Før du kan importere produktdata, skal du tilpasse indstillinger for importrutinen. Begynd med at skrive en Beskrivelse af importen. Derefter skal du vælge, hvilken Leverandør du skal importere produkter fra. Det gøres ved at klikke på søge-knappen til højre for feltet. Angiv også filplaceringen for den produktliste, du skal importere, ved at klikke på søge-knappen ud for Filer.

Ved at klikke Rabatgrupper og derefter Ny kan du oprette forskellige rabatgrupper, som vil justere indkøbspriserne på de produkter, du importerer. Læg mærke til at selve rabatsatserne ikke tilføjes produktregistret efter udført import. Disse rabatgrupper skal kun justere prisen under selve importen og eventuelt tilføje en kode foran produktnummeret på de produkter, som har rabatter. Det er også muligt at justere indkøbspriserne i importfilen eller i vinduet Indlæste produkter.

Vigtigt! Hvis du importerer prisfiler i fremmed valuta er det vigtigt, at du registrerer den korrekte valuta på leverandøren i kontaktbladet. Prisen i din fil skal være i leverandørens valuta. Du skal desuden have angivet valutakursen først. Det gør du i Vis - Indstillinger - Regnskab - Modulindstillinger - Valuta.

Tilpas derefter indstillinger i de forskellige faneblade:

Generelt
I fanebladet Generelt bestemmer du bl.a., hvordan grundlaget for Indkøbspris, Omkostning og Avance skal beregnes ved import.

Grundlag for indkøbspris: Vælg om grundlaget for indkøbspris skal være den pris, som er indlæst fra importfilen, eller om grundlaget skal være den indlæste pris minus den rabat, som er defineret under knappen Rabatgrupper.

Grundlag for omkostninger: Her bestemmer du hvad, der skal danne grundlag for omkostningen. Du kan vælge ikke at ændre omkostningen men at hente omkostningen fra det eksisterende produkt, bestemme at omkostningen skal være en vis procentdel af indkøbsprisen eller du kan sætte omkostningen til 0.

Grundlag for Avance: Her vælger du, hvordan grundlaget for avance skal konfigureres. Du kan vælge fast avance i % af kostpris, at beholde den eksisterende avance eller avance i %, at avancen ikke ændrer Salgsprisen eller at du skal benytte den regel, du har defineret i prisberegneren. Hvis du importerer salgspris, vil avancen ikke kunne ændres.

 HUSK! Salgspris er altid = Indkøbspris + Omkostning + Avance.

Opret ny prislinje for hver import, hvor priserne ændres. Ved at markere her vil der oprettes en prislinje i produktbladet pr. prisændring, og dermed vil du kunne bevare produktets prishistorik.

Opdatering af information på eksisterende produkter: Du kan vælge hvilken information på eksisterende produkter, du ønsker at opdatere. Du kan vælge at opdatere al information, al information undtaget produktnavn, kun priser eller kun leverandørens priser.

Yderligere produktnr. : Her kan du angive en tegnkombination, som skal tilføjes foran produktnummeret. Eksempel: To produktnumre er i udgangspunktet 4444 og 666677. Skriver du for eksempel R5T i feltet Produktnr. tillæg får alle numrene denne tekst foran nummeret. Eks. R5T4444 og R5T666677.

Tilføj produktnr. tillæg på leverandørnummer: Her kan du vælge om også leverandørens produktnummer skal få Produktnr. tillæg som specificeret i indstilling for dette ovenfor. Hvis du benytter dette sammen med Yderligere produktnr. ovenfor, vil importen sammenligne Yderligere produktnr. + produktnummer i filen med Leverandørens produktnummer i programmet.

Regler for nye produkter
Avance i % af kostpris for nye produkter: Her bestemmer du, hvor stor procentdel af kostprisen avancen skal være på nye produkter.

Produktgruppe og Undergruppe: Her bestemmer du, hvilken Produktgruppe og Undergruppe produkterne, du importerer, skal tilhøre. Indstillingen gælder kun produkter i importfilen, hvor du ikke har specificeret andre produktgrupper/undergrupper for produktet.

Samme produktnummer som leverandør: Ved at markere her vil de produkter, du importerer, få leverandørens produktnummer. Hvis du ikke markerer her vil de produkter, du importerer, få fortløbende numre i din egen produktnummerserie.

Tilhører defineret rabatgruppeproduktnr.: Oplysningerne i den kolonne, hvor rabatgruppen ligger, vil fremkomme foran det aktuelle produktnummer. for eksempel: Produktnummer er 100. Rabatgruppen ligger i kolonne 7. I kolonne 7 på produktnummer 100 står der xx. Det nye produktnummer bliver da xx100.

Nye produkter skal markeres med "Opdatere lagerbeholdning": Ved at markere her vil nye produkter, som importeres, automatisk blive markeret for at Opdatere lagerbeholdning i fanebladet Lager i produktregistret.

Yderligere produktnr.: Her kan du angive en tegnkombination, som skal tilføjes foran produktnummeret. Eksempel: To produktnumre er i udgangspunktet 4444 og 666677. Hvis du for eksempel skriver R5T i feltet Yderligere produktnr. får alle numrene denne tekst foran nummeret. Eks. R5T4444 og R5T666677.

Tilføj til produktnr. tillæg på leverandørnummer: Her kan du vælge om leverandørens produktnummer skal få Produktnr. tillæg som specificeret i indstillingerne ovenfor.

Importfilen
Filtype: Her kan du vælge, hvilken filtype du skal importere.

Sep. tegn: Hvis felterne i filen er adskilte med separationstegn, angiver du dette her. Eksempel på dette kan for eksempel være "Skruer,1900". Her koster produktet Skruer 1900 kroner. De to felter er adskilte med komma, det er med andre ord en komma-separeret fil. Hvis filen/felterne er fane-separerede angiver du det i feltet under.

Fane: Markeres hvis importfilen er fanesepareret.

MS Dos-fil: Markeres hvis filen, du skal importere, er i Dos-format.

Medtag ikke produktnr. = 0.: Produkter, som ikke har et produktnummer i importfilen, vil ikke blive importeret, hvis du har markeret dette valg.

Fjern uønsket tegn: Der kan findes tegn i importfilen, som du ikke ønsker at importere. Det mest normale eksempel på dette kan være tegnet ”. Ofte kan nummeret på et produkt i filen være angivet som for eksempel ”xxxxxx”. Ved at angive ” i feltet vil tegnet " blive fjernet ved import.

Ignorer antal startlinjer: Hvis du har linjer i toppen af filen, som du ikke ønsker at importere, kan du angive antallet af linjer, som skal fjernes.

Filens opbygning
Her angiver du kolonneplaceringen for de forskellige kolonner i importfilen. Du kan angive kolonner for Produktnr., Produktbeskrivelse, Indkøbspris (netto), Rabatgruppe, Udsalgspris (netto), Produktgruppe og GS1 GTIN-kode.

Kolonneplacering angives ved import af formater, som støtter nummerering af kolonner (for eksempel ved import fra Excel-fil). Det er da ikke muligt at registrere noget i kolonnerne "Fra" og "Til". I nogle tilfælde (ved for eksempel ASCII, fast kolonnebredde) er kolonnenummer spærret for registrering. Da angiver du startkolonnens position "Fra" og slutkolonne "Til" i stedet.