Brukertips i Huldt & Lillevik Lønn

Dette gjelder kun deg som ikke har integrasjon mellom H&L og Visma.net, men importerer reisetransaksjoner med fil - og benytter kostnadsbærere.   På grunn av ny funksjon med mulighet for oppsett av MVA koder i Visma.net Expense (som ikke støttes i H&L) så har det kommet inn en ny kolonne i lønnsfilen som gjør at kostnadsbærere blir forskjøvet en kolonne til høyre.  Dette vil føre til at kostnadsbærerne ikke blir riktig på lønnstransaksjonene ved import av lønnsfilen.   Har du ikke overført filen til H&L? Åpne lønnsfilen du henter fra Visma.net Expense i Excel og slett kolonne M "VAt Code". Deretter lagre filen i CSV format.      Ved import av lønnsfilen så vil nå kostnadsærerne legge seg på riktig felt i H&L.   Har du overført lønnsfilen til H&L og lønnskjøringen ikke er godkjent? Slett det som er importert og importer csv. filen på nytt etter at kolonne M er fjernet i filen.   Har du overført lønnsfilen til H&L og lønnskjøringen er godkjent? ta kontakt med oss på support og vi kan rette historiske transaksjoner med et script.      

Det hender at det skjer uforutsette ting som gjør at man må endre planene. Det har vi alle kjent på den siste tiden. Dette kan føre til at man får behov for å endre på planlagt ferie eller permisjoner.  Har man overført dette til lønn og importert så har det frem til nå ikke vært noen god måte å løse opp i dette på. Huldt & Lillevik lønn har en funksjon som gir mulighet for å låse opp fravær som er godkjent, låst og importert.    Vedlagt ligger en beskrivelse for hvordan den nye funksjonen fungerer. 

Skal du igang med Visma.net Expense eller Payslip, finner du mer informasjon om hvordan du går frem her.

Nye brukere av Visma.net vil måtte godta koblingen mellom lønnsystemet og Visma.net før de kan bruke tjenestene de har fått adgang til.     Visma.net sender automatisk ut mail om at kobling må godkjennes til alle ansatte med kobling mot Visma.net den første gangen man foretar en personeksport fra H&L lønn over til visma.net og til nye brukere etter hver som disse opprettes.   Slik mail kan også bli sendt til alle kundens brukere ved enkelte oppdateringer og endringer i miljøet hvor lønnsystemet er installert. I disse tilfellene vil brukerne på ny motta samme mail og må på ny godta koblingen.   Slik ser dette ut i H&L Lønn.  Som lønnsansvarlig har du fått en nyansatt som er gitt roller under Visma.net bruker. Når en trykker på lynet slik at disse sendes over til Visma.net, vil de ansatte få denne mailen.  Merk at de kun får mailen  en gang når roller sendes.   Når de ansatte logger seg inn i Visma.net vil de se et rødt merke oppe til høyre som viser at de har mottatt en melding.  Når en klikker på dette symbolet finner en oppgaven. Trykk på denne meldingen, og velg godta. Når dette er gjort kan de ansatte bruke systemet som vanlig.  

Når bedriften benytter Visma.net Expense og arbeidsgiver betaler enkelte reiseutgifter på en reiseregning, f.eks. fly og hotell, mens den ansatte skal ha refunderte øvrige utlegg, er spørsmålet hvordan håndtere dette i lønn/regnskap.

Fra og med H&L Lønn versjon 5.19.2 vil nå ledeteksten i Kartotek | Firmaoppsett | Oppsett kostnadsfordeling overføres til Expense istedenfor standardnavnet når noe er skrevet i feltet. Dette gjelder når en ikke har Visma Business eller Visma Global integrert. Les mer her.

Veiledning for å bytte mailadresse på bruker i Visma.net.   1) Administrator gjør endringen (Gir administrator kontroll slik at en sikrer at Lønn oppdateres med samme mailadresse)   For at dette skal fungere må Administrator gjøre følgende: - Administrator logger inn i Visma.net fra (https://connect.visma.com). - Administrator går til Visma.net Admin | Konfigurasjon og fjerner hake for " Jeg vil at mine brukere skal kunne endre sine e-postadresser".   Visma.net Admin | Brukere og roller Finn personen du vil endre mailadresse for og klikk deg inn på navnet. Klikk feltet for E-postadresse og endre til ønsket adresse. Klikk så "Lagre og lukk" og du må taste ditt Visma.net passord for å starte endringen. Visma.net sender da mail til brukeren som ved å følge instruksjoner i mailen må bekrefte  før endringen gjennomføres. Når bruker har bekreftet kan administrator gjennomføre endringen på personen i H&L Lønn | Kartotek | Personer | 3-Telefon-E-post. Endre i det feltet dere bruker for Visma.net.   Lønn | Verktøy | Visma.net integrasjon | Visma.net brukere Klikk "Utfør" for å synkronisere brukere i Visma.net.   Lønn | Verktøy |   Visma.net integrasjon | Synkronsiere grunndata Klikk "Start synkronisering" for å oppdatere ansatt i Visma.net   Endringen skal så være gjennomført.     2) Bruker endrer selv   Dette er mulig, men vi anbefaler ikke å tillate bruker å endre mailadresse selv da administrator mister oversikten over hvilken mailadresse som ligger i H&L Lønn og hvilken som ligger i Visma.net og at en da lett kommer til å miste koblingen mellom personen i Lønn og dennes Visma.net bruker-ID.

En liten guide til hvordan man kan avslutte en bruker og frigjøre lisens på personer koblet med integrasjon mot visma.net. 

Det er mange som har opprettet egne time- eller fraværskoder i Huldt & Lillevik lønn som det er ønskelig å benytte for registrering i Calendar. Vi vil derfor ta for oss hvordan man oppretter egne koder i Calendar, og hva som er viktig for at de skal fungere som ønskelig når man registrerer på dem og overfører til lønn.   Vedlagt finner du en veiledning som tar for seg hvordan man oppretter egne koder i Calendar, og hvordan disse kobles mot koder i lønnssystemet.     

Før du skal sette opp en nye kunde med OPG integrasjon til Visma.net, bør du gå gjennom sjekklisten

Guide til hvordan man integrere Huldt & Lillevik Lønn med Visma.net

Dette er startsiden for å sette opp Visma.net Time & Absence for deg som bruker Huldt & Lillevik Lønn.

Er du på farten og må godkjenne timelistene til de ansatte?  Det er enkelt å godkjenne timelistene til de ansatte på mobilen ved å benytte listevisningen i Visma.net Calendar.   Se vedlegg for beskrivelse av hvordan dette gjøres.

 Gjør som følger for å frigjøre en bruker fra integrasjonen:

Det er enkelt å sende lønnsslipper til ansattes mobiltelefon fra Huldt & Lillevik Lønn. 

Visma.net Payslip krever at alle lønnsarter som er i bruk er definert med gruppering.

Her finner du brukerveiledning for hvordan du bruker Visma.Net Payslip i HuldtLillevik Lønn 5. Den heter "Payslip Daglig bruk v.2.1.pdf".     Veiledningen tar for seg oppsett av brukere, tildeling av roller, og kjøring av Payslip til VismaNet.    

Du må knytte typene i Visma.net Expense mot lønnsarter for å kunne overføre transaksjonene til Huldt & Lillevik Lønn