FAQ Visma Scanner app

[#1]

FAQ Visma Scanner app

Meer nuttige informatie gebruik/werking en de laatste versies, downloads, etc vindt u terug op onze website.

Hieronder vindt u de antwoorden op vragen die vaak aan ons worden gesteld over inloggen en het gebruik van de Visma Scanner app. 

1. Waarom lukt het inloggen niet?
2. Is het mogelijk om met meerdere personen tegelijkertijd in te loggen onder een account?
3. Hoe kan ik bedrijven toevoegen of wisselen tussen bedrijven? 
4. Is de Scanner app geschikt voor gebruik op een tablet (iPad)?
5. Waarom komen bestanden die ik mail niet in Visma eAccounting en/of Scanner app terecht? 
6. Worden gegevens die ik verzend via (e-mailadres) Scanner app automatisch geïnterpreteerd?
7. Waar komen de foto’s die via de Scanner app zijn verzonden terecht in Visma eAccounting?
8. Kun je een bestand bestaande uit twee of meer pagina's per mail sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app?
9. Is het mogelijk om inkoopfacturen die uit meerdere bestanden (factuur + bijlagen) bestaan per mail te sturen naar het inkomende e-mailadres van de Scanner app?
10. Is het mogelijk om meerdere documenten/foto's te koppelen in de Scanner app?
11. Op welke manier kan ik de btw invoeren in de Scanner app?
12. Is het mogelijk om het kader nadat foto is gemaakt om omgeving weg te laten?

Autoinvoice 

Naast de Scanner app bieden we ook de dienst Autoinvoice aan.

Hiermee kunt u tijd/kosten besparen omdat:

• Ook pdf-facturen bij het verzenden per email worden geïnterpreteerd.
• De facturen in eAccounting direct klaargezet worden bij de module Inkoop - Concepten. 
• Er een boekingsvoorstel wordt getoond.
• Er automatisch nieuwe crediteuren kunnen worden toegevoegd. 

Meer informatie over de activatie en de werking vindt u op onze website en in het Help Centre.

Op onze Visma eAccounting Community vindt u tevens de FAQ Visma eAccounting Autoinvoice terug. 

1. Waarom lukt het inloggen niet? 

Mogelijke oorzaken kunnen zijn:

1. Geen e-mail met activeringslink ontvangen om een wachtwoord aan te maken. Neemt u contact op met onze supportafdeling Visma eAccounting.  
2. U bent het wachtwoord vergeten. Volg de stappen in Ik ben mijn wachtwoord voor Visma Online vergeten
3. U heeft nog een proeflicentie. De Scanner app werkt alleen in kooplicenties.
4. De Visma voorwaarden zijn niet geaccepteerd in de webbrowser. Log in via www.vismaonline.com en selecteer rechtsboven in het veld Bedrijf de betreffende licentie. Accepteer de voorwaarden die in beeld verschijnen.
5. Fout bij kopiëren/plakken e-mailadres/wachtwoord. Er kan bijvoorbeeld een spatie is mee gekopieerd wat niet zichtbaar is. Tip: voer het wachtwoord handmatig in.
6. Typefout bij invoeren e-mailadres/wachtwoord. Let op hoofd/kleine letters, speciale leestekens, de toetsen Caps Lock/Num Lock op uw toetsenbord. 
7. Geen toegang tot de dienst Scanner app. Neem contact op met uw accountant waar u een samenwerking mee heeft of uw hoofdcontactpersoon binnen uw organisatie. Zij kunnen via het Visma Online Network (VON) in het veld Bedrijf uw licentie selecteren en vervolgens via Gebruikers en diensten u als gebruiker toegang geven tot Visma Scanner.
8. Verkeerde app gedownload of een verkeerd product geselecteerd in de app. De juiste app is: Visma Scanner. Vervolgens selecteer je de dienst Visma eAccounting (zie printscreen hieronder).

2. Is het mogelijk om met meerdere personen tegelijkertijd in te loggen onder een account? 

Officieel wordt inloggen onder hetzelfde account in de Scanner app op meerdere smartphones tegelijkertijd niet ondersteund. Wij adviseren u om kosteloos een extra gebruiker aan te maken en deze toegang te geven tot de dienst Visma Scanner.

3. Hoe kan ik bedrijven toevoegen of switchen tussen bedrijven? 

Wanneer u bent ingelogd in de Scanner app, kan er linksboven gekozen worden voor de drie witte bolletjes/streepjes. Selecteer vervolgens Bedrijven en hier + Bedrijf toevoegen of het juiste bedrijf selecteren. 

4.  Is de Scanner app geschikt voor gebruik op een tablet (iPad)?

De app is ontwikkeld voor smartphones dus tablet (iPad) wordt officieel niet ondersteund. 

5. Waarom komen bestanden die ik mail niet in Visma eAccounting en/of Scanner app terecht? 

Mogelijke oorzaken kunnen zijn:

1. Als in de Scanner app onder Instellingen de optie Verstuur automatisch/naar boekhoudsoftware is uitgeschakeld dan komt de pdf of het fotobestand niet in Visma eAccounting terecht. Echter is deze wel in de Scanner app aanwezig, waarna deze alsnog handmatig kan worden verzonden naar Visma eAccounting. 
2. Een oorzaak kan zijn dat u het verkeerde e-mailadres (bedrijf) heeft gebruikt. Via Instellingen - Inkomend e-mailadres kunt u dit controleren.
3. Dit e-mailadres mag niet in het veld 'CC/BCC' van de email aanwezig zijn maar moet in het veld 'Aan' staan.
4. De e-mails die geforward worden naar het e-mailadres van de Scanner app, komen niet aan in eAccounting. De e-mails zullen direct verzonden moeten worden naar het inkomend e-mailadres van de Scanner app. Het (automatisch) forwarden van pdf-facturen wordt officieel niet ondersteund.
5. Controleer of u het juiste e-mailadres heeft ingevoerd. Ons advies om deze handmatig in te voeren. 
6. U beschikt zelf niet over de juiste uitvoering van het pakket. Wanneer u een samenwerking met een accountant heeft dan zijn deze voor hem/haar wel zichtbaar in Visma eAccounting.
7. Er is een technisch probleem met de app. Probeer de app te verwijderen en opnieuw te downloaden en installeren. Lukt dat niet, neem dan contact op met onze supportafdeling. 

6. Worden gegevens die ik verzend via Scanner app automatisch geïnterpreteerd?

Van belang is dat de optie Automatische interpretatie is ingeschakeld onder Instellingen in de Scanner app.

Bij het mailen van foto's/facturen naar het e-mailadres van de Scanner app (eindigend op vismadoc.net) worden de gegevens niet automatisch geïnterpreteerd. Dit wordt op het moment officieel niet ondersteund.

Alleen als pdf-bestanden handmatig worden geupload in Visma eAccounting of als er een foto wordt gemaakt (bon of factuur) via de Scanner app zelf, worden de gegevens automatisch gescand.

Als u wilt dat er een herkenning plaatsvindt bij het uploaden per email, dan adviseren wij om daarvoor gebruik te maken van onze betaalde dienst AutoInvoice. Ten opzichte van de standaard Scanner app dienst waarbij de foto’s in geüploade foto’s staan, zet Autoinvoice ook automatisch de concept inkoopfactuur klaar bij de module Inkoop - Concepten.

7. Waar komen de foto’s die via de Scanner app zijn verzonden terecht in Visma eAccounting?

Onder Inkoop - Geuploade foto’s.

8. Kun je een bestand bestaande uit twee of meer pagina's per mail sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app?

Ja, dat kan. Er wordt dan een document toegevoegd in eAccounting.

9. Is het mogelijk om inkoopfacturen die uit meerdere bestanden (factuur + bijlagen) bestaan per mail te sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app?

Ja, dat kan. Echter worden er wel aparte documenten toegevoegd in eAccounting. 

10. Is het mogelijk om meerdere documenten/foto's te koppelen in de Scanner app?

Dit is helaas (nog) niet mogelijk.

11. Op welke manier kan ik de btw invoeren in de Scanner app? 

Gebruikt u hiervoor het veld Btw. Wanneer u te maken heeft met een laag en hoog btw-tarief adviseren wij om het totaalbedrag aan btw in te voeren in de Scanner app en vervolgens in eAccounting de splitsing te maken.

12. Is het mogelijk om de foto in te kaderen?

Wanneer de Scanner app op een smartphone met iOS (Apple/Iphone) is geïnstalleerd is deze optie wel aanwezig en bij telefoons die werken op Android (Samsung, Huawei, etc) niet.  

[HKPurmer]

Hallo,

Iedere keer bij het scannen van een factuur met de scan app vult de App het BTW nr in bij KvK nr? 

Is dat een algemeen probleem? Kan ik zelf oplossen?

Met vriendelijke groet,

Hans

[Rens de Jongh]

Als ik een bonnetje wil scannen, verschijnt er vaak een blauw vlak en neemt ie de foto automatisch. Dat is op zich genomen een mooie optie, want je hebt geen omgevingsvervuiling. Maar... bekijk je de foto, dan lijkt of alles erop staat. Sla ik hem op en verstuur ik deze, dan valt er aan de boven- en onderkant een stuk weg. Dat is erg lastig. Dus neem ik de foto voordat ie hem automatisch neemt, dan maar wat omgeving erbij, die je evt handmatig ook weg kunt halen. Maar doe ik iets fout of werkt dat gewoon niet goed? Want bij klanten die op die manier iets insturen, zie ik dat ook en moet je er daar weer achteraan om een goed versie te hebben waar al het benodigde opstaat.

Vr gr. Rens