PDF-dokumenter kan komme i mange forskjellige varianter og av og til kan det skje at PDF-viseren i Visma Document Center ikke klarer å vise dokumentet. Kanskje mangler deler av innholdet eller i verste tilfelle, kan Document Center krasje, og du må starte programmet på nytt. Problemet kan da være at når du starter Document Center igjen, vil den igjen forsøke å åpne samme dokument, og systemet krasjer igjen. Generelt vil jeg si at hvor nyere versjon av Document Center du har, jo bedre er PDF-leseren og jo færre problemer vil du ha. Vi erfarer også at 64-bits versjonen av Document Center fungerer bedre enn 32-bits versjonen. Her er noen tips om hvordan komme rundt dette problemet.  Vi ser også at store PDF-filer, f.eks PDF-filer med mange bilder med høy oppløsning, kan skape problemer for Document Center. Hvordan slette en problem-PDF 1 Legg til nytt dokument Vent til det har kommet et nytt dokument inn i Document Center Eventuelt fremprovoser dette ved å importere et dokument via AutoImport. Har du sortert dokumentlisten på nyeste først, vil Document Center alltid vise det nye dokumentet og systemet vil ikke krasje. Klikk så på en annen visning enn PDF i visningsvinduet (ikonene over dokumentet). F.eks kan du velge ikonet helt til høyre som viser listen over filnavnene på dokumentene. Deretter kan du velge problem-dokumentet i dokumentlisten. Denne gangen krasjer ikke Document Center, fordi den slipper å vise dokumentet. Nå kan du slette problemdokumentet fra Document Center. 2 Bytt dokumentviser Hvis du har versjon 17.10.1 eller nyere kan du skifte standard dokumentviser til WebView2, som er Microsoft Edges versjon av PDF-leser. Endring av PDF-viser kan gjøres rett i klient-config-fil. Kontakt din Visma-forhandler eller se release notes. Husk at selv om du på denne måten kanskje kan se problem-PDFen, så vil dine kollegaer som fortsatt bruker standard PDF-viser ha samme problem. Dette gjelder både fra Document Center og dokumentvisningen fra ERP-systemet. Da bør evt. de også bytte til WebView2. 3 Flytt kildefilen Hvis du har tilgang på filområdet på server hvor dokumentene ligger, kjenner dokument-id’en og vet hvordan du kan finne orginaldokumentet, kan du flytte filen eller endre navnet på filen. Da vil ikke Document Center finne filen og heller ikke kræsje. Dermed kan du slette den i Document Center. 4 Slett dokumentet i SQL-databasen Dette vil selvfølgelig løse problemet, men her anbefaler vi å kontakte din Visma-forhandler og bruke en sertifisert konsulent til dette. Det er ikke rett fram å slette et dokument i databasen. Hvordan reparere en problem-PDF Her er noen tips til hvordan du kan reparere en problem-PDF. Åpne PDF’en i en vanlig PDF-viser (f.eks Adobe Acrobat) eller i en nettleser. Velg skriv ut og bruk “Skriv ut som PDF”, hvis du har dette alternativet. Dermed får du en ny PDF, som høyst sannsynlig vil fungere utmerket i Document Center. Skriv ut PDF’en på papir og scann inn via en scanner (evt. ta bilde av den med telefonen). Ikke en veldig bra løsning, men mulig. ... View more

I løpet av juli har vi endret utseende på detaljvinduet hvor du godkjenner oppgavene dine. Tidligere var informasjonen om oppgaven plassert slik at det ikke var like lett å se akkurat den informasjonen du ønsket samtidig. Det kunne være informasjon som overlappet annen informasjon eller at du måtte klikke deg frem og tilbake mellom faner for å få se den informasjonen du trengte.  I Approval kan du godkjenne 7 forskjellige dokumenttyper (f. eks faktura og reiseregning) fra 13 forskjellige systemer. Du har kanskje en liten laptop-skjerm eller en stor kontorskjerm, og hva som er viktig for deg å se, er kanskje annerledes enn hva som er viktig for en annen. Derfor har vi prøvd å gjøre løsningen mer fleksibelt, slik at du kan tilpasse siden til din skjermstørrelse og formål. Men jo større skjerm du har, jo bedre vil det være å se all informasjonen (så klart). Moduler I den nye løsningen er informasjonen plassert i 5 moduler, som plasseres i kolonner på skjermen. Her er et eksempel:   Modul 1: Arbeidsflyten, hvem skal godkjenne Modul 2: Notater og kommentarer Modul 3: Dokumentdetaljer Modul 4: Visning av dokument Redigeringsvindu: Her kan du se detaljer direkte fra systemet som oppgaven kommer fra. Er dette en faktura, er det mulig å gjøre konteringen her. NB! Er dette en utleggskrav fra Expense, og du ønsker å gjøre endringer, må du scrolle et godt stykke ned for å lagre endringene. Her vil det komme en forbedring, slik at det blir enklere å se hvordan lagre endringen. Kolonner Det kan være fra 1 til 3 kolonner. Dette skjermbilde har tre kolonner.    Antall kolonner endrer seg med størrelsen på din skjerm, denne har to kolonner: Har du mindre skjerm og færre kolonner, så må du scrolle ned på venstre side for å se alle modulene. Vise skjule moduler Du kan velge å vise/skjule moduler ved å klikke på disse ikonene:    Her har jeg skjult arbeidsflyt-modulen:   I dette tilfelle kan jeg se både dokumentet og redigeringsvinduet samtidig. Plassering av redigeringsvinduet Du kan velge mellom to plasseringer av redigeringsvinduet. Du bytter mellom disse ved å klikke på disse ikonene i redigeringsvinduet.   Ved bruk av en normal kontorskjerm, vil du se tre kolonner. Da anbefaler vi at du bruker «venstre visning»:   Har du en mindre skjerm, kan det å plassere redigeringsvinduet nederst være fordelaktig:   Når du da scroller nedover, så vil redigeringsvinduet plassere seg over dokumentet. Zoom inn på dokumentet Er det veldig liten skrift på dokumentet og det er vanskelig å lese det, da kan du zoome inn for å forstørre teksten:   Hvis du zoomer inn, så må du scrolle inne i dokumentet for å se det du vil se. Du kan bruke både den horisontale og vertikale rullefeltet. Videre utvikling Vi har planer for å ytterligere forbedre detaljvinduet for godkjenning, men vi synes at det allerede er bedre enn hva det var tidligere, derfor har vi valgt å publisere dette nå. Noen planer fremover: Mulighet for å selv bestemme bredden på modul 4 (dokumentet) Mulighet for flytte modul 4 (dokumentet) ut til en annen skjerm       ... View more

Her kommer en oversikt over nyhetene i denne versjonen. Versjonen ble levert 15. juni 2023. Sett inn konteringslinje Nå er det mulig å legge inn en ny konteringslinje midt i konteringsgriden. Dette gjøres ved å høyreklikke for så å velge «Sett inn» før eller «Sett inn etter». Du kan også bruke en hurtigtast: CTRL+i setter inn en ny linje før den linja du har valgt. CTRL+Shift+i setter inn en linje etter den du har valgt. For å sette inn en ny linje til slutt i tabellen, kan du bruke hurtigtasten CTRL og +. Hovedverktøylinje er flyttet Vi har flyttet verktøylinjen til under dokumentlista. Vi mener det er mer naturlig å ha den der siden den utfører oppgaver på dokumentene. PDF-redigeringslinje er delvis skjult Noen brukere syntes at verktøylinja for PDF-visningen skjulte for mye av dokumentet. Nå har vi delvis skjult den, slik at dokumentet synes bedre. Ved å peke på linja, dukker den opp igjen. Sum MVA lagt til på statuslinjen Den viser summen av MVA på linjene du har i konteringsgriden En ny versjon av standard PDF-viser er lagt til Vi oppdaterer alltid til siste versjon av standard PDF-leser, sånn at den fungerer best mulig. Diverse feilrettinger Se Release notes ... View more

Vi anbefaler at dere bruker patchen 17.10.1 ved oppgradering. Versjon 17.10 Send interne notater til Approval Fra denne versjonen er det mulig å også sende de notatene som skrives på hovedsiden til Approval. Hvis man ønsker dette, må det aktiveres fra System / Visma.net Approval innstillinger. Fra før av sendes kun de kommentarer som skrives inn fra send-på-flyt-dialogen. Vi har også gjort det tydeligere hvor de forskjellige automatiske notatene kommer i fra, f.eks i fra AutoInvoice Detect Service. Slutt på PDF-faktura fra enkelte e-fakturaer fra AutoInvoice Når Document Center henter elektroniske fakturaer fra AutoInvoice, er det noen av fakturaene som ikke har en PDF-versjon, men kun en XML-versjon. Spesielt gjelder det de som kommer via Peppol, siden Peppol (Peppol BIS 3.0) sluttet å støtte dette for et par år siden. I tidligere versjoner, ville Visma Document Center be Autoinvoice opprette en PDF-fil basert på XML-filen, men fra og med denne versjonen vil vi ikke gjøre det lengre. Det vil si at man kun da kan se XML-versjonen i Document Center og Approval, og ikke en PDF-versjon. Vi vil selvfølgelig også fremdeles laste ned alle andre vedlegg. Varslinger AutoInvoice Detect Service Fra denne versjonen vil varslingene være på språket i henhold til mottakerfirmaet. Dvs at for et norsk firma, vil de komme på norsk. For Visma Business-brukere: Manuell periodisering Nå er det mulig å gjøre periodisering rett i Visma Document Center. Periodisering lar brukerne dele et bilagsbeløp mellom flere perioder. Funksjonaliteten er tilgjengelig på regnskapslinjene via høyreklikkmenyen når du merker en linje. På samme måte som i Visma Business, vil formularet som åpnes inneholde følgende felter: Til start – brukes til å angi antall perioder inntil startperioden. Varighet – brukes til å angi periodeantall Konto – brukes til å angi kontoen som skal brukes Debet/Kredit – brukes til å velge om motposteringene skal krediteres eller debiteres Når denne funksjonaliteten brukes, opprettes nye bilagslinjer der beløp, valutabeløp og MVA-beløp er delt mellom periodene i henhold til valget som ble gjort på Periodisering-formularet.   Versjon 17.10.1 Vi anbefaler at dere bruker denne ved oppgradering til versjon 17.10, da den inneholder noen forbedringer og feilrettinger. Forbedret dokumentviser Document Center-løsninger over hele Skandinavia mottar mellom 1-2 millioner fakturaer hver eneste måned. I noen få tilfeller kommer det PDF-dokumenter som PDF-viseren sliter med. Det kan være deler av fakturaen som ikke vises, eller at den i verste fall krasjer systemet. Vår erfaring er også at PDF-leseren fungerer bedre i 64-bits versjonen av Document Center enn 32-bits-versjonen. Så for de som kan kjøre 64-bits (Business og Global-kunder), så anbefaler vi det. I denne versjonen har vi oppdatert vår standard PDF-viser, slik at enda flere PDFer vil vises på en ordentlig måte. Hvis det er noen som har store problemer med visning av PDFer (f.eks feil visning fra en viktig leverandør), finnes det noen muligheter for endre PDF-viseren til en nettleser-basert PDF-viser. Fra før av var det mulig å gå tilbake til den tidligere måten å vise PDF’er på i Document Center, ved å bruke PDF-leseren som var satt opp som standard PDF-leser på valgt standard nettleser på klienten. Nå er det også mulig å velge WebView2, som er Microsoft Edges versjon av PDF-leser. Den er lagt inn som en mulighet i denne patchen, og kan prøves ut, hvis man ønsker det. Ønsker man å endre, må man starte Document Center klienten som Administrator (høyreklikk og «Kjør som administrator»), logge på med en bruker med administrator rolle, endre innstillingen under Verktøy, Systeminnstillinger, Systemkonfigurasjon og velge ønsket dokumentviser. Deretter må man starte Document Center på nytt på klienten. Endring av PDF-viser kan også gjøres rett i klient-config-fil, se release notes. Feil rettet i forbindelse med valuta En feil i forbindelse med valuta er rettet. Ytelsesforbedringer En justering vi har gjort, skal gjøre det litt raskere å bevege seg opp og ned i dokumentlisten. Versjon 17.10.2 Dette er en liten patch som blir levert sammen med Visma Business 17.10.1, og også som standalone versjon (for Global og Contracting) 20. juni 2023. Her har vi fikset noen problemer med den nye PDF-viseren WebView2. WebView2 er et alternativ for de som sliter med riktig visning av PDFene i standard PDF-viser. Vi har også oppdatert standard PDF-viser til en nyere versjon, slik at enda færre PDF-er vil føre til feil i visningen. Vi har også rettet størrelsen på vinduet man ser når man laster ned en eksisterende flytgruppe til en dokument man vil sende på flyt. Vinduet var for lite og viste ikke alt slik det skulle. Det er gjort en forbedring i antall spørringer etter brukere/godkjennere når man skal sende en dokument på flyt. Nå husker systemet hvilke brukere/godkjennere som finnes, og reduserer dermed belastningen på systemet. ... View more

Versjon 17.00 av Visma Document Center er nå tilgjengelig. I første omgang tilgjengelig for Vismapartnere. Kontakt din Vismapartner hvis du ønsker å oppgradere. Leveres sammen med Visma Business versjon 17.00 og som separat installasjon. For alle Ny Approval Sync For dere som godkjenner med Visma Approval er det nå endelig mulig å få «live» oppdatering fra Approval inn i Document Center. Det vil si at hvem som har godkjent, endrede verdier i konteringer og kommentarer kan oppdateres umiddelbart i Document Center. Dermed kan også flyt-rapporten “Dokumenter på flyt per person” brukes til å få oversikt over hva som er på flyt. Denne nye synkroniseringen med Approval må aktiveres per firma. Det gjøres ved å gå inn på Systeminnstillinger – VismaNet Approval, og kryss av for “Bruk ny Approval-synk” for de firmaene du ønsker dette for. Dette er en meget sentral oppgave i Document Center som er endret. Kanskje lurt å starte med ett firma for å se at alt går som det skal, før du aktiverer flere (hvis dere fører regnskap for flere bedrifter). Oppdatering av status på flyten, konteringslinjene og kommentarene som legges til i Approval, vil bli oppdatert i VDC ved følgende endringer i Approval: når et dokument godkjennes når et dokument videresendes til en annen bruker når et dokument sendes til gjennomsyn når et dokument har blitt gjennomgått når et dokument avvises Mulighet til å sende flere felter til Approval Kunder som bruker Visma Approval til godkjenning, har mulighet til å sende flere felter enn standard felter til Approval. De kan også tilpasse om feltene skal være redigerbare eller kun synlige for godkjennerne. Funksjonaliteten for å sende flere felter til Approval må aktiveres på server, og vi anbefaler at dere bruker en konsulent til dette. Hvordan det gjøres er beskrevet i Release notes. Hvis det gjøres endringer i enkelte felter i konteringsgridden i Approval, kan det føre til andre felter trenger å bli oppdatert/rekalkulert. Eksempel: Endring av mva-kode, vil endre beløp-felter. Fra denne versjonen gjøres denne rekalkuleringen når verdiene oppdateres i Document Center.  Når “Ny approval-synk” er aktivert, vil VDC rekalkulere verdiene umiddelbart, men de nye verdiene vil ikke oppdatere verdiene i Approval. Bankkontoforbedringer Visma Document Center har nå lagt til støtte for tolking av flere typer bankkontoer på XML-fakturaer. Nå identifiserer vi disse typene: BBAN IBAN POSTGIRO I tillegg gjelder at når kun IBAN identifiseres på fakturaen, henter Document Center ut BBAN hvis dette er mulig. (Fungerer greit på norske IBAN). I tillegg til bankkontotyper identifiseres også følgende betalingsinformasjon: Swift-kode Girotype (bare for Visma Business, brukes for danske fakturaer ved FIK-betaling) Ved behandling av alle disse tolkede verdiene, tar Document Center hensyn til de ulike landene som støttes og hvilket ERP-system Document Center er knyttet mot. Oppdater og opprett leverandør – bruk av bankkontoforbedringer De nye bankkontotypene som identifiseres på fakturaen, brukes når man oppretter en ny leverandør eller oppdaterer en eksisterende leverandør. Skjemaene for å opprette og oppdatere leverandører viser disse verdiene i nye felter. Eksempel: Tidligere når IBAN ble identifisert på fakturaen, og Document Center opprettet en ny leverandør i ERP, ble IBAN lagret i bankkontofeltet til leverandøren. Dette er nå endret slik at IBAN lagres i IBAN-feltet, BBAN lagres i bankkontofeltet og postgiro lagres i Postgiro-feltet. Dette er aktuelt for de ERP-systemer som støtter opprett/oppdater leverandør fra VDC. Vi leser nå også ytterligere betalingsinformasjon som brukes når man oppretter og oppdaterer leverandører. Dette gjelder Swift-kode og girotype (Dansk Kortart). På svenske Peppol Bis3-fakturaer vil PlusGiro og Postgiro identifiseres som postgiro og lagres i feltet Postgirokonto. Siden finske kunder bare bruker IBAN, blir IBAN lagret i feltene for både kontonummer og IBAN hvis mottakeren er et finsk selskap. Danske betalinger For OIO UBL-fakturaen vil verdien i Invoice\cac:PaymentMeans\cbc:PaymentChannelCode avgjøre hvorvidt den tolkede bankkontoen skal lagres i feltet for bankkonto eller postgiro. For DK: FIK eller DK-GIRO vil bruke feltet Postgiro (PBS kreditornr.). For Peppol Bis3-formatet vil Invoice\cac:PaymentMeans\cbc:PaymentChannelCode avgjøre hvorvidt den tolkede bankkontoen skal lagres i feltet for bankkonto eller postgiro. For 93 eller 50 vil vi bruke feltet Postgiro. Verdien i Invoice\cac:PaymentMeans\cbc:PaymentID brukes i feltet Girotype (Kortart) når en leverandør opprettes eller oppdateres. Endret bruk av bankkontoinformasjon Siden vi nå finner og lagrer både bankkonto, IBAN og postgiro, så får dette konsekvenser for flere funksjoner i Document Center. Dette gjelder Visma Business og Visma Global og gjelder ved: For å finne riktig leverandør i leverandørregisteret brukes organisasjonsnummeret og bankkontonummeret, IBAN og postgiro AutoFlow og AutoApprove stanser dokumentet hvis den tolkede bankkontoen ikke samsvarer med Bankkonto, IBAN og postgiro Document Center advarer brukeren når den tolkede bankkontoen er forskjellig fra bankkontoen til leverandøren. Denne advarselskontrollen har nå blitt utvidet slik at advarselen ikke blir vist når den tolkede bankkontoen samsvarer med bankkonto, IBAN eller postgiro. Alle disse bankkontoendringene brukes ved XML-fakturatolkning og vil ikke gjelde for OCR-tolkning av PDF/bildefiler. OCR-resultet og XML-tekst i dokumentviseren Vi har forbedret PDF-viseren ved å legge inn en knapp mellom vedlegg-knappen og sammendrags-knappen, der vi viser den rå XML-filen som tekst når dokumentet er en XML-fil, eller viser OCR-resultatet av en PDF-fil når dokumentet er en OCR-lest PDF-fil. Kopiere fra PDF i Legg til / oppdater leverandør Nå er det mulig å kopiere data fra PDF mens vinduene for å opprette ny leverandør og oppdatere leverandør åpnes. Dette gjør det mye enklere for brukeren å fylle ut de påkrevde feltene under oppretting/oppdatering av leverandør. Endre listen over leverandører ved manuell tolkning Når et dokument har blitt tolket, kan man finne flere leverandører basert på en delvis match mot organisasjonsnummer eller bankkonto. Listen over identifiserte leverandører ble tidligere vist sortert etter leverandørens ID-nummer i skjemaet for tolkningsresultat. Dette er nå endret slik at listen presenteres basert på følgende prioritering av matchene: Alt som matcher både orgnr. og bankkontonr. Alt som matcher orgnr. Alt som matcher bankkontonr. Endret mulighet for å opprette en ny leverandør med samme bankkontonummer Vi har endret muligheten til å opprette en ny leverandør fra Document Center med samme bankkontonummer som en eksisterende leverandør. Dette var ikke mulig tidligere. Når man nå prøver å opprette en ny leverandør med samme bankkontonummer som en annen, vil følgende advarsel bli gitt: “Organisasjonsnummer og/eller bankkontonummer eksisterer allerede. Ønsker du å opprette en ny leverandør likevel?”  For Visma Business Automatisk kjøring av Business-bokføringsregler ved manuell tolkning Når en faktura eller kreditnota tolkes manuelt, skal Visma Business-bokføringsregler kjøres automatisk. Det er ikke nødvendig å kjøre dette manuelt lengre, slik det gjøres i dag. For Visma Global Sende Approval-flytreferansen til Visma Global Document Center vil sende Approval-flytreferansen til Visma Global. Dette vil gjøre det mulig å vise dokumentet i Visma.Net Autopay. Dette har tidligere vært mulig for Visma Business, men nå også for Visma Global   ... View more

Versjon 16.10.2 av Document Center ligger ute i Visma Business 16.10.3 og 16.10.2 og som egen installasjon. Nå har vi også en versjon 16.10.3 klar. Som ligger sammen med Visma Business 16.10.4 og som egen installasjon. Kontakt din Visma partner for å få tilgang til disse patchene. Her er hva som er nytt i disse patchene: VDC 16.10.2 For alle Liten forbedring for tolkning av XML-fakturaer med en annen prefix i XMLen. Eks: ns:Invoice\cac:InvoiceLine Små feilrettinger i AutoFlow og “Opprett ny leverandør” Ny versjon av PDF-viseren Ny “Skriv ut (konvertert til bilde)” ved høyreklikking på dokument. En ekstra mulighet for de som sliter med utskrift fra en Citrix-løsning eller Remote Desktop For Visma Business: Feil fikset: Manglet link fra Approval til dokumentet ved automatisk overføring til ERP. Brukes av AutoPay til å vise dokumentet. For Visma Contracting En feil førte til at automatisk overføring av godkjente fakturaer til Contracting feilet. Dette er fikset I denne versjonen VDC 16.10.3 For alle En liten retting som skal forbedre ytelse ved valg av flytgruppe Ny versjon av PDF-viseren (skal hindre at enkelte PDF-dokumenter får programmet til å krasje) En feilmelding kunne komme ved sending av påminnelse for dokumenter som er på flyt. Dette kunne skje når det var mange dokumenter som var på flyt. Denne feilen er nå fikset. For Visma Global Når det finnes en Foreslått hovedbokskonto på leverandøren og linje tolkning var skrudd på, så ble MVA-koden til den hovedbokskontoen lagt på alle linjer, også på den første. Det er nå endret slik at MVA-koden ikke blir lagt på første linje. ... View more