avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Mine områder

Logg inn

Logg inn eller registrer en ny bruker for å automatisk få tildelt relevante områder i Mine områder.

Brukertips i Visma.net Expense

Sorter etter:
Sist oppdatert av Ruben_Auren VISMA ‎25-05-2020 14:17
  Ansatt går på login på Visma.net. Legger inn brukernavn og passord. Ansatt kommer da til bildet hvor koden fra appen skal legges inn. Velg “Prøv en annen måte” Da kommer den ansatte til bildet hvor du skal legge inn beredskapskoden som du fikk ved aktivering av totrinnskontroll. Denne har nok veldig få notert seg. Ta kontakt med support på  21896404 for å få generert en engangskode. Denne koden kan den ansatte legge inn i bildet på punkt 3. Da får den ansatte logget inn. Når den ansatte logger inn er det viktig å kopiere den nye koden som blir oppgitt. Denne brukes til å deaktivere totrinnskontroll. For at du skal få satt opp totrinnskontroll på den nye mobilen må totrinnskontroll først deaktiveres. Den ansatte må gå på “Mine opplysninger” og velge deaktiver totrinnskontroll. Mine opplysninger finner du ved å klikke på ditt eget navn oppe til høyre i Visma Home. Dette må bekreftes ved at du “logger inn” på nytt. Nå må den ansatte velge “Mistet telefonen” og bruke koden mottatt ved innlogging eller få en ny kode fra support (viktig at den er ny). Ref.pkt.4. Når den er deaktivert må den aktiveres på nytt på samme måte som det ble gjort første gang, men nå med ny telefon. Anbefaler også å bruke sms som alternativ til totrinnskontroll. For å kunne bruke dette må totrinnskntroll være aktivert. Da vil det være mulig å å logge på med 6-sifret kode på SMS som alternativ til appen, beredskapskode bør fremdeles taes vare på.
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av VidarS VISMA ‎07-05-2020 08:25
For å opprette en ny utleggstype gjør du følgende: Gå til Expense | Innstillinger | Typer | Utlegg Klikk "Legg til" nede til høyre. Fyll ut navn på utleggstypen. Klikk fanen "Lønn/Bokføring". Legg inn debetkonto for inn- og utland samt lønnsart for inn- og utland. Klikk "Lagre" og typen er umiddelbart tilgjengelig for dine brukere.   For kunder med H&L Lønn: Det brukes så godt som aldri kredittkonto da denne vil stoppe utbetalingen via H&L. Det må altid være satt opp lønnsart både for inn- og utland slik at du aldri får problemer med å importere i Lønn.  
Vis hele artikkelen
av Ruben_Auren VISMA
Hvordan opprette ansatte i expense?   Denne guiden vil være til hjelp for dere som brukes expense som en aleneløsning (uten integrasjon mot ERP eller lønnssystem). Dersom dere bruker expense mot et lønnssystem settes de ansatte opp der, dette gjelder blandt annet Payroll, Visma Lønn, Huldt og Lillevik Lønn og Enterprise HRM.   For å legge til ansatte i Expense gå til Visma.net Expense | Innstillinger | Ansatte og grupper | Ansatte.   Klikk så legg til ansatt:    Til slutt er det bare å legge inn informasjon om den ansatte. Boksen "Aktiv" må være huket av for at den ansatte skal få tilgang, informasjon som MÅ være oppgitt er markert med rød stjerne, dette er fornavn, etternavn, e-post (ekstremt viktig at den er riktig) og Ansatt ID. Dersom arbeidsflyt i approval er satt med "basert på kostnadsbærer" bør også kostnadsbærer legges til på den ansatte inne under fanen Tilleggsinformasjon.  
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Ruben_Auren VISMA ‎06-03-2020 10:49
I denne artikkelen vil du finne alle brukertipsene som vil være aktuelle for deg som bruker av Visma.net Expense.  Click here for English version. 
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Gunnar Glendrange VISMA ‎10-02-2020 14:50
Oversikt over hvilke kredittkort som er integrert med Visma.net Expense.
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Gunnar Glendrange VISMA ‎10-02-2020 13:12
Kostnader betalt av arbeidsgiver kan registreres i Expense. Med riktig håndtering i lønn og regnskap (se her for overføring rett til regnskap)   Slik fungerer det: 1. Angi at ansatte skal kunne registrere utgifter betalt av arbeidsgiver  (Innstillinger | Typer | Annet, aktiver typen "Betalt av arbeidsgiver" 2. Feltet "Betalt av arbeidsgiver" fremkommer når ansatte registrerer sine transaksjoner Firmakredittkort kan integreres med Expense, da vil hake for det normalt automatisk bli satt. Om ikke må haken angis av bruker  3. På utleggstypene må du angi hvilken lønnsart kostnader betalt av arbeidsgiver skal overføres til  (sørger for korrekt behandling). 4. Remittering av reiser vil ta hensyn til "betalt av arbeidsgiver", enten man remitterer direkte fra Expense, eller via lønnssystemet 5. Utgifter kostnadsføres normalt på samme måte uavhengig hvem som har betalt dem Beløpet overføres også til lønnsart angitt under punkt 3, slik at det ikke blir utbetalt    Om noen ansatte har firmakort hvor arbeidsgiver betaler fakturaen, er det ofte tidkrevende å avstemme det. Det finnes dessverre ingen god standardiserte rutine for det.    
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Liv Marit Høiby VISMA ‎10-02-2020 09:35
Visma.net Expense bruker "midtkurs".
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Gunnar Glendrange VISMA ‎24-01-2020 16:05
Når du begynner med en Visma.net tjeneste opp mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik, kan du få Approval / godkjenningsflyten ferdig satt opp!   Det vil fremkomme i Approval-oppsettet at "nærmeste leder" godkjenner. Dette er den personen du i lønnssystemet har angitt som ansattes leder. Aktuelle ledere, får automatisk satt nødvendige roller på sin bruker.   Fiks ferdig, klar til bruk - med andre ord!   Således angir man normalt administrerende direktør som ledere på ansatte som er ledere. Og hvis man på administrerende direktør angir at vedkommende er sin "egen leder", vil personens reiser og utlegg (evt ferieønsker), bli godkjent automatisk.    NB! Eksisterende kunder kan endre oppsettet tilsvarende, slik at ansattes nærmeste leder godkjenner! MERK! Hvis du ikke får opp dette valget på et eksisterende firma kan du deaktivere og reaktivere tjenesten Approval. Dette gjøres under Admin / Firmaer / søk opp gjeldene firma / Trykk "Av" på Approval, "Lagre og lukk". Hent firmaet på nytt og trykk "På" på Approval, "Lagre og lukk" på nytt. Da skal du få opp valget i Approval.       I tillegg, er det vanlig å definere godkjenningsflyten slik at lønningskontoret godkjenner (i Approval) etter at ansattes leder har gjort det. Dette kan/må du sette opp pr "dokumenttype".   Med det kan du f.eks si at lønn skal godkjenne reiser og utlegg, samt timelister - mens du kanskje ikke ser det som nødvendig (ønskelig) at lønn skal ta stilling til ansattes ferieønsker - etter at leder har godkjent dem.   Enkelt eksempel hvor man har opprettet steg 2 i godkjennelsesflyten. I det kan man f.eks angi en navngitt bruker som godkjenner     
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Morten A Karlsen VISMA ‎22-01-2020 11:53
 Under "Innstillinger / Oppsett / Arbeidsflyt" har du mulighet for å velge hvordan arbeidsflyten skal være i Expense. Valgene du får frem her er avhengig av hvilke andre systemer som ditt firma har lisens for. De fleste kunder er mest tjent med å velge " Betaling i lønnssystem, manuell bokføring". Data overføres til lønnssystem, og utbetales derfra.  Regnskapsbunt kommer da fra lønnssystemet. I bl.a Visma Lønn og Huldt & Lillevik er det enkelt å remittere oftere enn bare samme med ordinær lønnskjøring. Det må ligge kobling til lønnsart på alle aktive typer i Expense.   Hvis du velger "Betaling i lønnssystem, bokføring/viderefakturering via ERP integrasjon": I tillegg til lønnsart, må det ligge hb-konto på alle aktive typer i Expense.  Flyten ved dette valget er: Lønnsarter til lønnssystem - lønnssystem utbetaler til ansatt og lager regnskapsbunt. Ordrelinjer til økonomisystem: Økonomisystemer som støtter dette valget pr. nå  Visma Business   (link til mer info / dokumentasjon) Visma Global   ( link til mer info / dokumentasjon) Visma.net Financials  Valget "Betaling i AutoPay, ERP integrasjon for bokføring, innberetning via lønnssystem". I dette valget er laget for kunder som ønsker at betalingen skal skje rett fra Expense. Bokføring vil skje direkte fra Expense, mens innberetningspliktige data overføres lønnssystem til informasjon. NB! IBAN nummer må finnes på alle ansatte. Dette settes automatisk dersom du bruker Visma Lønn med SyncEngine eller evt. legges inn manuelt på de ansatte i Expense dersom du har firmaer som ikke bruker SyncEngine. Les her for mer informasjon. Lønnsartene det overføres til, må i lønnssystem være satt opp slik at de IKKE utbetales de ansatte. Du må også ha / sett opp Visma.net Autopay. Det må angis bankkontonr i Expense, den samme som benyttes i Autopay. Du må på alle typer legge inn verdi i feltene Debet og Kreditt konto. Normalt vil kredittkonto være hovedbokskontoen for bank (1920).   Når en reise / utlegg er godkjent, må du i Expense gå på rapporter og velge "Generer betalingsfil". Her vil du få listet opp alle godkjente reiser. Du kan velge å sende alle til betaling eller et utvalg. Det er ikke mulig å slette en reise fra dette bildet. Etter at reisene er sendt for betaling i Expense, så må du inn i Autopay for å godkjenne betalingen. Betalingsoppdraget overføres da til banken og pengene overføres til den ansatte.  Status på reisene endres til betalt. Det vil nå være mulig å opprette ordre i økonomisystem og regnskapsbunt. Og overføring til lønnssystem for eventuell innrapportering til A-meldingen. Dette støttes av Visma Business. Og overføring til lønnssystem for eventuell rapportering til A-melding.   MERK! Ved bruk av denne løsningen vil det bli mange utbetalinger fra bankkontoen, slik at bankavstemning vil bli mer utfordrende enn ved betaling via lønnssystem.   Valget " Betaling via AutoPay, manuell bokføring, rapportering via lønnssystem"   I dette valget er laget for kunder som ønsker at betalingen skal skje rett fra Expense. Det er mulig å lage tekstfil eksport til økonomiprogram for bokføring (se under for filbeskrivelse)  og eventuelt innberetning via lønnssystem. Hvis det skal overføres til lønnssystem må det ligge lønnsart på alle aktive typer i Expense. Lønnsartene det overføres til, må i lønnssystem være satt opp slik at de ikke utbetales de ansatte. I tillegg må det ligge hovedbokskonto hvis det skal lages fil til økonomisystem.  NB! IBAN nummer må finnes på alle ansatte. Dette settes automatisk dersom du bruker Visma Lønn med SyncEngine eller evt. legges inn manuelt på de ansatte i Expense dersom du har firmaer som ikke bruker SyncEngine. Du må også sett opp Autopay. Videre må du i Expense registrere bankkonto - den samme som du har registrert i Autopay.   Når en reise / utlegg er godkjent, må du i Expense gå på rapporter og velge "Generer betalingsfil". Her vil du få listet opp alle godkjente reiser. Du kan velge å sende alle til betaling eller utvalg. Det er ikke mulig å slette en reise fra dette bildet. Etter at reisene er sendt for betaling i Expense, så må du inn i Autopay for å godkjenne betalingen. Betalingsoppdraget overføres da til banken og pengene overføres til den ansatte.  Status på reisene endres til betalt. Du kan nå via rapporter eventuelt lage en regnskapsbunt fil via "Rapporter" (se fil beskrivelse under) Og eventuelt overføre til lønnssystem for eventuell innrapportering til A-meldingen.     MERK!  Ved bruk av denne løsningen vil det bli mange utbetalinger fra bankkontoen, slik at bankavstemning vil bli mer utfordrende enn ved betaling via lønnssystem.     Regnskapsfilformat Filen er semikolon separert og inneholder følgende kolonner: Employee ID;Claim ID;Description;Bookkeeping date;Transaction date;Type;Purpose;Account;VATCode;Debit;Credit;Currency;Taxable;Avdeling;Prosjekt;Kampanje;Ekstra 1;Ekstra 2;Ekstra 3  - Antall ansvarsenheter i filen er avhengig av antall ansvarsenheter som benyttes i Expense.   Lønnsfilformat Filen er semikolon separert og inneholder følgende kolonner: Employee;ClaimId;Description;TransferDate;PayCode;Quantity;UnitPrice;TotalValue;DebitAcount;DebitAmount;CreditAccount;CreditAmount;Avdeling;Prosjekt;Kampanje;Ekstra 1;Ekstra 2;Ekstra 3;TransactionDate;   - Antall ansvarsenheter i filen er avhengig av antall ansvarsenheter som benyttes i Expense.
Vis hele artikkelen
av Ruben_Auren VISMA
Noen ganger opplever kunder at kvitteringer er låst i Attach (lagt i historikk-fanen på Android) og kan dermed ikke slettes, selv om kvitteringene ikke er brukt. Eller så opplever man at det er kvitteringer som mangler i Expense, selv om disse ligger i Employee og Attach. Det er disse scenarioene jeg tar for meg i dette brukertipset. Fremgangsmåten er identisk for begge, man må fjerne "låsen" Employee har satt på disse kvitteringene.   1) Inne i appen Employee, velg kvitteringene som er "låste" og klikk send. 2) Klikk + tegnet nede til høyre, gi reiseregningen et lett gjenkjennelig navn som f.eks "Slettes", deretter lagre til senere. 3) Gå til Lønn og utlegg inne i Employee, finn den nye reiseregningen som ble opprettet i steg 2. Inne i reiseregningen, klikk + tegnet nede til høyre, og deretter slett. Bekreft så slettingen igjen. 4) Sjekk nå i Attach at kvitteringene er flyttet fra "Historikk" til "Sendt" i arkivet. 5) Nå kan du enten laste opp disse i expense, eller slette de i Attach på vanlig måte.   Merk at dersom et bilde er låst i Attah kan det også skyldes at bildet allerede ligger i en reiseregning. I så fall se HER.  
Vis hele artikkelen
av Ruben_Auren VISMA
Hvorfor får jeg til stadighet e-poster om at mine kontodetaljer er endret?   Dette er en automatisk e-post som sendes fra Visma når brukerprofilen i .net endres. Dette trenger ikke å være av brukeren selv, ofte kommer disse e-postene av at brukeren er tilknyttet flere selskap, og dermed ligger i flere lønnssystem. De fleste lønnssystemene sender oppdatert informasjon til .net en gang daglig, og om informasjonen i disse ikke er identiske med det som allerede ligger i .net vil bruker bli endret slik at den matcher lønnssystemet. Om det da er flere lønnssystem som sender forskjellig informasjon til .net, vil brukeren bli oppdatert opp til flere gang daglig, og dette fører til svært mange e-poster. Den alller beste løsningen for dette er å forsikre seg om at lønnssystemene man er tilknyttet har identisk, og riktig informasjon. Men dersom dette av forskjellige grunner er vanskelig å finne ut av er det en mindre god løsning brukeren kan foreta selv. Dette blir da å deaktivere varsler for slike endringer. Dette gjøres inne på Mine Opplysninger som kan finnes oppe i høyre hjørne ved å klikke på eget navn fra de fleste Visma.net vinduer: Boksen for "Forandret mine kontodetaljer" kan her avhukes.
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Liv Marit Høiby VISMA ‎17-12-2019 15:12
I dette brukertipset finner du en veiledning for hvordan du registerer en reise til utlandet.
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Gunnar Glendrange VISMA ‎03-12-2019 10:10
Hvordan opprette en arbeidsflyt hvor leder godkjenner alle oppgaver, og lønningsansvarlig godkjenner oppgavene til leder.
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Morten A Karlsen VISMA ‎13-11-2019 08:55
For å hente reiser og utlegg fra Expense til Visma Lønn / Visma Global, må du ha  en såkalt "Integrasjonsbruker". Slik gjør du det:   1.    Visma.net Expense | Oppsett | Innstillinger | Integrasjonsbruker I skjermbildet under, er brukeren lagd - klikk i ditt bilde for å lage en   Du angir ønsket passord.  Passordkravet er minst 20 tegn, minst en stor og liten bokstav (A-Z, a-z). Minst et siffer og et spesialtegn. Mellomrom / "space" er ikke tillatt. Husk / noter deg dette. (se neste punkt).         2.   I Visma Lønn | Grunndata | Firmaopplysninger | Oppsett | Oppsett Visma.net  I skjermbildet under  "Visma reiseregningssystem"    angir du Visma.net Expense "Visma.net integrasjonsbruker" angir du  navnet på integrasjonsbrukeren du nettopp lagde "Passord"                                     angir du passord du anga da Integrasjonsbrukeren ble lagd       That's it!       Bør haken for låst fravær være på?  Enkelt svar, NEI.  Du kan lese mer om det her       
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Gunnar Glendrange VISMA ‎01-11-2019 15:31
Godkjenningsflyten kan settes opp på mange forskjellige måter. Den kan variere for hver tjeneste, f.eks Expense og Time.
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Gunnar Glendrange VISMA ‎01-11-2019 15:28
Expense, Time og Absence bruker Approval for godkjenning av reiseregninger, utleggsrefusjoner, fraværssøknader (ferie) og timelister.
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Gunnar Glendrange VISMA ‎31-10-2019 14:15
Oversikt over hvilke GPS aktører som er integrert med Visma.net Expense.
Vis hele artikkelen
av Ruben_Auren VISMA
Er det mulig å hente ut rapport på enkelte utgiftsposter i Expense i dag?   Dette er mulig i dag, og jeg vil gå gjennom steg for steg hvordan dette kan gjøres i Payroll i denne artikkelen.   I Payroll er det mulig å hente rapport på hver enkelt lønnsart inne i Payroll | Rapporter | Transaksjonsoversikt , begge rapportene her kan brukes avhengig av hvilken informasjon man ønsker å hente. Muligheten her er å søke på utvalgte lønnsarter, men i expense er det ofte slik at flere utlegg er koblet til samme lønnsart. Disse vil dermed komme i samme rapport i utgangspunktet. Måten vi kan gå frem for å få egne rapporter på hvert enkelt utlegg er å koble disse utleggene til nye lønnsarter for seg selv.  I expense | Innstillinger | Typer finner vi oversikt over utleggene i expense, og hvilke lønnsarter de er koblet mot. I mitt eksempel ønsker jeg å skille flybillett fra ferge/båt i rapporten.    For å få til dette lager jeg en ny lønnsart i Payroll, dette ligger under Payroll | Innstillinger | Regler | Lønnsarter. Nede til høyre finner man en knapp for å legge til lønnsart.   Jeg velger da å kopiere Reisekostnad, ikke oppgavepliktig, lav mva sats.   Det eneste man trenger å endre på lønnsarten er navn. Alt annet bør være identisk for å sikre at behandlingen av denne typen reiser forholder seg som før. Konteringen vil også være den samme. Deretter kan man gå tilbake til expense, klikke på utgiften man ønsker å redigere, og endre lønnsart inne i fanen lønn/bokføring. Etter å ha endret lønnsart på utgiften tilbake i expense ser det nå slik ut, og det vil være mulig å få rapport kun på flybilletter gjennom Payroll.
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Gunnar Glendrange VISMA ‎23-10-2019 10:31
Noen firmaer ønsker at noen ansatte skal ha andre typer satser og godtgjørelser. Eller at det skal posteres på andre lønnsarter / hovedbokskontoer. Dette er mulig ved å bruke "Grupper" i Expense.    Hvis Web Service, start med å gå inn på Expense og "Innstillinger".  Klikk på knappen "Legg til gruppe". Gi gruppen ønsket navn / beskrivelse. I kode skriv inn et nummer eller annen identifikator. Lagre.   Når gruppen er opprettet, gå inn på den / de aktuelle ansatte, i feltet "Gruppe", legg inn gruppen du har opprettet.    Når du når går inn på "Typer", vil du se et nytt ikon på toppen med det gruppenavnet du opprettet.   Dette gjør det nå mulig å ha egne satser / lønnsarter / hovedbokskontoer for disse ansatte.    Lønnssystemer som støtter grupper i Expense er: Visma Lønn  Huldt & Lillevik   (hvis via OPG / Sync fra og med versjon 5.19.2)   NB!  Har du "veldig tett" Visma Lønn / Expense integrasjon, angis hvilken gruppe ansatte skal tilhøre i Visma Lønn - les mer om det her  (du trenger bare å knytte ansatte som skal ha spesielle satser til en gruppe, ikke alle ansatte som det skal benyttes standard satser for)     
Vis hele artikkelen
Sist oppdatert av Gunnar Glendrange VISMA ‎22-10-2019 16:12
Etter versjon 3.8 ble det lagt til en begrensing på reisedato / transaksjonsdato / kjøredato. Dette er for å forhindre at du skal opprette en reise med feil datoer. 
Vis hele artikkelen
Aktuelt brukertips