Vejledninger i Visma.net ERP

I denne guide vil jeg gennemgå hvad der skal sættes op for at kunne benytte Nordea med AutoPay.     Til at starte med, så skal man Kontakte ens Cash Management Rådgiver eller almindelig rådgiver hos Nordea. Vigtigt at informere banken at det drejer sig om integration til Visma.net AutoPay Nordea udarbejder aftale ud fra kundens behov ( valg af netbank, Corporate Access) Ved signeret aftale udleverer Nordea et CCM ID som skal bruges i oprettelse af AutoPay. Når dette er gjort, er man klar til at sætte AutoPay op Gå til Admin Vælg det firma der skal aktiveres Aktiver AutoPay Klik “Save” Gå til Admin Vælg det firma rollerne skal tildeles i Under “AutoPay” find og tildel rolle pr. Bruger (klik på i-ikonet for at få information vedr.rollens anvendelse) Vigtigt at vælge “Administrator” på 1.bruger for at kunne oprette bankaftaler etc. Klik “Gem & Luk” Gå bagefter til brugere og tildel roller (er man i tvivl om rollerne kan man klikke på (i) ude til højre for rollen   For at kunne fortsætte med at bruge AutoPay, skal man sætte 2FA op.     Gå til AutoPay Klik Administration Klik “Ny aftale” Vælg Nordea som Bank         Bagefter skal man indtaste diverse info i de forskellige faner. Udfyld CCM med NB foran (fx NB123456789012) I næste fane skal man udfylde disse felter       Vælg så hvilke data vi må behandle   Vælg kun “CA XML ACCOUNT STATEMENT EXTENDED” og så CAMT.053. (vælg Gerne CAMT.054 hvis muligt) (Ved valg af flere, overføres der flere filer, men ikke yderligere data. Banken trækker normalt et gebyr per fil, så det vil kun medføre meromkostninger).     Til  sidst kontroller alt dataen i opsummering Gå så ind i ERP systemet   Og gå til betalingsmoder. Sæt hak i opret batchbetalinger. Kontroller så at autopay er aktiveret under beholdningskonti    

For at en forudbetaling til en leverandør, skal gå via AutoPay, så skal den oprettes i Leverandørfaktura modulet med en dokumenttype Forudbetaling.   Gå til Leverandør - Leverandørfaktura (skærmID AP301000) og opret en ny leverandørfaktura med følgende værdier 1. Dokumenttype ændres til Forudbetaling 2. Indtast leverandørnummer. 3. Opret en ny varelinje 4. Gå til feltet Beløb og indtast beløbet, som skal forudbetales 5. Hvis leverandøren er med moms, da skal du også ændre momskategorien til I0 (i nul) 6. Se bort fra kontonummeret, da den ikke benyttes for dokumenttypen "Forudbetaling" 7. For yderligere tekst til betalingen, gå til fanen Regnskabsoplysninger og benyt Betalingsmeddelse 7. Gem forudbetalingen 8. Gå til Handlinger og tryk på AutoPay-betalingsproces 9. Resten af processen gennemføres via Kør betaling Sådan kan en forudbetaling se ud: Herefter skal den overføres til AutoPay og gøres via Handlinger. Her tilføjet ekstra betalings tekst til overførslen.   Der kan også overføres i valuta.    

Her kommer et lille tip til matching af betalinger. Du kan nu automatisk matche fakturaer og kreditnotaer, når beløbet, der skal betales, er 0. I vinduet "Kør betalinger" (AP50301S) kan du nu frigive betalinger, når kreditnota + faktura(er) beløb = 0. For at betalingsanmodningen kan oprettes, når kreditnota + faktura(er) beløb = 0, skal du følge følgende trin: Aktivér indstillingen "Behandl automatisk fakturaer og kreditnotaer, hvor beløb, der skal betales, er 0" i vinduet "Leverandørindstillinger" (AP101000). Dokumentgrupperingen skal kun omfatte én kreditnota og én eller flere fakturaer, mens alle dokumenter skal bruge samme konto, valuta og betalingsmetode. Du kan vælge enten at betale alle fakturaer klar til betaling for en specifik leverandør, herunder en gruppe af dokumenter, der summerer til 0 beløb til betaling på det tidspunkt, ELLER kun at matche en gruppe af dokumenter, der summerer til 0 beløb til betaling.  

I denne artikel vil jeg kort gennemgå en smart funktion til hvis man vil masseopdatere beholdningskontoen på en masse poster i "Kør betalinger" Hvorfor er denne funktion vigtig? Brugen af masseændring hjælper dig med at spare tid ved at opdatere flere dokumenter på én gang. Opdatering af beholdningskontoen for flere dokumenter (leverandørfakturaer, leverandørkreditnotaer, kreditjusteringer osv.) på én gang i skærmbilledet "Kør betalinger" (AP50301S) har aldrig været nemmere. Du kan nu foretage ændringen med kun 3 klik. Dine ændringer kan gemmes uden at forlade vinduet "Kør betalinger". Når opdateringerne er bekræftet, afspejles dine ændringer automatisk både i fanen "Kør betalinger", på dokumentniveau i tabelvisningen og i vinduet "leverandørfakturaer". Hvordan kan du bruge den? Vælg de dokumenter, du vil opdatere beholdningskontoen for, gå til knappen "Massehandlinger", klik på "Skift beholdningskonto" og vælg den ønskede nye beholdningskonto.   

Hej alle I denne guide vil jeg gennemgå hvordan du bruger Visma.Net Expense sammen med Autopay, så du nemt og hurtigt kan betale dine medarbejders udlæg. Til at starte med, forventes der i denne guide at man har fulgt opsætningsguiden for Expense, så ens expense er sat korrekt op. Det er vigtigt at inde i Expense har man valgt sit arbejdsflow til at være i Autopay. Dette kan gøres her :     Betal udlæg   Når du har et udlæg der skal betales, så skal du gå i rapporter -> udbetalinger -> generer betalingsfil.   Her udfylder du relevant info som hvilken bankkonto den skal betales fra, samt hvilke udlæg der skal udbetales. Når du har markeret de rigtig felter, så vælg “Betaling via AutoPay”. Når du trykker på den knap, får du denne pop-up   Her skal du lige bekræfte at alt ser rigtigt ud, hvor du så siger “Send til AutoPay” en gang til. Gå nu ind i autopay og klik følgende.     Her skal du så markere betalingerne som skal godkendes, og så vælge “godkend”.   Når De er godkendt, bliver man mødt af denne skærm, hvor man skal bekræfte dem.     Når disse betalinger så er betalt, vil du blive sendt tilbage til Autopay siden igen.     Disse betalinger er nu gennemført, og du kan nu logge over i ERP systemets indbakke, hvor du kan se og behandle de indkomne udlæg i “indbakken for udlæg”. For videre behandling af dokumenter her, henvises der til denne guide.

I denne guide vil jeg kort beskrive hvordan man opsætter og bruger tidsplaner. Ved hjælp af tidsplaner kan du automatisere din betalingsproces. I vinduet Kør betalinger er der oprettet en ny planlægger, som følge informationen delt d.07.09.2022. Planlæggeren er en funktion beregnet til at du kan skemalægge hvornår betalinger automatisk skal sendes til banken via Autopay, hvor man slipper for manuelt at hele tiden skulle ind og sende betalinger til banken. Generelt om skemalægning Dine ændringer gemmes automatisk, og du kan til enhver tid slette en tidsplan. Alle fakturaer med uoverensstemmelser er udelukket, når en tidsplan køres. Når en tidsplan er blevet kørt, vises den på fanen Status . Skulle en kørsel mislykkes af en eller anden grund, vises oplysninger om dette også på fanen Status .       Start med at gå ind på tidsplaner i kør betalinger (AP50301S)    Når du gør dette, får du denne side frem :     Opret en ny tidsplan   1. For at tilføje en ny tidsplan skal du klikke på knappen  Tilføj ny tidsplan i øverste venstre hjørne.     2. Indtast et navn til den nye tidsplan i  kolonnen Navn .     3. Vælg  virksomhedsfilialen i kolonnen filial. Som standard er den aktuelle virksomhedsfilial valgt.     4. Vælg Betalingsmetode: Du kan vælge en bestemt betalingsmetode eller dem alle .     5. Beholdningskonto: Du kan vælge en specifik løbende konto eller alle løbende konti. Bemærk, at kun løbende konti knyttet til den valgte betalingsmetode kan vælges.     6. Frekvens: Vælg intervalet altså  Dagligt eller  Ugentligt .     7. Dag I Betalingsbetingelser, som tilgås via menupunktet  Menu > Kreditor > Betalingsbetingelser (CS206500), er der indstillinger for, hvordan betalinger skal håndteres, hvis forfaldsdatoen sker i weekenden. Angiv hvilken ugedag tidsplanen skal køre. 7A. Hvis Dagligt er valgt i Interval : 7B. Hvis Ugentlig er valgt i Interval :  Billede til 7A.   8. Betalingsdato Vælg hvilke fakturaer der skal håndteres. Du kan vælge mellem  Alle åbne dokumenter indtil nuværende dato eller Alle åbne dokumenter . Vælg hvilke fakturaer der skal håndteres. Du kan vælge mellem  Alle åbne dokumenter indtil nuværende dato ,  Alle åbne dokumenter indtil næste kørsel  eller  Alle åbne dokumenter . På hver leverandør er der på fanebladet Betalinger i feltet Leveringstids for betaling (dage) indstilling for leveringstiden for betalinger. 8A. Hvis Dagligt er valgt i Interval : 8B. Hvis Ugentlig er valgt i Interval :     9. Tidszone: Vælg hvilken tidszone planlægningen skal bruge. Som standard foreslås browserens tidszone.   10. Tid: Vælg, hvilket tidspunkt betalingerne skal køre. Bemærk, at det er muligt at køre flere tidsplaner på samme tid.     11. Status . Klik på vælgeren til Til , når du vil begynde at bruge tidsplanen. Du kan til enhver tid ændre tidsplanen til Fra .  Bemærk, at hver gang der foretages en ændring af en tidsplan, deaktiveres den. Hvis du vil begynde at bruge det igen, skal du aktivere det.       Tidsplanstatus vises i kolonnen Status  yderst til venstre. Grå er inaktiv og grøn er aktiv.   Er der nogen spørgsmål, så skriv dem i kommentarfeltet 😊

I version 9.13 kom der et nyt betalingsforslags process. Denne guide hjælper til at fikse fejl samt forklare omkring status vinduet.      Bemærk! For at se det nye betalingsforslagsvindue skal dette være aktiveret og at du har en korrekt rolle tildelt i Admin, se opslaget per 07.08.22   Fanen Status viser alle betalinger, der af en eller anden grund ikke blev sendt til betaling.   Det betyder, at når Visma.net Financials forsøger at sende fakturaer til AutoPay og det ikke lykkes, så skal du som bruger tage dig af problemet hurtigst muligt, så fakturaerne kan sendes til betaling. Se, ret og send igen betalingerne igen. Du kan administrere alt dette fra fanen Status. De forskellige statusser       Alle betalingspakker (enten oprettet manuelt eller via skemaer og) sendt til AutoPay vil blive vist på fanen Status med en af ​​følgende statusser: Sendt til AutoPay: Betalingsbatchen er blevet sendt til AutoPay. Mislykket: Nogle linier i betalingen har en fejl, som betyder, at betalingen ikke blev sendt til AutoPay. En betaling, der behandles, har status: I gang En betaling kan også få status: Arkiveret . Dette sker når en tidsplan køres og der ikke er nogen fakturaer at sende til AutoPay, så får den status Arkiveret. Dette sker også i de tilfælde, hvor alle fakturaer fra en betaling vises igen på fanen Kør betalinger,  når pakken af ​​en eller anden grund ikke kunne sendes til AutoPay. Vigtigt at vide På listen bør der ikke være nogen betalinger med status Mislykket. Alle anmodninger med denne status bør behandles hurtigst muligt, og derfor vises alle poster med denne status øverst på listen Alle poster med status Mislykket kan rettes, det er bare et spørgsmål om hvordan. Nogle kan rettes på fanen Status og genindsendes fra denne fane. Andre med status Arkiveret  administreres fra fanen Kør betalinger og genindsendes fra denne fane. Se indholdet af betalingspakken       Klik på pilen yderst til højre i rækken for at se oplysninger om betalingen.       Nu vises listen over alle fakturaer, der er inkluderet i betalingen.         Skulle betalingen indeholde en fejl, vises oplysninger om fejlen i statusfeltet, for eksempel et forkert kontonummer. Du kan direkte fra denne fane åbne leverandøren og fakturaen (i et nyt vindue) for at rette eventuelle fejl. Når fejlen er rettet, skal du blot klikke på knappen Send igen  og lukke for at sende betalingsbatchen igen. Sådan rettes fejl Trin 1     Klik på knappen yderst til højre i rækken med den forkerte betaling.   Trin 2       Læs fejlmeddelelsen og se, om du kan bruge oplysningerne til at forstå, hvad fejlen er.   Trin 3       Hvis det er nødvendigt, kan du bruge søgefeltet til at finde den forkerte faktura. Alle søgbare felter kan søges delvist , undtagen bankkontonummer, som er krypteret. For at søge efter dette skal du indtaste hele bankkontoen fra fejlmeddelelsen.   Trin 4     Klik på fakturaen for at åbne leverandørfakturaen i et nyt popup-vindue, ret fejlen. Gem derefter og luk derefter pop op-vinduet.   Trin 5       Klik på  knappen Send igen og luk . Den nye betaling vises på fanen Status med statussen I gang .   Hvis fejlmeddelelsen viser, at problemet ikke kan løses?   Hvis fejlmeddelelsen viser, at problemet ikke kan løses, er alle fakturaer i betalingen allerede tilgængelige til betaling igen i fanen Kør betalinger. Når du har åbnet betalingens detaljer på fanen Status, skal du blot klikke på knappen Filer og Luk. Du går derefter til fanen  Kør betalinger og laver en ny betalingsbatch for disse fakturaer.