Hvordan overføre bilag til hovedbok?

[#1]

Overføring til hovedbok innebærer at dataene (bilagene) lagres permanent uten mulighet for senere endringer. En slik sperre er nødvendig av sikkerhetsmessige hensyn. Dersom det hadde vært mulig å forandre bilagene etter at de var overført til hovedbok, ville man ikke ha noen visshet om at de endelige regnskapsdata og rapporter var i samsvar med grunnlagsmaterialet. Korreksjon av eventuelle feil må etter overføring til hovedbok skje ved hjelp av egne posteringer.

Slik går du frem ved overføring til Hovedbok:

1. Når bilagene er ført og godkjent i Bilagsregistrering, kan du overføre dem til Hovedbok og Reskontro. Dette gjøres ved hjelp av knappen Hovedbok i verktøylinjen.
2. Du får nå opp et nytt bilde hvor du kan markere et utvalg av bilag som skal overføres, enten basert på bilagsart, periode eller en kombinasjon av disse (F.eks. overføre alle bilag av typen Utgående faktura fra periode 3). Fordelen med dette er at du får utskrift av en egen posteringsjournal for hvert utvalg. MERK: Det er ikke nødvendig å ta et utvalg. Velg også om du vil at posteringsjournalen skal forhåndsvises.
3. Klikk deretter på Neste. Hadde du avhukning på forhåndsvisning av posteringsjournalen, så vil denne nå vises. Denne journalen er en oversikt over det som kommer til å bli bokført. Hvis du finner du noe må korrigeres før overføring må du her klikke Avbryt.
4. Lukk rapporten, og velg deretter om du vil skrive ut rapporten til Skriver eller til PDF.
5. Klikk Fullfør, og det blir skrevet ut en posteringsjournal. Bilag(ene) vil nå bli overført til Hovedbok, og det er ikke mulig å angre denne prosessen. Bilagene er nå sperret for endring. Det har også blitt lagret en elektronisk kopi av posteringsjournalen under ditt dokumentområde.