Brukertips i Huldt & Lillevik Lønn

Har du kjørt lønn på ansatt som ikke skulle hatt lønn?  Se her hvordan du kan korrigerer dette.

Skal du bytte lønnssystem så må første a-melding fra det nye lønnssystem skje måneden etter at du har sendt a-melding på det gamle lønnssystem. Du kan ikke sende a-melding fra to forskjellige lønnssystemer i en og samme måned. Dette kan medføre feil i a-meldingen og at deltidsprosenten til den ansatte dobler seg i Altinn. Eks: En ansatt med f.eks 100% stilling vil da ligge med  200% stilling i Altinn.    Med andre ord - skal du f.eks. gå over til et nytt lønnssystem i september, så skal du kun sende a-meldinger fra nye systemet fra og med september. Skal det sendes a-meldinger for måneder før september, så må dette skje fra det gamle systemet.   Har du allerede sendt inn a-melding for den samme måneden fra to forskjellige systemer - og f.eks. mottatt brev fra NAV vedrørende dette, så er løsningen følgende:   Annuller alle a-meldinger i måneden med dobbel innsending fra ett av systemene. Dersom det kun er sendt inn arbeidsforhold på måneden er dette nok . Bestill deretter en avstemmingsliste (A06) fra Altinn og kontroller at ansatte ikke ligger dobbelt. MERK! Dersom det er sendt inn flere a-meldinger med arbeidsforhold fra gammelt system må alle annulleres. Dersom det er sendt inn inntekt fra begge selskapene i en måned, annullerer du a-meldingen i gammelt system.Om dette er sendt fra Huldt og Lillevik går du inn på Periodens lønn | A-melding og haker av for å utelate arbeidsforhold fra innsending. Da vil kun inntekt og fødselsnummer på ansatt bli sendt inn og du unngår doble arbeidsforhold. Også her er det lurt å ta ut avstemmingsliste for amelding (A06) fra altinn og kontrollere.

Samle side for kunder som har benyttet Huldt & Lillevik og skal starte med Visma.net Payroll.

Fra Januar 2021 må alle ordinære og maritime arbeidsforhold rapporteres med type ansettelseform, enten fast eller midlertidig ansettelse i A-meldinga. Feltet finner du på hver ansatt under fanen Arbeidsforhold på Kartotek | Personer.      Har du mange ansatte kan det være en tidkrevende jobb og du kan derfor kjøre ett av scriptene som er lagt ved i artikkelen her, mot din klientbase. Dette setter "fast ansettelse" eller "midlertidig ansettelse" på alle ansatte, velg det scriptet av den ansettelses formen du har mest av.     Her (side2) finner du A-ordningens definisjon på de to ulike ansettelsesformene.     Om du er i vår Cloud/HLasp må vi kjøre scriptet for deg, eller om du skulle ønske andre tilpasninger på scriptet, ta kontakt på support.hl@visma.com.    Vedlagt ligger også en veiledning for hvordan scriptet kjøres. Dersom du har mange klienter kan du kjøre scriptet mot alle klienter.      Ofte stilte spørsmål:  Jeg har lagt inn ansettelsesform på alle aktive ansatte, men får allikevel feil når jeg skal generere A-meldingen. Hva gjør jeg?    Problemstilling 1: Ved enkelte tilfeller er det nødvendig å sette på haken for "Ta med i A-melding" for å tvinge arbeidsforhold med på A-meldingen. Denne haken skal normalt ikke stå på til vanlig, men vi ser ofte at den ikke fjernes etter A-meldingen er sendt. Når haken står på sendes arbeidsforholdet med i A-meldingen, selv om personen har sluttet for flere år siden.  Løsning:  Gå til Periodens lønn | A-melding, og fanen Verktøy. Klikk på knappen "Nullstill". Dette nullstiller haken på alle arbeidsforhold. Dersom du vet du må tvinge med et arbeidsforhold på denne A-meldingen, må du sette haken på igjen for de personene det gjelder, men da må du også legge inn ansettelsesform.  Etter at haken er nullstillt, kan du forsøke å sende A-melding igjen.    Hvis dette ikke fungerer kan du se veiledning for hvordan registrere manglende opplysninger på arbeidsforhold   Problemstilling 2: Det kan være du har personer som nylig har sluttet, eller som av en eller annen grunn skal rapporteres i A-meldingen. Siden disse personene rapporteres i A-melding for januar 2021, vil det kreves at også ansettelsesform legges inn på disse, selv om de har sluttdato bakover i tid. Løsning: Gå til Kartotek | Personer, og inn på personen det gjelder. Under fanen Arbeidsforhold, skal nå det siste aktive arbeidsforholdet ligge øverst i historikken. Høyreklikk på dette arbeidsforholdet og velg "åpne og endre lukket arbeidsforhold". Arbeidsforholdet legger seg nå under aktive arbeidsforhold slik at du kan fylle inn feltet som mangler, og lagre. Arbeidsforholdet legger seg tilbake i historikken. Gjenta dette på alle personene du evt. får feilmelding på når du sender A-meldingen. Når alle er rettet kan du forsøke å sende A-meldingen din på nytt.    Hvis dette ikke fungerer kan du se veiledning for hvordan registrere manglende opplysninger på arbeidsforhold   Jeg får feilmelding om at jeg må legge inn ansettelsesform på ansatte som har fått utbetalt feriepenger på første lønnskjøring i 2021. Må jeg fylle inn på disse også?    Dersom arbeidsforholdet er avsluttet fra tidligere, og det kun er feriepenger som utbetales, kan du velge å sende A-melding for arbeidsforhold, og A-melding for lønn hver for seg. Dette gjør du ved å først generere en A-melding med hake for "kun arbeidsforhold" og sende inn denne. Når denne er godkjent, kan du sende en ny A-melding med hake for "utelate arbeidsforhold ved innsending".   Jeg får feilmelding om at jeg må legge inn ansettelsesform på ansatte som har sluttdato i 2020. Må jeg fylle inn på disse også?  Her kan det sendes inn en a-melding på kun arbeidsforhold for desember 2020, for å få rapportert sluttdatoen. Deretter kan de forsøke å sende inn på 2021.  

Avvik på forretningsregel 290 gir avvisning på a-meldinga, fordi du har rapportert arbeidsforhold mot organisasjonsnummer. 

  I menyvalget Altinn Innsending har meldingen statusen "Overført til Altinn, venter på godkjenning". Dette betyr at meldingen ikke er mottatt hos Altinn enda.   Avvent derfor en stund, før du forsøker å hente status ved å markere meldingen og klikke "Hent Status" i Altinn Innsending.    Om det ikke hjelper å hente status må vi på support lage ett script til deg for å endre status på a-meldingen, slik at du kan slette meldingen, generere og sende den på nytt.  Vi trenger ditt A-meldingsnummer og klientnummer (fire siffer) for å lage script til deg.    Ta kontakt på 09101 eller support.hl@visma.com for hjelp.      

Vi har laget en kort forklaring til hvordan du kan regne deg frem til hvilken brøk som skal benyttes ved ferietrekket.

I henhold til ferieloven skal feriepenger først utbetales når ferien tas. Hvis det er fastsatt ferie i permitteringstiden har de ansatte krav på utbetaling av feriepenger. Da utbetales feriepengene, men siden de ikke har noe lønn fra arbeidsgiver blir det ikke noe trekk for ferien. De ansatte må melde ifra på meldekortet sitt at de tar ut ferie. Viser til brukertips fra Fagområdet for Lønn & Hr om  Permittering og feriepenger  Fremgangsmåte for utbetaling av feriepenger:  Før du aktiviserer lønnsarten for feriepenger på samtlige ansatte, må du endre statusen på de ansatte fra permittert til midlertidig aktiv under Kartotek | Personer slik at lønnsarten for feriepenger blir lagt inn på de som er permittert og at de blir med i lønnsberegningen. Etter godkjenning av lønnskjøringen settes status automatisk tilbake til status permittert under Kartotek | Personer. Aktiviser lønnsarten for feriepenger for samtlige ansatte under Periodens lønn | Registre pr ansattgruppe. Se vedlagte bilde. Trykk på utfør knappen (orange lyn), trykk på skriver og skriv ut. Skal du i tillegg utbetale feriepenger for de over 60 år, benytter du samme fremgangsmåte, men velger da lønnsart 36 Feriepenger over 60 år.                                                               Siden du kun skal utbetale feriepenger i denne lønnskjøringen setter du hake på kun variable data og skatt normal skatt.

Fra 2019 må arbeidsgiver sende ny inntektsmelding for hver fraværsperiode NAV skal dekke sykepenger for. Hvis arbeidstakeren blir frisk og er tilbake i jobb kort tid før han blir syk igjen, må det sendes ny inntektsmelding for det nye fraværet selv om det ikke er en ny arbeidsgiverperiode.

Fra 2019 innføres en forenklet skatteordning for utenlandske arbeidstakere i Norge. Denne ordningen kalles kildeskatt på lønn. De fleste nye utenlandske arbeidstakere vil komme inn under denne ordningen det første året de jobber i Norge.   Hvis du har ansatte med Kildeskatt på lønn, vil du motta mail fra Skatteetaten etter innsendt skattekortforespørsel.    Ved oppdatering av skattekortopplysninger leser systemet inn informasjon om Kildeskatt og trekkprosent. Satsen for 2020 er 25%. Ved utskrift av importjournal etter oppdatering på skattekort, vil du se hvilke ansatte dette gjelder.      Skattekortlista under Rapporter | Personalrapporter | Skattekortliste viser se hvem som har kildeskatt på lønn.      Du vil også se det under skattekortet på Kartotek | Personer.        Kildeskatt på lønn? Ansatte med kildeskatt får automatisk 25% skattetrekk alle 12 mnd i året i Huldt & Lillevik, så du trenger ikke foreta deg noe spesielt her.                      Her kan du lese mer utfyllende hva Skatteetaten skriver om  denne ordningen.   

Dersom du har byttet lønnssystem i løpet av 2023 er det et par ting du må tenke på under årsavslutningen.   Du trenger ikke å oppgradere til årsoppgjørsversjon hvis du ikke har avtale med oss om å kjøre lønn i Huldt & Lillevik i 2024. Kun kunder med gyldig lisens for 2024 vil få overført til nytt år.     Oppslag Huldt & Lillevik Har du Huldt & Lillevik på egen maskin/server har du tilgang til programmet så lenge du ønsker. Dere må selv sørge for oppbevaring av data for oppslag og ihht. oppbevaringsplikt av regnskapsdokumentasjon.   Kunder som har Huldt & Lillevik hos forhandler må ta kontakt med forhandleren for innformasjon om evt. tilgang, oppslag og oppbevaring av data.   Dersom du ikke ønsker oppslagslisens så må du sørge selv for at du har dokumentasjon lagret internt for å tilfredsstille oppbevaringsplikten av regnskapsdokumentasjon.     Personoppsummering Det må sendes personoppsummering fra både Huldt & Lillevik og nytt system for 2023. Personoppsummering skal være sendt ut til de ansatte senest 01.02.2024. Du trenger ikke ny versjon for å få sendt personoppsummeringen til de ansatte.    Kjørejournal - dersom du ikke skal benytte Huldt & Lillevik til lønnskjøringer i 2024 stopper du etter punkt 19 i kjørejournal årsavslutning.     Avstemming Avstemmingsrapporter finnes under rapporter - avstemming. Disse bør skrives ut til papir eller pdf. Bestill avstemmingsrapport fra altinn A-06/A-07 for perioden du skal avstemme. Dersom du skal avstemme hele året samlet må du benytte rapporter fra både nytt og gammelt system.     Korreksjoner/ekstrakjøringer Lønn som eventuelt skal korrigeres for 2023 må korrigeres i det systemet lønnen opprinnelig ble kjørt.  Dersom du har gått over til oppslagslisens i Huldt & Lillevik Cloud og skal ta en ekstrakjøring i 2023, må du ta kontakt med oss for å få lønnsberegnet/godkjent lønnskjøring.              

Flere av våre kunder får nå feilmelding 504-Antall timer oppgitt på timelønn er over 300 på a-melding retur. Du har da oppgitt over 300 timer for samme kalendermåned. Det er nesten dobbelt så mye som det en full stilling utgjør i en normal arbeidsmåned (162,5 timer). Du skal oppgi antall timer som ligger til grunn for utbetalingen.   Feilmelding kommer ofte ved etterbetaling, eller hvis du utbetaler tillegg og legger inn antall timer. I disse tilfellene skal du sette på hake for utelate antall på lønnsarten.     For å rette feilen må du annullere a-meldingen, sette på haken for å utelate antall på lønnsarten og sende inn a-meldingen på nytt.

Årets digitale årsavslutningskurs i Huldt & Lillevik Lønn finner du her.   Dette kurset er inkludert i ditt programvareabonnement og du kan se det når du selv ønsker.   Kurset er inndelt i to deler. Del 1 inneholder lover og regler som du bør kjenne til før du skal foreta årsavslutning. Del 2 viser hvordan du utfører årsavslutning praksis i Huldt & Lillevik Lønn. I slutten av kurset ligger også dokumentasjon for lover og regler   Kurset ligger i Learning Universe. Første gang du logger inn, må du bruke samme innlogging/epost som du har i Community. Ved første innlogging oppgir du hvilket land du jobber fra (Norge). Deretter har du en bruker og har tilgang til kurset. Øverst i denne artikkelen er det direkte link til kurset, men dersom du ikke skulle finne det kan du søke i søkefeltet etter “Huldt & Lillevik” så skal det også komme opp. Hvis du ikke klarer å logge på chat med oss nederst til høyre .

Er du usikker på hvordan du skal rette feil i en a-melding?   I denne videoen viser vi deg hvordan du genererer, forkaster, sletter, annullerer, erstatter og henter retur på a-melding.     Ønsker du flere gode tips, ta en titt på våre kurstilbud her. Disse kursene er inkludert i ditt programvareabonnement.

I forbindelse med kjøring av lønn og feriepenger, får mange nå i a-meldingen beskjed om å legge inn arbeidsforhold på ansatte som har sluttet. Dette kan løses ved å sende inn lønn/feriepenger og arbeidsforhold hver for seg.   Send først inn arbeidsforhold. Sett på haken for kun arbeidsforhold. Send inn a-melding som normalt og hent returmelding.     Sett så en hake i utelate arbeidsforhold fra innsending. Send inn a-meldingen som normalt og hent returmelding.          

Dersom du rapporterer utleggstrekk i A-meldingen, vil du få følgende tilbakemelding på A-melding retur: "114, Ugyldig verdi. Oppgitt verdi er utleggstrekkSkatt."