Uppdatering av status från Visma.net Approval

[#1]

Denna artikeln beskriver hur statusen Godkänd uppdateras på leverantörsfakturor, och varför denna processen ibland tar längre tid än förväntat/önskat.

Observera att vi jobbar på att få fram en lösning för detta problemet i form av ett nytt kösystem.

Processen för att få statusen Godkänd består av flera steg:

1. En användare klickar på Skicka till Approval på en leverantörsfaktura. Detta gör att fakturan skickas till Visma.net Approval. Status Approval ändras till Skickad till Approval.

2. När ett flöde hittas i Approval skickas ett meddelande tillbaka till Visma.net ERP och status ändras till Väntar. Detta betyder att fakturan väntar på godkännande av någon användare i Visma.net Approval.

I nästa steg finns det två olika möjligheter:

• Fakturan blir godkänd i Visma.net Approval. Detta skickar ett meddelande till Visma.net ERP som ändrar Status Approval till Godkänd.
• Fakturan blir avvisad i Visma.net Approval. Detta skickar ett meddelande till Visma.net ERP som ändrar Status Approval till Avvisad.

Idag har vi en kö för alla dessa meddelande. Detta för att säkerställa att statusen Godkänd blir uppdaterar i korrekt följd(Skickad till Approval -> Väntar -> Godkänd).

Vanligtvis tar denna uppdatering runt 30 minuter. När fler användare samtidigt hanterar fakturor i Visma.net Approval upplever vi dessvärre att det tar längre tid för statusen Godkänd att komma till Visma.net ERP. Detta beror på att det blir en köbildning som leder till  fördröjningar på 1-2 timmar.

Detta får följande konsekvenser:

• Fakturor som har blivit skickad till Visma.net Approval blir stående med antingen status Väntar eller Skickad till Approval. Observera att fakturan kan vara tillgänglig för godkännande även om statusen inte är uppdaterad i Visma.net ERP.
• Fakturor som har blivit godkända i Visma.net Approval blir stående med statusen Väntar i Visma.net ERP och kan därmed inte behandlas vidare förrens statusen är uppdaterad.