Kort geleden hebben we jullie mening gevraagd over het verbeteren van de declaratiemodule. In dit artikel beschrijven we de belangrijkste punten uit de online meeting waarin we veel - heel veel - vragen hebben gesteld.   Overzicht declaraties Jullie hebben een aantal reden aangegeven waarom (voor sommige rollen) een overzicht van declaraties nodig is: Voorkomen van dubbele invoer Controle juistheid / rechtmatigheid Overzicht / Inzicht Medewerkers te woord kunnen staan bij vragen Accountants ondersteunen   Voorlopig ontwerp Onderstaand ontwerp bevat de belangrijkste punten die jullie met ons hebben gedeeld   HR voor anderen Aan de hand van de door jullie ingestelde rollen (bijvoorbeeld Manager (MGR) en Personeelsadministratie (PA)), tonen we alle declaraties van de medewerkers (dienstverbanden) die conform de roltoewijzingen aan de betreffende MGR of PA rapporteren. (inclusief vervanging) Medewerker Het persoonsnummer (en mogelijk het dienstverbandvolgnummer) gaan we toevoegen, zodat je hier eenvoudig op kunt filteren. Datums In plaats van de “Datum laatste wijziging” die we nu nog op het overzicht voor de beheer tonen, gebruiken we de meer relevante datumvelden “Datum uitgave” en “Datum indienen”. Op die manier heb je meer gegevens om de declaratie uniek te kunnen identificeren en geeft het je meer mogelijkheden om de context te zien. Zo zou je kunnen sorteren op de “Datum uitgave” om te zien wat de medewerker nog meer heeft gedeclareerd. Verwerkingsperiode We gaan kijken of we voor afgeronde declaraties de verwerkingsperiode van Payroll Gemal kunnen laten zien. Dat is handig op het moment dat een medewerker vragen heeft n.a.v. een salarisspecificatie.   Controleren declaraties Ook de functie voor het controleren van declaraties wordt verbeterd   Sorteren Beter overzicht door de declaraties te sorteren door middel van de kolomtitels Toelichting Een toelichting door de medewerker geeft meer context tijdens het controleren Waarschuwingen Het voorkomen dat een declaratie opnieuw wordt goedgekeurd terwijl deze zojuist was afgekeurd door de tweede controleur is het allerbelangrijkste. Dit gaan we dus signaleren.   De waarschuwingen kunnen we te zijner tijd uitbreiden, denk aan Dubbelingen (dezelfde waarde, voor dezelfde categorie op dezelfde datum bij dezelfde persoon) Het bedrag of datum komen niet overeen met het gescande bedrag en datum Het betaalbewijs is in een andere valuta dan euro’s De afstand is aangepast Declaratie is voorheen geretourneerd aan de medewerker etc.       Bevestiging Meer dan één declaratie controleren is bijzonder en daarom willen we bevestiging van de gebruiker (controleur). We zijn van plan om de bevestiging uit te breiden met een uitsplitsing per medewerker én het aantal waarschuwingen.   Alle feedback is welkom en helpt ons Youforce nog beter te maken, dank daarvoor! ... Meer weergeven

De verlofmodule reageert op wijzigingen in HR Core (Beaufort), en valideert uiteraard de wijzigingen voordat deze opgeslagen worden. Met enige regelmaat constateren we op deze manier (functionele) fouten en worden de betreffende gegevens niet opgeslagen. Veelal zal het Service Center deze meldingen terugkoppelen aan je via een ticket. Dit artikel is bedoeld om de meldingen te begrijpen en een handreiking te geven om deze op te lossen.   Verloftijdvakken Meldingen over verloftijdvakken worden geïdentificeerd door een sleutel die als volgt is opgebouwd: <persoonsnummer> - <dienstverband> - <verlofsoort> - <verlofjaar> - <volgnummer> De sleutel delen we in het ticket, zodat je eenvoudig de juiste data kunt vinden om te analyseren. (NB. het <volgnummer> is niet beschikbaar in HR Core of Youforce Reporting) Meldingen There are hoursPerDays outside the ValidityPeriod De periode van het verloftijdvak wordt bepaald door de velden Begindatum tijdvak en Einddatum tijdvak (1). De melding geeft aan dat er dagen zijn in de tabel met "Uren per dag" (2) die voor of na het tijdvak liggen; dit is niet toegestaan.   There are one or more existing Leave Periods using different categories with overlapping dates summing more than 24 hours Op één dag zijn (in totaal) meer dan 24 uren verlof geregistreerd, dit kan verdeeld zijn over meerdere verloftijdvakken; dit is niet toegestaan. ... Meer weergeven

Er zijn diverse ideeën aangemaakt de afgelopen periode om het controleren van declaraties efficiënter te maken én om een overzicht te bieden aan managers en professionals. Bijvoorbeeld: Overzicht declaratie voor managers Personeelsnummer toevoegen bij naam in de declaraties Declaraties die retour gestuurd worden een kenmerk geven Controleren declaraties: filter én sortering gewenst     Donderdag 15 mei tussen 11:00 en 12:00 kun je via onderstaande link deelnemen aan een online overleg waarbij we graag jullie mening willen weten over een aantal ontwerpen en vragen. Video call link: https://meet.google.com/ijd-jtkf-cgd    De uitkomst delen we uiteraard op onze community! ... Meer weergeven