Elektronisk fakturering i Visma Business

[#1]

Her har du som bruker Visma Business oversikt over hva du trenger for å kunne sende og motta fakturaer elektronisk.

Dette trenger du for å sende fakturaer elektronisk

• Visma Business versjon 8.02, men anbefaler nyeste versjon 
  (virker også fra 5.31.4, men da med noen begrensninger) *Se under.
• Modulen AutoInvoice, denne modulen har de fleste som har Visma Business

Slik kommer du i gang

Se her hvordan du registrerer deg i Visma AutoInvoice

Se her for oppskrift på hvordan du kommer i gang med AutoInvoice i Visma Business.

Sende fakturaer til NAV eller Oslo kommune

Skal du sende elektronisk faktura til NAV eller til Oslo kommune, så har de noe tilleggskrav utover de kravene som stilles til standard EHF-format. Visma Business støtter dette fra versjon 8.02.

• Det er et krav om at «Deres ref»-feltet er fylt ut for alle fakturaer som skal til det offentlige, Oslo kommune og NAV har gjerne en egen verdi/kode som de vil at du skal fylle ut her. Oslo kommune kaller dette «Ressursnummer» og NAV kaller det «Deres referanse», fyll dette ut i «deres ref»-feltet.
• «Kundens bestillingsnummer». Her skal dere fylle ut det Oslo kommune kaller «Bestillingsnummer/ordrenummer» og NAV kaller «Bestillingsnummer». I Visma Business heter feltet «Ordrenr hos k/l».
  NB! I Visma Business (før versjon 9.0) er dette feltet numerisk, dvs at du ikke får lagret bokstaver i det feltet. Hvis kundens bestillingsnummer inneholder bokstaver, må denne workarounden brukes: Legg inn bestillingsnummeret med en | foran i «deres ref»-feltet (denne streken kalles gjerne for «pipe» og du finner den som regel på samme tast som paragraftegnet §). Hvis du skal legge inn navnet «Ola Normann» i «deres ref»-feltet og «Kundens bestillingsnummer» er AB1234, så legg dette inn i «deres ref»: Ola Normann |AB1234.
• NAV krever også mulighet for å sende med vedlegg, det er ok fra versjon 8.0 i Visma Business.

Sende en kreditnota

I EHF-formatet er det et krav at fakturanummeret til fakturaen som krediteres alltid skal være med. Pass derfor på at dette er utfylt i Visma Business (ok fra versjon 8.0). For versjon 5.3x, se workaround under.

*Begrensinger for Visma Business 5.3x

Beløp som ligger på hode i fakturaen blir ikke sendt med, alt må ligge på linjenivå. Dette gjelder:

• Frakt
• Fakturagebyr
• Øreavrunding
• Rabatt på totalen

Kreditnota: Fakturanummeret på fakturaen som krediteres kommer ikke med på kreditnotaen. Dette er et krav for alle kreditnotaer som sendes gjennom PEPPOL. Dette løses med følgende «workaround»: Legg inn fakturanummeret med en # foran i «deres ref»-feltet. Hvis du skal legge inn navnet «Ola Normann» i «deres ref»-feltet og fakturanummeret på fakturaen som skal krediteres er 123456, så legg dette inn i «deres ref»: Ola Normann #123456.

«Kundens bestillingsnummer» støttes ikke. Det er ikke mulig å sende inn denne verdien. Workaround: Legg inn bestillingsnummeret med en | foran i «deres ref»-feltet (denne streken kalles gjerne for «pipe» og du finner den som regel på samme tast som paragraftegnet §). Hvis du skal legge inn navnet «Ola Normann» i «deres ref»-feltet og «Kundens bestillingsnummer» er AB1234, så legg dette inn i «deres ref»: Ola Normann |AB1234.

Bruttofakturering: Fakturaer med bruttofakturering kan ikke sendes til AutoInvoice før versjon 8.0.

Dette trenger du for å motta fakturaer elektronisk

For å motta en elektroniske fakturaer fra Visma AutoInvoice på enklest mulig måte, så trenger du minst Visma DocumentCenter versjon 5 (anbefaler siste versjon).  Utsira kommune hevder de sparer 18 minutter per faktura ved å motta fakturaene på denne måten.

Slik kommer du i gang

Se her for oppskrift på hvordan du aktiverer dette i Visma Dokumentsenter (nederst på siden).

For å kunne motta en faktura, må dere være registrert i AutoInvoice og ha satt opp AutoInvoice til å motta fakturaer elektronisk. I tillegg bør dere være registrert i ELMA-registeret. ELMA er et nasjonalt register over alle i Norge som kan motta fakturaer elektronisk. Er du registrert der, vil alle som kan sende fakturer elektronisk kunne nå deg, uavhengig av hvilken meldingsformidler de bruker. Slik registrerer du deg i AutoInvoice, aktiverer mottak og registrerer deg i ELMA:

1. Gå til http://autoinvoice.visma.com, og velg registrering, fyll ut feltene.
2. Når firmaet er registrert, blir du bedt om å gå gjennom 5 steg. Legg spesielt merke til steg 5, der avgjør du om du ønsker å motta fakturaer gjennom AutoInvoice eller ikke.
3. Når du har vært gjennom stegene, bør du passe på å registrere deg i ELMA, hvis du ønsker å motta fakturaer gjennom AutoInvoice.
   a. Logg deg på http://autoinvoice.visma.com med den brukeren som du opprettet i punkt 1.
   b. Velg «Innstillinger» oppe til høyre i skjermbilde
   c. Velg «Firmainnstilinger» i menyen til venstre.
   d. Nederst på siden står det «Difi registrering». Klikk på [Oppdater].
   e. Hvis det står Ikke registrert i ELMA [Registrer], så klikk på registrer.