Brukertips i Visma Document Center

Oppdatert 04.02.2021 - Andre dokumenter via Visma Scanner  i seneste versjoner:   Etter de siste versjoner har kommet så er det greit å få med seg endinger som er gjort i denne forbindelser. Har delt det opp i seksjoner med versjoner, så man vet hva man har tilgang til eller ikke. Med nyeste versjon øverst – som sier hvilken endring/forbedring som har kommet.   Fra og med 15.10 Før så ble dokumenter som var skannet inn med Visma Skanner, som ikke var inng faktura eller kreditnota – håntert med at de la seg rett i arkivet til VDC– og samtidig inn som en bunt i ERP systemet som man kunne oppdatere. Nå kan man få slike dokumenter også via «Nye Dokumenter» i VDC, og kan behandle der etter eget ønske med flyt etc. Slike dokumenter kan være : Kvitteringer Purringer Betalinger Andre For å få inn slike ting på «vanlig» måte må man aktivere dette og gjøres på denne måten: Verktøy > Innstillinger > Generelt   Og forutsetter også at man i konfigurering Autoinvoice fra Visma Business er satt på mottak av bilag som før.           Fra og med versjon 15.0:   Da har vi splittet opp VDC servicene i flere egne servicer – stor fordel for store installasjoner å fordele jobben på flere servicer.   For å kunne kjøre disse i konsoll som vi kaller det, så må aktuell tjeneste stoppes først og så finne frem til aktuell programfil og kjøre denne som Admin. F eks filen som heter Visma.Workflow.Server.AutoinvoiceService.exe og ligger som default i \Visma\Document Center\Server mappen. Og da kan man også få sjekket og justert pri på de oppgavene som de forskjellige gjør. F eks denne oppgaven som håndterer nedlastning fra Autoinvoice List tasks – får visualiserer den hvilken pri på disse oppgavene Vil man justere hyppigheten på en oppgave skriver man Setpriority 1 15 – dersom man vil endre oppgaveId 1 til 15                       PS! Se nederst i dette tipset for potensielle feilkilder, samt hjelpeteksten i fra VB   Beskrivelse av prosessen ( Informasjon hentet fra Release notes VB Byrå):   Gjennom automasjonsprosjektet har vi også utviklet en ny og viktig tilleggsfunksjon for løpende innsending av «Andre bilag». Det er viktig at kunden kan gjøre sin del av jobben uavhengig av regnskapsfører og uten involvering fra regnskapsfører sin side. Vi har derfor videreutviklet vår relativt nye app - Visma Scanner – til også å kunne håndtere «andre bilag» og sende dem via AutoInvoice til Visma Business. Med «andre bilag» mener vi her bilag som verken er faktura eller bankbilag og som derfor uansett må behandles manuelt på en eller annen måte. Disse bilagene trenger normalt ikke å bli behandlet med en gang. Når disse bilagene blir sendt fra Visma Scanner går de rett til AutoInvoice som automatisk videresender dem til Visma Document Center uten noen form for behandling. Dokumentet lagres så i Visma Document Center og informasjonen om bilaget sendes så ubehandlet til en ny tabell i Visma Business for senere bokføring. Dokumentene samles opp i denne nye tabellen i Visma Business og ligger der inntil det er naturlig for regnskapsfører å se på dem og behandle dem. Følgende skjer:  Bedriften læres opp til å ta løpende bilder av alle «andre bilag» med Visma Scanner. I Visma Scanner skjer ingen tolking av slike dokument, men kunden kan allikevel skrive inn en kommentar til sin regnskapsfører og eventuelt fortelle hva dokumentet gjelder og hvordan det skal/bør bokføres. Når alt er OK trykker brukeren på send-knappen og Visma Scanner sender bildet til AutoInvoice. AutoInvoice sender bildet utolket til Visma Document Center. Visma Document Center videresender informasjonen om dette dokumentet, inkludert dato, Visma -ID og eventuell melding til Visma Business Informasjon om disse dokumentene blir lagret i en ny tabell i Visma Business for «Andre bilag» uten å generere bunter og bilag. Et helt nytt behandlingsvalg har kommet til i Visma Business for overføring av disse dokumentene (andre bilag) til bilagsregistrering og behandling. Behandlingen kan skje løpende eller etterskuddsvis. Regnskapsfører bokfører disse bilagene når det er mest hensiktsmessig (f.eks. i slutten av hver periode eller termin) via et nytt behandlingsvalg i Visma Business. Følgende parameter må settes i AutoInvoice for å aktivere Visma Scanner til å ta imot «andre bilag»:   Bokføring av «Andre Bilag» i Visma Business: Først av alt må ønsket bilagsnummerserie settes opp for for disse transaksjonene. «Andre bilag» er fast knyttet til nummerserie «Diverse» og i standard malfirma er denne nummerserien knyttet til bilagsnummerserie 6.   Behandlingen av «andre bilag» fra Visma Scanner skjer i en ny fane i selve bilagsregistreringen. Her kobler vi den nye tabellen «Inngående regnskapsdokumenter» til eksisterende tabeller «Bunt» og «Bilag».     I øverste del av vinduet vises alle ikke behandlede dokumenter fra Visma Scanner. Herfra gjennomgås og vurderes dokumentene via behandligsvalget «Vis dokument».   Dokumenter som ikke skal behandles, markeres som «Ingen ting å behandle» enten ved et «x» i feltet «Ingen ting å behandle» eller ved avkryssing i feltet «Status». Marker deretter ett, flere eller alle gjenværende dokument i tabellen «Inngående regnskapsdokument» og velg behandlingsvalget «Behandle dokument». Vær oppmerksom på at det blir laget en ny bunt hver gang dette behandlingsvalget kjøres. Det vil derfor som regel være fornuftig å markere alle beslektede dokumenter eller rett og slett alle dokumenter innenfor samme periode slik at de blir bokført i samme bunt.   Når behandlingsvalget kjøres blir det opprettet en bilagslinje per dokument. Bilagslinjene blir også tildelt bilagsnumer fra bilagsnuerserien for «Andre bilag», men uten kontonummer og beløp. I tillegg blir de behandlede dokumentlinjene tildelt de samme bilagsnummer som bilagslinjen. Dermed er det sporbarhet mellom regnskapsdokument-tabellen og bilagslinjene.   De behandlede dokumentene forsvinner fra den øverste delen av vinduet ved lagring, men de blir allikevel bli liggende i tabellen «Inngående regnskapsdokument» med status «Sendt til bokføring». '   Du kan nå fortsette med bokføring av bilagslinjene nederst i dette vinduet eller flytte deg til den ordinære fanen for bilagsregistrering. Vi anbefaler å gå til den ordinære fanen. Der du er vant til å være og mest funksjonalitet er tilgjengelig.   Mulige feilkilder:   Denne importen kjøres av en egen task i VDC server og heter Visma.net Autoinvoice other documents import.  Denne er fra og med versjon 14.10 satt med en prioritet på 15 Kjøres det med tidligere versjoner av VDC, så anbefales det å øke denne til 15 (tidligere stod denne til pri 30) - spesielt i store installasjoner med mange klienter og brukere.   Det de store byråene opplevde var at denne oppgaven kjørte så sjeldent, ref pri 30 at den aldri kom til denne oppgaven (task) - og noen har til og med restart av server hver natt. Derfor viktig å få satt denne til høyere pri dersom dere også opplever at denne ikke gjør ferdig jobben.   Hjelpefilen i VB: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/reference/r_other_incoming_documents.html  

Av og til kan det være fakturaer i AutoInvoice som ikke har kommet inn i Visma Document Center. Hvordan laste dem ned?

Etter seneste oppdatering av Outlook (KB4484343) har mange fått problemer med flytting av filer fra Outlook til Visma Document Center.   Avinstallasjon av seneste oppdatering for Outlook løser problemet. Se: https://support.microsoft.com/en-us/help/4484343/may-5-2020-update-for-outlook-2016-kb4484343 Alternativ løsning kan være å flytte filene til AutoImport mappe for VDC slik at de automatisk blir importer i VDC. Eller lagre filene i annen mappe for så og dra de inn i VDC.

Det hender av og til at fakturaer henger og/eller låser for andre fakturaer

I Visma Document Center finnes det en del innstillinger og oppsett for Autoinvoice, Autoimport, Approval og AutoFlow. Dokumentasjon på dette finner du vedlagt.   - Side 1: Visma.net Autoinvoice - Side 5: Autoimport - Side 7: Visma.net Approval - Side 10: Autoflow

Det er en del henvendelser angående PeppolBis2.0 og PeppolBis3.0, så tenkte vi kunne formidle noen tanker rundt dette.   Overgangen fra Peppol Bis 2 til Peppol Bis 3 får konsekvenser for hvordan fakturaen vises i Visma Document Center. Fra og med 1. januar 2020 skal alle fakturaer gjennom Peppol sendes i Peppol Bis 3, det kan nok fortsatt være at noen blir sendt i Peppol Bis 2, men i hovedsak vil de bli sendt i Peppol Bis 3 fremover. I Peppol Bis 3 er det ikke en standard for å merke et vedlegg som "PDF-versjonen av fakturaen" slik som det var mulig i Peppol Bis 2. Derfor vil stadig flere av fakturaene komme enten uten "PDF-versjonen av fakturaen" eller med "PDF-versjonen av fakturaen" som et vanlig vedlegg.  I disse tilfellene vil AutoInvoice lage en fakturavisning for Document Center basert på XML-dataene. Denne vil da vises i "bilde"-visningen i VDC.    Alle fakturer som kommer fra andre Visma-firmaer som også bruker AutoInvoice, vil vise "PDF-versjonen av fakturaen" på samme måte som tidligere.   I skrivende stund anbefaler vi fortsatt PeppolBis2.0 som nedlastningsformat inn i VDC, og Autoinvoice oppsettet da denne fungerer bra. Litt pga mulige oppstartsproblemer/barnesykdommer med 3.0. En forbedret visning i 3.0 formatet er nok savnet og på plass. Så det går fint an å forsøke dette om man ønsker dette. 

I Visma Document Center kan du velge å sette opp en egen dokumentprofil som skal brukes på innkommende kreditnotaer fra leverandører. Denne dokumentprofilen kan du deretter sette opp til å bli angitt automatisk ved Autoimport eller import via Autoinvoice.   De forskjellige dokumentprofilene har en behandlingsregel - denne behandlingsregelen hentes fra ERP. Det må være korrekt behandlingsregel satt opp på dokumentprofilen du skal bruke   Gå på Verktøy og deretter Dokumentprofil.  Velg så dokumentprofilen som heter Kreditnota leverandør og klikk Rediger. Denne står da med hake for Faktura. Velg dokumenttype Kreditnota isteden og klikk OK.   Når du nå går inn i for eksempel Autoinvoice konfigurasjonen til et av selskapene vil du se at du kan velge denne dokumentprofilen i rullegardinene for Kreditnota dokumentprofil.

Problem: Når du forsøker å sende flere dokumenter manuelt på autoflow og legger merke til at det ikke er mulig å markere flere linjer og sende de til autoflow. Eller det vi si at det er mulig å markere flere linjer, men den overfører kun ett dokument. Workaround: 1. Velg de dokumentene som skal sendes på flyt 2. Høyreklikk på "aktiver flyt" eller Ctrl + Enter, da vil autoflowen bli foreslått i vinduet som åpner seg 3. Eventuelt kan du også bruke den blå pilen eller ctrl + Enter. dette vil åpne den samme dialogen 4. Aksepter flyten og klikk på flyt  

Du har kanskje kommet i gang med elektronisk faktura? Da er det viktig å informere leverandørene og kundene dine om elektronisk faktura. Vi har lagd epost-maler på norsk og engelsk som du kan sende til dine leverandører og kunder. Norske versjoner:  Epost som ber leverandører om å sende fakturaer elektronisk Epost som oppfordrer kunder til å kunne motta fakturaer fra deg elektronisk Engelske versjoner: Epost som ber leverandører om å sende fakturaer elektronisk Epost som oppfordrer kunder til å kunne motta fakturaer fra deg elektronisk Sender du fakturaer til privatpersoner? Informer dem om hvordan de starter med eFaktura: Nå kan du motta fakturaene fra oss direkte i nettbanken

Her er oppskrift på hvordan man kommer i gang med å motta elektroniske fakturaer via Visma AutoInvoice (AI) og rett inn i Visma Document Center (VDC) For å kunne motta elektroniske fakturer via AI må du først ha registrert deg i AI. Se her for hvordan. Aktivere mottak i AI (hvis du ikke gjorde dette da du opprettet kontoen) Logg inn i AI-portalen.  Klikk på Innstillinger oppe til høyre og deretter på  “Motta fakturaer” i menyen til venstre.   Huk av for “Motta fakturaer” og trykk Lagre.  Innmelding i ELMA: Klikk  på [Oppdater] under ELMA-registrering. Hvis du får meldingen “Ikke registrert i ELMA”, så kan du trykke på [Registrert].   Koble AI-bruker til VDC For deg med VDC versjon 8.01 eller 9.x Logg deg inn i VDC Klikk på menyen System | AutoInvoice Kontroller at Visma XML er valgt som VXML-format øverst i venstre hjørne. Klikk på øverste "Legg til"-knappen. Velg tjeneste "Production", og angi ditt brukernavn og passord som du bruker til AI-portalen (autoinvoice.visma.com) Du har nå opprettet kontakt mellom AI og VDC. Videre må du koble bedriftene som er opprettet i AutoInvoice (kanskje har du flere enn en?) mot klientene i ditt økonomisystem. Dette gjør du slik: Klikk på den nederste "Legg til"-knappen. Velg "Firma" (Bedrift fra AutoInvoice) og koble denne med ERP-klient (klienter fra økonomisystemet). Velg deretter dato for når du ønsker å starte å hente faktuaer fra (Datoen kan settes tilbake i tid og fakturaene vil da importeres fra denne datoen inn i VDC.). Velg så "dokumentprofil" for inngående faktura Sett også kryss for "Automatisk tolkning", slik at alle fakturaer blir automatisk "punchet". Alle fakturaer som blir sent til AutoInvoice, kommer nå automatisk inn i VDC og er ferdig "punchet". VDC vil ved faste intervaller sjekke om det er nye fakturaer til deg i AI. Nye fakturaer lastes ned fortløpende og presenteres i dokumentlisten. 

Under Flythendelser, er det to valg:

Hva må man gjøre dersom en bruker ikke får markert et dokument til Tvist i konteringslinjen i DocumentCenter.