Godkjenne timelister. Definere arbeidsflyt i Approval

[#1]

Vi anbefaler at du leser denne artikkel først!  I den godkjenner ansattes nærmeste leder (deretter lønningskontoret). Dette er også en veldig enkel måte å sette opp godkjenningsflyten på.

Ønsker du å ha godkjenningsflyten/reglene på en annen måte enn ovennevnte, kan du lese om det her:

Du må definere en arbeidsflyt i Approval, den forteller regler for hvem som kan godkjenne ansattes timelister.

Godkjenning i av timelister skjer i Approval.

Slik definerer du en arbeidsflyt  (du må lage en arbeidsflyt vedr fraværsførespørsler/Absence også, de vil normalt være helt like). Arbeidsflyt er kun mulig å sette opp pr. avdeling eller person til person.

1. Gå inn på Approval | Innstillinger   (du må ha rettigheter for å ha tilgang til valget)

Angi et navn, velg dokumenttypen "Timeliste" - klikk "Opprett ny arbeidsflyt"

NB! Om dokumenttypen "Timeliste" ikke fremkommer, skyldes det at din bruker ikke har rettigheter til å opprette den. Du må ha "Timesheet Approver" rolle i Settings, les om roller her

2. Definer flyten

I vårt eksempel skal godkjenningen skje "basert på rollen deres i kostnadsbærere" - det står default på. Du kan derfor klikke på "Legg til trinn" som markert i skjermbildet under

3. Angi hvilken rolle godkjennere skal ha 

I neste skjermbildet skal vi kunne klikke på "Rediger" som vist i skjermbildet under

4. Angi hvilken rollen godkjenning skjer basert på

NB! Dette er avhengig av hva dere har definert som vist i fanen "Roller" i denne artikkel

I våre eksempler virker det ikke å være samsvar i oppsettet, ikke la dere forundre av det:)

I eksempelet under har vi valgt "Avdelingsleder", tilsvarende må være angitt i nevnte artikkel - spesielt der du angir avdelingsledere og hvilken rolle som skal brukes

5. Sett arbeidsflyten aktiv

Arbeidsflyten må være satt "aktiv" for at den skal brukes. Du kan kun ha 1 aktiv arbeidsflyt pr dokumenttype (naturlig nok).

"Aktiv" arbeidsflyt kan også angis her

 

Gratulerer!

Du har nå definert arbeidsflyt for timelister.

Når ansatt bekrefter sin timeliste når perioden er over, kommer den til godkjenning i Approval. 

Dette skjer basert på hvilken avdeling den ansatte er tilknyttet.

Nærmere forklaring av felter.