Visma`s nye og moderne skyløsning for norske barnehager, er nå oppe og går i over 50 kommuner. Den første versjonen blir nå benyttet til barnehageopptak, fakturering og enkel administrasjon. Løsningen er fulldigitalisert og vil gi store fordeler for de som jobber i sektoren. Men, det er ikke bare løsningen som er innovativ, det er også vår måte å levere på: her har hele leveranseprosessen foregått i skyen.
At løsningen blir levert digitalt, fra de første tekniske utredninger til opplæring, innebærer en stor endring for oss i Visma. Formålet er å kunne levere én løsning utviklet nært kundens behov, med rask reaksjonsevne, til mange samtidig. Vi er ikke i tvil om at dette vil gi store verdier for alle parter, men vi har aldri testet det i praksis. Hva vil kunden egentlig synes om at vi leverer den fra avstand? Hvordan vil de oppleve at det ikke ble implementert en fiks ferdig løsning, men en som ble finjustert underveis? Og hva synes de om at det gikk så fort?
Vi var veldig spente: Hvordan har dette gått? For å få svar, tok vi oss en tur til en av «pionerkommunene», Lunner. Det er en fremtidsrettet kommune, som ønsker å ta nytte av digitalisering når muligheten byr seg. De har derfor ventet på Visma Flyt Barnehage, var tidlig ute og godt motivert. Vi snakket med Mette Grønmyr, barnehagefaglig rådgiver og Hege Løken, arkivar.
Digital implementering og opplæring
Når løsningen leveres fra skyen, og ingen teknikere installerer lokalt, ingen ansatte blir sendt på kurs eller konsulenter kommer på besøk, skal mye av dette erstattes av lettforståelige brukerflater, oppskrifter, veivisere og opplæringsvideoer.
For oss har denne leveransemetodikken fungert ideelt. Implementeringsdelen gikk smidig for seg i skyen, mens overføringen av data til konvertering kunne vi gjøre selv etter en stegvis oppskrift. Opplæringen har vært særlig smidig, og vi er imponert over informasjonen som ligger lett tilgjengelig. Ikke minst er løsningen enkel å bruke. – Alt dette har medført at vi har kunnet styre mye selv, arbeide i vårt eget tempo og finne ut av ting i ro og fred. Det har ikke vært behov for mer eller annen type støtte fra Visma enn det vi har fått, sier Grønmyr og Løken
De trekker også frem at det er godt å slippe å sende mange på kurs og å utvikle superbrukere. Styrerne i barnehagene har også funnet ut av løsningen på egenhånd, de bruker allerede opptaksfunksjonen og fakturering uten annen opplæring enn tilgang informasjonsmaterialet. Dette sier mye om brukervennligheten og opplæringsmaterialet, men antagelig også om den teknologiske modenheten hos de ansatte. Folk er vant til å teste løsninger, finne ut av ting og prøve seg frem.
Løsningen formes ferdig mens den innføres
En løsning som kan leveres til så mange kommuner samtidig, må være svært avansert og ta høyde for en lang rekker variabler. Fordi den ligger i skyen, har vi tilgang på en stor brukerflate som avdekker mye – og evne til raske justeringer hos kommunene. Dette har vi kunnet dra nytte av i utviklingsprosessen, ved å spisse løsningen videre sammen med kommunene. Slik får vi en løsning som er enda med tilpasset mottakerne. Små nyanser som er vanskelig å oppdage på planleggingsstadiet av oss, blir avdekket av de som kjenner behovene best.
Rom for raskere justeringer
- Vi har gitt innspill om rangeringen av kriterier, vekting, forenklinger, tipset om nyttige funksjoner, oppsett av rollestyrt tilgang til løsningen og innhold til opplæringsmaterialet. Når vi kommer over småfeil eller barnesykdommer, opplever vi at våre merknader blir verdsatt, og får innvirkning på utviklingen. Men det tar litt lenger tid å få endret på løsningen enn vi skulle ønske oss. Vi ser at løsningen utvikler seg i stor fart, men endringer vi kommer med blir ikke alltid ivaretatt så fort som vi kunne ønske.
De som kommer på løsningen i “andre pulje” vil nok få stor glede av innspillene vi har kommet med.- Det er verdifullt at løsningen finslipes i miljøet den skal brukes i, av oss og våre kollegaer, sier Grønmyr og Løken.
I siste liten og verdt det
At innføringsprosessen har blitt digital, innebærer også at løsningen kan komme på plass ute hos kunden raskt. Dette medførte at vi i planleggingsfasen øynet muligheten for å rekke barnehageopptaket allerede i 2019. Etter en kort og hektisk prosess, rakk vi akkurat å få på plass grunnmodulen slik at foresatte kunne sende ny søknad om barnehageplass inn til vår nye skyløsning .
Visma leverte løsningen på rekordtid, til 52 kommuner med omkring 650 barnehager
- Vi var aldri bekymret for ikke å rekke fristen. Mye av grunnen til dette var Vismas åpenhet. Vi fikk en fleksibel fremdriftsplan og mottok jevnlige nyhetsbrev. Dermed var vi kontinuerlig oppdatert på hindringer, muligheter og prosessen videre. Den gode oversikten gjorde oss trygge. I tillegg gjorde vi det vi kunne selv og startet tidlig med forberedelsene. Oppsummert så er vi er glade for at vi fikk på plass løsningen allerede i år, for den gjør allerede stor nytte for seg. Blant annet ved at:
Foreldre får svar på søknaden det øyeblikket plassen tildeles, digitalt. Før ble svarene sendt i posten
Alt som gjøres arkiveres automatisk i Visma Flyt Barnehage
Barnehagene selv kan «prøvetildele» barnehageplasser. I Lunner har de vært skikkelig flinke, så administrasjonen har nå en liste på femti barn som skal fordeles, mot hundre og femti året før. Det medførte at det bare ble brukt en halv time på å fordele plasser.
Det er lettere å få oversikt over utregningsgrunnlaget til fakturering og å godkjenne disse. Redusert foreldrebetaling, gratis kjernetid og søskenmoderasjon beregnes automatisk
Grunnlagsdata er lett tilgjengelig, som gir gode oversikter det er lett å gjøre søk og sortere
Barnehagene blir selvstendige, og får kontroll på sine kriterier og faktureringer, sier Grønmyr og Løken
Full fart inn i neste fase
Nå venter Lunner kommune spent på resten av løsningen. Snart kommer den nye app´en som skal integreres med Visma Flyt Barnehage. Når denne kommer, vil lettvint dialog og informasjonsutveksling mellom barnehage og foreldre, samt journalføring og dokumentering, inngå i en helhet med de øvrige komponentene i Visma Flyt Barnehage.
Vi i Visma vil takke Lunner og de andre sporty kommunene som har vært tidlig ute og prøvd Visma Flyt Barnehage og vår nye leveransemåte. Vi har fått svært mange gode innspill i denne prosessen, både til leveransemetoden og selve løsningen. Ettersom løsningen og opplæring ligger i skyen, vil forbedringer som utføres være til tilgjengelig for hver eneste kommune i neste “pulje”.
Takk for et godt samarbeid, og velkommen til alle barnehagene som står for tur!
... View more
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Finland
Visma Latvia
Visma Netherlands
Visma Norway
Visma Sweden
Visma Developers & Partners
Visma Latin America