Her ser dere tre videoer som viser hvordan den nye flyten i Visma Document Center fungerer. Denne flyten kom fra versjon 11.10. 

Her er en liten video som viser hvordan versjon 13.10 av Visma Document Center håndterer en faktura med vedlegg kommet inn som PDF i en epost.

Automatisk leverandøraktivering er en løsning i Visma Document Center som automatisk sender en epost til alle leverandører som ikke leverer elektronisk faktura til dere. E-posten ber dem om starte å sende elektronisk fakturaer heretter.   E-posten som sendes ut ser slik ut og den sendes til epostadressen som er registrert på leverandøren i økonomisystemet. Hvordan aktivere denne tjenesten Visma Document Center må være koblet til en epost-server. Dette settes opp under Verktøy | Systeminnstillinger Deretter må den automatiske leverandøraktiveringen aktiveres: Dette gjøres i System | Auto leverandør aktivering Kryss av for «Aktiver automatisk varsling» Legg inn avsenders epostadresse Legg inn «Maks antall varslinger» og «Antall dager mellom varslinger». Anbefaler de verdier som ligger der. Dermed skal løsningen være i gang. For å få oversikt over hvem som er varslet, klikker man på Rapport | Leverandøraktivering for elektronisk fakturaer: Da kommer oversikten fram: Her ser man hvem som er varslet og hvem som ikke er varslet fordi det ikke finnes en epostadresse på leverandøren. Hvis det mangler epostadresse på leverandøren, kan man registrere en epostadresse i vinduet over. Da vil disse leverandørene også få en varsel.   NB! Vær oppmerksom på at i versjon 12.10 frem til versjon 13.01, så vil Document Center i første varsel sende melding til alle som har sendt en PDF-faktura til Visma Document Center det siste halve året. Deretter vil den varsle alle som leverandører hvor fakturaen kommer inn som PDF.   NB 2! Hvis man bruker scanningstjenesten i AutoInvoice, så vil disse bli sett på som elektronisk faktura i Visma Document Center. Da bør man bruke Leverandøraktiverings-tjenesten i AutoInvoice, som man finner under Innstillinger.

  Hvis en bruker ikke får markert et dokument til Tvist i konteringslinjen i DocumentCenter. Dette har med hvilken rolle brukeren har.    Hvis en bruker har Godkjennerrolle, og har dokumentet på flyt hos seg, så får ikke den brukeren satt dokumentet til tvist. 

 Etter fler henvendelser ang hurtigtaster, minner vi på denne oversiktlige listen som ligger her.

Ved sending på flyt i versjon tidligere en 11.10 hadde man hurtigtaster til alle knapper og valg ved sending av dokument på flyt.    Fra versjon 11.10 og nyere har man foreløpig ikke det.      Foreløpig beste løsning er å bruke Ctrl+enter for å få opp send på flyt dialogen . Bruke Tab tasten for å hoppe til neste felt eller shift+tab for tilbake. Skrive ønsket mottakers navn  i mottaker felte for velge mottaker med enter. Enter for å velge på alle feltene. 

For at et dokument skal sendes automatisk på flyt ved bruke av rutinen Autoflow, går dokumentet gjennom følgende valideringsregler : Bankkonto er den samme som i ERP Fakturanummer finnes ikke i ERP Mva-beløp er ikke høyere enn Beløp Forfallsdato kommer ikke før fakturadato En leverandør identifiseres basert på bankkonto og organisasjonsnummer Et dokument som ikke tilfredsstiller en av validerings kriteriene legger seg i listen Nye dokumenter. Ved å lese kommentar på dokumentet vil du se hvilken valideringsregler som mislyktes. Etter at alle nødvendige endringer er gjort, kan du sende dokumentet til Autoflow igjen via menyen Prosessering > Send i Autoflow , eller via hurtigmenyen Send dokumentet på Autoflow .

  Når 'tegnesiften' oppe til høyre er borte, kan man forsøke å benytte hurtigtaster for å dra det tilbake. Benytt F6 for flytte fokus mellom VDC komponenter, deretter kan du benytte kombinasjonen ALT + SPACE + M. Forså å benytte piltaster for å bevege dokumentviseren tilbake. Test gjerne på en maskin hvor du ser begge ruter først, slik at man får et innblikk i hvordan det gjøres. 

Under Flythendelser, er det to valg: 1) Behandlingsfrist for dokumentet og 2) Rødt utropstegn x dager for betalingsfrist.  Som standard er disse satt til 5 dager.    Hvis ikke disse fristene er holdt vil det komme et Rødt utropstegn ved siden av dokumentet: 1) Behandlingsfrist for dokumentet, hvis denne er satt til 5 dager - regner den ut 5 dager fra datoen som dokumentet blir behandlet. Er datoen passert så kommer det frem et rødt utropstegn med teksten: Behandlingsfristen er overskredet. Denne regner ut dato fra dokumentet er behandlet.  2) Rødt utropstegn x dager for betalingsfrist. Når det på et dokument er satt betalingsfrist og betalingsfristen er overskredet så kommer det et rødt utropstegn med teksten: Forfallsdato er passert. Denne regner antall dager utfra forfallsdato.

Spørsmål   Kan en markere 2 fakturaer til samme leverandør i VDC og sende disse på flyt samtidig? Svar Nei, dessverre er ikke dette mulig. Heller ikke ved bruk av Autoflow.

Har et problem med at samme dokument leses inn flere ganger.  Dette er  dokumenter som ligger på filområdet for autoimport. Hvordan kan jeg unngå at det skal skje?

Document Center husker dessverre ikke størrelsen du velger på visningen fra gang til gang.