Mine produkter
Hjælp

Kom i gang med at bruge Expense + Approval

03-03-2023 11:46 (Senest opdateret 03-03-2023)
  • 0 Svar
  • 0 ros
  • 166 Visninger

 

Denne guide tager udgangspunkt i at du har fulgt opsætningsguiden. Ellers så start med opsætningsguiden.

Eksempel på oprettelse af et udlæg

 

Når alle indstillinger er lavet, og du klikker på Oversigt, er du nu klar til at lave din første rejseafregning, kørebog eller udlæg.

 

I det følgende eksempel starter vi med at lave et Udlæg.

 

adambrandgaard_0-1677840260180.png

 



Indtast en beskrivelse og klik på Gem.

adambrandgaard_1-1677840260199.png

 

 

Indtast information om dit udlæg og tilføj også en fil eller et billede af din kvittering, der hører til udlægget og klik på Tilføj.

adambrandgaard_2-1677840260206.png

 

 

Du kan tilføje flere udlæg på samme Expense Claim ved at fortsætte med at tilføje dem. Når dit Claim er færdig, klik da på Næste. 

 

I sammendraget kan du tilføje en kommentar eller et generelt dokument til din Expense Claim. Det kunne f.eks. Være den invitation du har modtaget til en konference, du har deltaget i.

 

I vores eksempel er det kun et måltid, vi vil Expense.

 

Klik på Send til godkendelse

 

adambrandgaard_3-1677840260201.png

 

 

Approval

 

Expense claim bliver godkendt og behandlet i Approval-flowet, som det nu er sat op og godkendt som vist i eksemplet nedenfor:

 

adambrandgaard_4-1677840260202.png

 



Håndtering af udlæg i “Tid og udlæg” i Visma.net Financials

 

Efter udlægget er godkendt i Approval dukker udlægget op i Visma.net Financials.

Indbakke for udlæg

Alle udlæg, som er godkendt i Approval, vil blive vist i Indbakke for udlæg. Denne menu finder du ved at gå til Menu - Tid og udlæg - Processer - Indbakke for udlæg. Her vil expenses, som er under behandling blive vist.

 

Kolonnen Eksternt udlægsnr er det registrerings ID, som stammer fra Expense samt beskrivelsen, som også er hentet fra Expense.

 

adambrandgaard_5-1677840260152.png

 

 

Klikker du på Oplysninger om udlæg vises detaljerne for udlægget, og hvordan det vil blive behandlet i Visma.net Financials.

 

adambrandgaard_6-1677840260195.png

 

 

Du kan bl.a se detaljer om hvilken Ikke-lagerført vare, som bliver benyttet, hvilken konto udlægget vil blive bogført på og med hvilken momskode.

 

Ser alt korrekt ud lukker du blot vinduet, markerer den/de linjer der er ok og klikker Kør.

adambrandgaard_7-1677840260193.png

 

 

De udlæg, du kører, får nu tildelt et Internt ref.nr. Når du klikker på nummeret vises et pop-up-billede af det Udlæg, der nu er oprettet og dets detaljer.

 

adambrandgaard_8-1677840260179.png

 

 

Klikker du på Regnskabsoplysningerne vil du se den Leverandørfaktura, der er blevet dannet på baggrund af udlægget

 

adambrandgaard_9-1677840260205.png

 

 

Og til sidst klikker du her på Leverandørfaktura - Ref. nr, hvor du ser detaljerne på fakturaen, som vil stå som Lukket i status.

 

adambrandgaard_10-1677840260208.png

 

 

På denne leverandørfaktura ser du, at fakturaen er koblet til medarbejderen, som en leverandør. Du ser bl.a. den kontering, der blev defineret i Expense på netop denne udlægstype. Du ser også en linje, som udligner fakturaen og tilføjer beløbet på en kontoen for Div. Tilgodehavender, som var den konto, der blev valgt til en midlertidig konto i Expense-opsætningen.

Bidragydere