Er det mulig å endre ansvarsenhet på oppdaterte transaksjoner, f.eks. avdeling eller prosjekt?

[#1]

Dette kan være en aktuell problemstilling i forbindelse med sammenslåing av avdelinger eller prosjekter, ved splitting på flere avdelinger eller prosjekter eller rett og slett for å korrigere feilføringer.

Det finnes slik mulighet i Visma Business, men ikke på samme måte som når du bytter kontonummer på kunder, leverandører eller hovedbok.

Her er en stegvis oversikt over hvordan du kan gjøre det:

1. Start med å åpne tabellen" "Hovedbokstransaksjoner" fra utforskeren i Visma Business under Tabeller -> Regnskap -> Hovedbok.
2. Hent frem aktuelle ansvarsenhet kolonner, f.eks. Avdeling eller Prosjekt, og åpne søkeraden med [Ctrl+F].
3. Søk deretter frem alle transaksjoner knyttet til hvert enkelt ansvarsenhet som skal ha endret nummer.
4. Bytt til riktig ansvarsenhet nummer på alle aktuelle hovedboktranaksjoner.
5. Du kan endre til et nytt eller eksisterende nummer med eller uten transaksjoner fra før.
6. Når du er ferdig lagrer du endringene og går inn i vindu "911. Bedriftsparametre".
7. Velg behandlingsmenyvalget "Regenerer regnskapssaldoer" og start regenerering av saldoer.
   Alle regnskapssaldoer på alle nivå vil da bli regenerert i henhold til de endringene som er gjort. Gamle verdier vil bli flyttet til nye ansvarsenheter.

Følgende tabeller blir ikke berørt av denne oppdateringen og derved beholde gamle verdier i ansvarsenhet feltene:

1. Oppdaterte bilag 
2. Kundetransaksjoner og åpne kundeposter
3. Leverandørtransaksjoner og åpne leverandørposter
4. Produkttransaksjoner

Dette er helt OK i henhold til lovverket, men du må allikevel selv vurdere betydningen for egen del.

Alternativ løsning: Tilbakestill alle berørte transaksjoner og føre dem på nytt.

Et alternativ til løsningen ovenfor er å søke frem alle aktuelle bilag som skal bytte ansvarsenhet i tabellen "Oppdaterte bilag".
Via behandlingsmenyvalget "Generer bunt" opprettet du to bunter av de markerte bilagslinjene i bunten. Først for å nullstille mot gammel avdeling og/eller prosjekt (hak av for "Bytt fortegn i dialogen") og deretter uten å bytte fortegn.  I den siste bunten endres ansvarsenhet fra gammelt til nytt nummer på aktuelle transaksjoner.  Til slutt oppdateres buntene. 
Unngå at reskontroposteringer blir involvert i en slik korrigering.  Det skaper bare ekstra forvirring.