avbryt
Visar resultat för 
Sök istället efter 
Menade du: 
Mina områden

Logga in för att följa områden och för att få genvägar i denna meny
(updated by LenaFritzson VISMA ‎30-12-2019 14:51 )
JoakimPirholt
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 705 Visningar

Som arbetsgivare i transportbranschen har du ett ansvar för att dina chaufförer har giltiga förarbevis när de utför arbete åt dig. Via TransPA kan du få hjälp med detta. TransPA kan varje dag skicka en förfrågan till Transportstyrelsen för att kontrollera att chaufförernas förarbevis fortfarande är giltiga. Om någon av dina chaufförer förlorat en behörighet får du automatiskt larm om detta via SMS eller e-post.

Denna funktion är endast tillgänglig för svenska kunder. Transportstyrelsen har endast information om svenska förarbevis/behörigheter.

Har ni chaufförer med utländska förarbevis?

Tänk på att Transportstyrelsen endast har information om svenska förarbevis/behörigheter. Om ni har anställda med utländska förarbevis får transPAs fråga till BKY svar att "behörighet är ogiltig". Vi saknar automatisk funktion att utesluta dessa från den dagliga kontrollen, men ett tips är att skapa separat behörighet i transPAs kompetensregister och registrera era utländska förare mot denna. Välj då en benämning som inte pekar mot de behörigheter vi skriver om här nedan. Alternativt väljer ni inte typ "körkort" utan istället "annan" för att undvika att vi ställer fråga för denna förarbehörighet.

 

Förbättrad funktionalitet - utgående behörigheter, YKB och ADR, 2018-10-31:

Nu har det skett en utökning i tjänsten då även utgående behörigheter kan fångas upp.

Vid behörigheterna YKB och ADR ställs en tilläggsfråga om de är utgående. Om en av dessa behörigheter löper ut inom 3 månader presenterar vi det i det dagliga mejlet som en utgående behörighet.

 Exempel på text från detta mejl:

"1 personer med tillhörande behörigheter har idag kontrollerats hos Transportstyrelsen. 1 av dessa personer har identifierats med ogiltiga behörigheter och 1 av dessa personer har utgående behörigheter inom 3 månader från första varningen.
KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB  ogiltig licens av typ: BE CE
KAKU, Kalle Kula, Bosses Frakt AB utgående licens av typ: ADRUtgaende YKBGodsUtgaende"

 

OBS. Utgående behörigheter kommer inte att ingå i larm till övrig personal utan enbart ingå i mejlet som mottages efter avslutad kontroll.

Ni kan kontrollera vem som mottar dessa mejl idag i Säkerhet->Behörighetskontroll.

image.png

Om den utgående behörigheten inte förnyas inom 3 månader kommer den att utgå och då ingå i de sedvanliga larmen.

 

För att komma igång med kontrollen av förarbehörigheter behöver du gå igenom dessa steg:

  1. Anslut dig till BKY - transportbranschens tjänst för kontroll av förarbehörigheter

  2. Se över era kompetenstyper

  3. Registrering av förarbevis

  4. Koppla ert BKY-konto till transPA samt inställningar och larm

 

Anslutning till BKY

För att starta upp kontrollen av behörigheter behöver du ha ett konto hos BKY. BKY är en tjänst som tagits fram av transportbranschens intresseorganisationer och är sammankopplat med Transportstyrelsens register över förarbehörigheter. Tjänsten är öppen för alla transportföretag men erbjuder ett rabatterat pris om du är medlem i någon av branschorganisationerna som står bakom tjänsten. Tjänsten ingår inte i transPA utan kommer att faktureras av BKY separat. Observera att om ni redan har tjänsten idag men saknar koppling till transPA behöver ni kontakta bky och begära att den kopplas om. Ni kommer då byta spår och gå från bky:s lösning via deras klient och istället köra lösningen genom transPA.

För att kunna genomföra en kontroll måste ditt företag ha tillstånd från Transportstyrelsen att fråga efter förares behörighet. Tillstånd erhålls om ni har ett yrkesmässigt behov av att kontrollera personers förarbehörigheter. Vid ansökan anger ni om ni bedriver Gods, Buss eller Taxiverksamhet. Gör så här för att ansöka om tillstånd samt skapa ett konto hos BKY:

  1. Gå till hemsidan för BKY, www.bky.se

  2. Läs om tjänsten samt priser och villkor för denna.

  3. Gå till Anslut till BKY och följ instruktionerna.

  4. Under rubriken Uppgifter om teknisk anslutning skall du välja Systemleverantör och transPA.

  5. Skicka in de dokument som krävs.

image.png

Normalt tar det ca två veckor att få tillståndet klart från Transportstyrelsen. När det är klart får du ett mejl från BKY med dina kontouppgifter. Följ anvisningarna från BKY.

 

Kontroll av trafiktillstånd mot BKY krävs ett särskilt medgivande från BKY, i denna artikel kan ni läsa mer.

 

Se över era kompetenstyper

Innan du aktiverar tjänsten bör du gå igenom era kompetenstyper och se över hur de är skapade. Det är dessa som anger vilken sorts behörighet chauffören har. 
Gå till Kompetens och välj Kompetenstyper. Nu visas ett register över alla de kompetenstyper ni har registrerade. Registret innehåller normalt både typer som avser förarbehörigheter och övriga som avser andra typer av kompetenser/utbildningar som ni vill dokumentera. De som är aktuella för att registrera förarbevis och de vi kan utföra behörighetskontroll på är dessa:

För dig som bedriver godsverksamhet:

  • ADR
  • B
  • B96
  • BE
  • C
  • C1
  • C1E
  • CE
  • YKBGods

För dig som bedriver bussverksamhet:

  • D
  • D1
  • D1E
  • DE
  • YKBBuss

För dig som bedriver taxiverksamhet:

  • Taxileg

 

För att kontrollen skall utföras korrekt skall namnet på kompetenstypen vara precis som det står ovan. Börja därför med att kolla igenom att ditt register med kompetenstyper stämmer med dessa. Om du har en kompetenstyp som heter 'CE' behöver du inte göra något, kontrollen kommer att utföras för de personer som du lagt in denna kompetens på. Om namnet på kompetenstypen är en variant på detta, t ex 'Körkort CE' så behöver du endast ändra namnet på denna till 'CE'. Du behöver alltså inte gå in och ändra på personkortet för varje person.

 

Det är vanligt att en chaufför har flera behörigheter på ett körkort, t ex 'BE CE'. Denna kombination kan du skapa upp som en egen kompetenstyp med namnet 'BE CE'. Här krävs mellanslag. Var noga med att ange Körkort som typ (se exempel). TransPA kommer då att kontrollera både BE och CE. Tänk på att om du har byggt upp era behörigheter sammansatta, typiskt som CE DE och en av dessa behörigheter ej längre är giltig finns en begränsning. Exempel, är CE ej längre giltig har vi ej möjlighet att fortsätta ställa frågor på DE behörigheten. Detta beror på att CE DE finns skapad som en kompetens med en och samma giltighetstid.

image.png

 

Att tänka på, körkortsklasser

Körkort ska registreras på den högsta behörigheten inom varje kategori (B, C respektive D) som står på framsidan på körkortetI bilden visas underordnade behörigheter med pilar.

image.png

 

Har en person behörighet som exempelvis CE så har han också de underordnade behörigheterna C1, C, C1E. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som CE i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i transPA.

Har en person behörighet som ex. vis D och eller D1E så har han också den underordnade behörigheten D1. På körkortet kan det stå olika beroende på när körkortet tillverkades men den högsta behörigheten som D och eller D1E i detta fall skrivs alltid ut och det är den som skall registreras i TransPA.

Exempel: Skulle person A ha behörighet BE men finns endast registrerad i TransPA med behörighet B så sker följande, frågan till Transportstyrelsen är om personen har behörighet B? Svaret blir att detta ej är korrekt, då rätt svar är BE. Detta resulterar i svaret: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter.

 

Kontrollerna kan endast utföras på det trafiklag som du har fått medgivande för. Om du bedriver godsverksamhet kan du alltså fråga efter YKBGods men inte efter YKBBuss.

 

Registrering av förarbevis

För att kontrollen skall kunna genomföras behöver ni lägga in alla förarbevis som era chaufförer innehar. Detta sker i personregistret under fliken Kompetens.

image.png

Kanske ser allt bra ut här, men saknas behörigheter, klicka på Lägg till ny. Nu får du upp en lista och kan välja bland de som finns skapade i kompetensregistret, ange sista giltighetsdag och klicka sedan på Spara. Säkerställ att samtliga berörda kompetenser har framtida datum, vad gäller giltighetstid. Har giltighetsdatumet passerats kommer TransPA ej ställa fråga om behörighet. 

image.png

Fortsätt att lägga till alla de förarbevis som chauffören har. Kolla gärna att du har lagt in personnummer på personen - det är en förutsättning för att få svar från Transportstyrelsen. Format på personnumret som krävs är något av följande: ÅÅÅÅMMDDXXXX, ÅÅÅÅMMDD-XXXX eller ÅÅMMDD-XXXX.

 

YKB, värt att veta

Observera att när det gäller YKB-behörighet är det endast den kompletta behörigheten YKBGods respektive YKBBuss som ni får svar på. För att underlätta och ha överblick över genomförda kompetenser i transPA är det vanligt att skapa upp kompetenser som rör YKB och delstegen 1-5 enligt nedan, men mot dessa ställs inga frågor i kontrollen.

YKB-kontroll.png

 

Koppla ert BKY-konto till TransPA samt Inställningar och larm

När du har fått dina inloggningsuppgifter till BKY och du har registrerat alla förarbevis är allt på plats för att starta upp den dagliga kontrollen. Gå till säkerhet - behörighetskontroll och fyll i de uppgifter som krävs.

transPA Behörighetskontroll.JPG

Nu ska ni ange era autentisieringsuppgifter för BKY tjänsten. 

För att få fram rätt uppgifter, gör följande:

Logga in hos BKY med de uppgifter du fått från dom via mejl. Efter inloggning, gå till BKY Kontrollpanel under företagsuppgifter, autentiseringsuppgifter tjänsten BKY. Här finns det användarnamn och lösenord som ni nu ska ange i transPA. 

BKY, till Communityt.png

 

Fortsätt och ange resterande uppgifter:

 

Grupper för kontroll - ange vilken typ av verksamhet som kontrollen är avsedd för.

Därefter väljer du vem eller vilka som ska få larm vid ogiltiga förarbevis. Välj en eller flera administratörer i rullisten.

Larmsätt - ange hur larmet skall skickas. Skickas endast efter kontroll då ogiltig behörighet påträffats.

  • SMS - ett SMS skickas till de valda personerna.

  • Mejl - ett mejl skickas till de valda personerna.

  • Internt meddelande - ett transPA-meddelande skapas och visas på startsidan för varje vald person.

Här är exempel på hur detta besked kan se ut:
Ämne: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter.
STAN, Stig Andersson, Håby Åkeri AB ogiltig licens av typ: CE

Felrapport - en felrapport skapas i säkerhetsfunktionen. Genom denna felrapport kan du enkelt följa upp processen kring detta ärende.

Skicka e-post till den här användaren efter avslutad kontroll - ett mejl skickas till den valda personen när kontrollen har genomförts - oavsett om någon behörighet påträffats som ogiltig eller ej. Besked om någon saknar behörighet syns på samma sätt som med larm ovan, men här får ni också besked på hur många personer som har kontrollerats. Här är exempel på hur detta besked kan se ut:

Från: noreply@transpa.se [mailto:noreply@transpa.se] 
Skickat: den 7 september 2016 13:26
Till: Anders Johansson <anders.johansson@håbyakeri.se>
Ämne: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter

106 personer med tillhörande behörigheter har idag kontrollerats hos Transportstyrelsen. 1 av dessa personer har identifierats med ogiltiga behörigheter.
STAN, Stig Andersson, Håby Åkeri AB ogiltig licens av typ: CE

 

OBS! Se över berörda systemanvändares kontaktuppgifter

Kontrollera att mobilnummer och mailadresser finns angivet och är riktiga för de personer som larm ska skickas till. De finns i registret över systemanvändare. 

Är fältet mobiltelefon blankt behöver den enskilde systemanvändare registrera in detta själv på www.home.visma.com i denna artikel finns en guide hur man gör.

 

Svar efter genomförd kontroll - vid ogiltigt kommer transPA sätta giltighetsdatum till gårdagens datum

När du har ställt in detta och sparat kommer TransPA att starta kontroll av alla dina registrerade förarbevis. Kontrollen sker varje natt mot Transportstyrelsens register.

Om ett förarbevis är ogiltigt kommer det, förutom att skicka larm, att anges som ogiltigt i TransPA. Det innebär att giltighetsdatum sätts till gårdagens datum och därmed slutar transPAs kontrollerna i detta specifika fall. När du får information från chauffören om att det finns ett nytt förarbevis går du in på personkortet och lägger in det nya giltighetsdatumet. Då kommer TransPA att återuppta kontrollen.