Saskaņošanas e-pastu konfigurācija

[#1]

Saskaņošanas e-pastu konfigurācija ir nepieciešama, lai norādītu, pie kura saskaņošanas plūsmas notikuma ir jāizsūta e-pasts un kam tas ir jāsaņem. E-pastu tekstus konfigurē sadaļā E-pastu šabloni.

Katram dokumentu pamatveidam (piemēram, Atvaļinājuma pieteikums, Brīvas formas pieteikums, Metarēķins u.c.) jāveido sava konfigurācija. Vienam dokumenta pamatveidam var tikt veidotas vairākas e-pastu konfigurācijas (piemēram, ja atšķiras saņēmēji vai e-pastu teksts). E-pastu konfigurāciju piesaista saskaņošanas scenārijam.

Pamatdati  → Saskaņošana → E-pastu konfigurācija

Kods: ciparu vai burtu kombinācija pēc brīvas izvēles;

Nosaukums: e-pasta konfigurācijas nosaukums;

Dokumenta pamatveids:  saskaņojamā dokumenta pamatveids (piemēram, Atvaļinājuma pieteikuma dokuments, Rīkojums, Metarēķins u.c.);

Noklusētā: katram dokumenta pamatveidam jābūt vienai noklusētajai e-pasta konfigurācijai (ar iespējotu ķeksi);

Sūtītāja vārds un Sūtītāja e-pasta adrese: norāda tikai tad, ja sūtītāja vārdam un e-pastam jāatšķiras no tās informācijas, kas norādīta Sistēma → Uzņēmums  → Kontaktinformācija;

Piezīmes: Norāda piezīmes, ja nepieciešams.

Kad aizpildīta konfigurācijas loga augšējā daļa, jāaizpilda arī pati matrica. Kolonnā "Saņēmējs" redzami iespējamie e-pasta ziņas saņēmēji, tie var atšķirties katram pieteikuma vai dokumenta pamatveidam. Iespējamos saņēmējus var aktualizēt ar dzelteno zibeni loga labajā malā.

Piemērs e-pasta šablona pievienošanai matricā:

Jāsūta e-pasti saskaņotājam par uzdevuma izveidi - e-pasta šablons ar šim gadījumam piemērotu tekstu jāpievieno matricā Saskaņotājs → Uzdevuma izveide:

E-pastu šablonu pievienošanai var izmantot arī matricas vertikālo skatu:

Pēc šāda principa matricai jāpievieno arī pārējie šabloni.

Pieteikumu saskaņošanas procesā visbiežāk ziņas sūta:

• Saskaņotājam par uzdevuma izveidi: Saskaņotājs → Uzdevuma izveide;
• Saskaņotājam, kam pieteikums tiek pāradresēts par uzdevuma izveidi: Saskaņotājs → Pāradresēšana;
• Pieteicējam par to, ka pieteikums ir apstiprināts: Pieteicējs → Apstiprināts;
• Pieteicējam par to, ka pieteikums ir noraidīts: Pieteicējs → Noraidīts;
• Konkrētai personai par to, ka pieteikums ir apstiprināts: Persona → Apstiprināts;
• Aizvietotājam par uzdevuma izveidi: Aizvietotājs → Aizvietotāja maiņa; 
• E-pasta adresei/adresēm par to, ka pieteikums ir apstiprināts: E-pasta adrese → Apstiprināts