HoP apstiprinātāji - to tipi un ietekme uz HoP

[#1]

Lai dažādos HoP moduļos veiksmīgi darbotos saskaņošana, kā arī citas informācijas attēlojums būtu pareizs, Horizon ir jāsakārto apstiprinātāju saraksts. Rakstā paskaidrota katra apstiprinātāja tipa nozīme un ietekme uz HoP.

Ceļš sistēmā:

Pamatdati -> Uzņēmums -> Apstiprinātāji

vai

Pamatdati -> Personāla uzskaite -> Administratīvās struktūrvienības -> konkrētas struktūrvienības saistītie dati

Sistēmā ir definēti vairāki apstiprinātāju tipi. Rakstā sīkāk paskaidrotas atšķirības starp apstiprinātāju tipiem.

Vadītājs

Struktūrvienību vadītājiem, kuri piedalās pieteikumu saskaņošanā, jābūt ievadītiem ar tipu Vadītājs.

Darbinieks ar Tipu Vadītājs:

• Redz savas struktūrvienības (un padoto struktūrvienību) darbinieku datus HoP aplikācijā Mani darbinieki un tās sadaļā Rīkojumi un vienošanās, var veidot un saskaņot Rīkojumus un Vienošanās par saviem darbiniekiem;
• Var pieteikt Brīvas formas, Vienreizējās samaksas, Mācību, Saimniecisko izdevumu dokumentu un Komandējumu pieteikumus par savas struktūrvienības darbiniekiem;
• HoP aplikācijā Prombūtnes kalendārs redz precīzu informāciju par darbinieku prombūtnes veidu (atvaļinājums, slimības lapa u.c.);
• Šo apstiprinātāju norāda saskaņošanas scenārijos kā Mainīgo. 

Katrai administratīvajai struktūrvienībai drīkst būt norādīts tikai viens vadītājs.

Kāpēc?

1.  lai saskaņošana noritētu korekti, ja, veidojot scenāriju, tiek izmantots mainīgais “Tiešais vadītājs”, "2. līmeņa vadītājs", "TA vadītājs";
2.  lai darbinieks redzētu pareizu informāciju par to, kas ir viņa tiešais vadītājs HoP pašapkalpošanās sistēmā;
3.  lai tiešais vadītājs redzētu plašāku informāciju HoP par saviem padotajiem (HoP sadaļa Mani darbinieki);
4.  lai izvairītos no tā, ka kāds darbinieks, kurš nav vadītājs, redz HoP tikai vadītājam pieejamos papildus datus par iestādes darbiniekiem.

📍Ja iestādē izmanto klasifikatoru Amatu vietas, tad vadītājam amata vietā norāda veidu “Vadītājs”. Pārējās amata vietās norāda veidu "Cits". Tiklīdz vadītāja amata vieta ir piesaistīta darbiniekam, darbinieks tiek pievienots atbilstošajai struktūrvienībai ar tipu “Vadītājs”:

 Tādā gadījumā apstiprinātāja izveidošanas veids = Automātisks:

N.B.! Amata vietā norādāmais lauks Padotība neietekmē HoP saskaņošanu un jāaizpilda tikai, ja vēlamies amata vietas skatīt hierarhiski:

Ja amatu vietas neizmanto, tad vadītājs katrai struktūrvienībai jāpievieno manuāli. Tad izveidošanas veids = Manuāls:

Papildu

Ar tipu Papildu norādīti darbinieki, kas nav vadītāji, bet kuriem nepieciešams redzēt HoPā to pašu informāciju, ko vadītājiem (piemēram, vadītāja vietnieks, personāla vadītājs u.c.) 

Darbinieks ar Tipu Papildu:

• Redz norādītās struktūrvienības (un tai padoto struktūrvienību) darbinieku datus HoP aplikācijā Mani darbinieki un tās sadaļā Rīkojumi un vienošanās, ir iespēja veidot Rīkojumus un Vienošanos par norādīto struktūrvienību darbiniekiem);
• Var pieteikt Brīvas formas, Vienreizējās samaksas, Saimniecisko izdevumu dokumentus un Mācību pieteikumus par norādītās struktūrvienības darbiniekiem, kā arī HoP aplikācijā Prombūtnes kalendārs redz precīzu informāciju par darbinieku prombūtnes veidu (atvaļinājums, slimības lapa u.c.) 
• Šis apstiprinātājs nepiedalās saskaņošanā. Var būt definēti vairāki darbinieki ar tipu “papildu” vienas struktūrvienības ietvaros.

Uzskaitvedis

Ja tiek lietoti HoP moduļi “Darba laika uzskaite” vai “Darba laika plānošana”, šis apstiprinātāja tips nodrošina iespēju darbiniekam veidot un iesniegt darba laika uzskaites tabeli/aizpildīt plānu un faktu par konkrēto struktūrvienību. Var būt definēti vairāki darbinieki ar tipu “Uzskaitvedis” vienas struktūrvienības ietvaros.

Komandējumu pieteikšanai

Ja tiek lietots modulis HoP Komandējumi, šo apstiprinātāja tipu pievieno darbiniekam, kuram HoP būs iespēja veidot komandējuma pieteikumu un komandējumu grupu pieteikumus un pēc tam arī aizpildīt atskaites dokumentu konkrētās struktūrvienības darbiniekiem, par kuriem ir sagatavojis komandējuma pieteikumu. Var būt definēti vairāki darbinieki ar tipu “Komandējumu pieteikšanai” vienas struktūrvienības ietvaros.

Saimniecisko izdevumu pieteikšanai

Ja tiek lietots modulis HoP Mani izdevumi, šo apstiprinātāja tipu pievieno darbiniekam, kuram HoP būs iespēja veidot saimniecisko izdevumu dokumentu pieteikumu nodefinētās struktūrvienības darbiniekiem. Var būt definēti vairāki darbinieki ar tipu “Saimniecisko izdevumu pieteikšanai” vienas struktūrvienības ietvaros.

Cits

Šis tips tiek izmantots citos specifiskos moduļos.

Apstiprinātāju maiņa

Ja konkrētajā administratīvajā struktūrvienībā mainās vadītājs vai kāds cits no apstiprinātājiem, esošo apstiprinātāja kartiņu slēdzam, ievadot datumu “līdz” un jaunajam apstiprinātājam atveram jaunu kartiņu ar sākuma datumu:

Ja iestādē tiek izmantotas amata vietas un vadītāja apstiprinātāja kartiņa ir izveidota automātiski, apstiprinātāja kartiņas slēgšana vadītājam notiek automātiski, ja darbinieks tiek atbrīvots vai tam mainās amats.

[#2]

Sākot ar 01.01.2023. (sākot no HoP versijas Zander) modulis HoP Mana alga ir pieejams visiem Horizon "Pamats" abonēšanas klientiem, bez papildus abonēšanas izmaksām.

Modulī ietilpst divas aplikācijas - Mana alga un IIN:

Moduļa lietotnē Mana alga pieejama:

• Informācija par darbiniekam šajā mēnesī aprēķināto algu, prēmijām, ieturējumiem un samaksātajiem nodokļiem:

• Izdrukājama algas lapiņa

  Izdruku katra iestāde/uzņēmums var pielāgot savām vajadzībām);

• Informācija par reģistrētajiem apgādājamiem;
• Vēsturiskie dati par atalgojumu pieejami arī grafiskā attēlojumā:

Moduļa lietotnē IIN ir iespējams apskatīt, izdrukāt Paziņojumu par fiziskai personai izmaksātajām summām par izvēlēto gadu.

Lai sāktu lietot risinājumu

1. Vispirms tas jāpiesaka Horizon Abonēšanas centrā: https://www.visma.lv/horizon-abonesanas-centrs/apjoma-palielinasana/

2. Kad risinājums būs pieejams lietotājiem, saņemsiet ziņu no sava Horizon apkalpotāja:

• ja jau izmantojat HoP - apstiprinājumu, ka modulis ir pieejams;
• ja HoP vēl neizmantojat - informāciju par HoP instalāciju (klientiem mākoņrisinājumā to veic Visma; pārējos gadījumos - klients pats vai Visma pēc klienta pasūtījuma).
  
  

3. Kamēr gaidāt apstiprinājumu, zemāk pieejama instrukcija nepieciešamajai konfigurācijai Horizon.

Horizon uzstādījumi algas lapiņas attēlošanai HoP

Sistēma - Uzstādījumi - Uzskaites parametri → lpp. <Horizon WEB>:

Jāiespējo Algu lapiņas un jāpievieno atskaite (izdruka) mēneša algas lapiņām un IIN atskaitei:

❗Ja šobrīd sūtiet algas lapiņas e-pastā, un pielāgotā algas lapiņas izdruka atrodas pēc ceļa:

Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu un pārskatu formas - Personāls/Algas - Algas - Kopējā algu lapiņa, to ir iespējams pārvietot uz Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu un pārskatu formas - Personāls/Algas - Algas - Kopējās algu lapiņas, lai izdruku būtu iespējams attēlot HoP.

To var paveikt, izvēloties izdrukas formu, ko izmantot HoPam un eksportējot to no sistēmas, norādot Save as type: Delphi forma

Eksportētā formā atkal jāimportē atpakaļ sistēmā, ieejot atskaišu formu grupā: Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu un pārskatu formas - Personāls/Algas - Algas - Kopējās algu lapiņas:

Ielasot formu, jānorāda File of type: Delphi forma, jāievada formas nosaukums un apraksts.

 Pēc tam izdruku būs iespējams izvēlēties uzstādījumos.

WEB lietotāju izveide un pieslēgšanās HoP

Lai darbinieki varētu piekļūt HoP, tiem jāveido WEB lietotāji. Detalizētāk par WEB lietotāju izveidi un deaktivizāciju var izlasīt ŠEIT.

Ja iestādē / uzņēmumā ir izvēlēts Visma HoP pašapkalpošanās sistēmai pieslēgties ar lietotājvārdu un paroli, tad visvienkāršākais veids, kā  darbiniekus informēt par WEB lietotāja izveidi, ir izsūtīt WEB lietotāja paroles aktivizēšanas saiti. Sīkāk par to, kā veikt konfigurāciju paroles saites izsūtīšanai, var izlasīt ŠEIT.

Ja vēlaties izmantot OpenID autentifikāciju (Google vai Microsoft), lai pieslēgtos pie HoP, tad papildus informāciju par šo pieslēgšanās veidu var izlasīt ŠEIT.

Modulis Mana alga visiem HoP lietotājiem piešķirsies automātiski pie pirmās pieslēgšanās sistēmai: