Informasjonsskriv 6

[#1]

Hei!

Da forutsetter vi at dere har sett gjennom tidligere utsendte informasjonsskriv.

Vi har nå fokus på...

Fremdriftsplanen

Det er så langt ikke gjort noen endringer i fremdriftsplanen. Det er likevel viktig at dere har fokus på denne planen, og at dere forbereder aktiviteter som skal gjennomføres etter at mottatte migreringsfiler fra dere er mottatt og lest inn i VFB.

Dere vil få tilgang til ‘deres’ VFB-base etter hvert som vi får lest inn dataene dere har sendt til oss.

Kundeoppgaver

Det er viktig at dere nå begynner å tilrettelegge en lokal plan for gjennomføring av opplæring i din kommune. Erfaringsmessig vet vi at det er flere veier til mål. En kombinasjon av plenumsopplæring hvor man sammen går gjennom f.eks. videoen ‘VFB-Oppstartmøte’ og håndterer evt. spørsmål. Deretter kan den enkelte bruker(styrer)en i etterkant kan gå gjennom videoer og temahefter på sin arbeidsplass.

Eksempel: Det er avtalt et møte med styrerne i nær framtid. Dette er en ypperlig arena dersom man f.eks. har anledning til å sette av en times tid for en samlet gjennomgang av

opplæringsmateriellet.

Da vil dette møtet også være en god anledning til f.eks. en samlet gjennomgang av  VFB-Oppstartsmøte.

Kan hende er dere allerede godt i gang med planlegging og gjennomføring av disse oppgavene - vi nevner dette slik at alle er i rute når ny løsning tas i bruk.

Visma Flyt Barnehage - integrasjon mot kommunens arkivløsning

Det er tidligere distribuert informasjon om at integrasjon mot kommunens arkivløsning ikke vil være klar før i løpet av Q2-2019. Inntil overføring av data fra VFB til kommunens arkivløsningen skjer, vil alle arkivverdige data lagres i Visma Flyt Barnehage.

Imidlertid er det viktig at dere allerede nå planlegger et skarpt skille i arkivet ved overgang til ny barnehageløsning.

Enhetsregisteret - oppslag via Visma Flyt Barnehage

Vi har tidligere informert om at dere skal bestille tilgang til Direkteoppslag i Folkeregisteret via onlineservice@evry.com.

I retur fra dem vil dere motta en brukerID og et passord til denne. Dette er elementer som dere om litt skal registrere i grunndataene i VFB.

Den samme brukerID’en og passordet skal også benyttes for å få tilgang til oppslag i Enhetsregisteret.

Sjekkliste

Vi har mottatt noen henvendelser om når vi skal distribuere ‘sjekklisten’ som punktvis viser hva dere skal gjøre for å kunne ta VFB i bruk.

Vi er i ferd med å ferdigstille en slik sjekkliste nå og vil ha denne klar til dere får tilgang til deres data i deres VFB-base.

Diverse innkomne spørsmål og svar

Spørsmål:

Hvordan fungerer systemet for barn med hemmelig adresse – vil det være en funksjon inni systemet hvor man kan skjule adresse for de som absolutt ikke trenger tilgang til den? Og hva med foresatte til det aktuelle barnet og deres tilgang – oppdateres dette via folkeregisteret?

Svar:

Inne i VFB er det nå mulig å huke av for ‘hemmelig adresse’. Adressen til slike barn vil ikke bli oppdatert fra Folkeregisteret.

For slike barn, kategori 6 og 7, er det normalt tett samarbeid mellom kommunen, barnevern og politiet. Skal man være 100% sikker på at man ikke ønsker sporing av oppholdsadresse for slike barn(i og med at også App blir lansert), betyr det i praksis at de ikke bør registreres i VFB, men håndteres utenfor.

Spørsmål:

Når jeg sender søknad om Direkteoppslag i Visma Flyt Barnehage, vil de private barnehagene også være ivaretatt da eller må de sende separat søknad?

Svar:

Ettersom det er kommunen som er registeransvarlig for Visma Flyt Barnehage, og de private barnehagene blir tildelt brukerID for å kunne benytte løsningen, så vil de private barnehagene være ivaretatt for bruk av Direkteoppslag.

Spørsmål:

I dag har vi linker på hjemmesiden til søknadsskjema om barnehageplass fra Kommuneforlaget.

Hvordan blir det fremover med søknadene?

Trenger vi disse skjemaene?

Svar:

En løsning er at dere nå legger ut en melding som erstatter dagens søknadsskjema. Meldingen kan inneholde informasjon om at dere er i ferd med å innføre ny barnehageløsning og at det blir mulig å søke om barnehageplass etter 01.01.2019. Her kan det også gis informasjon om at endringer mot eksisterende opphold vil håndteres som før.

Etter 01.01.2019 vil det ikke være behov for slikt skjema som dere benytter i dag ettersom søknadsskjemaet i VFB er fullintegrert i løsningen. Altså; skjemaet erstattes med en web-side direkte i VFB.

Spørsmål:

Vi har mottatt spørsmål knyttet til registrering av ansatte(styrerne) via den excel-malen som vi sendte ut tidligere. Spørsmålene har stort sett vært knyttet til hvilken adresse man skulle legge inn på den ansatte.

Svar:

I utgangspunktet skal adresseopplysningene være de samme som man ville ha funnet dersom disse dataene var blitt oppdatert via kommunene lønns-system; altså privatadressen til vedkommende.

Har dere noen spørsmål til dette eller andre ting dere lurer på, så ta kontakt med oss på flyt.barnehage@visma.com

Mvh

Team Flyt Barnehage