Kontoafstemning

[#1]

I denne artikel beskrives, hvordan der opsættes og foretages kontoafstemning af finanskonti.

Indstillinger for kontoafstemning (Skærm-id: GL302SPL)

For at kunne foretage kontoafstemning skal der oprettes et afstemnings-id. Dette gøres i menuen “Indstillinger for konto-afstemnings” under finansmodulet (skærm ID: GL302SPL).

Afstemnings-id oprettes således:

1. Indtast et valgfrit ID nummer i feltet “Afstemnings-id”.
2. Indtast en beskrivelse i feltet “Beskrivelse”.
3. Vælg hvilke finanskonto dette afstemnings-id skal gælde for i linjerne nederst i billedet.
4. Tryk på “Gem” eller “Gem og luk”

Bemærk: Vælges der flere konti til samme afstemnings-id, skal disse konti afstemmes samtidigt. Dette kan være en fordel, hvis fx 2 finanskonti skal afstemmes op imod hinanden. Overvej derfor om det er nødvendigt eller et krav for afstemningen. Hvis ikke, anbefales det, at der oprettes afstemnings-id per finanskonto, der skal afstemmes.

Udførelse af kontoafstemning

Når der er blevet oprettet et afstemnings-id med én eller flere tilhørende finanskonti kan selve afstemningen startes.

• Gå til “Bilagsafstemning” (skærm ID: GL30201S) under finansmodulet.
• Klik på “+” for, at oprette en konto-afstemning.

I billedet “Konto-afstemning” skal der som minimum tages stilling til følgende felter:

Referencenr. - (er standard sat til “NEW”. Dette betyder, at der automatisk sættes et referencenummer på afstemningen. Ønskes et andet nummer kan dette indstilles under Nummerserier)

Afstemnings-id - vælg et oprettet ID som blev oprettet under indstillingerne.

Afstemningsdato - sæt dato for afstemningen. (Bemærk: Alle poster hentes fra kontoen til og med denne dato. Dette kan dog ændres ved at tilrette feltet “Hent dokumenter t.o.m.” (afstemningsdatoen kan godt være forskellig fra datoen sat i "Hent dokumenter" t.o.m.)

Alle ikke afstemte poster forekommer på linjerne nederst i billedet og er nu klar til afstemning.

Afkryds de poster, som skal indgå i afstemningen.

Bemærk, at der øverst summeres for Debet og Kredit beløb, samt at der fremgår en difference for de valgte poster. Differencen skal være “0”, før en afstemning kan færdiggøres - altså der skal stemme.

Når de valgte poster af afkrydset og differencen er “0”, fjernes fluebenet i “Hold”, og der kan trykkes på “Afstem”.

Nu er posterne afstemt og bliver påført et "Afstemningsref. nr.". Dette afstemningsref. nr. kan fx ses på posterne under menuen “Kontooplysninger” (Skærm ID: GL404000)

Tip og tricks:

Filtrering

I Kontoafstemningsbilledet er det muligt at filtrere på alle kolonner ved fx. at søge på beløb, underkonto m.m. - dette kan gøre det lettere at manøvrere rundt i mellem mange posteringer.

Det er endvidere muligt at oprette filtre, som kan benyttes fx, hvis samme filtrering er nødvendig ofte. Dette gøres på ikonet:

Nye poster på kontoen

Bliver der bogført flere poster på kontoen og er disse indenfor datobegrænsningen i afstemningen vil de optræde på den igangværende afstemning.

Lige så snart en afstemning er afstemt, skal der oprettes en ny afstemning på samme afstemnings-id for at afstemme nye poster.