Releases Youforce Dossier

2025-06-10 Uploaden naar Personeelsdossier met drag en drop Moderne browsers bieden de mogelijkheid om met drag en drop een document te uploaden door deze op de knop 'Uploaden' te laten 'vallen'. In deze release is een aanpassing doorgevoerd waarbij deze mogelijkheid duidelijker zichtbaar is geworden bij het toevoegen van een nieuuw document. In het dialoogvenster 'Document toevoegen' is onderaan een vlak toegevoegd waar een bestand naar toe kan worden gesleept. Door op het vlak te klikken wordt het dialoogvenster om een bestand te selecteren getoond.     Rapportage 'Bewaartermijnen' In de configuratiemodule van Personeelsdossier is een nieuwe optie 'Rapportages' toegevoegd met daarin de mogelijkheid om een rapport op te vragen van alle bewaartermijnen.   Bij het opvragen van dit rapport kan worden gekozen voor een Excel-bestand of een CSV-bestand.     In de rapportage worden nu ook de bewaartermijnen per bewaarschema uitgelijst.       Rapportage 'Autorisaties' In de autorisatiemodule van Personeelsdossier is de bestaande menu-optie 'Koppelbestanden' aangepast naar 'Rapportages'. Binnen deze menu-opties is naast de bestaande koppelbestanden nu ook een rapportage op te vragen van alle expliciete autorisaties.   Dit rapport toont de autorisaties die zijn in gericht in de autorisatiemodule waarmee wordt afgeweken van de standaard rolgebaseerde autorisaties uit de HR-module.     Met dit rapport wordt een Excel-werkboekbestand aangemaakt met 5 werkbladen die de volgende overzichten bevatten: Gebruikersautorisaties Welke gebruikers hebben expliciete autorisatie door middel van volledige toegang en/of een expliciete rol en/of aanvullende autorisaties op afdelingen en dienstverbanden Afdelingautorisaties Welke gebruikers hebben expliciete autorisaties op welke afdelingen  Dienstverbandautorisaties Welke gebruikers hebben expliciete autorisaties op welke dioenstverbanden Documentsoortprivileges per rol Welke rollen hebben welke privileges op welke documentsoorten Globale privileges per rol Welke rollen hebben welke globale privieleges    Het rapport laat de actuele situatie zien op het moment van opvragen. Als een gebruiker inlogt in Youforce/YouServe en vervolgens Personeelsdossier start dan worden deze autoriaties toegepast.   Opmerking: Binnen Personeelsdossier is de status van de gebruikers niet bekend. Het overzicht laat daarom alle expliciete autorisaties van alle gebruikers zien, ongeacht of de gebruiker nog actief is of dat de gebruiker geen rechten (meer) heeft om Personeelsdossier te starten. Het kan dus zijn dat er autorisaties in het rapport staan voor gebruikers die nooit meer zullen inloggen in Youforce of die geen rechten meer hebben om Personeelsdossier te starten.  Verder is het mogelijk dat er wel autorisaties zijn ingericht voor een gebruiker, maar dat deze nooit Personeelsdossier heeft gestart. In dat geval is de gebruikersnaam niet bekend binnen Personeelsdossier en is deze kolom leeg bij de betreffende gebruiker.   Organisatieonderdeel in dienstverbandinformatie Als een medewerker meerdere dienstverbanden heeft aan verschillende organisatieonderdelen dan werd in de resultatenlijst het organisatieonderdeel leeg gelaten. Het organsiatieonderdeel stond echter niet in de dienstverbandinformatie van de medewerkers.   Vanaf deze release wordt in de dienstverbandinformatie van de medewerker ook het organisatieonderdeel getoond:     'Datum verwijderd' in prullenbak In het resultatenscherm van de prullenbak werd 'Datum verwijderd' getoond, maar het was niet mogelijk om op het filterscherm te filteren op de datum waarop documenten in de prullenbak zijn gezet.  Vanaf deze release is het mogelijk om ook te filteren op 'Datum verwijderd'.   'Dienstverband uit dienst' en 'Medewerker uit dienst' in filter en resultatenlijst In veel gevallen is de berekende verwijderdatum afhankelijk van de datum uit dienst van de medewerker of van een dienstverband van de medewerker. Soms is het zinvol om het documentenoverzicht te kunnen filteren of te sorteren op deze datum uit dienst.    In deze release zijn de 'Dienstverband uit dienst' en 'Medewerker uit dienst' toegevoegd aan het filterscherm en aan de resultatenlijst, zodat op deze velden kan worden gefilterd en gesorteerd.  

2025-05-02 Bedragen standaard verborgen in Medewerkerdossier Vanaf deze release worden de bedragen op de tab Salarisdossier standaard verborgen getoond. Deze functionaliteit is met name ook zinvol op de smartphone of tablet in de Youforce App als je op Mijn Dossier klikt terwijl er iemand mee kijkt:       In de balk 'Bedragen' is een icoon toegevoegd om de bedragen binnen de huidige sessie zichtbaar te maken:   Door alleen op het icoon te klikken zullen de bedragen de volgende keer dat de applicatie gestart wordt weer onzichtbaar zijn. Voor gebruikers die de bedragen altijd getoond willen hebben is er een mogelijkheid om deze functionaliteit uit te zetten door op het pijltje te klikken en 'Bedragen standaard verbergen' uit te zetten. De eerste keer dat je de applicatie start wordt je gewezen op de knop om de bedragen zichtbaar te maken:      

2025-03-24 Laatst gebruikte tabblad in Youforce App In Mijn Dossier in de Youforce App wordt vanaf deze release ook het laatst gebruikte tabblad bewaard, zodat dit tabblad de volgende keer meteen wordt getoond.   Vorige/volgende document in Youforce App In de Youforce App is het vanaf deze release mogelijk om eenvoudig te navigeren naar het vorige of volgende document zonder terug te hoeven naar de lijst met beschikbare documenten:       Scherpere weergave document in Youforce App Afhankelijk van de resolutie van het scherm van de mobiele telefoon was de initiële weergave van een document soms wat onscherp. In deze release is weergave van het gehele document aangepast zodat deze scherper wordt weergegeven. Na het inzoomen wordt  het document ververst door een scherpere versie van het document, zodat het ingezoomde fragment van het document ook scherp wordt weergegeven.   2025-03-19 Laatst gebruikte tabblad Medewerkerdossier In Medewerkerdossier wordt vanaf deze release het laatst gebruikte tabblad voor het weergeven van de salarisdocumenten bewaard, zodat de volgende keer meteen dit tabblad wordt getoond. Als een gebruiker de laatste keer de salarisspecificatie heeft geraadpleegd, dan zal de volgende keer ook meteen de salarisspecificatie worden getoond. Als het laatste gebruikte tabblad het overzicht met de bedragen is geweest dan zal dit tabblad de volgende keer worden getoond. Op deze manier hoeven gebruikers die bijvoorbeeld liever de salarisspecificatie willen zien niet steeds het tabblad Salarisspecificatie te kiezen. Vertaling menuopties Youforce Navigatiebalk  In de Youforce navigatiebalk in Medewerkerdossier werden de opties Salarisdossier en Personeelsdossier soms in het Engels weergegeven (Payroll FIle en Personnel File). In deze release is een aanpassing doorgevoerd zodat de gekozen taalinstelling binnen Youforce correct wordt toegepast.   2025-03-17 Aangepaste weergave Medewerkerdossier In de desktop-modus van Medewerkerdossier worden vanaf deze release de tabbladen anders weergegeven, zodat deze meer in lijn zijn met de gebruikersinterface van de andere modules binnen Youforce. Daarnaast wordt de dynamische salarisspecificatie eenvoudiger weergegeven. Het 'Totaal'-diagram is hierbij vervangen door een eenvoudige berekening van 'Vergoedingen - Inhoudingen = Netto'.      2025-03-11 Aangepast uiterlijk met nieuwe navigatiebalk In de autorisatiemodule en configuratiemodule van Personeelsdossier wordt vanaf deze release een navigatiebalk getoond.       Aan de linkerkant van de navigatiebalk staat een Home-knop waarmee teruggekeerd kan worden naar het hoofdscherm van Mijn Youforce. Aan de rechterkant staat het gebruikersicoon waarmee de persoonlijke instellingen van Youforce kunnen worden aangepast en waarmee kan worden uitgelogd. Er zijn ook enkele wijzigingen doorgevoerd in de gebruikte kleuren en het lettertype, zodat deze meer in lijn zijn met het uiterlijk van Mijn Youforce.   Opmerking: indien de weergave niet correct is dan is het aan te bevelen om de tijdelijke internetbestanden te verwijderen (Instellingen > Browsergeschiedenis verwijderen).     

2025-02-06 Aangepast uiterlijk met nieuwe navigatiebalk In Personeelsdossier en Salarisdossier wordt vanaf deze release een navigatiebalk getoond.      Aan de linkerkant van de navigatiebalk staat een Home-knop waarmee teruggekeerd kan worden naar het hoofdscherm van Mijn Youforce. Aan de rechterkant staat het gebruikersicoon waarmee de persoonlijke instellingen van Youforce kunnen worden aangepast en waarmee kan worden uitgelogd. Er zijn ook enkele wijzigingen doorgevoerd in de gebruikte kleuren en het lettertype, zodat deze meer in lijn zijn met het uiterlijk van Mijn Youforce.   Acties op meerdere importverslagen in Salarisdossier Sinds eind 2024 worden de salarisspecificaties en jaaropgaven vanuit Specificatie Manager beschikbaar gesteld in Salarisdossier. In sommige gevallen betekent dit dat er meerdere importverslagen beschikbaar zijn; één per instellingsnummer. Om toch eenvoudig de salarisspecificaties en jaaropgaven te kunnen goedkeuren, publiceren of exporteren is het nu mogelijk om binnen één productie periode meerdere importverslagen te selecteren en daar een actie op uit te voeren.   Door eerst de gewenste producties aan te vinken en vervolgens op Acties te klikken kan één van de acties worden uitgevoerd op de geselecteerde importverslagen. Als er een importverslag uit een andere productieperiode wordt aan gevinkt dan zal deze niet worden meegenomen in de acties. Als de actie uitgevoerd is zal het aangevinkte importverslag uit de andere periode geselecteerd blijven staan. 2025-02-03 Nieuwe navigatiebalk Medewerkerdossier In de desktopmodus van Medewerkerdossier wordt vanaf deze release een navigatiebalk getoond.      Aan de linkerkant van de navigatiebalk staat een Home-knop waarmee teruggekeerd kan worden naar het hoofdscherm van Mijn Youforce. Aan de rechterkant staat het gebruikersicoon waarmee de persoonlijke instellingen van Youforce kunnen worden aangepast en waarmee kan worden uitgelogd.

2024-05-31 Instelling e-mailnotificatie naar privé e-mailadres soms niet getoond (#47315771) Op het nieuwe Configuratiescherm E-mailnotificatie werd in bepaalde gevallen onterecht weergegeven dat er geen e-mail wordt verstuurd als is ingesteld dat de notificatie naar het privé e-mailadres moet worden gestuurd. Dit had te maken met de volgorde waarin in het verleden de instellingen zijn toegevoegd.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd, zodat de huidige instellingen correct worden weergegeven.     2024-05-30 Rolwissel binnen Personeelsdossier Sinds de introductie van Mijn Youforce en Mijn YouServe krijgen gebruikers met meerdere rollen een rolselectiescherm bij het starten van Personeelsdossier. Na de selectie van een rol wordt Personeelsdossier opgestart met de rechten en zichtbare medewerkers van de gekozen rol.   In deze release wordt de actieve rol rechtbovenaan het scherm getoond, en door er op te klikken kan van rol worden gewisseld.       Na het selecteren van een andere rol wordt het autorisatieprofile opnieuw bepaald aan de hand van de gekozen rol en Personeelsdossier wordt vervolgens opnieuw gestart. De actieve rol wordt alleen getoond als de betreffende gebruiker meerdere rollen heeft met toegang tot Personeelsdossier.   Configuratiescherm E-mailnotificatie  Het configuratiescherm waarin medewerkers in kunnen stellen of ze een e-mailnotificatie willen ontvangen als er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar werkte sinds de overgang naar Mijn Youforce en Mijn YouServe niet naar behoren. Bij het bevestigen van het privé e-mailadres door het klikken op de link in de bevestigingsmail werd het adres weliswaar bevestigd, maar er verscheen een wit scherm waardoor dit niet duidelijk was voor de gebruiker.   In deze release is een vervangend scherm beschikbaar waarin de medewerker dezelfde opties heeft, maar het bevestigen van het privé e-mailadres gebeurt nu aan de hand van een 6-cijferige code.       Nadat de medewerker een privé e-mailadres heeft opgegeven en op Valideren heeft geklikt wordt er binnen enkele seconden een e-mail gestuurd naar dit e-mailadres met daarin de 6-cijferige code. Deze code moet worden ingevoerd in het scherm, en na het klikken op OK wordt het e-mailadres bevestigd.    Deze methode heeft (in tegenstelling tot de eerdere bevestigingslink in de e-mail) als voordeel dat er niet nogmaals ingelogd hoeft te worden op het apparaat waarop de e-mail met de code wordt ontvangen. Als bijvoorbeeld in de browser op een laptop de e-mailnotificatie wordt ingesteld en op een mobiele telefoon wordt de e-mail ontvangen met de code, dan hoeft nu niet apart meer ingelogd te worden op de mobiele telefoon. De 6-cijferige code die wordt ontvangen op de mobiele telefoon kan dan worden ingevuld op het browserscherm op de laptop.   Opmerking: Visma|raet is voornemens om deze functionaliteit op termijn uit te faseren. De inbox van Mijn Youforce en de Youforce App heeft deze functionaliteit grotendeels overgenomen, waarbij gebruikers van de Youforce App door middel van een push notificatie worden geïnformeerd dat er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar is. Zie ook Waar gaan we mee stoppen? - Roadmap 2024. Minder dan 1.000 resultaten bij bepaalde filters In sommige situaties werden er in het resultatenscherm van Personeelsdossier minder dan 1.000 resultaten getoond, terwijl er wel meer dan 1.000 aanwezig waren. Dit werd veroorzaakt door een specifiek filter op de resultaten die pas werd toegepast nadat de resultaten waren opgehaald.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd waarbij het betreffende filter wordt toegepast tijdens het ophalen van de resultaten, zodat er wel 1.000 worden opgehaald.

2023-07-04 Naamgeving tabbladen Sinds de introductie van Mijn Youforce worden de applicaties in aparte tabbladen van de browser geopend. De namen van de tabbladen waren echter gelijk aan elkaar voor Personeelsdossier en Salarisdossier.    In deze release is een aanpassing doorgevoerd zodat de naam van het tabblad gelijk is aan de naam van de applicatie:     Hierdoor zijn de verschillende tabbladen eenvoudiger van elkaar te onderscheiden.   Als Personeelsdossier wordt gestart is de naam van het tabblad ook Personeelsdossier, en linksboven in de header staat dan ook Personeelsdossier:   Als Salarisdossier wordt gestart dan wordt hier Salarisdossier getoond:     Printen salarisspecificaties vanuit Medewerkerdossier In Medewerkerdossier ('Mijn Dossier') was het niet mogelijk om direct vanuit de applicatie een salarisspecificatie of jaaropgave te printen. Hiervoor moest de salarisspecificatie eerst worden gedownload.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd waarmee het binnen Medewerkerdossier mogelijk is om de salarisspecificatie te printen.      In een browser op een desktopcomputer wordt het dialoogvenster van de printfunctionaliteit van het besturingssysteem getoond. Hierin kunnen de instellingen van de printer worden aangepast.   Opmerking: In de browser op een mobiele telefoon of in de Youforce App is het momenteel niet mogelijk om direct vanuit de applicatie te printen. Het document kan in dat geval worden gedownload en met de PDF-toepassing worden geopend en geprint.   Op een iPhone is het bestand terug te vinden in de Download-map binnen de app Files. Het bestand wordt dan geopend in de PDF-viewer van iOS en met de Share-knop kan worden gekozen voor Print. Dit is alleen mogelijk als er printers binnen het lokale netwerk worden gevonden die Airprint ondersteunen.   Op een Android-telefoon kan het bestand worden geselecteerd in de File Manager in de Download-map. Van daaruit kan het bestand worden geprint of eerst geopend en dan geprint.  Dit is vaak alleen mogelijk als er een App op de telefoon is geïnstalleerd van de fabrikant van de printer.    Opvragen medewerkers Personeelsdossier soms traag In specifieke situaties was het opvragen van de resultatenlijst in het menu Medewerkers van Personeelsdossier soms traag. Dit was met name het geval voor gebruikers die binnen hun autorisatieprofiel de dossiers van grote hoeveelheden medewerkers mogen raadplegen. Ondanks dat alleen de eerste 1.000 medewerkers worden getoond die aan de selectiecriteria op het tabblad Filter voldoen, duurde het toch lang voordat deze verschenen in de resultatenlijst. Dit was vooral het geval bij gebruikers die de dossiers van tienduizenden medewerkers kunnen raadplegen.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd waardoor het ophalen van de eerste 1.000 medewerkers in deze situaties aanzienlijk sneller is geworden.

2023-05-29 Toegang Personeelsdossier voor roltoewijzing De toegang tot Personeelsdossier wordt in Youforce verstrekt door een gebruiker expliciet toegang te geven of door het Autorisatieprofiel van een rol toegang te geven. In dit laatste geval wordt gekeken welke rol actief is bij een gebruiker en of deze rol wel of geen toegang heeft tot Personeelsdossier. Voor gebruikers van Mijn Youforce wordt de toegang tot Personeelsdossier verstrekt door gebruikers te autoriseren in het nieuwe Autorisatiebeheer. Hier is echter geen mogelijkheid om in te stellen of een gebruiker in een bepaalde rol wel of geen toegang heeft tot Personeelsdossier. In deze release is een aanpassing doorgevoerd die het mogelijk maakt om ook in de Autorisatiemodule van Personeelsdossier per rol in te kunnen stellen of een gebruiker met een roltoewijzing op deze rol wel of geen toegang heeft:     Het betreft hier dezelfde optie als in 'Youforce autorisatieprofielen beheren' waarbij de module 'Personeelsdossier' aan of uit wordt gezet voor een bepaalde rol:     Er zijn nu dus twee plekken waar de toegang op basis van een roltoewijzing aan of uit kan worden gezet. De nieuwe optie binnen de Autorisatiemodule van Personeelsdossier is vooral zinvol voor beheerders van Mijn Youforce die geen gebruik meer maken van autorisatieprofielen.    De optie om per rol in te stellen of deze wel of geen toegang heeft tot Personeelsdossier is alleen beschikbaar voor de vaste rollen uit de HR-module die worden weergegeven met haakjes eromheen (bijvoorbeeld <Manager>), met uitzondering van de rol <Medewerker>). De rol <Medewerker> heeft in principe nooit toegang tot Personeelsdossier, omdat medewerkers hun eigen dossier raadplegen via Medewerkerdossier ('Mijn Dossier'). De rollen zonder haakjes zijn alleen beschikbaar in Personeelsdossier voor het toekennen van een expliciete rol aan een gebruiker (bijvoorbeeld voor een gebruiker met beheerrechten), en deze worden nooit gebruikt voor automatische toegang op basis van een roltoewijzing.   Opmerking: Als onderdeel van de overgang naar Mijn Youforce ter vervanging van het traditionele Youforce Portaal zullen er in de nabije toekomst meer wijzigingen worden doorgevoerd met betrekking tot de autorisatie op basis van rollen.  

2023-04-17 Klikken op notificaties In de Youforce App en in Mijn Youforce worden notificaties getoond in de inbox als er een nieuwe salarisspecificatie of een jaaropgave beschikbaar is. Er is een aanpassing doorgevoerd waardoor het nu ook mogelijk is om op de notificatie te klikken, zodat de Salarisdossier tab van 'Mijn Dossier' wordt geopend met bovenaan het nieuwe document.   2023-04-15 Verwijderen documentsoort (#33591435) Sinds de release van 2023-04-04 was het niet meer mogelijk om een documentsoort te verwijderen in de Configuratiemodule als er in het verleden documenten aan gekoppeld zijn geweest.    Er is een aanpassing doorgevoerd dat deze documentsoorten weer verwijderd kunnen worden. Voorwaarde voor het kunnen verwijderen van een documentsoort is dat er helemaal geen documenten meer zijn gekoppeld aan de documentsoort, inclusief eventuele documenten in de prullenbak.   2023-04-05 Roteren van PDF-documenten (#33368273) Het roteren van een document in de document viewer werkte niet naar behoren bij bepaalde versies van het PDF-formaat.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd, zodat het roteren weer naar behoren werkt. Opmerking: documenten in een archiefsysteem als Personeelsdossier worden nooit inhoudelijk gewijzigd. Het roteren van een document is daardoor alleen een weergaveoptie. Om definitief te roteren kan het document worden gedownload en met een PDF-editor worden aangepast en opgeslagen. Vervolgens kan het document (als een nieuwe versie) opnieuw worden geüpload.   2023-04-04 Bewaarperiode op medewerkerniveau In Personeelsdossier wordt gebruikt gemaakt van bewaarperiodes die zijn gekoppeld aan de datum uit dienst, zoals 'Datum uit dienst plus 2 jaar' of '5 jaar na 1 januari van het jaar volgend op de datum uit dienst'. Zodra de datum uit dienst beschikbaar is kan op basis van deze bewaarperiode de verwijderdatum van een document worden berekend. Bij organisaties die gebruik maken van Beaufort heeft dit in het verleden geleid tot de vraag of de datum uit dienst van toepassing is voor een dienstverband of voor de medewerker.   Een medewerker kan bijvoorbeeld twee dienstverbanden hebben, waarvan dienstverband 1 een uitdienstdatum heeft en dienstverband 2 niet. In deze situatie is de medewerker niet uit dienst, omdat er een actief dienstverband is. Als een document is gekoppeld aan dienstverband 1 dan wordt er een verwijderdatum berekend, maar als het document aan dienstverband 2 is gekoppeld wordt er geen verwijderdatum berekend. Ook als het document niet aan een dienstverband is gekoppeld wordt er geen verwijderdatum berekend. Uitgangspunt is hierbij dat een document verwijderd moet worden als het dienstverband uit dienst is, in plaats van de medewerker.   In de praktijk betekent dit vaak dat documenten ontkoppeld worden van dienstverbanden om er voor te zorgen dat er nog geen verwijderdatum wordt berekend totdat alle dienstverbanden uit dienst zijn. Deze situatie is soms niet wenselijk, omdat de dienstverbanden ook worden gebruikt voor de autorisatie van gebruikers. Zo kan de manager van dienstverband 2 geen documenten raadplegen die aan dienstverband 1 zijn gekoppeld.    Met de wijzigingen in het configuratiemechanisme in de release van maart is het mogelijk geworden om hier een oplossing voor te bieden. Vanaf deze release is het mogelijk om per documentsoort in te stellen of de bewaarperiode afhankelijk is van de datum uit dienst van het dienstverband of van de medewerker.   Alle bestaande bewaarperiodes die waren gebaseerd zijn op de datum uit dienst zijn in deze release hernoemd naar de oorspronkelijke naam met daarachter de tekst '(dienstverband)'. De werking van deze bewaarperiodes is ongewijzigd gebleven, waarbij een verwijderdatum wordt berekend als het document is gekoppeld aan een dienstverband met een datum uit dienst. Als het document niet aan het dienstverband is gekoppeld dan wordt een verwijderdatum berekend als alle dienstverbanden een datum uit dienst hebben, waarbij de meeste recente datum uit dienst wordt gebruikt voor de berekening.   Nieuw in deze release zijn bewaarperiodes met daarachter de tekst ' (medewerker)'. Als een document is gekoppeld aan één van deze bewaarperiodes dan zal de verwijderdatum altijd pas berekend worden als alle dienstverbanden een uitdienstdatum hebben, waarbij de meest recente wordt gebruikt voor de berekening.    Met een eenmalige aanpassing van alle documentsoorten die een bewaarperiode hebben die gebaseerd is op de uitdienstdatum kan de werking van de berekening van de verwijderdatum worden aangepast. Dit kan betekenen dat de verwijderdatum wordt verwijderd als er nog een actief dienstverband is, waar eerder de datum uit dienst van het dienstverband werd gebruikt. Opmerking: voor alle documenten die aan de gewijzigde documentsoorten zijn gekoppeld moet opnieuw de verwijderdatum worden berekend. Als er sprake is van veel documenten dan kan dit enige tijd in beslag nemen. Het kan gebeuren dat de oude verwijderdatum nog enige uren zichtbaar is, totdat deze opnieuw is berekend.      Documentsoortselectie op delen van omschrijvingen Sinds de vorige release is het mogelijk om sneller een documentsoort te selecteren door de eerste letter in te voeren.   In deze release is dit mechanisme verder uitgebreid met de mogelijkheid om delen van de documentsoorttitel in te voeren. Alle documentsoorten waar de ingevoerde tekens in voorkomen worden getoond in de dropdownlist.     Opmerking: deze functionaliteit werkt niet in Internet Explorer 11.   Rolwissel in Mijn Youforce In Mijn Youforce wordt bij het starten van Personeelsdossier vastgesteld welke roltoewijzingen van toepassing zijn voor de gebruiker. Indien er meer dan één rol beschikbaar is kan de gebruiker een andere rol kiezen. Echter, het wisselen van de rol kon soms erg lang duren.  In deze release is een aanpassing doorgevoerd waardoor het wisselen van de actieve rol sneller plaatsvindt.   

2023-03-13 Verwijderen leeg dossier weer mogelijk In bepaalde situaties was het niet mogelijk om een leeg dossier van een medewerker te verwijderen.  We hebben een aanpassing doorgevoerd, zodat het verwijderen van een leeg dossier nu weer mogelijk is.   Opstarten Personeelsdossier met filterscherm Bij sommige gebruikers werd in  Personeelsdossier meteen het resultatenscherm met medewerkers getoond, waar normaal eerst het filterscherm werd getoond. Voorheen was dit alleen het geval als de betreffende gebruiker niet meer dan 100 medewerkers kan raadplegen. Door een onjuiste telling van het aantal dienstverbanden werd nu ook bij meer dan 100 zichtbare medewerkers soms meteen het resultatenscherm getoond en ook klopte het aantal medewerkers in de navigatiebalk niet.   We hebben een aanpassing doorgevoerd, zodat het resutatenscherm alleen meteen wordt getoond als de gebruiker 100 medewerkers of minder kan raadplegen. Ook is de telling in de navigatiebalk weer correct.   'Mijn Dossier' niet langer beschikbaar in Internet Explorer Indien een medewerker gebruik wil maken van 'Mijn Dossier' in Internet Explorer, dan wordt voortaan een melding getoond dat deze browser niet langer wordt ondersteund.     Door het toepassingen van nieuwere (beveiligings-)technieken is het niet langer mogelijk om deze applicaties naar behoren te laten functioneren in Internet Explorer. Het afgelopen jaar was een overgangsperiode waarbij de ondersteuning voor Internet Explorer werd afgebouwd. Gedurende deze periode was het nog mogelijk om Personeelsdossier in 'medewerker modus' te gebruiken, waarbij de salarisdocumenten uit Salarisdossier werden opgehaald. Deze optie was al niet langer beschikbaar, maar ook het tonen van documenten uit het Personeelsdossier is niet langer mogelijk voor alle ondersteunde documentformaten. We zijn hierdoor genoodzaakt de ondersteuning van Internet Explorer nu definitief te stoppen voor 'Mijn Dossier'.  Wij adviseren om gebruik te maken van een van de officieel ondersteunde browsers, zoals Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox of Apple Safari. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van de Youforce App.     2023-03-05 Wijzigingen in Documentsoorten-configuratie Personeelsdossier Binnen Personeelsdossier zijn tot op heden een reeks vaste documentsoorten beschikbaar geweest, met 50 vrije documentsoorten. Voor elke documentsoort werd de bewaartermijn ingesteld en er kon een afwijkende omschrijving worden opgegeven. Vervolgens wordt de documentsoort op zichtbaar gezet en diende deze in een map ondergebracht te worden. Tenslotte werd per rol ingesteld of een documentsoort zichtbaar is voor de betreffende rol.   In de nieuwe release wordt dit principe aangepast, waardoor een meer flexibiliteit wordt geboden bij het inrichten van Personeelsdossier. In de nieuwe opzet worden de documentsoorten en de mappenstructuur voortaan in één scherm ingericht. Verder zijn er in principe een onbeperkte hoeveelheid documentsoorten in te richten, alhoewel Visma sterk adviseert om het aantal documentsoorten zo veel mogelijk te beperken om te voorkomen dat gebruikers uit vele tientallen documentsoorten moeten kiezen. Het primaire doel van een documentsoort is om de gekoppelde bewaartermijn toe te passen op een document, en daarnaast vormt het een groepeerkenmerk voor gelijksoortige documenten. Het is dus niet nodig om voor elk type document een nieuwe documentsoort aan te maken.    Een nieuwe toevoeging in deze release is het bewaarschema. Voorheen hadden documentsoorten één bewaartermijn. Als deze werd aangepast, dan werd de verwijderdatum van alle documenten die aan de betreffende documentsoort zijn gekoppeld opnieuw berekend. Door middel van bewaarschema's is het mogelijk om meerdere bewaarschema's te definiëren met verschillende bewaartermijnen voor dezelfde documentsoort. Eén bewaarschema is is ingesteld als de standaard, en die wordt toegepast op elk document wat wordt toegevoegd aan Personeelsdossier. Handmatig kan bij een document een afwijkend bewaarschema worden gekozen, zodat er een afwijkende bewaartermijn wordt toegepast op het document. Ook kan een ander bewaarschema worden ingesteld als standaard, zodat dit bewaarschema wordt toegepast op elk nieuwe document dat wordt toegevoegd.   Selecteren bewaarschema Onder de sectie Bewaartermijn wordt nu het bewaarschema getoond dat als standaard is ingesteld in de configuratiemodule van Personeelsdossier.      Als er meer dan één bewaarschema is ingericht dan kan een ander bewaarschema worden gekozen.     Na de selectie van het bewaarschema wordt de bewaarperiode die in het betreffende bewaarschema is opgegeven voor de documentsoort toegepast op het nieuwe document.     Ook bij bestaande documenten kan een ander bewaarschema worden gekozen met de optie Kenmerken wijzigen.   Documentsoortselectie groter Bij het uploaden van een nieuw document wordt voortaan een grotere lijst getoond met de documentsoorten.   Door naar beneden te scrollen kan de gewenste documentsoort worden geselecteerd. Het is ook mogelijk om de eerste letter van de titel van de documentsoort in te voeren, zodat alleen de titels die met die letter beginnen overblijven in de lijst.   'Mijn Dossier' toont niet langer salarisdocumenten in Internet Explorer 11 Bij gebruik van Internet Explorer worden niet langer salarisdocumenten getoond in 'Mijn Dossier'. Het afgelopen jaar was een overgangsperiode waarbij de ondersteuning voor Internet Explorer werd afgebouwd. Gedurende deze periode was het nog mogelijk om Personeelsdossier in 'medewerker modus' te gebruiken, waarbij de salarisdocumenten uit Salarisdossier werden opgehaald. Deze optie is nu niet langer beschikbaar.  Wij adviseren om gebruik te maken van een van de officieel ondersteunde browsers, zoals Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox of Apple Safari. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van de Youforce App.     Nieuwe beheerhandleiding Er is een nieuwe beheerhandleiding beschikbaar voor Personeelsdossier waarin de gewijzigde documentsoortenconfiguratie wordt beschreven. De nieuwe handleiding is beschikbaar in de Kennisbank onder  Personeelsdossier - Productdocumentatie - Visma Community      

2023-02-06 Notificatie Salarisdossier in de Youforce App Voor alle gebruikers van de Youforce App wordt bij het publiceren van nieuwe salarisspecificaties of jaaropgaven een notificatie verstuurd. De notificaties worden alleen verstuurd voor salarisproducties die jonger zijn dan 25 dagen, om te voorkomen dat bij het publiceren van oudere producties ook notificaties worden verstuurd. De notificaties in de Youforce App werken onafhankelijk van de emailservice waarmee medewerkers in kunnen stellen of ze een emailbericht willen ontvangen bij een nieuw salarisdocument. Indien wenselijk kan een medewerker de emailservice uitzetten als er voortaan een notificatie wordt ontvangen in de Youforce App. 

2023-01-23 Notificatie Salarisdossier in Mijn Youforce en de Youforce App Voor de Pilot-klanten van Mijn Youforce wordt bij het publiceren van nieuwe salarisspecificaties of jaaropgaven een notificatie verstuurd naar Mijn Youforce en de Youforce App. De notificaties worden alleen verstuurd voor salarisproducties die jonger zijn dan 25 dagen, om te voorkomen dat bij het publiceren van oudere producties ook notificaties worden verstuurd.   In een volgende release zal deze functionaliteit algemeen beschikbaar komen voor alle gebruikers van de Youforce App.    Rolwissel Personeelsdossier in Mijn Youforce Bij gebruikers die toegang hebben tot Personeelsdossier in meerdere rollen wordt een rolwisseloptie getoond als Personeelsdossier wordt gestart vanuit Mijn Youforce. In verschillende rollen wordt op basis van de toegekende rechten andere functionaliteit geboden en ook de zichtbare medewerkers zijn afhankelijk van de rol. In de traditionele desktop van Youforce is linksboven in het scherm een rolwisseloptie beschikbaar voor dit doel. In Mijn Youforce wordt nu bij het starten van Personeelsdossier eerst bepaald in welke rollen de gebruiker toegang heeft. Als dat méér dan 1 rol is, dan wordt er een scherm getoond waarmee de gewenste rol gekozen kan worden.  In de gevallen waar sprake is van één rol wordt Personeelsdossier meteen in de betreffende rol gestart.

2022-12-01 Salarisdossier CASO en ASAP niet langer beschikbaar  Naast Payroll Gemal heeft Visma | Raet in het verleden ook gebruik gemaakt van de payrolls CASO en ASAP. De output van deze payrolls is opgenomen in afzonderlijke versies van Salarisdossier. De gegevens in zowel Salarisdossier CASO als Salarisdossier ASAP zijn inmiddels meer dan 7 gehele jaren oud. Visma | Raet heeft daarom geen reden meer om deze gegevens te bewaren, tenzij dit nog noodzakelijk is voor specifieke klanten.   Op basis van gebruiksonderzoek is gebleken dat slechts enkele klanten deze modules af en toe nog gebruiken. Daarnaast is er al enige tijd geen sprake meer van toegang tot de salarisspecificaties en jaaropgaven voor medewerkers via 'Mijn Dossier'. De betreffende klanten zijn rechtstreeks benaderd om vast te stellen in hoeverre er nog noodzaak is om de output te kunnen raadplegen. Indien noodzakelijk kunnen de gegevens dan via een export beschikbaar worden gesteld. De modules Salarisdossier CASO en ASAP zijn vanaf 1 december 2022 niet meer beschikbaar binnen Youforce. De data zal binnen 3 maanden onherstelbaar worden verwijderd.   Indien u alsnog behoefte heeft aan een export, neemt u dan contact op met uw Customer Success Manager.    Foutmelding bij opvragen van een PDF met meerdere documenten In sommige gevallen werd er na verloop van tijd een foutmelding getoond bij het opvragen van één PDF met daarin meerdere documenten uit de resultatenlijst. Met name in Salarisdossier met een selectie van meer dan 500 klantspecifieke salarisspecificaties trad dit soms op.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd waardoor er meer documenten tegelijkertijd in één PDF kunnen worden opgenomen, zodat dit probleem zich niet meer voor doet.  

2022-11-08 Ingangsdatum in mobiele weergave Mijn Dossier  In de mobiele weergave van Mijn Dossier werd de 'datum laatst gewijzigd' getoond bij de documenten uit Personeelsdossier. In deze release is er voor gekozen om voortaan de ingangsdatum te tonen, omdat deze datum over het algemeen relevanter is voor de medewerker dan de datum laatst gewijzigd.   Foutmelding bij ontbreken 'Allow-Encoding' headers In specifieke situaties werd er een foutmelding getoond bij het starten van Mijn Dossier als er gebruik wordt gemaakt van een oudere versie van een browser of van specifieke instellingen in een proxy server of web security filter.   De foutmelding werd getoond omdat de applicatie niet in staat was om de pagina's naar de browser te sturen in een formaat die de browser herkent en kan weergeven. Dit werd veroorzaakt doordat een oudere browser soms de header 'Allow-Encoding' niet doorgeeft aan de applicatie. Ook kan het voorkomen dat er gebruik wordt gemaakt van een proxy server of web security filter die de betreffende header uit het verzoek filtert voordat het naar Youforce of YouServe wordt gestuurd. Het gevolg is dat de applicatie de pagina's niet naar de browser kan sturen, omdat de browser het gebruikte formaat niet herkent. Bij gebruik van een geadviseerde browser (recente versies van Chrome, Edge, Firefox en Safari) zal dit probleem niet optreden. Als er binnen een bedrijfsomgeving echter gebruik wordt gemaakt van een proxy server dan is het van belang om de instellingen daarvan te controleren, zodat er geen onnodige filtering plaatsvindt die de werking van moderne applicaties kan beïnvloeden.    We hebben echter een aanpassing doorgevoerd, zodat de applicatie zonder deze header toch probeert de pagina's naar de browser te sturen. In de meeste gevallen werkt de applicatie dan toch naar behoren.

2022-08-18 Lijstnummer weer beschikbaar in Salarisdossier Gemal (#3613816) Sinds de vorige release werd het selectiecriterium Lijstnummer niet meer getoond op het filterschermen van de verschillende productiesoorten van Salarisdossier Gemal. Dit selectiecriterium is nu weer beschikbaar:     Proefproducties weer beschikbaar in Salarisdossier Gemal Sinds de vorige release werd Proefproducties niet meer getoond als optie binnen de lijst Soort productie bij het beheren van importverslagen in Salarisdossier Gemal. Deze optie is nu weer beschikbaar in de lijst.     Email met externe links wordt niet getoond in Personeelsdossier (#3629384) Bij het weergeven van emailberichten in MSG- of EML-formaat werd de email niet getoond in de Document Viewer als deze afbeeldingen op basis van een externe link bevat. Dit is het geval als bijvoorbeeld een logo niet in de email zelf is opgenomen, maar als er verwezen wordt naar een externe locatie waar het logo kan worden gedownload. Omdat emailberichten niet in een browser kunnen worden getoond, worden deze bij het raadplegen omgezet naar een formaat die wel in de browser getoond kan worden. Om beveiligingsredenen is het dan niet mogelijk om de afbeelding op te halen vanaf de externe locatie, waardoor het emailbericht nooit in de Document Viewer verschijnt.   Er is nu een aanpassing doorgevoerd die er voor zorgt dat het emailbericht wel verschijnt, maar op de plek waar de afbeelding zou moeten staan wordt een rood kruis getoond.   Als het bericht wordt gedownload in origineel formaat dan wordt de afbeelding opgehaald door de applicatie die je gebruikt om emails te lezen, zoals bijvoorbeeld Microsoft Outlook. In de meeste gevallen zal de betreffende applicatie wel in staat zijn om de afbeelding op te halen, tenzij deze niet langer beschikbaar is op de externe locatie. Ook dan zal een indicatie worden getoond dat de afbeelding niet opgehaald kon worden.   Opmerking:  Visma | Raet adviseert sterk om géén emailberichten op te nemen in het Personeelsdossier. De emailformaten MSG en EML zijn geen bestendige documentformaten zoals PDF dat is, en er is altijd een specifieke applicatie nodig om ze te kunnen openen. In de meeste gevallen gaat het bij emailberichten ook om de bijlages, waardoor het zorgvuldiger is om alleen de bijlagen op te nemen in Personeelsdossier. Deze kunnen dan ook worden voorzien van de juiste documentsoort met bijbehorende bewaartermijn en een zinvolle omschrijving. Als je toch het hele emailbericht op wilt nemen in Personeelsdossier dan adviseren wij om de email eerst op te slaan in PDF-formaat (bijvoorbeeld met printen naar een PDF) en het PDF-bestand vervolgens in het Personeelsdossier op te nemen.    Gebruikershandleiding Medewerkerdossier bijgewerkt De gebruikershandleiding van Medewerkersdossier (Mijn Dossier) is bijgewerkt. Hieraan is de informatie over de 'dynamic payslip' toegevoegd. De handleiding is gepubliceerd op de productpagina van Mijn Dossier onder de optie Kennisbank: Mijn Dossier - Productdocumentatie - Visma Community

2022-05-20 'Dynamic Payslip' beschikbaar Vanaf nu is de Dynamic Payslip beschikbaar in Mijn Dossier voor klanten die ook gebruik maken van de Gemal Specificatie Manager. Bij de salarisspecificaties die vanuit de Specificatie Manager worden aangeleverd aan Salarisdossier, worden de afzonderlijke looncomponenten zichtbaar in een interactief overzicht in de nieuwe tab Bedragen.   De salarisspecificatie zelf kan worden geraadpleegd in een aparte tab Salarisspecificatie. Op het hoofdscherm van net menu 'Salarisdossier' worden bij de nieuwe salarisspecificaties vanaf 2022-05 ook bedragen getoond van een looncomponent naar keuze. Rechtsboven kan je selecteren welk looncomponent getoond moet worden, bijvoorbeeld het netto salaris:      De interactieve weergave wordt alleen getoond als er gegevens beschikbaar zijn bij de salarisspecificaties. Dit is alleen het geval bij salarisproducties van 2022-05 en later, en je moet gebruikmaken van de Specificatie Manager.        

2022-03-16 Aangepast uiterlijk Medewerkerdossier Het uiterlijk van de menuoptie Salarisdossier in medewerkerdossier ('Mijn Dossier') wordt iets gewijzigd.  Vanaf deze release worden de beschikbare documenten onder elkaar getoond, gegroepeerd per productiejaar. Door naar beneden scrollen of swipen wordt er steeds een ouder jaar getoond zolang er salarisspecificaties of jaaropgaven beschikbaar zijn.    Met deze aanpassing worden de beschikbare documenten ook overzichtelijker weergegeven op een mobiel apparaat:    Deze wijze van presenteren biedt de mogelijkheid om in de nabije toekomst aanvullende informatie te tonen bij de documenten.