioenuitvoerders bij.

Actie

Eind januari zetten we deze gegevens automatisch voor je klaar, op basis van de contactgegevens  in de oude aangiftemodule. Op dat moment kun je controleren of de getoonde gegevens correct zijn: de contactpersoon en het telefoonnummer. Hiervoor kun je eventueel ook het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Onderneming/Aangifte stuurgegevens. 

Interfaces

Instellingen > Interfaces > Loon- en pensioenaangifte (nieuw)

In het interfacescherm Loon- en pensioenaangifte (nieuw) bepaal je per bedrijf onder welke onderneming (Loonheffingennummer) het bedrijf valt en vanaf wanneer de gegevens van het bedrijf in de aangifte moeten worden opgenomen.

Actie

Eind januari zorgen we ervoor dat jouw bedrijven automatisch worden gekoppeld aan de onderneming met het juiste loonheffingennummer. Gebruik eventueel het Mutatieverslag uitgebreid om de bedrijfsgegevens te controleren, met name de Onderneming waar een bedrijf aan is gekoppeld is voortaan belangrijk. Kies hiervoor het niveau Bedrijf.

5. Periodieke controle en verzending

Eindheffingen en afdrachtverminderingen

Beheer > Eindheffingen en afdrachtverminderingen

Het controleren en vastleggen van eindheffingen en afdrachtverminderingen deed je voorheen in het scherm Interfaces, per bedrijf afzonderlijk en je kon in Payroll Business alleen Eindheffing doorlopend afwisselend gebr bestelauto en    
Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk vastleggen. De overige bedragen moest je elke maand opnieuw aan de loonaangifte toevoegen, nadat die was klaargezet.

Dit proces hebben we als volgt verbeterd:

• Voortaan leg je de eindheffingen en afdrachtverminderingen vast dit bij Onderneming, dus op het niveau van het Loonheffingennummer.
• Je kunt alle eindheffingen en afdrachtverminderingen vastleggen die zijn toegestaan.
• De aangifteverwerking zal in elk aangiftetijdvak het opgegeven bedrag verwerken.
• Als een bedrag vanaf enig moment wijzigt, kies dan de juiste Peildatum, wijzig het bedrag en kies Opslaan . 
• Als het aangeven van een bedrag vanaf enig moment niet meer nodig is, vul dan de juiste Peildatum in, maak het bedragveld leeg en kies Opslaan.

Let op:

• De Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard wordt bepaald via de arbeidsvoorwaarde Eindheffingen (dit is ongewijzigd) en staat niet in dit scherm.
• Als je deze bedragen wijzigt voor een tijdvak waarvoor de aangifte al is gemaakt, worden de bedragen bij de volgende tijdvakaangifte met terugwerkende kracht doorgegeven in de vorm van een correctie aangifte.
• Draai eventueel een aanvullende salarisverwerking voor de actuele periode om de bedragen van de actuele periode alsnog in het actuele aangiftetijdvak op te nemen.

Actie 

Geef in dit scherm vanaf tijdvak 01-2023 de juiste bedragen op zoals die voor het loonheffingennummer periodiek moeten worden toegepast.

Doe dit bij voorkeur vóórdat je de salarisverwerking van januari afsluit, hierdoor komen de gegevens meteen in de aangifte 01-2023 terecht.

Aangifteverwerking

Beheer > Aangifteverwerking

In het scherm Aangifteverwerking vind je de bedrijven terug waarvoor er een salarisverwerking met afsluiting is uitgevoerd en zie je in welk aangiftetijdvak de gegevens terecht zijn gekomen. Ook zie je een signalering als er problemen zijn geconstateerd in de salarisverwerking. Let op: de aangifte is in dat geval niet aangemaakt of bijgewerkt, je moet dan eerst een aanvullende verwerkingscyclus uitvoeren waarin je de fouten oplost. Dit gedeelte van het proces is niet gewijzigd:

• Als er fouten zijn, vind je deze terug in het Interface Log rapport Loonaangifte bij Gedeelde rapporten.
• Via Inrichting > Interfaces > Loonaangifte (nieuw) kun je opgeven dat dit rapport automatisch verzonden moet worden naar een specifiek e-mailadres.

Aangifte

Beheer > Aangifte

In het scherm Aangifte vind je de aangiftes terug die zijn klaargezet om te verzenden. Kies een aangifte om meer details te zien. De informatie vind je in de volgende tabbladen:

Tabblad Aangifteverwerkingen

Hier zie je de salarisberekeningen met afsluiting die verwerkt zijn in de aangifte. Dit zijn alle normale verwerkingen van de betreffende bedrijven en alle aanvullende verwerkingen die zijn uitgevoerd zolang de aangifte nog niet was verzonden.  Aanvullende verwerkingen die na het verzenden van een aangifte worden uitgevoerd hebben effect op de volgende aangifte in de vorm van een correctie-aangifte.

Tabblad Onderneming tijdvakken

Hier zie je alle aangiftetijdvakken die voor deze onderneming worden aangegeven. Dit is altijd het actuele tijdvak, maar als er in het lopende jaar herrekeningen hebben plaatsgevonden, zie je ook tijdvakken die al eerder zijn aangegeven en die nu opnieuw worden doorgegeven.

Dubbelklik op een tijdvak om de details van de aangifte voor dat tijdvak te zien. Op dit niveau worden de volgende gegevens aan de Belastingdienst doorgegeven:

• De totalen van diverse aangifterubrieken - loon, aanwas, loonheffing, premies
• Eindheffingen en afdrachtverminderingen
• Totaal te betalen voor deze aangifte, met vermelding van de saldo's van correctieaangiftes

Tabblad IKV tijdvakken

Hier zie je alle inkomstenverhoudingen die in de aangifte zijn opgenomen en per inkomstenverhouding alle aangiftetijdvakken.  

Je kunt zoeken op bedrijf, aangiftetijdvak en medewerker.

• Klik op een IKV-tijdvak voor meer details: op dit niveau zie je alle rubrieken die volgens de Gegevensspecificatie van de Belastingdienst in de aangifte zijn opgenomen.

Tabblad Verzending en verwerking

Via dit tabblad kun je de aangifte verzenden. Je ziet vervolgens de informatie die de Belastingdienst terugkoppelt en wat dat doet met de status van de aangifte: verzonden, verwerkt, afgekeurd.

Door bij Aangiftebericht te klikken op zip kun je het letterlijke XML bericht bekijken zoals dat is verzonden.

Als de aangifte is afgekeurd of is verwerkt met waarschuwingen, kun je in de terugkoppeling bij Meldingen klikken op xlsx, om de lijst met fouten of waarschuwingen op te roepen.

6. Rapporten

Met onderstaande twee nieuwe rapporten kun je de inhoud van de aangifte bekijken en controleren.

Aangifte totalen en afdrachten

Rapporten > Aangifte totalen en afdrachten

Het rapport Aangifte totalen en afdrachten laat alle bedragen zien die op het niveau Onderneming (loonheffingennummer) in de aangifte zijn opgenomen.

Het rapport is een samenvoeging van de bestaande rapporten Inhoud periodecollectieven en Te betalen per periode(n), in de oude oplossing moest je deze twee rapporten afzonderlijk opvragen.

Pagina 1 toont de bedragen die aan de Belastingdienst betaald moeten worden:

• Totaal af te dragen voor het actuele aangifte tijdvak
• Totaal af te dragen voor eerdere tijdvakken
• Totaal generaal

Vanaf pagina 2 zie je de achterliggende details per aangiftetijdvak:

• Als er geen herrekening heeft plaatsgevonden, is dit alleen één pagina met daarop het actuele aangifte tijdvak.
• Als er wel is herrekend, zie je meerdere pagina's met op elke pagina de nieuwe stand van de aangifte en de verschillen die dat oplevert ten opzichte van eerdere aangiftes.

Werkwijze

• Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen.
• Geef eventueel aan dat je alleen pagina 1 met daarop de te betalen bedragen wilt ontvangen.
• Klik op Rapport uitvoeren.
• Het resultaat wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je terug bij Mijn rapporten.

Als je alleen de te betalen bedragen in het rapport wilt opnemen, zet dan een vinkje bij Alleen overzicht afdrachten; je krijgt dan alleen de eerste pagina.

Aangifte detalis

Rapporten > Aangifte details

Het rapport Aangifte details laat alle gegevens zien die op het niveau Inkomstenverhouding in de aangifte zijn opgenomen.

Standaard krijg je dit in Excel-formaat (xlsx), eventueel kun je vanuit Excel of Google sheets de gegevens ook in een ander formaat opslaan, bijvoorbeeld csv of oudere  Excel-versies.

De gegevens zijn gegroepeerd in zes tabbladen:

1. Inkomstenverhouding:
   Alle gegevens die één-op-éen met de inkomstenverhouding kunnen worden weergegeven, zoals BSN, IKV, naam van de medewerker en alle berekende bedragen.
2. Inkomstenperiode:
   Alle rubrieken uit de gegevensgroep Inkomstenperiode. Deze groep kan binnen een aangiftetijdvak bij hetzelfde IKV meerdere keren voorkomen.
3. Sector
   Dit gegeven word apart vermeld, omdat er in de aangifte in principe meerdere waarden binnen een aangiftetijdvak kunnen voorkomen.
4. Intrekkingen
   Hier zie je de inkomstenverhoudingen die komen te vervallen ten opzichte van eerder ingediende aangiftes. 
5. Legenda
   Dit tabblad helpt je om de juiste aangifterubriek te vinden. De namen stemmen overeen met de Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen.
6. Rapport-parameters:
   Hier zie je de parameters die je hebt ingevuld toen je het rapport opvroeg.

Werkwijze

• Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen.
• Geef aan welke tijdvakken je wilt zien:
  • alleen de tijdvakkken die je met deze aangifte aangeeft
  • alle tijdvakken die in het lopende jaar tot en met deze aangifte bij de Belastingdienst kenbaar zijn gemaakt. 
• Klik op Rapport uitvoeren.
  Het rapport wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je bij Mijn rapporten

Optionele velden Bedrijf, Medewerker, Tijdvak vanaf en t/m

Het rapport Aangifte details toont standaard de complete inhoud van de aangifte, met daarin alle bedrijven en alle medewerkers. In de Excel-file kun je vervolgens zoeken of filters aanbrengen.

Als je echter op zoek bent naar een bepaald bedrijf, een bepaalde medewerker of een specifiek eerder aangegeven aangiftetijdvak, vul deze gegevens dan in voordat je het rapport aanmaakt. Hierdoor krijg je een veel beknopter rapport, dat sneller klaar is en waarin je gemakkelijker kunt zoeken naar specifieke aangifterubrieken.

Automatische rappportage

Salarisdossier

Zodra de Belastingdienst een aangifte heeft verwerkt, wordt automatisch het rapport Aangifte totalen en afdrachten aangemaakt. De gebeurt alleen als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• De interface Loonstroken en jaaropgaven naar Digitaal dossier staat aan.
• De interface Automatische rapportage staat aan, waarbij in het detailscherm: 
  • de indicatie Aangifte totalen en afdrachten aan staat 
  • de bestemming voor het rapport is ingevuld: Salarisdossier of Zelf downloaden via gedeelde rapporten

Plaatsing in salarisdossier:

• Het rapport wordt gepubliceerd onder de menukeuze Aangifteoverzicht afdrachten. Dit geldt zowel voor pagina 1 (de afdrachten), als de overige pagina's (de totalen per tijdvak).
• De menukeuze Aangifteoverzicht specificaties wordt voor aangiftes vanaf 2023 niet meer gebruikt.

Deloitte

• Het rapport wordt eveneens automatisch aangemaakt als de interface Gegevensuitwisseling Deloitte actief is.
• In de interface wordt het rapport Aangifte totalen en afdrachten doorgegeven in plaats van het oude rapport Te betalen per periode.

7. Nul- en Nihilaangiftes

Er zijn twee speciale soorten aangiftes:

1. Nihilaangifte
   Deze is nodig als je geen personeel in dienst hebt en geen loon meer betaalt, maar nog geen schriftelijke melding hebt ontvangen van de Belastingdienst dat je niet meer inhoudingsplichtig bent.
2. Nulaangifte
   Deze moet je versturen als je wel werknemers in dienst hebt in het loontijdvak, maar geen loon hebt betaald. Dit geldt met name twee keer per kwartaal voor kwartaalverloners.

Op dit moment is het nog niet mogelijk om dit soort aangiftes te genereren. Deze komen binnenkort wel beschikbaar.

Bedrijven die in januari een kwartaalverloning voor het eerste kwartaal willen uitvoeren, kunnen dit wel gewoon doen en de salarisberekening gewoon afsluiten. De aangifte voor tijdvak 01-2023 zal in eerste instantie nog niet aangemaakt worden, maar volgt wel zo spoedig mogelijk.

8. Signaleren aangiftetermijn, automatisch verzenden en collectief inzenden nog niet mogelijk

Drie zaken die je wellicht gewend was te gebruiken, zijn op dit moment in deze nieuwe Loonaangifte nog niet mogelijk:

1. Je kunt nog niet inrichten dat de aangifte automatisch wordt verstuurd.
2. We kunnen je nog geen signaal sturen dat de aangiftetermijn gaat verstrijken.
3. Je kunt nog niet een groep loonheffingennummers in één keer collectief inzenden - dit is vooral van belang voor administratiekantoren.

Deze opties gaan we uiteraard zo spoedig mogelijk in een van de volgende releases toevoegen.

[#2]

Hier vind je de dagen waarop de YouServe releases in 2024 zijn gepland.

• Tijdens de releases op de geplande zaterdagen zijn de applicaties tijdelijk niet beschikbaar. Welke producten die dag een release hebben, melden we vooraf via onze maandelijkse berichten bij Releases.
• Op de geplande zondagen vinden de maandelijkse (security) patches op de Infrastructuur plaats. Hierdoor zijn de applicaties niet beschikbaar tussen 18.00 en 24.00 uur.
• Op de geplande dinsdagen vindt onderhoud plaats aan het netwerk. De applicaties blijven beschikbaar, maar er kunnen voor kortere momenten onderbrekingen zijn. Dit onderhoud vindt plaats tussen 20.00 en 24.00 uur.

De release kalender van Visma Raet vind je  hier.

Januari 2024
	1	2	3	4	5
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24	31
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Februari
	5	6	7	8	9
Ma		5	12	19	26
Di		6	13	20	27
Wo		7	14	21	28
Do	1	8	15	22	29
Vr	2	9	16	23
Za	3	10	17	24
Zo	4	11	18	25

Maart
	9	10	11	12	13
Ma		4	11	18	25
Di		5	12	19	26
Wo		6	13	20	27
Do		7	14	21	28
Vr	1	8	15	22	29
Za	2	9	16	23	30
Zo	3	10	17	24	31

April
	14	15	16	17	18
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Mei
	18	19	20	21	22
Ma		6	13	20	27
Di		7	14	21	28
Wo	1	8	15	22	29
Do	2	9	16	23	30
Vr	3	10	17	24	31
Za	4	11	18	25
Zo	5	12	19	26

Juni
	22	23	24	25	26
Ma		3	10	17	24
Di		4	11	18	25
Wo		5	12	19	26
Do		6	13	20	27
Vr		7	14	21	28
Za	1	8	15	22	29
Zo	2	9	16	23	30

Juli
	27	28	29	30	31	&nbsp
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24	31
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Augustus
	31	32	33	34	35
Ma		5	12	19	26
Di		6	13	20	27
Wo		7	14	21	28
Do	1	8	15	22	29
Vr	2	9	16	23	30
Za	3	10	17	24	31
Zo	4	11	19	25

September
	35	36	37	38	39	40
Ma		2	9	16	23	30
Di		3	10	17	24
Wo		4	11	18	25
Do		5	12	19	26
Vr		6	13	20	27
Za		7	14	21	28
Zo	1	8	15	22	29

Oktober
	40	41	42	43	44
Ma		7	14	21	28
Di	1	8	15	22	29
Wo	2	9	16	23	30
Do	3	10	17	24	31
Vr	4	11	18	25
Za	5	12	19	26
Zo	6	13	20	27

November
	44	45	46	47	48
Ma		4	11	18	25
Di		5	12	19	26
Wo		6	13	20	27
Do		7	14	21	28
Vr	1	8	15	22	29
Za	2	9	16	23	30
Zo	3	10	17	24

December
	48	49	50	51	52	1
Ma		2	9	16	23	30
Di		3	10	17	24	31
Wo		4	11	18	25
Do		5	12	19	26
Vr		6	13	20	27
Za		7	14	21	28
Zo	1	8	15	22	29