Brukertips i Visma Tid

For å kunne nå Visma Tid fra Visma.net Home siden din må du gjøre følgende:   Gå inn på https://tid.visma.com  Legg inn brukernavnet ditt og passord - trykk så på Visma Connect knappen:      Vil da få opp Visma.net innlogg, legg inn brukernavn og passord på visma.net brukeren din og trykk på Logg inn:   Nå er Visma Tid brukeren din koblet mot Visma.net brukeren din.  Du vil få opp ikonet for Visma Tid inne på home.visma.com siden.     

Dersom du trenger hjelp til å finne frem i Visma Tid eller ønsker brukerveiledning om hvordan å bruke programmet, så er det utviklet en hjelpefunksjon som tar deg rundt i systemet. Du finner denne øverst til høyre i systemet synlig som et spørsmålstegn, se bilde markert.     Klikk på spørsmålstegnet, og du får opp hjelpefunksjonen.     Her kan du skrive inn søkeord hva du ønsker å finne mer informasjon om, og deretter trykk søk eller se på emner listet opp som kategorier nedenfor. Hjelpefunksjonens innhold er tilpasset etter rettighetene som den enkelte har i Visma tid.   Når du velger det du ønsker å få mer informasjon om så tar hjelpefunksjonen deg gjennom systemet som en "walk me through" visning. Her klikker du på de menyvalgene som hjelpefunksjonen viser deg, som da tar deg gjennom systemet steg for steg for å vise deg hvordan det du lurer på skal gjøres.    

For å kunne administrere arbeidstidskalender må du ha rollen Administrator.   Hvis du skal knytte til eller endre arbeidstidskalender for en ansatt kan dette gjøres under Administrator | Arb.tidskalender | Vis arbeidstid for avdelingen, Vis arbeidstid for kalender eller kalendertilkobling for ansatt.  Eller under menyvalget Personer | Nyansatt/Ansattsøk | Klikk endreknappen til høyre for navnet til den ansatte og fanen Kalendertilkobling for ansatt.   Vis arbeidstid for avdelingen  Velg avdelingen de(n) ansatte tilhører, og hak deretter av for de(n) ansatte, og trykk på Koble til kalender.   Velg Kalender de(n( ansatte skal knyttes til, og ta stilling til Tidsperiode for ansatt-tilkobling om den skal ha Ingen slutt eller Fra-til dato, og fra hvilken dato Startdato for ansatt-tilkobling skal være.   Trykk på Sjekk, kontroller eventuelle meldinger som vises øverst i bildet og trykk på Lagre. Lignende tekst kan vises på toppen av bildet.   Vis arbeidstid for kalender Velg Kalender du ønsker endre de(n) ansatte fra, og hak av for de(n) ansatte.   Trykk på Koble til kalender.   Velg Kalender de(n) ansatte skal knyttes til, og ta stilling til Tidsperiode for ansatt-tilkobling om den skal ha Ingen slutt eller Fra-til dato, og fra hvilken dato Startdato for ansatt-tilkobling skal være.  Trykk på Sjekk, kontroller eventuelle meldinger som vises øverst i bildet og trykk på Lagre.   Kalendertilkobling for ansatt Velg Avdelingen den ansatte tilhører og deretter finner du den Ansatte i nedtrekksmenyen.  Trykk på Koble til Kalender.      Velg Kalender den ansatte skal knyttes til, og ta stilling til Tidsperiode for ansatt-tilkobling om den skal ha Ingen slutt eller Fra-til dato, og fra hvilken dato Startdato for ansatt-tilkobling skal være.  Trykk på Sjekk, kontroller eventuelle meldinger som vises øverst i bildet og trykk på Lagre.   Personer | Ny ansatt/Ansatt søk | Kalendertilkobling for ansatt Trykk på Koble til kalender.  Velg Kalender den ansatte skal knyttes til, og ta stilling til Tidsperiode for ansatt-tilkobling om den skal ha Ingen slutt eller Fra-til dato, og fra hvilken dato Startdato for ansatt-tilkobling skal være.  Trykk på Sjekk, kontroller eventuelle meldinger som vises øverst i bildet og trykk på Lagre.

Gå til Administrator | Vakttype | Legg til   Fyll ut en kort beskrivende ID for vakttypen, du kan benytte både tall og bokstaver i dette feltet, ID’en bør representere hvordan arbeidstimer de(n) ansatte skal ha.  Så legger du inn Navnet, dette kan gjerne være litt lengre, men best om man holder det kort og konsist.  Farge er valgfritt, men kan være lurt å fargekode vakttypene hvis dere trenger mange forskjellige.  Reg.type er for å sette en standard reg.type for vakttypen.  Du velge om du vil legge inn arbeidstiden ved å bruke fra-til klokkeslett eller legge inn antall timer. Ved bruk av Klokkeslett evt. med pause kan du definere hvilket tidspunkt pausen skal tas, og hvor lang pause det skal være, feltet inkl. pause krever at du fyller ut minutter og start tid for pausen.  Ved bruk av Kun antall timer legger du inn antall arbeidstimer, 7,5 f.eks.   Trykk på Lagre.     Vakttypen skal knyttes til Arbeidstidskalenderen den ansatte har. Den vil styre hvor mange timer om dagen den ansatte skal jobbe, og bruker du Autoregler vil den automatisk beregne timer og hvor de skal føres ut fra antall timer som er knyttet til Vakttypen.

For å kunne administrere arbeidstidskalender må du ha rollen Administrator.    Gå til menyvalget Administrator | Arb.tidskalender | Administrer arbeidstidskalender   I denne menyen kan du se de ulike arbeidstidskalenderne som allerede er opprettet, og du kan opprette nye.    Opprett ny ved å trykk på Pluss tegnet   Gi kalenderen et beskrivende Navn, velg om den skal ha en Fra-til dato eller Ingen slutt på Tidsperiode, og legg inn Startdato fra når kalenderen skal tre i kraft. Til slutt trykker du på Endre generator.   Du velge mellom mellom Ingen, Enkel kalender, Avansert og Rotasjon generator.    Ved Enkel kalender velger du en fast vakttype som skal gjelde hver dag hele uken, og du kan legge inn unntak på enkelte dager ved å trykke på Pluss tegnet. Husk å trykke på lagre disketten når du har lagt inn ønskede unntak. Nederst i bildet velger du hvilken dato neste år skal bli generert. Vi anbefaler at du legger inn en tidlig dato, som 1 november f.eks.   Ved Avansert kalender kan du legge inn ulike vakttyper (se her for hvordan opprette vakttyper) pr dag, eller pr uke ved å trykke på Pluss tegnet. Begynn med å velg for hvilken periode oppsettet skal gjelde for.  Ved å trykke på Ny kan du legge inn flere uker hvis nødvendig. Så legger du inn vakttypen på de ulike dagene i uken som passer til arbeidstidskalenderen.  Valgte vakttyper i ukemalen vil bli lagret automatisk ved å trykke på Tilbake knappen.   Husk å trykk på Lagre når du kommer tilbake i oversiktsbildet igjen.    Hvis du har opprettet en kalender med Kalendergenerator - Ingen gjelder følgende:  Nå skal du fylle dagene ved å trykk på tannhjulet og velg Fyll dager. Velg Dato fra og til som skal fylles ut, og velg så Vakttype som skal gjelde for kalenderen.  Hvis du setter på hake for Inkluder lørdag og søndag, og Inkluder helligdager vil vakttypen også bli lagt på disse dagene.  Trykk på Lagre.   Rotasjon fungerer på samme måte som Avansert kalender, men håndterer årsskifte på en bedre måte. Eks. uke 2 i kalender er siste uke i året, første uke i neste år er uke 1. Altså, rotasjonen mellom ukene i kalender-malen håndteres. En avansert kalender vil starte med først uke i malen (uke 1) ved årsskifte.     Hvis du har opprettet en kalender med Kalendergenerator - Enkel kalender - Avansert, eller Rotasjon gjelder følgende:  Nå skal du generere dagene ved å trykk på tannhjulet og velg Generer dager. Gå helt nederst på siden og velg inneværende år i feltet for Generer for valgt år, og deretter trykk på Generer.     OBS! Husk å regenerere timer hvis du endrer kalender tilbake i tid på ansatte med autoregler. Om ansatte tilknyttes en arbeidstidskalender bakover i tid må timene fra tilknytningsdatoen og frem til dagens dato regenereres. Se her for fremgangsmåte: https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Visma-Tid/Hvordan-a-regenerere-timer/ta-p/239167

Overføre, angre og ferdigstille lønnsbunt     For å kunne overføre fil til lønnsystemet må klienten din i Visma Tid være satt opp med korrekt innstillinger fra en konsulent. Hvis dere benytter manuell registrering av timer i lønnssystemet, og nå ønsker å benytte filoverføring i stedet, kan dere ta kontakt med support så blir dere satt i kontakt med konsulent.   Gå til menyvalget Lønn/faktura | Lønnsbunt eller Godkjenner | Lønnsbunt    Eksport-format er forhåndsdefinert i oppsettet av en konsulent, og må samsvare med lønnssystemet du benytter.  Dato fra-til styrer hvilken periode du tar ut lønnstimer for.  Ansatt-type kan settes til Alle, eller velger mellom Fastlønn, timelønn og Innleid.  Avdelinger styrer hvilke avdelinger som skal inngå i lønnsbunten.  Buntid kan du legge inn hva du ønsker, f.eks navn på bruker som skal generere bunten, periode og år: celbru (bruker) oktober 2019.    Trykk så på Generer bunt for å danne lønnsfilen.     Trykk deretter på Overfør lønnsfil for at systemet skal danne lønnsfilen som du skal laste opp i lønnssystemet ditt.  OBS! Du må ikke åpne .CSV filer, da vil du ikke kunne laste den opp i lønnssystemet, og må angre bunten for at du skal kunne generere og overføre fil igjen, som du da kan importere til lønnssystemet.    Når lønnsfilen er importert, og timene er utbetalt kan du Ferdigstill lønnsbunt. Da blir den låst, og timene kan ikke lengre overstyres i systemet.    Angre bunt kan benyttes hvis du som nevnt over, har åpnet lønnsfilen og ikke får importert den eller at du har generert bunt for feil periode, valgt feil ansatt-type, eller avdeling. Bunten som har blitt generert vil da bli borte, og du kan gjøre de endringene du trenger for så å generere bunt på nytt.   Når bunten er generert kan du velge å ta ut ulike rapporter for å kontrollere timene som skal overføres til lønnssystemet under Tannhjulet nederst til høyre på siden.  Lønnsavstemming gir en oversikt over antall timer pr. avdeling, ansatt, prosjekt og lønnsarter.  Lønnsrapport (PDF) får du mulighet til å velge hvilke ansatte og hvordan bunt du ønsker å ta ut rapporten for. Du kan velge om du ønsker å forhåndsvise rapporten direkte i systemet eller om du ønsker å eksportere den til PDF. Rapporten kan settes opp til å sortere pr. prosjekt eller pr. ansatt, dette styres via Firmainnstillinger | Lønn/Eksport.  Lønnsdetaljer får du mulighet til å velge hvilke prosjekter du ønsker å se timedetaljer for. Rapporten gir en oversikt over Dato, Ansatt, Start og stopp tid ved stempling, Antall timer, Reg.type, Timetype, Arbeidstype, Gangtid og Kommentarer. 

Overføre, angre og ferdigstille fakturabunt     For å kunne overføre fil til et ERP system må klienten din i Visma Tid være satt opp med korrekt innstillinger fra en av våre konsulenter. Hvis dere benytter manuell registrering av føringer til ERP systemet, og nå ønsker å benytte filoverføring i stedet, kan dere ta kontakt med support så settes dere i kontakt med konsulent.    Gå til menyvalget Lønn/faktura | Fakturabunt eller Faktura | Fakturabunt       Dato fra-til styrer hvilken periode du tar ut timer for fakturering.  Bare ferdigstilte prosjekter hak av dersom du ønsker å fakturere på grunnlag av kun ferdigstilte prosjekter Fakturer per aktivitet hak av dersom du ønsker å fakturere per aktivitet Bare ferdigstilte aktiviteter hak av dersom du ønsker å fakturere på grunnlag av kun ferdigstilte aktiviteter.  Hvis ingen av boksene er huket av vil alle prosjekter som har fakturerbare timer ført på seg komme opp som forslag til hva som kan faktureres.  Deretter må du flytte grunnlaget du ønsker fra Skal ikke fakturere til Skal fakturere.  Hvis alle grunnlagene skal faktureres kan du med fordel trykke på Velg alle og benytte pilene mellom boksene for å flytte dem over til skal fakturere.  Buntid kan du legge inn hva du ønsker, f.eks navn på bruker som skal generere bunten, periode og år: celbru (bruker) oktober 2019.  Trykk så på Generer bunt for å danne fakturafilen.    Når bunten er generert kan du velge å ta ut ulike rapporter for å kontrollere timene som skal overføres til ERP systemet under Tannhjulet nederst til høyre på siden.    Trykk deretter på Overfør fakturafil for at systemet skal danne fakturafilen som du skal laste opp i ERP systemet ditt.    Når fakturafilen er importert, og timene er fakturert kan du Ferdigstill bunt. Da blir den låst, og timene kan ikke lengre overstyres i systemet.    Angre bunt kan benyttes dersom du har generert bunt for feil periode, eller valgt feil grunnlag. Bunten som har blitt generert vil da bli borte, og du kan gjøre de endringene du trenger, for så å generere bunt på nytt.   

Dersom du ønsker å benytte deg av et annet språk i Visma Tid så kan dette enkelt la seg gjøre ved å gå til Min profil.   Her kan du velge ønsket språk i nedtrekksmenyen, og deretter trykk  nederst på siden for at endringen skal tre i kraft. Dersom dette ikke er tilgjengelig hos dere kan dere ta kontakt med Support for å få dette aktivert. 

Hvis du opplever at timene ikke har summert seg korrekt, eller antall timer som er overført til timebank eller overtid ikke stemmer, kan det være nødvendig å regenerere timene for den ansatte.    For å kunne utføre regenereringen krever systemet at du har en av følgende roller Kontrollør, Godkjenner eller Administrator.    Velg enten Kontrollør | Kontrollere eller Godkjenner | Godkjenne, og gå til fanen Uke-ansatt.    Velg riktig avdeling i Ansatt avdeling Velg riktig Ansatt Endre uken til de(n) som viser feil antall timer, benytt pilene for å bla en og en uke, eller kalenderen for å velge dato.  Trykk på knappen Automatisk beregning     Kontroller at det fortsatt er korrekt dato og ansatt før du haker av for Regenerere allerede godkjent og trykker på Generer.                    Du kommer så tilbake til Uke-ansatt oversikten, men det vil ta litt tid før regenereringen oppdateres. For å se at timene har blitt korrekt, kan du f.eks bla en uke frem eller tilbake slik at skjermbildet oppdateres.                OBS! Det kan ta inntil ett døgn før timene blir oppdatert.   

I forbindelse med Covid-19 viruset er det kommet nye regler om retten til omsorgspenger ved stenging av barnehager og skoler og permittering.  Permittering er en midlertidig ordning hvor arbeidstaker blir pålagt arbeidsfritak og arbeidsgiver samtidig blir fritatt sin lønnsplikt. For at bedriften skal kunne benytte permittering kreves det at det foreligger saklig grunn og det er en forutsetning at arbeidsstansen er av midlertidig art. Dette kan for eksempel være omsetningssvikt, mangel på tilgang til råvarer mm.   I forbindelse med Covid-19 vedtok Regjeringen 20. mars å redusere antall dager med lønnsplikt for arbeidsgivere ved permittering fra 15 til 2 dager, og å oppheve ventedagene for dagpenger for de som permitteres. Les mer på regjeringen.no.   Nedenfor finner du fremgangsmåten for hvordan dette kan føres i Visma Tid   Begynn med å opprette to nye reg.typer for fraværsføring.  Administrator | Grunndata | Reg.type Trykk på +Ny - Merk! Lønnsart og fraværskode trengs bare å fylles ut dersom du overfører fil til Lønn og Fravær.    ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------       Administrator | Prosjekt Søk opp Fravær og Ferie prosjektet og trykk på Endre, gå deretter til fanen Aktivitet og trykk på +Ny ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------   Slik vil det da se ut i registreringsbildet for den ansatte:     

Hvis firmaet ditt benytter timebank kan du velge om timene i timebanken skal kunne overføres til nytt år, eller om de skal nullstilles ved årsskifte.    Selve overføringen eller for å nullstille timebanken/timesaldoen gjøres under menyvalget Godkjenner | Timesaldo   Velg år 2020 - trykk på Vis - Velg Timebank/Timesaldo Under Overføres til neste år vil du nå se saldoen for den ansatte, her kan du velge om du skal overstyre timene, nullstille dem eller overføre timene som de er.    Overføringen må gjøres pr. person.        Merk! Overføring er kun mulig å gjøre etter vi er inne i nytt år.       Dersom dette ikke er tilgjengelig hos dere må det konfigureres i løsningen.    Begynn med å opprette eller kontrollere at du har reg.typen som kreves.    Gå til Administrator | Grunndata | Reg.type    Finn reg.typen med følgende opplysninger, eller opprett den som beskrevet nedenfor.   ID: OVERF Navn: Korreksjon timebank *(timesaldo) Kategori: Flyttet fra ifjor til timebank *(timesaldo), korreksjon Prosjektfaktor: 100 min/maks: -300 / 300 Aktiv for: Kun aktiviteter Tilgjengelig for: ikke for ansatte *(Hvis du benytter timesaldo gjelder samme oppsett, og du må opprette/kontrollere reg.type)       Det er viktig at reg.typen har et vesentlig høyt antall på minimum/maksimum for at overføringen skal kunne gjøre uten feilmelding.    Reg.typen skal nå kobles til en aktivitet.   Administator | Prosjekt | Aktivitet   Opprette aktivitet for Overføre timebank timer mellom år - reg. Type som over.    ID: 00X Navn: Korreksjon timebank *(timesaldo) / Overføre timebanktimer *(timesaldotimer) mellom år Reg.type: korreksjon timebank *(timesaldo) (ikke vis) Timetype: Ikke arbeid (ikke vis) Arbeidstype: Ikke arbeid (ikke vis) Gangtid: Ingen (ikke vis)  Status: Startet Bruk kontrakt: Huk av, fra og til-dato må settes.    *(Hvis du benytter timesaldo gjelder samme oppsett, og du må opprette/kontrollere reg.type)       Administrator | Firmainnstillinger | Registrering   Finn oppsettet for Aktiver timesaldo- og timebankoverføring.  Oppsettet må være likt som vist under.         

Rutine ved nytt år: Legg inn standard feriedager i det nye året Finne ut hvilke ansatte som skal ha overført feriedager fra i fjor Endre feriedager for de aktuelle ansatte. Enten overføre fra i fjor eller justere antall feriedager Når du skal legge inn standard feriedager i det nye året (her vist som år 2020) går du til Godkjenner | feriedager. Her velger du riktig år som det skal legges inn feriedager for året. Huk av for ansatt/-e og klikk på  for å få opp valget «Legg til feriedager.   Her ser du antall ansatte du har valgt, og du kan legge inn antall feriedager f.eks antall 25, og klikk på Legg til feriedager. De ansatte er da blitt oppdatert med 25 feriedager for det nye året året.   Dersom du har ansatte som har igjen gjenstående feriedager fra i fjor, kan du se dette ved å velge fjoråret (her vist som år 2019), og se på saldoen i gjenstående feriedager på de ansatte. Hvis disse skal overføres til neste år så velger du året du ønsker å overføre de til. Marker valgte ansatte og trykk på  for så å velge Overfør feriesaldo fra i fjor. Da vil de vises under saldoen for overført fra i fjor kolonnen når du har valgt å vise feriedager i det nye året.   Husk at haken for Feriedager er oppdatert må stå på for at de ansatte skal få lov å registrere feriedager for det året og for at antall feriedager skal være synlig på oversiktssiden.

Det finnes 4 ulike arbeidstidskalendere, Uten generator, Enkel generator, Avansert generator og Rotasjon. Hvilken type kalendere dere har i bedriften, kan enkelt kontrolleres eller endres ved å gå inn på menyvalget Administrator | Arb.tidskalender | Administrer arbeidstidskalender trykk på tannhjulet og velg Endre kalender.    Hvilken type generator kalenderen har, styrer hvordan du skal generere dager for nytt år.    Nedenfor finner du en oversikt over de 3 ulike arbeidstidskalenderne.  Arbeidstidskalender uten generator Administrator | Arbeidstidskalender | Administrer arbeidstidskalender   Denne type kalender benyttes som regel hvis den ansatte har samme vakttype hver dag, men den kan også benyttes hvis den ansatte har varierende skiftarbeid hvor det benyttes flere vakttyper pr uke.    Hvis det benyttes samme vakttype hver dag kan du trykke på tannhjulet og velg Fyll dager.                           Du setter inn Fra og Til dato for kalenderen, velger vakttype og tar stilling til om vakttypen også skal legges inn på lørdag og søndag, samt helligdager. Trykk på Lagre for å generere dagene i perioden du har valgt.      Hvis den ansatte har skiftarbeid eller varierende arbeidstid, hvor det benyttes ulike vakttyper, og de ansatte får mulighet til å “bytte” vakter må du trykke på tannhjulet og velg Repeter dager.  Velg ukene for nå turnusen starter, og når den slutter i Fra periode, og legg inn Til periode uke 1-53 i 2020.  Vi anbefaler at man genererer dager for 1 år av gangen når man har turnus.  I bildet nedenfor er det er skiftarbeid eller varierende arbeidstid som går over 3 uker, hvor jeg har valgt en periode som stemmer overens med start og slutt på turnusen. Dette er noe som må kontrolleres før man velger å repetere dager.      Arbeidstidskalender med enkel generator Administrator | Arbeidstidskalender | Administrer arbeidstidskalender   Denne typen kalender kan også benyttes hvis de(n) ansatte har en vakttype hver uke, men du ønsker at kalenderen skal automatisk generere nye dager for neste år.   Trykk på tannhjulet velg Endre kalender og deretter Endre generator, sett dato for når nytt år skal automatisk genereres og Lagre.      Eller du kan trykke på tannhjulet og velg Generer dager. Du kan da velge mellom å generere for neste år eller for en periode som vist i bildet nedenfor.        Arbeidstidskalender med avansert generator Administrator | Arbeidstidskalender | Administrer arbeidstidskalender   Denne typen kalender kan brukes hvis det er varierende arbeidstid fra dag til dag, eller uke til uke. Vanlig at denne benyttes for ansatte med turnusordning.    Trykk på tannhjulet og velg Endre kalender deretter Endre generator, sett dato for når nytt år skal automatisk genereres.   OBS! ved årsskifte må det sjekkes om kalenderen går riktig iht oppstart i nytt år på ukenummer, dette kan være en utfordring der uke 1 i arbeidsplanen slutter i året og starter på nytt i neste år.     Eller du kan trykke på tannhjulet og velg Generer dager. Du kan da velge mellom å generere for neste år eller for en periode som vist i bildet nedenfor.    Arbeidstidskalender med Rotasjon generator Rotasjon fungerer på samme måte som Avansert kalender, men håndterer årsskifte på en bedre måte. Eks. uke 2 i kalender er siste uke i året, første uke i neste år er uke 1. Altså, rotasjonen mellom ukene i kalender-malen håndteres. En avansert kalender vil starte med først uke i malen (uke 1) ved årsskifte.

    1. Du må sørge for at det er generert dager i arbeidstidskalenderen for 2022.  I dette brukertipset ser du hvordan det gjøres:  Arbeidstidskalender - Hvordan generere dager for nytt år    2. Du må overføre feriedager og generere feriedager for 2022.  I dette brukertipset ser du hvordan det gjøres:  Hvordan overføre feriedager til nytt år    3. Dersom virksomheten din benytter timebank eller timesaldo må denne overføres eller nullstilles ved overgang til 2022.  Nederst i dette brukertipset ser du hvordan det gjøres:  Timebank/timesaldo - overføre eller nullstille ved nytt år      Vær oppmerksom på at det vanligvis er mange henvendelser i årsskiftet og det må påregnes noe lengre svartid enn normalt. 

Support, bestillinger og andre kundehenvendelser vil bli håndtert som tidligere.  Det vil si at du registrerer din supportsak via hjelpemenyen inne i Visma Tid eller direkte via kontaktskjema her i Visma Community.    Via Visma Tid: Hvis du har rollen Administrator eller Superbruker, kan du gå til Support | Send melding og trykk deretter på linken Opprett supportsak i Community   Via Visma Community:  Trykk på Support ikonet, og deretter Support og kunnskapsdatabase   Du blir nå rutet videre til en side hvor du må bekrefte brukeren din med kode som blir sendt på mail.    Nå skal du opprette ny sak ved å trykke på Ny sak.   Fyll inn Kunde, Produkt (Visma Tid), Prioritet, Emne/Overskrift og Saksbeskrivelse.  Trykk på Lagre sak.    Vi vil da motta din henvendelse og besvare den så raskt vi kan.   Kommune kunde: Du kan ringe 03468, eller 2149255 - køvalg 32.

Fra tirsdag 27.10.20 vil du få et varsel i registrering bildet hvis du forsøker å legge inn en timeføring med 0 timer.          Du vil som regel oppleve å få dette varslet når du registrerer ferie, fravær eller annen timerføring som skal gjelde for hele dagen.  Årsaken til dette er at du eller den ansatte er knyttet til en arbeidstidskalender som har mer enn 0 timer i normaltid, og forsøker å registrere 0 timer.    Løsning: Du kan enten knytte den ansatte til en arbeidstidskalender slik at normaltiden for dagen blir 0 timer så lenge den ansatte ikke skal ha noe fast arbeidstid. Du kan lese om hvordan dette gjøres i dette brukertipset.  Eller, du kan endre reg.typen som benyttes til timeføringen til å ikke gjelde for hele dagen.  Gå til Administrator | Grunndata | Reg.type finn den aktuelle reg.typen og trykk på Endre.  Ta så vekk haken for Er hele dagen og Lagre.    Du og den ansatte må da registrere inn faktisk antall timer når denne reg.typen skal benyttes.    Hvis det er flere reg.typer som er satt opp til å gjelde hele dagen, og det ikke er aktuelt å knytte en arbeidstidskalender til den ansatte, anbefaler vi å utføre denne endringen på alle reg.typer som gjelder for hele dagen.    Nytt: Dersom normaltiden til deg eller den ansatte er 0 timer, vil dere ikke oppleve å få varsel ved heldagsregistreringer som er 0 timer.  Denne endringen gjelder fra 10.11.2020

Nå har det kommet en ny funksjonalitet som gjør at du kan endre avdeling for flere ansatte av gangen. 

Under Godkjenner |Timesaldo |Timebank  får du en oversikt over alle ekstra timer opparbeidet fordelt per måned og totalt.  Her får du opp visning totalt per avdeling og per person. Du kan se hva som har gått inn til timebank, ut fra timebanken og  helt til slutt vises den totale timesaldoen på linjen for Saldo.   For å utbetale  opparbeidede timer må reg.typen for utbetaling og prosjektet med aktivitet være opprettet. Gå inn på Administrator | Prosjekt og trykk på "Endre" for å kontrollere om det ligger en slik aktivitet der. Hvis ikke så må du opprette denne aktiviteten lik bildet nedenfor. Gå til Administrator | Grunndata | Reg.type og se om denne er opprettet. Hvis ikke må den opprettes slik som bildet nedenfor. NB: Riktig lønnsart og konto må du fylles inn i henhold til lønnsartregister og kontosett i lønnssystemet ditt.   Når du har kontrollert prosjekt og reg.type kan timene utbetales. Gå da til Godkjenner | Uke - ansatt og velg hvilken dato som timene skal registreres på. Velg prosjektet, aktiviteten, antall timer, legg inn en kommentar, status godkjent og Lagre. Da kan du  se ekstralønnen under Godkjenner | Timesaldo | ekstralønn. Hvis du ikke ser dette feltet, så må du skru det på under Administrator | firmainnstillinger | Saldoer og timebank ved å hake på "vis ekstralønn i timesaldooversikt".  

Hva er gangtid? Gangtid eller reisetid som det også kalles er brukt i ulike bransjer for å gi den ansatte en viss sats for antall kjørte kilometer, som eksempel 7,5-15 km gir 101,40,- i sats, og 15-30 km gir 168,00,- i sats osv.  Men gangtid kan brukes til mer enn bare kjørte kilometer til en fast sats, det kan også benyttes til registrering av ulike tillegg den ansatte skal ha knyttet til arbeidstiden sin, eller bompenger til en fast sats, registrering av parkering eller firmabiler som den ansatte benytter seg av. Mulighetene er mange!  Er du usikker på om dere kan benytte dere av gangtid, kan du gjerne kontakt med oss på support for veiledning.    For å kunne opprette gangtid krever systemet at du har administrator rolle.    Gå til Administrator | Grunndata | Gangtid   Trykk på Ny knappen øverst til høyre, du vil da få opp registreringsbildet som vist under.    ID må være unik, denne brukes ved integrasjon og ved SMS-registreringer.  Navn må fylle ut, og anbefaler at denne beskriver godt hva som skal registreres Ansattfaktor benyttes ikke, og feltet kommer til å bli fjernet Prosjektfaktor for å beregne timer i prosjektregnskap. Verdien “100” tilsier at 1 time er registrert = 1 time registrert i prosjektregnskapet.  Fakturaart må være enten artikkelnummer, varenummer eller produktnummer fra ERP-systemet ditt, for at dette skal kunne fordeles korrekt på de ulike kundene må dere bygge opp denne fordelingen i ERP-systemet.  Lønnsfaktor for å beregne lønnstransaksjoner. Verdien “100” tilsier at 1 time er registrert = 1 time overført til lønnsubetaling. Verdien “1” for å generere lønnstransaksjon på 1 i stedet for timetall. Hvis Lønnsfaktor er utfylt, kreves det at Lønnsart også er utfylt.  Lønnsart brukes for integrasjon, må være lik nummeret på lønnsarten det skal utbetales fra via lønnssystemet.  Konto1 for kostnadsføring på konto, må være lik nummeret i lønnssystem/regnskap.    Krever kommentar huk av dersom det skal være påkrevd å legge inn kommentar ved registrering.  Standard angir om denne skal komme opp som standard ved ny sms-registrering, dette settes opp via Administrator | Oppsett visning Trykk på Lagre for å lagre, eller Avbryt for å angre og gå tilbake til oversikten.