Brukertips i Visma.net ERP

Denne informasjonen gjelder for firmaer som aktiverer og tar i bruk Visma.net Autoinvoice fra og med 01.07.2022.     Firmaer som er opprettet i Visma.net Autoinvoice før 01.07.2022 er ikke omfattet av endringen, og trenger ikke gjøre noe.    Ved registrering i Visma.net Autoinvoice er det nå et krav om at firmaet må KYC-verifiseres for å kunne sende og motta fakturaer/kreditnotaer via tjenesten.   KYC står for «know your customer», på norsk «kjenn din kunde», og er et sett med lovkrav som skal bidra til å forhindre hvitvasking og terrorfinansiering. Det handler blant annet om å identifisere og innhente bakgrunnsinformasjon om kunder som benytter våre tjenester, slik at vi har god kunnskap om våre kunder, og for å sikre at tjenesten vi tilbyr brukes til det den er tiltenkt.    Dette gjøres via tjenesten Visma Sign. Brukeren som har signeringsrettigheter eller fullmakt må autorisere firmaet med BankID.   KYC for Visma.net ERP kunder   For nye firmaer så starter KYC-prosessen når du aktiverer Visma.net Autoinvoice tjenesten i Visma.net Admin. Den første brukeren med rollen Customer Administrator får en e-post med passord og link til å signere fullmakt med BankID.     Etter at dokumentet er signert og du har opprettet firmaet, så vil du i Innstillinger for Autoinvoice (CS10250S) se Verifiseringsstatus (KYC): Verified . Alt er klart og du kan både sende og motta fakturaer/kreditnotaer i Visma.net Autoinvoice.     Hvordan KYC-verifisere en Underenhet i Visma.net ERP? Dette kan du gjøre i Innstillinger for Autoinvoice (CS10250S). Når du klikker på Aktiver AutoInvoice så vil det automatisk bli sendt en e-post til den første brukeren med rollen Customer Administrator. Firmaet blir da stående som Unverified inntil brukeren har signert.          Hva skjer dersom Customer administrator ikke signerer og firmaet dermed ikke er KYC-verifisert? Firmaet vil da få status Unverified i Visma.net Autoinvoice, og det vil ikke være mulig å sende eller motta fakturaer/kreditnotaer via tjenesten. Melding ved sending til Autoinvoice:    Melding i Fakturainnboks Du kan da verifisere firmaet i Innstillinger for Autoinvoice (CS10250S) Klikk KYC-verifiser. Du kan da angi e-post adresse til den som bør signere på vegne av firmaet, og det blir sendt e-post med passord og link til signering.      Hva hvis Customer Administrator ikke er den personen som bør signere på vegne av firmaet? Customer Administrator kan da videresende e-posten som han/hun har mottatt til den som bør signere. Det er også mulig å sende ny e-post i Innstillinger for Autoinvoice. Klikk KYC-verifiser og angi e-post adressen til den personen som skal signere.    

I Visma.net ERP kan du sende fakturaer til privatkunder. Det første du må gjøre er å aktivere funksjonaliteten i ditt firma. Følg beskrivelsen i denne artikkelen.  Oppsett av kunde og sending av faktura    Opprett en ny kunde eller åpne en eksisterende kunde Påkrevd informasjon på kunden er:  Adresse Postnummer Poststed Mobilnummer og eller E-post (du kan velge mellom flere felter for Mobilnummer, se beskrivelse under Kundeinnstillinger lenger ned i dokumentet) Velg fanen Faktureringsinnstillinger .  Her huker du av for Send fakturaer til Autoinvoice som eFaktura - privat . Opprett faktura, og send  til Autoinvoice. Når Autoinvoice mottar denne fakturaen vil de håndtere denne som en eFaktura privat, og forsøke å finne mottakeren i registeret sitt.  Visma.net Autoinvoice går gjennom følgende sjekkliste for å avgjøre hvordan fakturaen sendes:  eFaktura - finnes det en aktiv eFakturaavtale på kunden ? Merk: fakturaen vises også i Vipps. eFaktura (kunden har sagt "ja til eFaktura fra alle" i nettbanken). Merk: fakturaen vises også i Vipps. Vipps (basert på mobilnummer). Merk: fakturaen vises også i nettbanken.  Autoinvoice sender ut forespørsel om kunden vil inngå avtale om eFaktura. Steg 1-3 sjekkes en gang til etter 3 dager Faktura sendes som E-post (forutsatt utfylt epost-adresse) Faktura sendes som post Les mer om samarbeidet mellom Nets (som står bak eFaktura) og Vipps i denne artikkelen. Kundeinnstillinger    Gå til Kundeinnstillinger (AR101000)og  velg fanekort Innstillinger for Autoinvoice . Her velger du hvilket felt på kundekortet du ønsker å benytte for denne informasjonen.    

Vi har lagt til to nye funksjoner som gjelder hvordan Visma.net ERP håndterer faktura-pdf. ved sending av fakturaer til Visma.net Autoinvoice. Merk! Dette gjelder kun når du har aktivert  Aktiver PEPPOL-faktura i skjermbildet Kundeinnstillinger (AR101000).   Utelat faktura-pdf  Tidligere har vi alltid sendt både PEPPOL BIS.xml filen og faktura-pdf ved sending til Visma.net Autoinvoice. Når det gjelder sending til mottagere i PEPPOL, så kan mottakere (basert på den europeiske standarden EN16931) be om ikke å få med pdf-en til fakturaen. Dette har vi løst ved at vi har lagt til en innstilling for å utelate faktura-pdf ved sending fra Visma.net ERP til Visma.net Autoinvoice. Denne kan styres per kunde.   Visma.net Autoinvoice mottar .xml filen, og finner ut hvordan faktura kan sendes. Hvis mottager er registrert i PEPPOL, så sender de .xml filen videre uten faktura-pdf. Hvis mottager ikke kan motta elektronisk, så vil Autoinvoice generere en faktura-pdf fra selve .xml filen som da blir sendt på e-post eller print. Hvis fakturaen blir sendt som eFaktura privat til nettbank, så vil Autoinvoice generere en pdf-faktura.   Innstillingen heter Utelat faktura-pdf og denne finner du i skjermbildene Kundeprofiler (AR201000) og Kunder (AR303000).  Nye kunder opprettet med kundeprofil hvor dette er aktivert vil "arve" denne innstillingen.På eksisterende kunder må feltet aktiveres direkte på kunden.       Bruk det første Autoinvoice-vedlegget til å vise faktura Dette valget kan kun benyttes dersom du har valgt Utelat faktura-pdf. Da kan du legge til en faktura-pdf under fanen Vedlegg på utgående faktura , og da vil det første vedlegget i listen bli markert som faktura-pdf.    Autoinvoice mottar da både xml-filen, og vedlegget er markert som faktura.pdf, og det er dette Autoinvoice sender videre. De sender også de andre vedleggene, men det er det første i listen som blir faktura-pdf.   Dette kan være god funksjonalitet for de som importerer fakturaer og faktura-pdf fra andre systemer, og ønsker å benytte dette som faktura-pdf.    Innstillingen heter Bruk det første Autoinvoice-vedlegget til å vise faktura og denne finner du i skjermbildene Kundeprofiler (AR201000) og Kunder (AR303000).  Nye kunder opprettet med kundeprofil hvor dette er aktivert vil "arve" denne innstillingen.På eksisterende kunder må feltet aktiveres direkte på kunden.