Zināšanu bāze Horizon

Horizon ir iespējams izveidot brīdinājumu aprakstus un noteikt regularitāti, kad Horizon lietotājam jāsaņem ziņa vai e-pasts. Brīdinājuma apraksts sastāv no saraksta, kuru pārbaudīt, filtra, ar kura nosacījumiem atlasīt ierakstus un saņēmējiem.   Lietojot Horizon līgumu moduli, brīdinājumi tiek bieži izmantoti, lai speciālistiem nebūtu regulāri jāpārskata dati dažādās atskaitēs, bet sistēma nosūtītu atgādinājumus uz e-pastu vai parādītu ziņu Horizon.   Šajā rakstā apskatīsim biežāk lietotos līgumu brīdinājumus un to konfigurāciju.   Brīdinājumu konfigurācijas vispārējs apraksts   Brīdinājuma apraksts   Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti   Brīdinājumu apraksts nosaka kāds par kādu sarakstu, ar kādu filtru, kam tiks sūtīti brīdinājumi. Sīkāk par to, kā izveidot brīdinājuma aprakstu, var izlasīt šeit    Brīdinājuma ģenerēšana   Horizon piedāvā iespēju nosūtīt uz Horizon ziņojumiem vai e-pastu brīdinājumu, par kāda saraksta saturu izmantojot noteiktu filtru.   Sīkāk par brīdinājumu ģenerēšanas iespējām variet lasīt šeit    Līgumu brīdinājumu piemēri   Piemēros aprakstīta biežāk lietotā brīdinājumu konfigurācija, taču Horizon lietotājs var uzstādīt arī citus filtra nosacījumus.    Vislabāk filtru sākotnēji pārbaudīt tajā sarakstā, no kura tiks sūtīts brīdinājums - izveidot vēlamos filtra nosacījumus un pārliecināties, vai tiek atlasītas vajadzīgās vērtības.   Brīdinājums par līgumiem, kuriem tuvojas beigu termiņš Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti Lpp. Informācija:     Kods: brīvi izvēlēts Nosaukums: brīvi izvēlēts Brīdinājuma filtru veidojam no saraksta Līgumu atlikumi (11801):     Veidojot filtru, ļoti svarīgi ir saprast, no kura saraksta un kuras vērtības ir nepieciešams atlasīt. Šajā gadījumā nepieciešams lauks "Beigu datums". Vēlamies atlasīt visus līgumus, kuriem beigu datums ir pēc 30 dienām. Ar šadu filtru brīdinājumu ieteicams ģenerēt katru dienu un tad tiks saņemts ziņojums par katru līgumu vienu reizi. Papildus filtrā iespējams pievienot nosacījumus, kas sašaurina apskatāmo līgumu sarakstu, piemēram, līgumu veids, pirkšanas vai pārdošanas līgums vai tikai aktīvie līgumi.   Lpp. Atskaišu parametri Tā kā Līgumu atlikumu saraksts ir atskaite, tad nepieciešams norādīt ar kādiem parametriem atskaiti nepieciešams apskatīt.     Šajā piemērā atskaitei tiks norādīts sistēmas datums, kas nozīmē šodiena un abas atzīmes netiks veiktas.   Lpp. Saņēmēji     Varat pievienot saņēmēju ar tipu E-pasta adrese, lai nosūtītu brīdinājumu par visiem līgumiem kolēģim, kas nelieto Horizon vai lauku Persona, lai nosūtītu brīdinājumu Horizon lietotājam, papildus varat izvēlēties vai brīdinājumu sūtīt arī uz viņa e-pastu. Iespējams izvēlēties saņēmēju E-pasta lauks, lai nosūtītu e-pastus līgumu atbildīgajiem, ar atbilstošu līgumu sarakstu.   Lpp. E-pasts     Temats: E-pasta temats Teksts: E-pasta teksts Rindiņas teksts: Teksts, kas tiks attēlots katrai līguma rindiņai (var pievienot arī Horizon laukus)   Brīdinājums par līgumiem, kuriem beidzies termiņš Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti Lpp. Informācija:     Kods: brīvi izvēlēts Nosaukums: brīvi izvēlēts Brīdinājuma filtru veidojam no saraksta Līgumu atlikumi (11801):     Šajā gadījumā filtrā nepieciešams lauks "Beigu datums". Vēlamies atlasīt visus līgumus, kuriem beigu datums ir pirms 3 dienām vai senāk. Papildus filtrā pievienoti nosacījumus, kas sašaurina apskatāmo līgumu sarakstu - statusu nosacījumi, kā arī līguma grupa. Šādus nosacījums nepieciešams pievienot atkarībā no jūsu Horizon konfigurācijas.   Lpp. Atskaišu parametri, Lpp. Saņēmēji, Lpp. E-pasts aizpilda līdzīgi kā pirmajā piemērā.   Brīdinājums par vakardien parakstītajiem līgumiem Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti Lpp. Informācija:     Kods: brīvi izvēlēts Nosaukums: brīvi izvēlēts Brīdinājuma filtru veidojam no saraksta Līgumu atlikumi (11801):     Šajā gadījumā filtrā nepieciešami lauki "Notikuma laiks", "Notikums" un "Statuss". Vēlamies atlasīt visus līgumus, kuriem vakardien ir bijis notikums statusa maiņa vai izveide un šobrīd statuss ir aktīvs. Papildus filtrā pievienoti nosacījumus, kas sašaurina apskatāmo līgumu sarakstu - līgumu veids. Šādus nosacījums nepieciešams pievienot atkarībā no jūsu Horizon konfigurācijas.   Lpp. Atskaišu parametri, Lpp. Saņēmēji, Lpp. E-pasts aizpilda līdzīgi kā pirmajā piemērā.   Brīdinājums par līgumu izpildes (pēc summas) pārsniegšanu konkrētiem % Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti Lpp. Informācija:     Kods: brīvi izvēlēts Nosaukums: brīvi izvēlēts Brīdinājuma filtru veidojam no saraksta Līgumu atlikumi (11801):     Šajā gadījumā filtrā nepieciešams lauks "Līguma izpilde". Vēlamies atlasīt visus līgumus, kuriem līguma izpilde ir lielāka par 90%. Papildus filtrā pievienoti nosacījumus, kas sašaurina apskatāmo līgumu sarakstu - līguma tips. Šādus nosacījums nepieciešams pievienot atkarībā no jūsu Horizon konfigurācijas.   Lpp. Atskaišu parametri, Lpp. Saņēmēji, Lpp. E-pasts aizpilda līdzīgi kā pirmajā piemērā.  

Horizon funkcionalitāte “Pakalpojumu līgumi” nodrošina iespēju masveidā ģenerēt realizācijas rēķinus par pakalpojumiem, balstoties uz līgumu kartītēs norādīto informāciju - pakalpojumiem, to daudzumiem, cenām u.tml.   Šajā rakstā uzzināsiet par vienu no pakalpojumu līgumu aprēķina metodēm ar nosaukumu “Pēc skaitītāja”. To izmanto, ja ir zināms regulārā rēķina pakalpojums un tā cena, taču daudzums katru mēnesi (vai citu periodu) ir mainīgs.   1. Pakalpojums un tā daudzuma mainīgais   Horizon ceļš: Dokumenti -> Līgumi -> Pakalpojumu līgumi -> Ievadformas lpp “Pakalpojumi” Līguma kartītē pakalpojumu rindā izvēloties metodi “Pēc skaitītāja” daudzums nav aizpildāms, bet ir jānorāda  daudzuma “Mainīgais”. Pirms rēķinu veidošanas šim mainīgajam būs jāreģistrē vērtība katram līgumam aprēķina periodā.   Vienu un to pašu līguma mainīgo ir iespējams norādīt vairākām pakalpojumu rindām (izmaiņa no 595.v.). Tas izmantojams situācijās, kur viens un tas pats līguma mainīgā daudzums jāpielieto vairāku pakalpojumu aprēķinam.       2. Līgumu mainīgo vērtību reģistrēšana   Izvēlne: Dokumenti -> Līgumi -> Līguma mainīgo vērtības Pirms rēķinu veidošanas nepieciešams reģistrēt perioda vērtības līgumos norādītajiem mainīgajiem. Līguma mainīgo vērtības var ievadīt manuāli vai ieimportēt ar excel veidnes palīdzību. Vienā periodā vienam līgumam tiek atļauta tikai vienas vērtības ievade, periodi nedrīkst pārklāties. Mainīgā vērtības ievadlogs:       Excel veidne:       Mainīgo vērtības līguma kartītē:     3. Realizācijas rēķinu veidošana   Izvēlne: Dokumenti -> Līgumi -> Pakalpojumu līgumi -> Darbības -> Veidot rēķinus par pakalpojumiem Ģenerējot realizācijas rēķinus par izvēlēto periodu, sistēma pakalpojumiem ar metodi “pēc skaitītāja” rēķina rindiņas daudzumu meklē līguma mainīgo vērtību sarakstā atbilstoši aprēķina periodam.   Ar mainīgā vērtības periodu tiek aizpildīti arī rēķina rindiņas “Datums no” un “Datums uz”.     Pēc aprēķina veikšanas un rēķina izveidošanas sistēmā tiek saglabāta informācija par līgumu, aprēķina periodu, uzģenerēto rēķinu. Tā tiek dzēsta, ja tiek dzēsts rēķins. Svarīgi! Ja rēķins nav dzēsts un tiek veikts atkārtots aprēķins, tad sistēma brīdina par iepriekš uzģenerēto rēķinu, taču nav aizlieguma jauno rēķinu ar atkārtoti aprēķināto pakalpojumu un daudzumu saglabāt. Šādiem brīdinājuma paziņojumiem lietotājiem ir jāpievērš uzmanība un atbilstoši jārīkojas.     Svarīgi! Rēķinu veidošana no saraksta “Līgumu rēķinu rindas” šai aprēķinu metodei nav paredzēta.  

Kā ērtāk apstrādāt datus par pabalstiem, kuri 100% apmērā ir jāizmaksā iemītniekiem?

Ir gadījumi, kad 85% pensijas un pabalstu summa ir lielāka nekā uzturēšanās izdevumi sociālās aprūpes iestādē. Kā to atrisināt, ja tiek izmantots Horizon modulis “Aprūpes maksas”?

Mēdz būt situācijas, kad klienti kavē rēķinu apmaksu un var būt nepieciešamība izrakstīt sodu par kavēto maksājumu. Horizon šādos gadījumos tiek izmantota kavējumu naudu aprēķinu funkcionalitāte. Taču objektīvu iemeslu dēļ klients var tikt atbrīvots no kavējuma naudu maksāšanas, izmantojot atbrīvojumu periodus. Arī valstī izsludinātā ārkārtējā situācija saistībā ar COVID-19 pandēmiju ir objektīvs iemesls, kādēļ klientiem var tikt piešķirti atbrīvojumu periodi kavējumu naudu aprēķinā. Tādēļ, lai atvieglotu darbu ar atbrīvojumu periodu pievienošanu, kā arī to pagarināšanu, ir veiktas vairākas izmaiņas Horizon. Lai pievienotu atbrīvojumu periodus vairākiem klientu līgumiem vienlaicīgi, iespējams izmantot atbrīvojumu periodu ģenerēšanas vedni (Dokumenti → Līgumi → Darbības → Pievienot atbrīvojumu periodus). Agrāk šajā vednī bija obligāti jāievada atbrīvojumu perioda kods, kā rezultātā sistēma ģenerēja vairākus atbrīvojuma periodus ar vienādiem kodiem.   Tagad ģenerēšanas vednī lauks “Kods” vairs nav pieejams - šis lauks automātiski tiek aizpildīts ar atbrīvojumu periodu dokumenta tipā norādīto numeratoru. Ja dokumenta tipā nav norādīts numerators, tad tiks attēlots atbilstošs kļūdas paziņojums un atbrīvojumu periodi netiks uzģenerēti. Papildus vednis ir papildināts ar iespēju neaizpildīt “Līdz” datumu, tādējādi nodrošinot, ka atbrīvojumu periods tiek pievienots uz nenoteiktu laiku. Gadījumiem, kad ir ievadīti atbrīvojumu periodi uz noteiktu laiku (aizpildīts “Līdz” datums), bet šos atbrīvojumu periodus ir nepieciešams pagarināt vairākiem atbrīvojumu periodiem vienlaicīgi, atbrīvojumu periodu sarakstā ir pieejama jauna darbība “Lauku labošana iezīmētajām rindām” (Dokumenti → Līgumi → Atbrīvojumu periodi → Darbības). Ar šo darbību ir iespējams labot 2 laukus - “Datums no” un “Datums līdz”. Papildus ir pievienotas vairākas kontroles: pēc atbrīvojuma perioda dokumenta saglabāšanas lauks "Līgums" vairs nav labojums. Ja tas ievadīts kļūdaini, to nepieciešams dzēst vai anulēt. atbrīvojuma perioda ievadformā lauks “Datums no” tagad ir obligāts lauks.

Daudziem uzņēmumiem ar lielu klientu skaitu raizes sagādā klienti, kas laikus neveic maksājumus par saņemtajām precēm vai pakalpojumiem. Viena no izplatītākajām metodēm cīņā ar šo problēmu ir kavējuma jeb soda naudas aprēķins atbilsoši kavēto dienu skaitam.   Lai Horizon sistēmā uzsāktu rēķināt kavējuma naudu, vispirms ir jāpieņem lēmums par aprēķina nosacījumiem. Kāds būs soda veids? Tas var būt procenti - likumiskie vai nokavējuma, līgumsods, kas aprakstīts līgumā. Kādi ir kavējuma procenti dienā? Kāds ir soda naudas apjoma limits, par kuru lielāku klientam aprēķināt nevar likuma vai līguma nosacījumiem? Parasti procentu maksājuma soda gadījumā tas nevar pārsniegt 100% no kavētā maksājuma, bet līgumsodam 10% no līguma summas. Vai ir pieļaujāmās kavējuma dienas? Piemēram, apmaksas termiņš ir 31.01.2020. Ja samaksā 02.02.2020, tad kavējuma naudas nerēķina, bet ja samaksā 04.02.2020., tad rēķina par pilnām dienām no 31.01. Šis princips ir vēsturisks bankas pārskaitījumu laika dēļ, bet ir uzņēmumi, kas vēlas ievērot šādu principu arī tagad.   Šos nosacījumus iespējams aprakstīt pie katra līguma, tātad jāsaprot kuriem līgumiem kavējuma naudas rēķina, kuriem nē un kādi katram līgumam ir nosacījumi. Nosacījumus iespējams sistēmā pievienot dažādos veidos masveidā vai pievienot konkrētam līgumam.   Ja iepriekš kavējuma soda naudas nav rēķinātas, ir jāpieņem arī lēmums par to, kā šo procesu uzsāksiet. Kad sākat rēķināt? Par kādām precēm/ pakalpojumiem/ līgumiem? Vai tas attieksies tikai uz  jauniem līgumiem no konkrētā datuma vai arī jau iepriekš noslēgtajiem līgumiem, aprēķinu veicot par tekošo periodu.   Svarīgi arī aprakstīt grāmatvedības uzskaites principus sodiem. LR normatīvie akti  nosaka, ka sodus atzīst ieņēmumos tikai pēc to samaksas, tāpē jāsaprot kādos kontos veicami grāmatojumi.   Pirms katra kavējuma naudas aprēķina ir stingri jāpārbauda, sistēmā ir izveidotas visas piesaistes par saņemtajiem maksājumiem, lai nerastos situācija, ka soda nauda tiek aprēķināta nepamatoti.   Galvenie sagatavošanās soļi sodu naudu iekasēšanas procesa uzsākšanai ir: - Nosacījumu noteikšana. - Lēmums par aprēķina uzsākšanas datumu un dokumentiem par kuriem tiks rēķināti sodi. - Lēmums par grāmatošanas principiem. - Uzticama procesa izveide savlaicīgai maksājumu piesaistei; - Procesa atbildīgās personas izvēlēšanās.   Kad apkopota informācija par aprēķinu principiem, nepieciešams veikt izmaiņas Horizon: - Konfigurācijas izmaiņas - sākuma datums, soda aprēķinu metodes, dokumentu tipi. - Nosacījumu pievienošana visiem līgumiem. - Aprēķinu veikšana un piestādīšana klientiem.   Ja nepieciešams šajos procesos varat iesaistīt konsultantu Horizon sistēmas sagatavošanai soda naudas automātiskam aprēķinam un un iekļaušanai rēķinos. Ieviešanas process parasti iekļauj procesu izpēti sarunās ar uzņēmuma darbiniekiem, darbinieku apmācību par algoritmu ievadi, uzturēšanu un aprēķinu procesu, ja nepieciešams, arī algoritmu ienešanu sistēmā un atbalstu palaišanas procesā.

Ārkārtējās situācijas dēļ arī apsaimniekošanas un komunālo pakalpojumu aprēķinos nākas ieviest izmaiņas. Esam apkopojuši mums līdz šim zināmās.

Pensiju izmaksu izmaiņas, sākot ar 01.01.2020

 Kā uzskaitīt pamatdatus un dokumentus, lai labāk notiktu maksājumu atpazīšana.

Svarīgākās funkcijas, ko nodrošina Pakalpojumu līgumi.

Apraksts, ko nodrošina Iepirkumu līgumi funkcionalitāte.